Verwaltung von Stammdaten und Referenzdaten

Die Österreichische Post AG verfügt über zahlreiche gewachsene und technologisch unterschiedliche Sys-teme und Datenbanken, in denen eine Speicherung und Verarbeitung von Daten erfolgt. Wachsende Da-tenbestände und neue regulatorische Anforderungen stellen immer höhere Anforderungen an das Da-tenmanagement. Der erste Schritt war daher die Einführung einer IT-gestützten Lösung zur Erhöhung der Transparenz bei der Datenhaltung und den Datenflüssen (Datenkatalog) sowie zur zentralen Messung der Datenqualität. Es wurden dabei die wichtigsten datenführenden Systeme der Post mit dem Fokus auf die Entitäten „Privatkunde“, „Adresse“ und „Produkt“ priorisiert. In weiterer Folge wird die zentrale Transparenz weiter ausgebaut und die Handhabung der Tools in die Linie überführt. Der nächste Schritt wird die Einführung einer zentralen Stammdatenverwaltung in mehreren Entwick-lungsstufen sein. Hier ist das Ziel, beginnend mit den Kernentitäten „Privatkunde“, „Adresse“ und „Pro-dukt“, Stammdaten zentral und qualitätsgesichert in einem Master Data Management (MDM) System zu speichern und anderen Systemen zur Verfügung zu stellen. Wobei „Produkt“ nicht als eine MDM-Entität sondern als Referenzdaten zu verstehen ist (für Produkte ist kein Match and Merge notwendig). Aktuell werden auch unterschiedliche Referenzdaten dezentral in diversen Systemen gespeichert. Ziel ist es auch hier, eine zentrale Speicherung von Referenzdaten zu ermöglichen und diese den dezentralen Systemen zur Verfügung zu stellen. In einem dritten Schritt sollen bis dato dezentrale Prozesse (z.B. dezentrale Qualitätsverbesserung) je nach System und fachlicher Anforderung zunehmend zentralisiert werden. Dazu gehört zum Beispiel der Ausbau zentraler Datenqualitätsverbesserungen, im Zuge dessen auch die dezentrale redundante Stammdatenbearbeitung minimiert werden soll (z.B. Standardisierung von Telefonnummern). Darüber hinaus sollen in diesem Schritt auch weitere Entitäten in das MDM-System aufgenommen werden. 1. Ziele Beschaffung und modulweise bzw. stufenweise Implementierung einer Lösung für die Stammdaten-verwaltung und Referenzdatenverwaltung. Modulweise bedeutet, dass die nachführend angeführten Funktionen entsprechend ihrem Bedarf verwendet und verrechnet werden können müssen. Stufenweise bedeutet, dass sich die Anzahl der verwalteten Entitäten, Stammdaten bzw. Referenzdaten und die An-zahl der angebundenen Quellsysteme sich über die Zeit verändern können. Ziel in dieser Ausschreibung ist die Anbindung der unter 6.1.2 genannten Systeme. Das System soll die gewünschten Funktionen (zentral) zu Verfügung stellen. Die Anwendung der Funktionen erfolgt dezentral und bedarfsorientiert in den ein-zelnen Geschäftsbereichen. D.h. nicht jeder Geschäftsbereich wird alle zur Verfügung gestellten Funktio-nen auch anwenden. Die Lösung soll folgende grundlegende Funktionalitäten zu Verfügung stellen (die detaillierte Anforderungsliste ist in dem Dokument Kriterienkatalog ersichtlich): • Referenzdatenhaltung: zentrale Speicherung und Erfassung von Referenzdaten • Referenzdatenpflege: User Interface für die Pflege von Referenzdaten • Zentrale Durchführung der Datenstandardisierung und Datenkorrektur • Match: Dubletten werden im MDM-System identifiziert, gruppiert und mit einer ID versehen (Stufe 1), das Match-Service soll auch als Service anderen Systemen/Applikationen zur Verfügung gestellt werden • Merge: Erstellung von Golden Records (Stufe 2) • Zurverfügungstellung des Golden Records an Quellsysteme bzw. dispositive Systeme (Stufe 2) • Direkte Belieferung nachgelagerter Systeme aus dem MDM-System. (Stufe 3). Die Belieferung soll über mehrere Kanäle erfolgen können – Batch, API oder Eventstreaming • Jeder Kommunikationskanal (Batch, API, Eventstream) soll den aktuellen Datenbestand zur Gänze übertragen können (Stichwort: „Full load“) und bei entsprechender Konfiguration jede Änderung des Datenbestands. (Stichwort: „Changed Data Capture“) • Stammdaten können zentral im MDM-System erfasst werden (Stufe 3) • Change Log und Historisierung zu den Änderungen der Stammdaten oder Referenzdaten soll ermög-licht werden • Freigabeprozesse und Erinnerungsworkflows sollen möglich sein • Umsetzung der oben angeführten Punkte nach Best-Practice Vorgehen • Einsatz einer DSGVO-konformen Lösung • Ziel ist es, nach der Implementierung einen Zustand zu erreichen, ab dem die ÖPAG selbstständig weitere Systeme über das MDM-System bedienen kann, Workflows erstellen und Referenzdaten an-legen kann 2. Nicht Ziele 2.1. Entwicklung einer Individuallösung, 2.2. Anbindung aller Systeme der Post (im ersten Schritt/im Rahmen des Projekts), 2.3. Die Entwicklung oder Nutzung eines „Frameworks“, welches auf Basis einer Standardsoftware er-stellt wurde, ist von Seiten des AG nicht gewünscht. Durch das Entwickeln eines Frameworks kann es zu technischen und wirtschaftlichen Abhängigkeiten von einem Framework kommen, welche vermieden werden müssen. Bei Unklarheiten wird der Begriff „Framework“ bei den Bietergesprä-chen so definiert, dass der AG und der AN das gleiche Verständnis des Begriffes haben.