Content Management Systeem Gemeente Waalre

Eignungskriterien

• De uitvraag van de volgende twee technische geschiktheidseisen komt te vervallen in de technische geschiktheid -technische bekwaamheid, managementsysteem informatiebeveiliging

  • •kopie geldig certificaat managementsysteem informatiebeveiliging ISO 27001 voor hosting dienstverlener
  • •- TPM-verklaring, of gelijkwaardige verklaring van een onafhankelijke auditor over de kwaliteit van de ICT-beheersmaatregelen en beveiliging bij de dienstverlener.
  • •Reden hiervoor is dat op grond van artikel 2:96 lid 2 Aanbestedingswet 2012 in beginsel geen ander bewijsdocument mag worden geaccepteerd dan een kopie van het certificaat als zodanig. Er is dus een tegenstrijdigheid in het aanbestedingsdocument opgenomen die de aanbestedende dienst wil corrigeren.
  • •De aanbestedende dienst wil de volgende uitvoeringsbepaling opnemen in paragraaf 2.4 van het Aanbestedingsdocument:
  • •----
  • •De opdrachtnemer stelt jaarlijks een verklaring van een onafhankelijke nationale of Europese IT auditor (NOREA, ISACA of vergelijkbaar) beschikbaar waaruit blijkt dat voldaan wordt aan de eisen m.b.t. de informatieveiligheid diensten. De ICT-oplossing valt binnen de scope van het managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISO27001 en eventuele vergelijkbare kwaliteitssystemen voor informatiebeveiliging) waarover de opdrachtnemer beschikt). De opdrachtnemer stelt op verzoek een verklaring van een onafhankelijke derde beschikbaar waaruit blijkt dat de informatieveiligheid van de ICT-oplossing in lijn is met de eisen van de gemeente en dat de maatregelen gedurende het gehele jaar goed hebben gefunctioneerd. Dit kan door middel van verklaringen als een SOC 2 rapport, een ISAE 3000 verklaring of vergelijkbaar.

• De uitvraag van de volgende twee technische geschiktheidseisen komt te vervallen in de technische geschiktheid -technische bekwaamheid, managementsysteem informatiebeveiliging

  • •kopie geldig certificaat managementsysteem informatiebeveiliging ISO 27001 voor hosting dienstverlener
  • •- TPM-verklaring, of gelijkwaardige verklaring van een onafhankelijke auditor over de kwaliteit van de ICT-beheersmaatregelen en beveiliging bij de dienstverlener.
  • •Reden hiervoor is dat op grond van artikel 2:96 lid 2 Aanbestedingswet 2012 in beginsel geen ander bewijsdocument mag worden geaccepteerd dan een kopie van het certificaat als zodanig. Er is dus een tegenstrijdigheid in het aanbestedingsdocument opgenomen die de aanbestedende dienst wil corrigeren.
  • •De aanbestedende dienst wil de volgende uitvoeringsbepaling opnemen in paragraaf 2.4 van het Aanbestedingsdocument:
  • •----
  • •De opdrachtnemer stelt jaarlijks een verklaring van een onafhankelijke nationale of Europese IT auditor (NOREA, ISACA of vergelijkbaar) beschikbaar waaruit blijkt dat voldaan wordt aan de eisen m.b.t. de informatieveiligheid diensten. De ICT-oplossing valt binnen de scope van het managementsysteem voor informatiebeveiliging (ISO27001 en eventuele vergelijkbare kwaliteitssystemen voor informatiebeveiliging) waarover de opdrachtnemer beschikt). De opdrachtnemer stelt op verzoek een verklaring van een onafhankelijke derde beschikbaar waaruit blijkt dat de informatieveiligheid van de ICT-oplossing in lijn is met de eisen van de gemeente en dat de maatregelen gedurende het gehele jaar goed hebben gefunctioneerd. Dit kan door middel van verklaringen als een SOC 2 rapport, een ISAE 3000 verklaring of vergelijkbaar.

Zuschlagskriterien

• Inschrijfprijs

  • •De totale inschrijfprijs bestaat uit de volgende elementen:
  • •1. Eenmalige kosten, bestaande uit:
  • •• eenmalige kosten voor de implementatie/inrichting, inclusief eventuele kosten voor het ter beschikking stellen van het CMS gedurende de implementatieperiode (bijv. hosting-kosten en/of licenties)
  • •• eenmalige kosten voor de opleiding van content beheerders en functioneel beheerders.
  • •2. Structurele kosten, bestaande uit:
  • •• 10 x de jaarlijkse kosten voor het ter beschikking stellen, onderhouden en ondersteu-nen van het CMS, inclusief back-up activiteiten en opslag, en managementrapportages
  • •• 10 x de jaarlijkse kosten voor het ter beschikking stellen, onderhouden en ondersteu-nen van de websites, inclusief hosting
  • •• 10 x de jaarlijkse kosten voor het ter beschikking stellen, onderhouden en ondersteu-nen van de intranet functionaliteit
  • •3. Structurele kosten voor gevraagde koppelingen, kosten per koppeling per jaar.
  • •4. Uurtarieven voor optionele additionele ondersteuning gebaseerd op een fictief aantal uren.

• Concept-implementatieplan

  • •Het realiseren en implementeren van een nieuwe CMS en het in gebruik nemen daarvan is een uitdaging voor de aanbestedende dienst. Resources en technische kennis vanuit de opdracht-gever zijn beperkt beschikbaar. Een goede onderlinge afstemming vooraf én tijdens implemen-tatie is cruciaal. Inschrijver is verantwoordelijk voor het nemen van de leiding in dit proces.
  • •Werken met een nieuwe toepassing vraagt daarnaast ook goede begeleiding van de gebruiker. Training, mogelijkheid tot naslag van instructies én begeleiding tijdens de implementatiefase zijn daarin belangrijke speerpunten waarmee inschrijver het positieve verschil kan maken.
  • •De aanbestedende dienst wenst in heldere stappen en fasen inzicht te krijgen in de manier waarop inschrijver de implementatie van de oplossing gaat uitvoeren. Van de inschrijver wordt verwacht dat deze meedenkt, ervaring met eerdere projecten aantoonbaar meeneemt in dit project, en verantwoordelijkheid neemt over het werkend opleveren van het CMS, de websites, de narrowcasting, en gevraagde koppelingen.
  • •In te dienen documenten
  • •Inschrijver levert een concept implementatieplan aan conform artikel 6.5 GIBIT. Betreft de pun-ten i, iii, iv, viii, x, xi, xii en xiii.
  • •Het plan bestaat uit maximaal acht (8) pagina’s A4 exclusief bijlagen. Voor gebruik van bijlagen geldt dat deze de leesbaarheid van het plan niet in het geding mogen brengen.
  • •Het concept implementatieplan van de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt, wordt in afstemming met de aanbestedende dienst definitief gemaakt.
  • •Beoordeling
  • •Het concept implementatieplan wordt beoordeeld op basis van volledigheid, concreetheid, be-grijpelijkheid en haalbaarheid van de voorgestelde aanpak om te komen tot een goede imple-mentatie en maximale ontzorging van de aanbestedende dienst. Daarnaast wordt beoordeeld in welke mate uit het implementatieplan blijkt dat de inschrijver zich weet te verplaatsen in de klant, en werkzaamheden en de verantwoordelijkheid voor een succesvolle implementatie naar zich toe trekt.

• Aangeboden functionaliteiten

  • •Wens/doelstelling
  • •De aanbestedende dienst wenst een CMS dat optimaal ondersteunt in de doelstelling van de aanbestedende dienst.
  • •Voor de gemeente bestaat steeds meer de behoefte en noodzaak om relaties te informeren en toegang te geven tot beschikbare (digitale) informatie en dienstverlening. Informatie moet een-voudig te raadplegen zijn, 24/7 beschikbaar zijn en moet veilig (benaderbaar) zijn via het inter-net. De gemeente Waalre hecht grote waarde aan digitale toegankelijkheid.
  • •Met het nieuwe CMS moet bovenstaande behoefte op een efficiënte en kosteneffectieve ma-nier ingevuld worden.
  • •De oplossing voor het CMS moet voldoen aan het Programma van Eisen. Verschillende oplos-singen voor het CMS bieden op verschillende vlakken meerwaarde ten opzichte van het Pro-gramma van Eisen. Deze meerwaarde wordt met dit subcriterium beoordeeld. Ook wordt het voldoen aan het programma van eisen, in zoverre dit mogelijk is aan de hand van de ingediende documenten getoetst.
  • •In te dienen documenten
  • •De inschrijver levert een schriftelijke omschrijving van het aangeboden CMS aan. Hierin moeten minimaal de volgende onderdelen aanwezig zijn of zijn bijgevoegd:
  • •Een omschrijving van de aangeboden oplossing(en) voor het CMS conform de doelstelling van de aanbestedende dienst, met specifiek aandacht naar de, volgens inschrijver, meerwaarde voor de aanbestedende dienst. Daarnaast een beschrijving (schets) van de architectuur van de toepassing, met specifieke aandacht naar gebruik van gegevens en inzet van koppelingen en integraties met systemen, bronnen en gegevens zoals opgegeven in het Programma van Eisen.
  • •Elementen die zeker aan bod moeten komen zijn:
  • •- het hergebruik en delen van content en hoe dat in het CMS in zijn werk gaat
  • •- voorbeelden van de lay-out van schermen van het CMS
  • •- voorbeelden van aangeboden managementinformatie zoals bezoekersgedrag
  • •- een opgave van de mogelijkheden die meerwaarde bieden voor de aanbestedende dienst en die niet opgenomen zijn in het Programma van Eisen.
  • •De omschrijving bestaat bij voorkeur uit maximaal twaalf pagina’s A4 inclusief eventuele bijla-gen. Voor het gebruik van bijlagen geldt dat deze de leesbaarheid van het plan niet in het ge-ding mogen brengen. In aanvulling op bijlagen mag u ook verwijzingen (links) toevoegen naar digitale informatie waar u de functionaliteit laat zien.
  • •Beoordeling
  • •De beantwoording van het kwaliteitscriterium Aangeboden functionaliteiten wordt beoordeeld op basis van:
  • •- volledigheid, begrijpelijkheid, concreetheid van de beantwoording
  • •- functionaliteit, veiligheid, haalbaarheid en toekomstvastheid van de oplossing.
  • •Daarnaast wordt beoordeeld in welke mate de beantwoording past bij de uitgangspunten zoals benoemd in de aanbestedingsdocumenten en in hoeverre blijkt dat de inschrijver zich weet te verplaatsen in de klant en de verantwoordelijkheid voor een optimaal functionerende website naar zich toe trekt.

• Demonstratie van de oplossing

  • •De aanbestedende dienst wil graag een demonstratie krijgen van het gebruik van het aangebo-den CMS. De demo bestaat uit één sessie op het kantoor van de aanbestedende dienst in Waal-re en zal plaatsvinden op dinsdag 1 september 2026 of donderdag 3 september 2026. Inschrij-ver dient deze data vrij te houden. De exacte datum en tijdstip van de demo worden na sluiting van de aanbesteding met de inschrijver afgestemd. De totale sessie duurt maximaal 1,5 uur (nazending van informatie naar aanleiding van de demo wordt niet meegenomen in de beoor-deling) en gaat louter inhoudelijk in op de aan te bieden toepassingen. Tijdens de demo mogen geen prijzen én geen functionaliteiten, die niet binnen de prijs aangeboden zijn, worden be-noemd of getoond. De demo moet gegeven worden op een test- of acceptatie omgeving die middels een internetverbinding benaderd wordt (dus geen print screens o.i.d.).
  • •De aanbestedende dienst zorgt voor een ruimte om te presenteren (met HDMI aansluiting).
  • •Inhoud demonstratie
  • •De volgende zaken wil aanbestedende dienst in onderstaande volgorde terugzien in de demo:
  • •1. Starten en inloggen CMS
  • •• Beheer van meerdere sites binnen het CMS
  • •• Zoeken binnen het CMS
  • •• Beheer rollen en rechten
  • •2. Aanmaken van een informatiepagina (intranet en website)
  • •• Tekst met een inleiding met aparte styling, koppenstructuur toepassen, tabel opmaken, toevoegen hyperlink (afbeelding, bestand, url...) en afbeelding in tekst toevoegen.
  • •• Plaatsen van een video met transcript
  • •• Preview en publicatie
  • •• Toewijzen van meerdere rollen aan een informatiepagina (kennisbeheer-der/communicatieadviseur/kennishouder...)
  • •• Vervangen van een bestand op de website, zonder dat er een defecte link ontstaat
  • •• Plaatsen van een (crisis)melding op de website
  • •• Meervoudig gebruik van content op de site
  • •• Het tonen van gerelateerde locaties op 1 interactieve kaart, met aanvullende detailpa-gina voor meer informatie over de locatie.
  • •• Plaatsen nieuwsbericht met een planning
  • •• Inplannen (uitzonderingen) openingstijden
  • •• Navigatiestructuur in CMS ingeven en aanpassen (volgorde/naam)
  • •• Slepen van artikelen/inhoud naar andere mappen (slepen van mededeling naar nieuws bijvoorbeeld)
  • •• Instellen van een redirect
  • •• Aanmaken van een specifieke landingspagina, b.v vacature- of projectpagina, binnen het CMS
  • •3. Rapportage mogelijkheden
  • •• Laatst gewijzigd
  • •• Auteur
  • •• Overzicht verkorte URL’s
  • •4. Zoekfunctionaliteit:
  • •• Handmatig aanpassen zoekresultaten
  • •• Volgorde in relevantie aanpassen in bepaalde perioden
  • •5. Reageren op berichten door gebruikers (intranet)
  • •6. Wie is wie? (intranet)
  • •• Zoeken van een medewerker
  • •• Tonen profielpagina van een medewerker
  • •• Aanvullen profiel door medewerker zelf (werkdagen, over mijzelf…, contactgegevens zoals LinkedIn)
  • •7. Tonen profielpagina wethouder op website, met daarbij geplande activiteiten van de wet-houder.
  • •8. Versiebeheer: terugzetten van een vorige versie van een webpagina.
  • •9. Aanmaken toptaak en aanpassen volgorde
  • •10. Aanmaken van een poll
  • •11. Aanmaken van een enquête
  • •12. Online publicatie van documenten in het kader van de Wet open overheid (Woo)
  • •Alle onderwerpen van de demo moeten aan bod komen. Relevante elementen waarvan de inschrijver verwacht dat deze meerwaarde bieden mogen additioneel getoond worden. De aanbestedende dienst maakt waarschijnlijk een opname van de demonstratie, enkel de opna-me van de winnende inschrijver wordt toegevoegd aan het dossier.
  • •Beoordeling
  • •De demonstratie van de oplossing wordt beoordeeld op:
  • •1. de doelmatigheid en effectiviteit van de processen: de mate van vereenvoudiging van werkprocessen die met toepassing van de aangeboden oplossing wordt bereikt
  • •2. de intuïtiviteit van de oplossing
  • •3. de eenvoud en mogelijkheden ten aanzien van het (functioneel) beheer
  • •4. gebruikersvriendelijkheid.
  • •Aandachtspunten bij bovenstaande zijn:
  • •• Visuele aspecten: zoals hoeveelheid (sub)windows en pop-ups, leesbaarheid en overzich- telijkheid van de schermen, de hoeveelheid schermen, en wijze van scrollen binnen de schermen.
  • •• Systeemtechnische aspecten: zoals het uitvoeren van onnodige taken die het systeem zelf zou kunnen of moeten doen, teveel klikken en scrollen, onlogische volgorde van velden of schermen, hoeveelheid bevestigingsdialogen en foutgevoeligheid, tijdsduur van handelin- gen, methode van zoeken, uitvoeren van taken, mogelijkheden om zelf zaken in te richten, koppelingen en rapportages.
  • •Beoordeling kwaliteit
  • •Het hoofdcriterium kwaliteit wordt per subcriterium beoordeeld. Per subcriterium wordt er een score toegekend tussen de 0 en de 4. Een subcriterium waarbij geen enkele meerwaarde wordt geconstateerd, wordt beoordeeld met de score 0. Bij een uitmuntende beoordeling wordt een maximale score van 4 toegekend aan het betreffende subcriterium. Een verdere toelichting op de scores 0 tot en met 4 is in onderstaande tabel weergegeven.