Kantoorartikelen en Papier

Zuschlagskriterien

• K1 – Samenwerking & Dienstverlening

  • •De aanbestedende dienst ontzorgen, een gestroomlijnd bestelproces borgen voor alle onderwijslocaties en proactief meedenken over procesoptimalisatie en onderwijsbehoeften.
  • •De inschrijver beschrijft concreet en realistisch hoe de operationele en tactische samenwerking wordt ingericht:
  • •1. Account- en servicemanagement:
  • •• Wijze van ontzorging van zowel de centrale organisatie (contractbeheer, facturatie) als de individuele locaties (secretariaten, conciërges, docenten).
  • •2. Bestelomgeving & Gebruiksgemak (inclusief Verplichte Demo):
  • •• Beschrijving van het online bestelportaal.
  • •• Demo van de bestelomgeving:
  • •Inschrijvers leveren bij inschrijving inloggegevens aan voor een representatieve demo-omgeving (inclusief een testaccount). De beoordelingscommissie toetst de werking aan de hand van de bestelbeleving en het gebruik van de aangeboden webshop.
  • •3. Trends, innovatie en assortimentsbeheer:
  • •• Wijze waarop de aanbestedende dienst periodiek wordt geadviseerd over relevante marktontwikkelingen, schonere alternatieven en digitalisering.
  • •4. Implementatie en transitie:
  • •• Een integraal implementatieplan vanaf gunning tot en met 'go-live'.
  • •• Duidelijke scheiding van acties voor opdrachtnemer versus benodigde inzet/input van de opdrachtgever (zoals koppelingen met financieel systeem/ERP, aanleveren gebruikersbestanden).

• K2 – Duurzaamheid en transport

  • •Doel:
  • •Maximale CO2-reductie, het verminderen van verkeersbewegingen rondom scholen en het toepassen van circulaire en verpakkingsarme oplossingen.
  • •De inschrijver maakt inzichtelijk hoe duurzaamheid operationeel verankerd is en specifiek wordt toegepast op deze opdracht:
  • •1. Ketenverantwoordelijkheid en toeleveranciers:
  • •• Aantoonbare duurzaamheidsafspraken met fabrikanten en toeleveranciers
  • •• De methode waarop toezicht en controle op deze ketenafspraken plaatsvindt.
  • •2. Stad en schoollogistiek:
  • •• Wijze van transport en belevering van de locaties
  • •• Maatregelen ter vermindering van vervoersbewegingen en verkeersdrukte/verkeersonveiligheid rondom schoolpleinen tijdens haal- en brengtijden
  • •• Specifiek voor Perceel 2 (Papier): de logistieke afhandeling van zware pallet- en doosleveringen tot de gewenste opslagplek in het gebouw.
  • •3. Verpakkingen & afvalpreventie:
  • •• Aanpak rondom het reduceren, hergebruiken en recyclen van verpakkingsmaterialen (bijvoorbeeld herbruikbare rolcontainers, retoursystemen voor dozen, plasticvrij verpakken).
  • •• Retourlogistiek van reststromen (indien van toepassing).
  • •Vormvereisten K2: Maximaal 3 pagina's A4. Lettergrootte minimaal 10 pt, regelafstand minimaal enkel.

• K3 – KPI’s

  • •Doel:
  • •Garanderen dat het afgesproken kwaliteits- en serviceniveau continu gemonitord, gehandhaafd en verbeterd worden. De inschrijver levert een concreet prestatiekader op:
  • •1. Relevante KPI's:
  • •• Formulering van minimaal de cruciale operationele indicatoren, waaronder:
  • • Leverbetrouwbaarheid
  • • Klachtafhandeling
  • • Uitleveringsgraad kernassortiment vs. backorders/naleveringen.
  • • Facturatienauwkeurigheid.
  • •2. Meetmethodiek & rapportage:
  • •• Eenduidige meetwijze, bronnen (ERP/WMS) en rapportagecyclus (maandelijks/per kwartaal).
  • •• Toevoeging van een representatief format/concept voor de periodieke managementrapportage (dashboard).
  • •3. Handhaving en corrigerende maatregelen:
  • •• Escalatiematrix en structureel verbetertraject wanneer een KPI onder de norm scoort.
  • •• Proactieve communicatie richting de opdrachtgever bij dreigende verstoringen.
  • •Vormvereisten K3: Maximaal 3 pagina's A4 (inclusief voorbeeld managementdashboard). Lettergrootte minimaal 10 pt, regelafstand minimaal enkel.

• Prijsonderdeel 1&2