Beschreibung
Der SWR muss seine eingelagerten und zum Teil in Bearbeitung befindlichen Dokumente sowie Honorar- oder Karteikarten in Papierform digitalisieren. Dies sind zum einen Dokumente aus dem Verantwortungsbereich der Hauptabteilung (HA) „Personal und Rechtemanagement (HA PuR)“ und zum anderen Dokumente aus dem Verantwortungsbereich der HA „Information, Dokumentation und Archive (HA IDA)“ wie auch aus der HA Service- und Gebäudemanagement. Der Auftraggeber selbst verfügt weder über die räumlichen und personellen noch über die technischen Ressourcen in Form von professionellen Scannern, um die Leistungen zur Digitalisierung selbst durchführen zu können.
Da die Anforderungen jeder Hauptabteilung an den gesamten Digitalisierungsprozess unterschiedlich sind, hat sich der SWR bereits in der Beschaffungsplanung entschlossen, mittelständische Interessen zu berücksichtigen und die Leistungen getrennt nach Art und Fachgebiet zu vergeben (vgl. §97 Abs. 4 GWB). Demnach plant der SWR folgende Auftragsgegenstände:
2a. Vertragsunterlagen Los 1 - Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Dokumenten für die HA PuR:
Grundlagen:
Um standortunabhängiges Arbeiten zu ermöglichen, müssen die Dokumente in der HA PuR von Papierform in die digitale Personalakte oder das Langzeit-Dokumentenarchiv überführt werden.
Zielsetzung:
Der Auftraggeber will die Leistungen zur Digitalisierung von Dokumenten für die beiden Abteilungen „Personalmanagement (PM)“ und „Personalservice (PS)“ der HA PuR an einen Auftragnehmer vergeben.
An die Leistungen eines Auftragnehmers zur Digitalisierung von Dokumenten werden folgende Anforderungen gestellt:
- Kick-off-Meeting mit Begehung vor Ort am Standort Stuttgart
- Wöchentliches Abholen der Dokumente an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart, zweiwöchentliches Abholen am Standort Mainz.
- Datenschutz- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Dokumente zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Ein- und Zwischenlagerung der Dokumente beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Leistungen zur Digitalisierung von insgesamt ca. 400.000 Dokumentseiten (Images) mit professionellen Scan-Maschinen.
- Sicherer digitaler Transfer aller digitalisierten Dokumente per SFTP.
- Rückheften von rückzuliefernden, originalen Dokumenten in Aktenordner in korrekter Reihenfolge.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der rückzuliefernden Dokumente zurück zum Auftraggeber.
- Kassation von nicht rückzuliefernden Dokumenten nach Freigabe.
Der Auftraggeber plant deshalb für das Los 1 den Abschluss einer „Rahmenvereinbarung zur Digitalisierung von Dokumenten“ für die HA PuR mit einer Grundlaufzeit von zwei Jahren und zwei optionalen Verlängerungen um jeweils ein Jahr.
2b. Vertragsunterlagen Los 2 - Digitalisierung von Dokumenten für die Abteilung „Lizenzen und Rechtemanagement (LuR)“ für die HA IDA
Grundlagen:
Der SWR, in diesem Fall seine HA IDA, muss einige Archivlagerräume an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 1.400 Aktenordnern gelagerten Rechtequellen und zugehörigen Informationen sowie ca. 2.700 Honorar- bzw. Karteikarten in Papierform müssen zudem für ihre Nutzbarmachung, Rechteerschließung und Erhaltung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein.
Zielsetzung:
Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Ausräumen und Verpacken von insgesamt ca. 1.400 Aktenordnern mit Dokumenten sowie ca. 2.700 Honorar- oder Karteikarten an den Standorten Baden-Baden und Stuttgart.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, Zwischenlagerung der Aktenordner sowie der Honorar- oder Karteikarten beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen.
- Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner oder Karteikästen in korrekter Reihenfolge.
- Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente per Download sowie nach Projektende zusätzlich auf SSD-Festplatte.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner sowie Honorar- oder Karteikarten zurück zum Auftraggeber.
2c. Vertragsunterlagen Los 3 - Digitalisierung von Dokumenten für die HA „Service und Gebäudemanagement (SuG)“
Grundlagen:
Der SWR, in diesem Fall seine HA „Service und Gebäudemanagement“, muss ein Aktenarchiv am Standort Baden-Baden räumen, weil diese Betriebsräumlichkeiten für andere Zwecke genutzt werden müssen. Die in ca. 500 Aktenordnern gelagerten Bauakten/ Revisionsunterlagen und zugehörigen Informationen in Papierform müssen deshalb für ihre Nutzbarmachung und Erhal-tung digitalisiert werden. Die Räumung dieser Dokumentenbestände aus dem Archiv muss spätestens bis Ende September 2024 abgeschlossen sein.
Zielsetzung:
Der Auftragnehmer muss die folgenden Anforderungen erfüllen:
- Ausräumen von insgesamt ca. 500 in Umzugskartons verpackten Aktenordnern mit Dokumenten bis DIN A3 und Papierplänen bis DIN A0.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zum Auftragnehmer.
- Sachgemäße, insbesondere datenschutzgerechte, sowie qualitätserhaltende Zwischenlagerung der Aktenordner beim Auftragnehmer und Bedienen von ad hoc-Anforderungen.
- Durchführen einer Pilotphase zur Optimierung der Digitalisierungsprozesse.
- Sichere Digitalisierung mit professionellen Scan-Maschinen.
- Rückheften der originalen Dokumente in Aktenordner in korrekter ursprünglicher Reihenfolge.
- Bereitstellung aller digitalisierten Dokumente online zum Download.
- Daten- und transporttechnisch sicheres Verbringen der Aktenordner zurück zum Auftraggeber.