Auswärtiges Amt

Rahmenvertrag zur Erbringung von Foto- und Videodienstleistungen weltweit als Begleitung öffentlichkeitswirksamer Termine der Hausleitung des Auswärtigen Amtes im In- und Ausland

Rahmenvertrag zur Erbringung von Foto- und Videodienstleistungen weltweit als Begleitung öffentlichkeitswirksamer Termine der Hausleitung des Auswärtigen Amtes im In- und Ausland

Das Auswärtige Amt (Referat Personalentwicklung und -planung) benötigt ein Tool zur Prozessoptimierung in Auswahlverfahren. Es sollen digitale Analysen von Bewerbungsunterlagen in Auswahlverfahren mit 10 bis 1.000 Bewerbungen unter Beachtung datenschutzrechtlicher Aspekte durchgeführt und anschließend in einer editierbaren Datei dargestellt werden. Voraussichtliche Vertragslaufzeit: 01.12.2026-30.11.2028 (zusätzlich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 1 Jahr) Rahmenbedingungen: Bewerbende machen in einer externen Bewerbungsplattform Angaben u.a. zum Werdegang und laden geforderte Nachweise hoch. Diese Angaben sollen mit den im Ausschreibungstext geforderten Anforderungen abgeglichen werden. Im Anschluss soll das Ergebnis in einer editierbaren Datei in der Softwareumgebung des Auswärtigen Amtes dargestellt werden. Die Analyse basiert nicht auf der Selbsteinschätzung der Bewerbenden, stattdessen werden deren Angaben anhand der Nachweise überprüft. Art und Umfang der Leistung (Hauptleistungsbestandteile): - Implementierung der Software, - Schulung der Nutzer/-innen vor Einführung des Tools, weitere Schulungen auf Anfrage bei Bedarf (z.B. bei Personalwechsel) - Betreuung der Nutzer/-innen durch Ansprechperson (Helpdesk) - Erreichbarkeit per Telefon/E-Mail während der Kern-Büroarbeitszeiten (Mo-Fr 9:00 Uhr – 15:00 Uhr), Antwort innerhalb von 24 h erwünscht. Die Unterlagen zur Teilnahme an diesem Interessenbekundungsverfahren können auf folgender Internetadresse abgerufen werden: http://www.auswaertiges-amt.de/ausschreibungen Die Bereitstellung der Unterlagen zum Interessenbekundungsverfahren erfolgt ohne Einschränkung und kostenfrei. Fragen zum Interessenbekundungsverfahren werden fortlaufend (mittels Informationsschreiben an die Interessenten) per E-Mail durch die Vergabestelle beantwortet. Rückfragen können bis zum 10.04.2026 - 23:59 Uhr per E-Mail gestellt werden. Bitte senden Sie Ihre Fragen an: eu-vergabe@bfaa.bund.de Die Interessenbekundung ist per E-Mail an eu-vergabe@bfaa.bund.de zu richten. Die Unterlagen und Nachweise müssen bis einschließlich Freitag, 17.04.2026 um 10:00 Uhr, eingereicht werden. Der Interessenbekundung sind folgende Unterlagen ausgefüllt und unterschrieben beizufügen: 1. Antrag zur Interessenbekundung 2. Eigenerklärung GWB (Anlage 01) 3. Formular zur unverbindlichen Markt- und Preisabfrage im Rahmen eines Interessenbekundungsverfahrens (Anlage 02) 4. Ggf. Kopie eines Versicherungsnachweises/einer Versicherungsbestätigung Das den Unterlagen beigefügte „Merkblatt DSGVO“ und die Teilnahmebedingungen sind durch die Interessenten zur Kenntnis zu nehmen. Informationen zum Interessenbekundungsverfahren sind der Bekanntmachung zu entnehmen. Der o.g. Unterlagen können unter http://www.auswaertiges-amt.de/ausschreibungen im Abschnitt Interessenbekundungsverfahren kostenfrei heruntergeladen werden.

Hintergrund und Programmbeschreibung: Im Rahmen des Besucherprogramms der Bundesrepublik Deutschland lädt das Auswärtige Amt (AA) Multiplikatoren aus aller Welt – Medienschaffende, Publizistinnen und Publizisten, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, Influencerinnen und Influencer, Künstlerinnen und Künstler, Aktivistinnen und Aktivisten sowie Regierungsmitarbeiterinnen und Regierungsmitarbeiter zu thematisch fokussierten ca. einwöchigen Reisen nach Deutschland ein. Diese Besucherreisen bieten Gelegenheit, Meinungsführerinnen und Meinungsführer in den jeweiligen Ländern mit deutschen Perspektiven und Arbeitsweisen vertraut zu machen, auf diese Weise Verständnis und Wohlwollen für Deutschland zu wecken und von deutscher Seite im Dialog von den internationalen Gästen zu lernen. Die Auslandsvertretungen gewinnen und vertiefen durch diese Einladungen relevante Kontakte in ihren Gastländern. Beschreibung: Das Spektrum der Themen ist breit und orientiert sich an den außenpolitischen Prioritäten der Bundesregierung: so fanden in den letzten Jahren beispielsweise internationale Themenreisen zu den Themen Energiewende und Klimaschutz, Migration, Innovation, Urban Diplomacy, Erinnerungskultur, Kulturgüterrückgabe, zum Berliner Theatertreffen sowie zum Umgang mit Desinformation statt. Die Reisegruppen bestehen i.d.R. aus 10-16 Teilnehmenden aus verschiedenen Ländern; in Einzelfällen gibt es auch Länderreisen mit Teilnehmenden aus nur einem Land. Es wird unterschieden zwischen „Globalreisen“ (international gemischte Teilnehmerzusammensetzung) und „Regionalreisen“ (Teilnehmende kommen alle aus einer bestimmten Weltregion (z.B. Europa, Lateinamerika, Südostasien) bzw. einem einzigen Land (z.B. Indien). Die Reisedauer beträgt i.d.R. 5-7 Tage; kann bei besonderen Formaten aber auch länger oder kürzer sein. Im Verlauf der Reise findet i.d.R. ein Gesprächstermin inkl. Mittagessen im AA statt. Die Durchführung der Reisen findet i.d.R. in Berlin statt, kann je nach Themensetzung aber auch (tageweise) an anderen Orten in Deutschland stattfinden. Es ist beabsichtigt, ab dem Haushaltsjahr 2027 pro Jahr ca. 40-50 Reisen durchzuführen, in Abhängigkeit der zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel. Dabei wird für die Durchführung ein Rahmenvertrag mit einer Laufzeit von zwei Jahren mit der eventuellen Option der Verlängerung um 1 x 1 Jahr oder 2 x 1 Jahr und jährlichen Mindest- und Höchstabnahmemengen angestrebt. Das Programm ist ein wichtiges Instrument für die Vermittlung eines differenzierten modernen Deutschlandbildes an internationale Multiplikatoren und für die Erweiterung des Kontaktnetzwerks der Auslandsvertretungen. Die Themensetzung und Teilnehmendenauswahl erfolgen durch das AA in Zusammenarbeit mit den Auslandsvertretungen; die Auslandsvertretungen sprechen den Teilnehmenden aus ihrem jeweiligen Gastland bzw. Amtsbezirk die Einladungen aus. Art und Umfang der Leistung: Nach Festlegung der Reisethemen durch das AA konzipiert der/die externe/n Anbieter dementsprechende Programmentwürfe, die sie mit dem AA abstimmen und organisieren deren Umsetzung (Gesprächsanfragen, Terminabstimmungen, ggf. Beauftragung von ModeratorInnen, Transporte, Unterkunft und Verpflegung). Die Reiseplanung, -Buchungen und -Durchführung inkl. Begleitung der Reisen in Deutschland sollen durch einen/mehrere externe/n Anbieter in enger Abstimmung mit dem AA umgesetzt werden. Die Projektsprache in der Abstimmung mit dem Auswärtigen Amt und deutschen Stellen während der Reisen ist Deutsch; die Durchführungssprache mit den internationalen Teilnehmenden ist Englisch (ca. 80% der Reisen) oder (bei regionalem Fokus) Französisch, Spanisch oder Arabisch. Nur in Einzelfällen ist eine Verdolmetschung vorgesehen. Nach Übermittlung der Teilnehmenden-Listen durch das AA übernehmen die Anbieter das Gäste-Management (Reisebuchungen in Economy Klasse, passende Hotelbuchungen in 3-4 Sterne Mittelklassehotels, ggf. Visaverfahrensabstimmung mit den AVen, Kommunikation zu Programm und Reiseverlauf mit den Teilnehmenden). Die Anbieter stellen während der Reise die Begleitung der Gruppe durch entsprechend qualifizierte und interkulturell erfahrene Begleitpersonen bzw. ModeratorInnen sicher und übermitteln nach der Reise einen Bericht über den Verlauf der Reise mit Bewertung des Reiseerfolges.

Rahmenvertrag zur Erbringung von Foto- und Videodienstleistungen weltweit als Begleitung öffentlichkeitswirksamer Termine der Hausleitung des Auswärtigen Amtes im In- und Ausland

Das Auswärtige Amt (AA) betreibt weltweit ca. 225 Auslandsvertretungen. Für die dortige Durchführung zentraler Aufgaben auswärtiger Angelegenheiten ist eine sichere und zuverlässige telekommunikationstechnische Anbindung vor Ort wesentlich. Dafür kauft das AA Providerleistungen auf dem Markt. Der aktuelle Vertrag für Providerleistungen endet im Jahr 2026 und muss neu ausgeschrieben werden. Neben einer reinen Versorgungssicherheit der Auslandsstandorte muss der neue Anbieter die Planung, Implementierung und Wartung eines Wide Area Networks (WAN) für das AA übernehmen. Dabei liegt der Schwerpunkt des Auftrages in der Bereitstellung einer zuverlässigen, sicheren und skalierbaren Netzwerkinfrastruktur, die sich über alle Standorte erstreckt und eine hohe Servicequalität an diese gewährleistet und somit weltweite Kommunikation sicherstellt. Die Herausforderung hierbei ist, die Kommunikationsversorgung auch an Standorten mit besonderen Spezifika zu gewährleisten, wie abgelegenen Ländern und Krisenregionen, in denen das AA ihre Lokation noch hält und somit die Kommunikation aufrechterhalten werden muss. Angesichts der wachsenden Anforderungen an die Vernetzung und Datenübertragung zwischen den Standorten des AA ist die Implementierung eines leistungsfähigen WAN notwendig, um Geschäftsprozesse zu optimieren und die Effizienz zu steigern, möglichst über vollautomatische Systeme ohne hohe Serviceaufwände vor Ort. Die Netzwerkinfrastruktur muss auch in Krisen, soweit es technisch möglich ist, stabil, resilient und effizient sein. Um die aufgeführten Merkmale optimal erreichen zu können, sollen im Rahmen der Umsetzung bei einem Großteil der Liegenschaften alle aktuell zur Verfügung stehenden Technologien zum Einsatz kommen können (Technologieoffenheit). In Einzelfällen erfolgt die Anbindung ausschließlich über Satellit. Auch soll der Vertrag Flexibilität bieten hinsichtlich zukünftiger Entwicklungen und Veränderungen der Anforderungen an die Anschlüsse. Dies gilt insbesondere für die Güte der Versorgung (Bandbreiten, SLAs je nach Standort und Bedarf) sowie die Servicequalität und Support. In einem ersten Schritt sollen alle interessierten Unternehmen zu einem Informationstermin eingeladen werden, in welchem über die wesentlichen Schwerpunkte des Auftrags informiert und das geplante Verfahren erläutern wird. Bei Interesse muss das Unternehmen die auf der Internetseite http://www.auswaertiges-amt.de/ausschreibungen zur Verfügung gestellten Unterlagen ausfüllen, unterzeichnen und per E-Mail an die angegebene Kontaktadresse (einkaufsteam3@bfaa.bund.de) zurücksenden. Die Bereitstellung der Unterlagen zum Interessenbekundungsverfahren auf der Homepage des Auswärtigen Amts erfolgt kostenfrei. Ein Download der Unterlagen ist ohne Registrierung möglich. Der Informationstermin wird voraussichtlich in der 49./50. KW 2024 stattfinden.