Die Herausforderung
Vor BidFix bezog amexus tägliche bis wöchentliche Mail-Zusammenfassungen möglicherweise interessanter Ausschreibungen über einen zentralen Online-Dienst. Die Prüfung anhand fester interner Kriterien lief komplett manuell über Inside Sales und Account Management, drei bis sechs Stunden pro Woche, allein für Suche und Screening.
Die Folge: verpasste Ausschreibungen, die im manuellen Prozess untergingen, zu viele irrelevante Treffer und ein langer Prüfprozess mit vielen Beteiligten. Gleichzeitig sollte der Personaleinsatz effektiver werden, die Auswahl vermeintlich relevanter Ausschreibungen war schlicht zu groß.
Die Lösung mit BidFix
Heute sucht und priorisiert amexus Ausschreibungen über BidFix. Der Prozess von der Sichtung bis zur Bid/No-Bid-Entscheidung ist schnell, transparent und nachvollziehbar:
- KI-Vorfilterung auf eigenem Prompt: Es kommen nur noch Vorschläge an, die wirklich zum Portfolio passen: Ausschreibungen mit Showstoppern werden direkt herausgefiltert.
- Alles auf einen Blick: Alle wichtigen Informationen zentral auf der Plattform, mit direktem Zugriff auf die verlinkten Vergabeunterlagen.
- Kollaborative Bewertung: Ein interdisziplinäres Team aus Inside Sales, Account Management, Consulting und Softwareentwicklung sichtet, kommentiert und gibt Empfehlungen.
- Schnelle Entscheidung: Die Abteilungsleitung trifft Bid/No-Bid-Entscheidungen auf Grundlage der Empfehlungen, in Stunden statt in Tagen.
Am stärksten verändert haben sich Geschwindigkeit und Gewissheit: die Sicherheit, alle relevanten Ausschreibungen wirklich zu sehen.
Das Ergebnis
90 %
Weniger Zeitaufwand bei der Suche
Vorher drei bis sechs Stunden pro Woche für Suche und Screening.
2 Tage → Stunden
Schnellere Bid/No-Bid-Entscheidungen
Alle Kriterien zentral auf einen Blick, direkt im Team diskutierbar.
„BidFix hat unseren Ausschreibungsprozess spürbar effizienter gemacht. Statt Zeit in die Recherche zu investieren, konzentrieren wir uns heute auf die Bewertung und Bearbeitung der wirklich relevanten Chancen.
Die kollaborative Arbeitsweise im Team sorgt dabei für mehr Transparenz, bessere Entscheidungen und höhere Geschwindigkeit. Dadurch gewinnen wir Zeit für das Wesentliche, die Entwicklung überzeugender Angebote für unsere Kunden.“
Tobias Wurm
Head of Sales, amexus Informationstechnik