Vertrag über die Betreuung und die Weiterentwicklung der Social Media Kanäle, sowie für die Erstellung von Videoproduktionen

Eignungskriterien

• Bitte bestätigen Sie, dass die unter §123 und 124 GWB genannten Aspekte nicht auf Sie zutreffen und / oder anzuwenden sind. __________________________________________________________________ Bestätigen Sie, dass Sie die genannten Anforderungen aus den beigefügten Anlagen "Bewerbungsbedingungen (HSE)" und "Zusätzliche Vertragsbedingungen (ZVB HWW und ZVB HSE) zur Kenntnis genommen haben und deren Einhaltung gewährleistet wird. Im Rahmen der Ausschreibung sind die Bewerber

  • •innen aufgefordert, ein
  • •Grobkonzept zur Weiterentwicklung des Instagram Auftritts von HAMBURG WASSER zu entwickeln.
  • •Grundlage hierfür ist eine Analyse des bestehenden Auftritts mit dem Ziel,
  • •erste strategische Ansatzpunkte und Optimierungspotenziale aufzuzeigen.
  • •Der Fokus liegt dabei ausdrücklich auf einer übergeordneten konzeptionellen Einordnung, nicht auf der Ausarbeitung
  • •einer vollständigen Redaktions- oder Kanalstrategie.
  • •Ein zentraler Bestandteil dieser Aufgabe besteht darin, die besondere
  • •Rollenverteilung zweier Teams - Presse & Public Affairs (externe
  • •Unternehmenskommunikation) sowie Employer Branding - zu
  • •berücksichtigen.
  • •Beide Teams bedienen unterschiedliche Zielgruppen und
  • •Themenfelder, was sowohl Herausforderungen als auch
  • •strategische Chancen für eine wirkungsvolle Kanalstrategie mit sich
  • •bringt.
  • •Bitte beachten Sie bei Ihrer Ausarbeitung auch die
  • •weiterführendenden Angaben (insbesondere Umfeldbeschreibung,
  • •Ausgangslage, Ziele der Ausschreibungen, Zielgruppen) in der
  • •Anlage "Kurzübersicht_Inhalt_Verfahren".
  • •Das Grobkonzept soll folgende Bestandteile enthalten:
  • •• Eine kurze, übergeordnete Stärken Schwächen Analyse des bestehenden
  • •Instagram Auftritts.
  • •• Konkrete und umsetzbare erste Optimierungsansätze in Bezug auf
  • •Content, Formate, Tonalität und Struktur. Keine Redaktionsplanung,
  • •kein Maßnahmenkatalog, keine KPI Definition.
  • •• Eine Einordnung im Branchen- bzw. Wettbewerbsvergleich auf
  • •konzeptioneller Ebene, ohne umfassende Marktstudie.
  • •• Ein beispielhaftes Mock-up (z. B. ein optimierter Post oder ein Short Form Video) zur Illustration der vorgeschlagenen Richtung. Keine
  • •vollständige Produktionsausarbeitung
  • •__________________________________________________________________
  • •Bestätigen Sie, dass Sie die genannten Anforderungen aus der
  • •beigefügten Anlage "Verfahrensablauf_u_Kurzübersicht_Inhalt_Verfahren" zur Kenntnis genommen haben und falls erforderlich
  • •erfüllen werden.

• Nachweis DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig - bitte beifügen! (Ist Ausschlusskriterium) Sofern Ihr Unternehmen über einen gültigen Nachweis über die Anwendung und/oder Zertifizierung eines Qualitätssicherungssystems nach DIN EN ISO 9001 oder gleichwertig verfügen, ist dieser als Anlage beizufügen. Alternativ bestätigen Sie, dass ein eigenes Qualitätsmanagementsystem in Ihrem Unternehmen etabliert ist und führen schriftlich aus, welche Maßnahmen zur qualitativen Sicherung der Arbeitsprozesse in Ihrem Unternehmen bestehen. Gehen Sie bitte insbesondere auf die folgenden Aspekte ein

  • •Kundenorientierung, Verantwortlichkeit der Führung, Einbeziehung der beteiligten Personen, prozessorientierte Systemabläufe und systemorientierter Managementansatz (Prozesse, die in Wechselwirkung zueinanderstehen, beispielsweise Risikomanagementsystem), kontinuierliche Verbesserung etc. Bestätigende Zertifikate sind beizufügen.
  • •Nachweise sind in Form einer elektronischen Anlage als PDF dem Teilnahmeantrag beizufügen. Nehmen Sie Ihre Nummerierung der Anlagen bitte entsprechend unserer Kriterien-Nummern vor.

• Geben Sie zu den nachfolgenden vier Punkten jeweils eine Referenz in Form einer Eigenerklärung an

  • •1. Fähigkeit zur zielgruppenspezifischen und plattformgerechten Content Erstellung (Short Formate, z. B. Reels, Shorts)
  • •2. Nachgewiesene Expertise in Employer Branding
  • •3. Nachgewiesene Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von longformatigem Video Content (z. B. Reportagen, Interviews, dokumentarische oder erklärende Formate).
  • •4. Fundierte Kenntnisse in Paid Social (Meta, LinkedIn, TikTok)
  • •Der Nachweis der jeweiligen Referenz beinhaltet die folgenden Angaben:
  • •- Bezeichnung der Referenz mit Bezug
  • •zu der jeweiligen Anforderung
  • •- Auftraggeber
  • •- Vertragsverhältnis (GU/SUB/ARGE)
  • •- Auftragswert
  • •- Kurzbeschreibung der erbrachten Leistung mit Bezug zur jeweiligen
  • •Anforderung
  • •Zusätzlich zu den textlichen Angaben sind folgende Inhalte einzureichen:
  • •- Inhalt für Anforderung 1: Bitte fügen Sie ein Short Video von der Referenz bei*
  • •- Inhalt für Anforderung 2: Bitte fügen Sie ein Short Video von der Referenz bei*
  • •- Inhalt für Anforderung 3: Bitte fügen Sie ein Long Video von der Referenz
  • •bei
  • •- Inhalt für Anforderung 4: kurze schriftliche Eigenerklärung zur vorhandenen Expertise
  • •*Hinweis das Short Video für die Anforderung 1 und 2 darf identisch
  • •sein.

• Bewertet wird die Fähigkeit der Bewerber

  • •innen im Rahmen der Leistungserbringung kurzfristig Unterstützung durch die für
  • •HAMBURG WASSER relevanten Plattformbetreiber sicherzustellen,
  • •insbesondere bei Störungen, Kampagnen Problemen oder Eskalationsfällen.
  • •Hierzu sind von den Bewerber:innen die bestehenden Supportzugänge
  • •darzustellen. Nachweis durch eine
  • •1) Eigenerklärung über einen bestehenden Partnerstatus -oder
  • •Agenturstatusprogramme mit einem der -für HAMBURG WASSERrelevanten Plattformbetreiber (beispielsweise Eigenerklärung über
  • •Meta-Business-Partnerschaft)
  • •2) Eigenerklärung über vertraglich gesicherte Supportzugänge und/oder
  • •dedizierte Ansprechpartner bei Plattformbetreibern und/oder Service Level
  • •3) Dokumentierte Erfahrungswerte aus einem vergleichbaren Projekt inkl. Reaktionszeiten
  • •__________________________________________________________________
  • •Aufgrund der inhaltlichen Komplexität, der sicherheitsrelevanten Themen im Umfeld der kritischen Infrastruktur sowie der hohen strategischen
  • •Anforderungen in den Bereichen Presse & Public Affairs (externe
  • •Unternehmenskommunikation) und Employer Branding setzt HAMBURG
  • •WASSER im Rahmen des Retainers eine zentrale LeadRolle voraus.
  • •Diese Lead-Rolle vereint strategische, redaktionelle und contentbezogenene Verantwortung in einer Person.
  • •Erforderliches Qualifikationsprofil der
  • •LeadRolle: SeniorLevel Erfahrung in strategischer Content- und Kanalberatung
  • •UND
  • •SeniorLevel Erfahrung in der operativen Content Entwicklung und
  • •Umsetzung (Video fokussiert)
  • •HAMBURG WASSER geht dabei von einer Hybrid-/Lead-Rolle bei der
  • •Ansprechperson aus.
  • •Die Ansprechperson muss dauerhaft benannt und im operativen Tagesgeschäft verlässlich verfügbar sein. Siehe Anforderungen
  • •"Eigenerklärung Reaktionszeiten/Erreichbarkeiten/Kundenbetreuung"
  • •Eine konstante Besetzung gewährleistet u. a.:
  • •o sicheren Umgang mit sensiblen und technischen Themen
  • •o konsistente inhaltliche Qualität
  • •o tiefes Verständnis für Fachbereiche und Zielgruppen
  • •o schnelle Reaktionszeiten und kurze Abstimmungswege
  • •WICHTIG:
  • •Auftraggeberseitig wird eine dedizierte fachliche Ansprechperson (Lead-Rolle) gewünscht.
  • •Der Einsatz weiterer Personen (z. B. zur internen Qualitätssicherung oder
  • •Vertretung) ist zulässig, sofern eine klare fachliche Gesamtverantwortung
  • •bei der benannten LeadPerson verbleibt.
  • •____________________________________________________________________
  • •1) Sie gewährleisten in Form einer Eigenerklärung, die Einhaltung der
  • •nachfolgend aufgeführten Reaktionszeiten & Angaben zur Erreichbarkeit (via beispielsweise Telefon/E-Mail/MS-Teams).
  • •Tagesgeschäft:
  • •• Verfügbarkeit
  • •Die Zeit, in der der Dienstleister erreichbar ist: Montag-Donnerstag,
  • •9:00 -17:00 Uhr und Freitag 9:00 -14:00 Uhr
  • •• Reaktionszeit
  • •Die Zeit, in der eine Rückmeldung auf eine versuchte Kontaktaufnahme folgt: 2 Arbeitsstunden in Form einer Bestätigung der Kenntnisnahme und Klärung weiteres Vorgehen
  • •Community Management:
  • •• Verfügbarkeit
  • •Der Dienstleister soll folgende Zeiten einhalten:
  • •• Erstreaktion innerhalb von 24 Stunden in Servicezeiten [innerhalb der im Tagesgeschäft genannten
  • •Verfügbarkeiten].
  • •• Eskalation innerhalb von 4 Stunden bei kritischen Inhalten
  • •2) Die Kundenbetreuung erfolgt am Standort Hamburg.
  • •In dringenden und unaufschiebbaren Angelegenheiten ist die Agentur
  • •Innerhalb von 2 Stunden persönlich in Rothenburgsort vor Ort.
  • •Auch sind beispielsweise für die Umsetzung einiger Video Produktionen
  • •kurzfristige Drehs im Raum Hamburg erforderlich.
  • •Diese Termine entstehen teilweise unter Abhängigkeit externer Faktoren
  • •(z. B. Rohrbrüche), die nicht planbar sind.
  • •Um auf diese Gegebenheiten reagieren zu können, ist eine physische Präsenz der Agentur vor Ort innerhalb von maximal zwei Stunden
  • •erforderlich.

• Bitte geben Sie als Eigenerklärung an, ob Sie Teile des Gesamtauftrages als Unteraufträge an Nachunternehmer zu vergeben beabsichtigen. Nachunternehmer haben eine Verpflichtungserklärung beizufügen, nach der sie zur Erbringung der Leistungen im Auftragsfall bereit sind. Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Nachunternehmern ausführen zu lassen, muss er Art und Umfang der jeweiligen Leistungen angeben. ACHTUNG

  • •Die geforderten Eigenerklärungen/Bestätigungen und
  • •Eignungsnachweise für den vorgesehenen Nachunternehmer sind
  • •ebenfalls mit dem Angebot einzureichen.
  • •Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass die sich aus den
  • •Vertragsunterlagen ergebenden Verpflichtungen auch von seinen
  • •Nachunternehmern eingehalten werden.
  • •Bei der Einschaltung von Nachunternehmern haftet der
  • •Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung
  • •des Auftrags (Generalunternehmerschaft).
  • •Der Auftragnehmer verpflichtet sich, den Auftraggeber von Schadenersatzansprüchen Dritter, insbesondere wegen der Verletzung
  • •von Datenschutzvorschriften freizustellen, sofern er den
  • •Schadenseintritt zu vertreten hat.

• Der Dienstleister verpflichtet sich zu folgenden Prinzipien

  • •• Sicher, nachvollziehbar, freigegeben: Keine Veröffentlichung von Inhalten (z.B. Reels, Fotos oder Stories) ohne festgelegten Freigabeprozess
  • •(Ausnahmen nur schriftlich)
  • •• Marke & Compliance zuerst: Kommunikation im Rahmen definierter
  • •Tonalität, rechtlicher Vorgaben und Krisenprozesse
  • •• Sofortige Meldung: Sicherheits- oder Kommunikationsvorfälle unverzüglich melden
  • •__________________________________________________________________
  • •Durch die Einstufung von HAMBURG WASSER als Unternehmen der
  • •kritischen Infrastruktur (KRITIS) unterliegen die zu verarbeitenden
  • •Daten besonders hohen Sicherheitsanforderungen.
  • •Im Falle einer Beauftragung können dem Auftragnehmer vertrauliche
  • •Informationen zur Verfügung gestellt werden, wie z. B. Standortkoordinaten oder die Möglichkeit zur Durchführung
  • •von Videoaufnahmen. Diese Tätigkeiten können den Abschluss
  • •einer Verschwiegenheitserklärung (Non-Disclosure Agreement, NDA)
  • •erforderlich machen. Ein entsprechendes Muster ist
  • •beigefügt.
  • •Sofern erforderlich, wird dieses vom Auftraggeber bezogen auf die jeweilige Tätigkeit bzw. den konkreten Vorgang
  • •(personen- und unternehmensbezogen) näher spezifiziert und dem Auftragnehmer zur Unterzeichnung vorgelegt
  • •__________________________________________________________________
  • •Im nachgelagerten Verfahren wird allen zur Angebotsabgabe
  • •zugelassenen Teilnehmern das Leistungsverzeichnis elektronisch in AI
  • •zur Verfügung gestellt. Im Zuge des Verfahrens (nach Zulassung zur Angebotsabgabe als einer der fünf aussichtsreichsten Bewerber) wird es
  • •eine Präsentation der Kreativleistung (Pitch)
  • •geben.
  • •Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Zulassung, die absolute
  • •Verschwiegenheit über die Aufgabenstellung des Briefings und die
  • •damit zur Verfügung gestellten Daten des Auftraggebers?
  • •Mithin bestätigen Sie bitte, dass die Anlage "NDA Aufgabenstellung" von
  • •Ihnen zur Kenntnis genommen wurde und im Falle der Zulassung zur
  • •Angebotsabgabe umgehend von Ihnen final unterzeichnet und uns über das Bietercockpit zugesendet wird.
  • •__________________________________________________________________
  • •AVV
  • •Sofern der Auftragnehmer im Rahmen der Leistungserbringung
  • •personenbezogene Daten im Auftrag der Auftraggeberin verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art.28 DSGVO.
  • •Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV)
  • •ist zwingende Voraussetzung für den Beginn der Leistungserbringung.
  • •Der Auftragnehmer erklärt sich mit Abschluss des Vertrages bereit, einen
  • •AVV auf Grundlage des von der Auftraggeberin vorgegebenen Muster
  • •AVV abzuschließen.
  • •Abweichungen vom Muster-AVV bedürfen der vorherigen schriftlichen
  • •Zustimmung der Auftraggeberin.
  • •TOMS
  • •Der Auftragnehmer ist verpflichtet, geeignete technische und
  • •organisatorische Maßnahmen (TOMs) gemäß Art. 32 DSGVO vorzuhalten.
  • •Die Vorlage der eigenen TOMs durch den Auftragnehmer ist zwingende
  • •Voraussetzung für den Vertragsabschluss sowie für den
  • •Beginn der Leistungserbringung.
  • •Der Auftragnehmer hat der Auftraggeberin die vollständige und
  • •aktuelle Dokumentation der TOMs vor Vertragsschluss unaufgefordert zur
  • •Verfügung zu stellen. Die TOMs müssen dem Stand der Technik
  • •entsprechen und ein dem Risiko
  • •angemessenes Schutzniveau gewährleisten.
  • •Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die TOMs regelmäßig zu überprüfen,
  • •bei Bedarf anzupassen und der Auftraggeberin wesentliche
  • •Änderungen unverzüglich mitzuteilen.
  • •Bitte bestätigen Sie, dass das Muster
  • •Anlage AVV von Ihnen zur Kenntnis genommen wurde. Im Auftragsfall
  • •müssen die zuvor genannten Anforderungen zu den AVV und zu den
  • •TOMs eingehalten werden.
  • •__________________________________________________________________
  • •Alle IT Systeme, bestehend aus Hard und Software, einschließlich
  • •Schnittstellen, die mittelbar oder unmittelbar im Zusammenhang mit der
  • •Erbringung der vertraglichen Leistungen durch den Auftragnehmer
  • •für die Auftraggeberin eingesetzt werden, müssen dem Stand der
  • •Technik entsprechen und angemessene Maßnahmen zur
  • •Gewährleistung der Informationssicherheit erfüllen.
  • •Hierzu muss er sich an den Anforderungen der jeweils aktuellen
  • •Norm ISO/IEC 27001 orientieren und deren Grundsätze sowie geeignete
  • •Maßnahmen entsprechend dem Stand der Technik umsetzen.
  • •Auf Anforderung weist der Auftragnehmer die getroffenen
  • •Maßnahmen geeignet nach.
  • •Sie bestätigen die Einhaltung der Anforderungen aus dem vorgenannten Sachverhalt im Fall der Auftragserteilung.

Zuschlagskriterien

• Kreativleistung/Pitch (technischer Wert): zwei weitere Aufgabenstellungen. Zu diesen Aufgabenstellungen sollen die Bieter ebenfalls ein Konzept erstellen und dieses via MS-Teams einer Fachjury präsentieren

• Preis

  • •Preisblatt und Leistungsbeschreibung (elektronisch auszufüllen)
  • •• Gruppe 1: Die Summe aus den Positionen der Gruppe 1 geht zu 20% in die 40% der preislichen Gewichtung ein.
  • •• Gruppe 2: Die Summe aus den Positionen der Gruppe 2 geht zu 5 % in die 40 % der preislichen Gewichtung ein.
  • •• Gruppe 3: Die Summe aus den Positionen der Gruppe 3 geht zu 15 % in die 40 % der preislichen Gewichtung ein.