Beschreibung
1. Vermittlung von Taxifahrten
Die Dienstleistung soll die Abrechnung von Taxifahrten der Beschäftigten des Bundesministeriums für Gesundheit (BMG) über Taxicoupons und per App-Nutzung ermöglichen. Die Taxifahrten sollen durch die Vermittlung der Leistungen anderer Taxiunternehmen und / oder durch eigene Taxifahrten ermöglicht werden. Nachstehend sind Richtwerte hinsichtlich der möglichen Nutzung auf Basis der bisherigen Nutzung von 2020-2022 ermittelt worden:
App-Nutzung gesamt: 69 Fahrten
Taxicoupon Nutzung gesamt: 596 Fahrten
Es ist davon auszugehen, dass die Nutzung der App ansteigen wird, da diese Form der Taxi Buchung/Nutzung mittlerweile eine höhere Nachfragequote als bei der Neueinführung 2020 erhalten hat. Demnach sollte die Nutzungstendenz hier perspektivisch steigen.
Das Bundesministerium für Gesundheit wird maximal 800- 1000 Fahrten pro Jahr über den Vertrag abrechnen.
Bestandteil der Dienstleistung ist die Bereitstellung von Taxicoupons und einer Taxi-App über einen Anbieter. Hierzu sollen die Nutzer die Wahl haben, ob sie für die Vermittlung einer Fahrt die Taxi-Coupons oder die App benutzen wollen.
Es soll eine Möglichkeit angeboten werden, Fahrten mit umweltfreundlichen/nachhaltigen Fahrzeugen bevorzugt buchen zu können.
Die Nutzbarkeit der Taxicoupons und Buchung per App soll deutschlandweit möglich sein, sodass ortunabhängig eine Taxinutzung erfolgen kann. Mindestens die Standorte Berlin und Bonn/Köln müssen hierbei abgedeckt sein.
2. App Voraussetzungen
Die App verfügt über einen Business-Account, der durch einen festgelegten Administrator betreut und verwaltet wird. Dieser hat die Möglichkeit berechtigte Nutzer hinzuzufügen oder zu entfernen. Die Abrechnung erfolgt über die App nach Beendigung der Fahrt wie bei Punkt 5 beschrieben. Die App-Buchung des Taxis soll entweder durch den Nutzer selbst in der Taxi-App sofort oder einige Tage im Voraus als Vorbestellung erfolgen. Gleichzeitig sollen die Vorzimmer von Führungskräften die Möglichkeit haben über ein Bestellsystem eine Taxi-Vorbestellung auslösen zu können. Eine kurzfristige und kostenfreie Stornierung der Buchung ist zu ermöglichen. Die Bestätigung der Fahrt soll spätestens eine Stunde vorher erfolgen. Bestenfalls erhält der Nutzer mit der Bestätigung ein Foto und den Namen des Fahrers, sowie Informationen über den Fahrzeugtyp, das Kennzeichen und die geschätzte Ankunftszeit des Taxis.
3. Datenschutzbestimmungen bei der App-Nutzung
Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind einzuhalten. So erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich zum Zwecke der Einrichtung des Business Accounts, sowie zur Abwicklung und Abrechnung der Buchung und Zahlung über die App. Es wird dem BMG vor Vertragsschluss Auskunft darüber erteilt, welche personenbezogenen Daten von der App zur Verarbeitung benötigt werden. Diese werden nur so lange ausbewahrt, wie diese für die Datenverarbeitung notwendig sind. Eine Dauerverarbeitung ist demnach nicht gegeben.
Folgende Rechte haben die Nutzer des BMG mindestens bezüglich der personenbezogenen Daten:
-Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO (über die gespeicherten personenbezogenen Daten sowie zu deren Herkunft, Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die diese Daten weitergegeben oder offengelegt werden, den Zweck der Speicherung und Verarbeitung und die geplante Speicherdauer)
-Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
-Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
-Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
-Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
-Recht auf Widerspruch, Art. 7 Abs.3 DSGVO
Eine weitere Prüfung von Datenschutzbestimmungen durch die Datenschutzbeauftragte des BMG vor Vertragsabschluss wird nicht ausgeschlossen.
4. Taxicoupons
Es werden dem BMG Taxicoupons zur Verfügung gestellt. Diese können jederzeit vom Referat Z 31, innerer Dienst, nachbestellt werden. Nach Beendigung der Fahrt verbleibt der Taxicoupon beim Taxifahrer, sodass der Fahrgast, hier Beschäftigte des BMG, nicht in Vorleistung für die Taxifahrt gehen muss, sondern die Bezahlung der Fahrt durch Abgabe des Taxicoupons ersetzt wird. Die Begleichung der Fahrt (Abrechnung) erfolgt demnach wie bei Punkt 5 beschrieben mit dem BMG über eine dienstlich hinterlegte Kostenstelle in Form einer monatlichen Sammelabrechnung.
Der Taxicoupon muss mindestens enthalten:
-Stempel/Name des Taxiunternehmens,
-Name des Fahrers,
-Name und Unterschrift des Fahrgastes,
-Datum und Uhrzeit der Fahrt,
-Grund der Fahrt,
-Fahrtstrecke (Anschriften),
-Gesamtpreis,
-Belegnummer.