Frist abgelaufen
KOSMOS Festival 2025 - Technische Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung
Die Angebotsfrist ist am 01. April 2025 abgelaufen. Das Verfahren befindet sich in der Zuschlags- bzw. Abschlussphase. Ähnliche aktuelle Ausschreibungen ansehen ↓
Zuschlag erteilt am 22. Mai 2025
- c-events Feine Arbeit Inhaber René Schuster, Chemnitz
Veröffentlicht
04.03.2025
Angebotsfrist
01.04.2025
Das KOSMOS Festival 2025 soll vom 13. Juni bis 15. Juni 2025 auf einer weitläufigen Fläche um den Schloßteich und auf angrenzenden Gebieten in Chemnitz stattfinden. Erwartet werden etwa 70.000 Besuchende. Die Zielgruppe liegt dabei primär bei Personen unter 40 Jahren, jedoch sind alle Altersklassen gern gesehene Gäste. Das Festival soll am 13. Juni 2025 nachmittags starten und am 15. Juni 2025 gegen 18:00 Uhr enden. Auf mindestens 20 Flächen des Veranstaltungsareals sollen Interventionen aus den Bereichen Kunst, Gesellschaft, Sport und Wirtschaft realisiert werden, die gleichzeitig Platz für mindestens 10.000 Besuchende bieten. Diese Veranstaltungen sollen sowohl in Innenräumen als auch Open Air stattfinden können. Da das KOSMOS Festival 2025 zum vierten Mal stattfindet, sollen vorhandene Möglichkeiten genutzt und neue Settings erstellt werden. In die Vorbereitungen sind sämtliche Ämter wie z. B. das Grünflächenamt, das Ordnungsamt und das Tiefbauamt einbezogen. Das Ziel ist es, möglichst viele Menschen zu aktivieren, Stadtgesellschaft mitzugestalten und die Stadt Chemnitz neu zu erleben. Dafür werden sowohl musikalische Angebote geschaffen, aber auch Lesungen, Workshops, Diskussionen und Informationen haben auf dem KOSMOS Festival 2025 Platz. Mehr zur Geschichte und den Hintergründen findet sich unter www.kosmos-chemnitz.de. Der Ursprung des KOSMOS liegt im Jahr 2018. Als unmittelbare Antwort auf die rechtsextremen und rassistischen Ausschreitungen in der Chemnitzer Innenstadt im August 2018 wurde damals das #wirsindmehr organisiert - ein pop-musikalisches Statement für Toleranz und gegen rechte Gewalt mit rund 65.000 Besuchern. Dank dieser außergewöhnlichen und schnellen Reaktion auf die tagespolitischen Ereignisse konnte ein starkes internationales Zeichen gesetzt werden. Als Weiterentwicklung des Vorjahres und mit dem Untertitel #wirb-leibenmehr, feierten im Juli 2019 dann 50.000 Besucher und Besucherinnen das erste KOSMOS Festival in Chemnitz, unter anderem mit Livemusik, Kunst, Sport, Literatur und Diskussionsrunden. Im Fokus stehen seither die Möglichkeiten der gesellschaftlichen Teilhabe und des kulturellen Austauschs, die den Grundstein für die Entwicklung des Projekts KOSMOS Festival legen. Das Veranstaltungsareal befindet sich im innerstädtischen Bereich Chemnitz‘ und umfasst sowohl private als auch öffentliche Plätze, Straßenverbindungen, Grünflächen und diverse Innenräume. Auf diesen Flächen ist keine Veranstaltungsinfrastruktur vorhanden. Daher müssen z. B. Strom-, Wasser- und Sicherheitsinfrastruktur in enger Abstimmung mit den zuständigen Behörden und Dienstleistern geplant und umgesetzt werden. Zudem ist zu berücksichtigen, dass Teile des Veranstaltungsareals unter Denkmalschutz stehen und für einige Bereiche spezielle Artenschutzanforderungen gelten. Die Auftraggeberin entwickelt derzeit umfassende Nachhaltigkeitsrichtlinien, die ökologische, ökonomische und soziale Handlungsfelder integrieren. Diese sollen in sämtlichen Planungsprozessen berücksichtigt werden, z. B. bei der Organisation der Abfallentsorgung, der Personalplanung oder der Umsetzung von Awareness-Konzepten.
Der Anspruch der Ausschreibung besteht in der ganzheitlichen Planung und Umsetzung der Produktion des KOSMOS Festivals 2025. Inhaltlich gliedert sich das interdisziplinäre KOSMOS Festival 2025 in mehrere zentrale Themenbereiche. Neben Musik bilden Sport, Gesellschaft, Kunst und Wirtschaft eigenständige Säulen, die das Programm prägen und eine interdisziplinäre Vielfalt ermöglichen. Es wird ein Dienstleister zur Einrichtung der Veranstaltungsflächen einschließlich der vorgelagerten Ämterkommunikation, Veranstaltungskonzeption, Planung und Koordination sowie schließlich der technischen Durchführung des Festivals angefragt. Der Auftragsgegenstand umfasst neben der technischen Produktionsplanung und Koordination/ Realisierung des KOSMOS Festivals 2025 auch die Sicherheitskonzeption und Veranstaltungsleitung in Verbindung mit der Budgetkontrolle für die von dieser Ausschreibung erfassten Leistungen. Zur Erbringung dieser spezialisierten und umfassenden Dienstleistungen werden ein entsprechendes Know-How und einschlägige Erfahrung auf dem Gebiet der technischen Leistungen und Planungen für die Veranstaltungsbranche sowie eine gute Vernetzung mit den lokalen und regionalen Partnern und Beteiligten vorausgesetzt. Für eine reibungslose Umsetzung ist eine enge Zusammenarbeit mit der Kulturhauptstadt Europas Chemnitz 2025 gGmbH als Veranstalterin erforderlich. Die Anforderung der Leistungen kann im Einzelfall sehr kurzfristig erfolgen, auch weniger als 12 Stunden im Voraus. Eine direkte Reaktion auf solche Anfragen und eine gute Erreichbarkeit sind daher entscheidende Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Auftraggeberin ist und bleibt Veranstalterin des KOSMOS Festivals 2025. Für besondere Aufgaben beabsichtigen wir weitere selbstständige Unternehmer:innen zu beauftragen (insbesondere für die mediale Begleitung und Dokumentation), die auf den Veranstaltungs- und/ oder Festivalbetrieb spezialisiert sind. Insbesondere diese Aufträge sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Von der Ausschreibung ebenfalls ausgeschlossen ist der formale Akt der Flächenbeantragungen und der Abschluss von Versicherungen sowie die inhaltliche Gestaltung des Programms. Letzteres wird durch die Einbindung externer Teams aus der Stadtgesellschaft bewerkstelligt, die für die Kuration und die aktive Mitgestaltung verantwortlich sind. Zusammenarbeit und Abstimmung mit diesen anderen Unternehmer:innen, den kuratorischen Teams sowie die Einbindung von Vereinen, Verbänden, Unternehmen und Privatpersonen aus der Stadtgesellschaft sind zur Einhaltung der Zeitpläne und Sicherung des demokratischen Anliegens des Festivals zwingend.
Zeitplan
Veröffentlichung 04.03.25 | Abgabefrist 01.04.25 | Öffnung 01.04.25 |
Ausschreibung
Reichweite
EU-weit
Vergabeart
Offenes Verfahren
Erfüllungsort
Chemnitz, Deutschland
KMU geeignet
Ja
E-Mail
team@chemnitz2025.de
Telefon
+49 371 2435 136-0
Website
https://www.chemnitz2025.de
Eignungs- & Bewertungskriterien
3 Eignungskriterien · 2 ZuschlagskriterienEignungskriterien
- •1. Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister gemäß Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 26. Februar 2014
- •2. Eigenerklärung, dass in der Person des Eignungsverleihenden keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen
- •3. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 21 AEntG, 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzArbG und § 22 LkSorgPflG vorliegen
- •4. Eigenerklärung zum Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung vom 24. Juni 2024 betreffenden Sanktion gegen Russland.
- •1. Eigenerklärungen über den Gesamtumsatz des Bieter/ des Mitglieds der Bietergemeinschaft der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
- •2. Eigenerklärungen über den Umsatz des Bieter/ des Mitglieds der Bietergemeinschaft der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre für Leistungen, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind
- •3. Eigenerklärung über die Zahl der in den letzten 3 Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte
- •gegliedert nach Berufsgruppen unter Angabe der Qualifikation
- •4. Nachweis des Versicherungsschutzes mit den marktüblichen Konditionen, insbesondere Deckungssummen.
- •Der Nachweis des Versicherungsschutzes kann durch eine Bestätigung der Versicherung (z. B. in Form einer Kopie der Versicherungspolice) geführt werden. Bei Nichtbestehen oder Unterschreitung der marktüblichen Konditionen, insbesondere Deckungssummen, sind mit dem Teilnahmeantrag eine Erklärung des Versicherers und eine Eigenerklärung des Bewerbers vorzulegen, dass im Auftragsfall der Versicherungsschutz zu marktüblichen Konditionen, insbesondere Deckungssummen, abgeschlossen wird.
1. Tabellarische Referenzaufstellung der Referenzen der letzten 5 Jahre im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen, jeweils unter konkreter Benennung des Auftragsgebers nebst Kontaktperson und Erreichbarkeit, des Auftragsgegenstandes, der Laufzeit und der Anzahl der eingesetzten Mitarbeitenden. 2. Namentliche Benennung des/ der für die Auftragsausführung vorgesehenen Eventmanager
- •in nebst Angaben zur beruflichen Qualifikation sowie zur beruflichen Erfahrung der letzten 5 Jahre im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen, inklusive Referenzen.
- •3. Namentliche Benennung des/ der für die Auftragsausführung vorgesehenen Meister:in Veranstaltungstechnik inklusive Lebenslauf nebst Angaben zur beruflichen Qualifikation sowie zur beruflichen Erfahrung im Hinblick auf die ausgeschriebenen Leistungen, sowie Vorlage von mind. zwei persönlichen Referenzen innerhalb der letzten 5 Jahre.
- •4. Organigramm des für die Auftragsausführung vorgesehenen Personals (insbesondere mit Bezug zu Eventmanager:in, Meister:in Veranstaltungstechnik).
- •5. Eigenerklärung über die Ausführung nach einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Genehmigungen und technischen Regelwerken.
- •6. Eigenerklärung zur Abwicklung des Projekts und der Kommunikation in deutscher Sprache.
- •7. Eigenerklärung zur freiheitlich demokratischen Grundordnung.
- •Mindeststandard zu 1. Unternehmensreferenzen: Die Bieter haben Referenzen vorzulegen, die mit dem ausgeschriebenen Leistungsgegenstand vergleichbar sind und innerhalb der letzten 5 Jahre erbracht wurden. Es sind dafür in den folgenden Bereichen ( a) bis d) ) je Bereich mindestens 2 Referenzen vorzulegen:
- •a) Veranstaltungsmanagement inklusive Betreuung von Bühnennutzenden, Genehmigungsmanagement und Sicherheitskonzepte für (kumulativ (i) und (ii) ):
- •(i) eine Großveranstaltung (mit mindestens 50.000 Besuchenden)
- •sowie
- •(ii) mindestens 5 Veranstaltungsflächen.
- •b) Veranstaltungsmanagement im Bereich Kunst, Kultur, Musik und Sport sowie (kumulativ (i) und (ii) ):
- •(i) mit diskursiven Ansätzen
- •sowie
- •(ii) für einen öffentlichen Auftraggeber.
- •c) Koordination von Bühnenbau von und -technikkonzept, inklusive (kumulativ (i) und (ii) ):
- •(i) mindestens 3 parallel benutzte Außenbühnen
- •sowie
- •(ii) Umsetzung individueller Vorgaben des Auftraggebenden.
- •d) Veranstaltungsleitung von einer Veranstaltung für (kumulativ (i) und (ii) ):
- •(i) eine Großveranstaltung (mit mindestens 50.000 Besuchenden)
- •sowie
- •(ii) mindestens 5 Veranstaltungsflächen.
- •Mindeststandard zu Nr. 2 Eventmanager:in: Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung als Projektleiter:in im Bereich Veranstaltungsmanagement. Für den/die benannte:n Eventmanager:in für vergleichbare Projekte innerhalb der letzten 5 Jahre in den fol-genden Bereichen ( a) bis d) ) je Bereich mindestens 2 persönliche Referenzen vorgelegt werden:
- •a) Veranstaltungsmanagement inklusive Betreuung von Bühnennutzenden, Genehmigungsmanagement und Sicherheitskonzepte für (kumulativ (i) und (ii) ):
- •(i) eine Großveranstaltung (mit mindestens 50.000 Besuchenden)
- •sowie
- •(ii) mindestens 5 Veranstaltungsflächen.
- •b) Veranstaltungsmanagement im Bereich Kunst, Kultur, Musik und Sport mit diskursiven Ansätzen.
- •c) Projektsteuerung mit öffentlichem Auftraggeber.
- •d) Veranstaltungsleitung von einer Veranstaltung für (kumulativ (i) und (ii) ):
- •(i) eine Großveranstaltung (mit mindestens 50.000 Besuchenden)
- •sowie
- •(ii) mindestens 5 Veranstaltungsflächen.
- •Mindeststandard zu Nr. 3 Meister:in Veranstaltungstechnik: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Teamleitung im Bereich Bühnenbau und Technik. Mindestens 10 Jahre Berufserfahrung im Bereich technischer Leitung, technischer Koordination und technischer Planung. Nachweis eines Abschlusses als Meister:in der Veranstaltungstechnik oder eines vergleichbaren Studien- bzw. Berufsabschlusses. Für jede:n benannte:n Meister:in der Veranstaltungstechnik müssen für vergleichbare Projekte innerhalb der letzten 5 Jahre in den folgenden Bereichen ( a) und b) ) je Bereich mindestens 2 persönliche Referenzen vorgelegt werden:
- •a) Koordination Bühnenbau und Technikstab, inklusive (kumulativ (i) bis (ii) ):
- •(i) Aufbau, Abbau und laufende Betreuung
- •sowie
- •(ii) mindestens 3 parallel benutzten Außenbühnen mit jeweils mindestens 5 x 10 m Fläche, 10 Scheinwerfern und 8 Lautsprechern.
- •b) Koordination Bühnenbau und Technikstab, inklusive (kumulativ (i) bis (ii) ):
- •(i) Planung und Umsetzung eines Technikkonzepts
- •sowie
- •(ii) mindestens 3 parallel benutzten Veranstaltungsflächen
- •sowie
- •(iii) Licht- und Tonkonzept in Absprache mit den und nach Bedürfnissen der Bühnennutzenden.
Zuschlagskriterien
Gesamtsumme Netto (Wertung linear interpoliert mit halben Punkten und vorgegebener Bandbreite)
1. Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals (15 Prozent), davon
- •a. Berufserfahrung (5 Prozent)
- •b. Referenzen Eventmanager:in (5 Prozent)
- •c. Referenzen Meister:in für Veranstaltungstechnik (5 Prozent).
- •2. Qualität des Leistungskonzepts (20 Prozent), davon:
- •a. Qualität der allgemeinen Projektanalyse (6 Prozent)
- •b. Qualität und Plausibilität der Darstellung des Projektablaufs (6 Prozent)
- •c. Qualität und Plausibilität der Personalplanung (6 Prozent)
- •d. Qualität der Kommunikationsplanung (2 Prozent).
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