Reinigung von 3 Kulturstätten und einer Tourist-Information

1. Einleitung Als führender Kulturanbieter Ostbrandenburgs betreibt die Messe und Veranstaltungs GmbH mit den Messehallen, dem Kleist Forum sowie der Konzerthalle "Carl Philipp Emanuel Bach" drei namhafte Kulturstätten in der Doppelstadt Frankfurt (Oder) - S?ubice. Die Messe und Veranstaltungs GmbH verantwortet auch das Stadtmarketing von Frankfurt (Oder) und sie betreibt die Deutsch-Polnische Tourist-Information. Das Spektrum der jährlich rund 500 Veranstaltungen reicht von Konzert, Oper, Schauspiel, Ballett, Comedy bis hin zu Tagungen, Messeveranstaltungen und großen Open-Air-Events. 2. Ziel und Gegenstand der Ausschreibung Ziel der Ausschreibung ist es, einen verlässlichen Dienstleister / Partner für die Reinigung der drei Kulturstätten Messehallen, Kleist Forum, Konzerthalle sowie die Tourist-Information in den nächsten (maximal) 4 Jahre zu finden. 3. Form der Ausschreibung Das Vergabeverfahren ist nach § 15 VgV als Offenes Verfahren auf dem Brandenburgischen Vergabemarktplatz angelegt. Das Verfahren wird elektronisch über den Vergabemarktplatz durchgeführt. Die Kommunikation mit allen Teilnehmern erfolgt grundsätzlich über die Plattform Vergabemarktplatz Brandenburg. Angebote von Bietergemeinschaften und mit Unterauftragnehmern sind zulässig. Für alle Fragen soll dem Auftragnehmer jedoch ein einziger Ansprechpartner benannt werden. Die Vertragsbedingungen und entsprechenden Formblätter sind zu beachten. Die Bieter einschließlich aller Unterauftragnehmer bzw. Erfüllungsgehilfen sind grundsätzlich zur Vertraulichkeit verpflichtet. Der Auftraggeber behält sich vor, das Vergabeverfahren aufzuheben, sofern alle Angebote die zur Verfügung stehenden Haushaltsmitteln überschreiten (§ 63 VgV). Die Verhandlungssprache ist deutsch. Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) beträgt 35 Tage. Die Frist endet am 12.12.2025. Der Auftraggeber bietet den Bietern eine Begehung der Räumlichkeiten im Zeitraum bis zum Ende der Angebotsfrist an. Die Anfrage zur Terminabstimmung stellen die Bieter bitte über die Plattform des Vergabemarktplatzes Brandenburg. 4. Erfüllungsorte a) Kleist Forum Frankfurt (Oder) Platz der Einheit 1 15230 Frankfurt (Oder) b) Messegelände Frankfurt (Oder) Messering 3 15234 Frankfurt (Oder) Besonderer Hinweis: Die Halle 2/Bistro wird während der Sanierung der Konzerthalle (ab 2026 für voraussichtlich 2 Jahre) als Interimsstandort für ein Orchester intensiv genutzt. Der Auftraggeber behält sich vor, Leistungen für diesen Bereich des Messegeländes nach Aufhebung des Interimsstandort zu verringern. c) Konzerthalle Carl Phillip Emanuel Bach Lebuser Mauerstraße 4 15230 Frankfurt (Oder) Besonderer Hinweis: Die Konzerthalle wird geschlossen und ab 2026 für voraussichtlich 2 Jahre saniert. In diesem Zeitraum entfällt die Reinigung der Konzerthalle. Die Aufnahme des Reinigungsbetriebes der Konzerthalle wird mindestens 3 Monate vorher vom Auftraggeber angemeldet. d) Tourist-Information und Büros Stadtmarketing im Bolfrashaus Große Oderstraße 29 15230 Frankfurt (Oder) 5. Laufzeit des Vertrags - Der Leistungszeitraum beginnt am 15.01.2026. - Die Leistung wird für ein Jahr ausgeschrieben. - Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern er nicht spätestens 3 Monate vor dem Ablauf des Vertrages von einer der Seiten gekündigt wird. - Der Vertrag kann maximal dreimal verlängert werden und endet ohne weitere Kündigung spätestens am 14.01.2030. 6. Anforderungen an den Auftragnehmer und Leistungsbeschreibung Folgende Anforderungen müssen Mitarbeitende des Auftragnehmers erfüllen: Das Reinigungspersonal hat die Aufgabe, Unterhalts- und Sonderreinigungsaufgaben sowie Reinigungsservice bei Veranstaltungen zu gewährleisten. Dieses geschieht auf der Grundlage von Reinigungsplänen sowie auf Anweisung der berechtigten Mitarbeitenden der Messe und Veranstaltungs GmbH. - Die Reinigung ist pünktlich, gründlich und schonend lt. Leistungsbeschreibung durchzuführen. - Der Auftragnehmer hat die Reinigungsleistungen stets so auszuführen, dass nach den jeweiligen Reinigungsintervallen ein einwandfreier Reinigungszustand vorliegt. - Maschinen, Geräte, Pflege- und Reinigungsmittel sind nach beendeter Arbeit wieder fortzuräumen. Alle Einrichtungsgegenstände sind an ihren ursprünglichen Platz zu stellen. In dem vom Auftragnehmer zu reinigendem Bereich sind nach Erledigung der Reinigungsarbeiten Türen und Fenster zu verschließen, Wasserhähne zuzudrehen und Beleuchtungskörper auszuschalten. - Die Glasreinigung umfasst das Reinigen der Glasflächen (innen und außen) der Fenster und Türen, einschließlich der Rahmen und Fensterbretter. Alle zur Glasreinigung notwendigen Gerätschaften und Hubgeräte zum Erreichen der Arbeitshöhe und zur Sicherstellung der Arbeitssicherheit stellt der Auftragnehmer zur Verfügung. - Über die Reinigungsarbeiten sind Nachweise zu führen. - Für die eingesetzten Produkte sind dem Auftraggeber die entsprechenden Sicherheitsdatenblätter für gefährliche Stoffe und Zubereitungen vorzulegen. - Das Wasser ist ausschließlich in den dafür vorgesehenen Ausgussbecken zu entnehmen und das Schmutzwasser dort zu entsorgen. Einzelabsprachen mit dem Auftraggeber sind möglich. - Durch das Reinigungspersonal verursachte Schäden sind unmittelbar bei dem verantwortlichen Mitarbeitenden der Messe und Veranstaltungs GmbH zu melden. - Alle Schäden in Räumen und an der Ausstattung, die bei der Reinigung erkannt werden, sind dem verantwortlichen Mitarbeitenden der Messe und Veranstaltungs GmbH zu melden. - Der Winterdienst erfolgt nach den gesetzlichen bzw. behördlichen Vorgaben der Anliegerpflichten in Frankfurt (Oder) sowie nach dem Veranstaltungskalender auch an Sonn- und Feiertagen, bei Bedarf zwei Stunden vor Beginn einer Veranstaltung. Vom Dienstleister ist die Einhaltung dieser Zeiten sicherzustellen. Alle zum Winterdienst notwendigen Gerätschaften und Mittel zum Abstumpfen stellt der Auftragnehmer zur Verfügung. Im Bedarfsfall ist der Auftragnehmer