Die bremenports GmbH & Co, KG (nachfolgend Auftraggeber genannt) nutzt für die strukturierte Dokumentenverwaltung seit ca. 18 Jahren das Produktdatenmanagementsystem (PDM-System) PRO.FILE der Firma ProCAD; aktuell in der Version 8.6. Dieses PDM-System soll durch ein sogenanntes Enterprise Content Management System (ECM-System) abgelöst werden. Der Auftraggeber verfolgt mit der Ablösung bzw. Teilablösung 1 des PRO.FILE-Systems im Wesentlichen drei Ziele: 1. Besser auf die unternehmensspezifischen Anforderungen bei der Verwaltung klassischer Office-Dokumente eingehen zu können; 2. Die Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse leichter zu ermöglichen; 3. Die Eingangsrechnungsverarbeitung und -freigabe zu digitalisieren und zu beschleunigen (Stichwort: E-Rechnung).
Zum geplanten Projektverlauf: Die Ablösung bzw. Teilablösung des bisherigen Systems soll in zwei Projektphasen erfolgen. Im 2. Halbjahr 2024 soll die Konzeption und die Installation des Basissystems und die Konzeption und Implementierung von digitalen Eingangsrechnungsprozessen erfolgen. Weiterhin soll die Dokumentenverwaltung für mindestens einen Fachbereich aus der Verwaltung vorbereitet und implementiert werden. In 2025 soll das ECM-System für die Integration weiterer Fachbereiche vorbereitet und freigegeben werden. Über den Umfang und Zeitpunkt für die Implementierung von weiteren (optionalen) Modulen bzw. Anwendungen soll im Projektverlauf bzw. nach dem Ende der zweiten Projektphase entschieden werden.
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