Lieferung und Inbetriebnahme eines Berufungs- und Bewerbermanagementsystems

Nationale Ausschreibung nach VOL/A Öffentliche Ausschreibung Vergabenr. A 05/4300/24 a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle: Name und Anschrift: Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden Friedrich-List-Platz 1 01069 Dresden Deutschland Telefonnummer: +49 351-4622745 Telefaxnummer: E-Mail-Adresse: einkauf@htw-dresden.de Internet-Adresse: http://www.htw-dresden.de Zuschlagserteilende Stelle: Siehe oben b) Art der Vergabe (§ 3 VOL/A): Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung c) Angebote können abgegeben werden: elektronisch mit fortgeschrittener Signatur elektronisch mit qualifizierter Signatur Anschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote: ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen) d) Art und Umfang sowie Ort der Leistung: Art der Leistung: Lieferung und Inbetriebnahme einer digitalen, benutzerfreundlichen und transparenten Berufungs- und Bewerbermanagementsystems als SaaS-Lösung, mit einer für den Bewerber attraktiven Möglichkeit der medienbruchfreien Einreichung einer Bewerbung. Menge und Umfang: Kurztext zur Leistungsbeschreibung Lieferung und Inbetriebnahme eines Berufungs- und Bewerbermanagementsystems Die detaillierte Leistung zu den Positionen ist der Leistugsbeschreibung, siehe Anlage der Ausschreibung, zu entnehmen. 1. Allgemeine Angaben 1.1. Kurzportrait Die HTW Dresden veröffentlicht jährlich durchschnittlich 200 Stellenausschreibungen für Professorinnen und Professoren sowie tarifliche Beschäftigte. 1.2. Anlass Mit der Einführung eines digitalen, benutzerfreundlichen und transparenten Berufungs- und Bewerbermanagementsystems als SaaS-Lösung soll zum einem der zur Zeit sehr papierlastige Prozess abgelöst und für Bewerber eine attraktive Möglichkeit der medienbruchfreien Ein-reichung einer Bewerbung geboten werden. 2. Leistungsbeschreibung 2.1. Kurzbeschreibung der zu erbringenden Leistung Zur Einführung eines webbasierten standardisierten Berufungs- und Bewerbermanagementsystems als SaaS-Lösung, zur Digitalisierung der Stellenbesetzungsverfahren an der HTWD, werden folgende Leistungen für die Implementierung- und Rolloutphase ausgeschrieben: 1) Unterstützung des Projektmanagements des Auftraggebers 2) Konfiguration der Software (Customizing) unter Berücksichtigung von Optimierungspotenzialen an die fachlichen und technischen Anforderungen 3) Durchführung von Schulungen der Fachanwender sowie der Fachadministratoren 4) Bereitstellung des Berufungs- und Bewerbermanagementsystems (Lizenzen, Kapazitäten des Rechenzentrums/IT-Plattform) zur mietweisen Nutzung als SaaS-Lösung 5) Softwarepflege (Durchführung von Supportleistungen) 6) Migration der Daten zum Vertragsende (Migration in ein anderes Verfahren und/oder zu einem anderen Betreibermodell) Es werden folgende grundlegende funktionale Anforderungen an das ausgeschriebene System gestellt: Übermittlung der Bewerbung mittels browserbasiertem Online-Formular inkl. der Möglichkeit des Uploads von Anhängen, über Soziale Medien (mindestens Xing und LinkedIn) sowie Messengerdienste (z.B. WhatsApp) CV-Parsing (Auslesen und Indexieren von Lebensläufen) Elektronische Kommunikation und Koordination Verwaltung von Initiativbewerbungen, Talentpools Scoring-Funktion (Matching von Kenntnissen und Stellenvoraussetzungen) Berufungsmonitor bzw. Status-Monitor für Bewerbende Rollen- und Rechtemanagement zur Einbeziehung von internen und externen (nicht an der HTWD beschäftigt) Mitgliedern der Berufungs- und Auswahlkommission Multiuserfähiges System 2.2. Lizenzkosten für ein Jahr, für eine Vertragsdauer von gesamt 4 Jahren Lizenzkosten beinhalten die Software-Miete für die in der Leistungsbeschreibung geforderten technischen Mindestanforderungen sowie Hosting, Systembetrieb und Wartung. Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien an das Berufungs- und Bewerbungsmanagementsystem sind gemäß der Anlage 1 zur Leistungsbeschreibung (Excel Arbeitsmappe in den Tabellenblättern 2.2.1 - 2.2.14) zu bewerten und dem Angebot beizufügen. Folgende Prozessschritte sind vom Berufungs- und Bewerbermanagementsystem abzubilden: Bildung von Berufungs- und Auswahlkommissionen (Details siehe Position 2.2.6) Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen in mehreren Portalen (Details siehe Position 2.2.7 und 2.2.8) Entgegennahme von Bewerbungen auf aktive Berufungs- bzw. Stellenbesetzungsverfahren und Initiativbewerbungen (Details siehe Position 2.2.9) Erstellung eines Bewerberspiegels/Verwaltung von Bewerbern (Details siehe Position 2.2.10) Beurteilung/Bewertung der eingereichten Bewerbungsunterlagen (Details siehe Positi-on 2.2.11) Kommunikation mit Bewerbern und Berufungs-/Auswahlkommission (Details siehe Position 2.2.12) Statistische Auswertungen/Berichtswesen (Details siehe Position 2.2.13) Löschen von Unterlagen gem. geltender Gesetze/Löschkonzept (siehe Position 2.2.14) 2.3. Inbetriebnahme 2.3.1 Initiale vollfunktionsfähige Einrichtung des Systems (Customizing, Sonderprogrammierungen, Anpassungen) 2.3.2 Schulung für Fachadministratoren Die Fachadministratoren (bis zu fünf Personen) sind vom Auftragnehmer in deutscher Sprache am Sitz des Auftraggebers, in Präsenz oder online zu schulen, inkl.. Schulungsmaterialien. 2.4. Kundenservice für ein Jahr, für eine Vertragsdauer von gesamt 4 Jahren 2.5. Aktualisierungen, Updates, Sicherheitsupdates für ein Jahr, für eine Vertragsdauer von gesamt 4 Jahren 3. Bewertungskriterien Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, ermittelt aus dem Ergebnis der Bewertung der inhaltlichen und funktionalen Mindestanforderungen (35%), der Bieterpräsentation (35%) sowie dem Preis (30%). Das Verfahren wird in zwei Stufen durchgeführt: Stufe 1: Vorauswahl anhand der eingereichten Unterlagen und Eignungsprüfung (inkl. vollständig ausgefüllter Anlage 1 Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien, Tabellenblatt 2.2.1 - 2.2.14) Stufe 2: Bieterpräsentation - Die geeignetsten 4 Bieter aus Stufe 1 werden im Zeit-raum 17. KW bis Ende 18. KW zu einer Präsentation (Dauer maximal 60 Minuten einschließlich Diskussionsteil) aufgefordert. (Details Anlage 2 Anforderungen an die Bieterpräsentation) Es sind mindestens zwei Referenzen vergleichbarer Projekte aus deutschen Hochschulen und/oder Universitäten sowie mindestens eine Referenz aus der Industrie zu benennen. Ihrem Angebot sind folgende Unterlagen beizufügen: Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO Liste der Unterauftragsverarbeiter und zugehörige Verträge zur Auftragsverarbeitung Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 2 der DSGVO Nennung des für den Auftragnehmer zuständigen Datenschutzbeauftragten und dessen Kontaktdaten Datenschutz-Informationstext für Bewerbende Nachweis einer abgeschlossenen Zertifizierung nach DIN ISO/I oder BSI- Grundschutz-Standard 4. Zeitplan - Abschluss nach 9 Wochen nach Auftragserteilung 5. Schlusbemerkung - Meldung Unklarheiten in Vergabeunterlagen an Auftraggeber Ort der Leistung: Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden Friedrich-List-Platz 1 01069 Dresden Deutschland e) Losaufteilung: Losweise Vergabe: Nein Angebote sind möglich für: die Gesamtleistung f) Nebenangebote sind nicht zugelassen g) Liefer-/Ausführungsfrist: Beginn: 19.06.2024 Ende: 02.08.2024 Nach Auftragserteilung spätestens nach Ablauf von 6 Wochen das Basissystem zur Verfügung zu stellen. Innerhalb der ersten 3 Wochen nach Auftragserteilung ist die Schulung für die Fachadministratoren durchzuführen. Die Einrichtung des ausgeschriebenen Systems ist mindestens hinsichtlich Erstellung von Templates im Corporate Design und Einspielung benötigter Daten für die Erstellung des Rollen- und Rechtmanagements spätestens 9 Wochen nach Auftragserteilung abzuschließen. h) Stelle zur Anforderung der Vergabeunterlagen: Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen eingesehen werden können: Anschrift: Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden Friedrich-List-Platz 1 01069 Dresden Deutschland i) Ablauf der Angebots- und Bindefrist: Angebote sind einzureichen bis: 14.03.2024 13:00 Ablauf der Bindefrist: 19.06.2024 j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: k) Wesentliche Zahlungsbedingungen: Die Rechnungsbegleichung erfolgt nach Erbringung und Abnahme der Gesamtleistung. l) Unterlagen zur Eignungsprüfung: Liste der vorzulegenden Unterlagen: Fragebogen zur Firma, Eigenerklärung zur Eignung der Firma Zertifikate, Nachweise und Dokumente gemäß Leistungsbeschreibung Position 3 n) Angabe der Zuschlagskriterien: Der niedrigste Preis Nein Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die nachstehenden Kriterien: 1 Preis (30%), 2 Mindestanforderungen und Ausschlusskriterien, siehe Tabellenblätter Anlage 1 (35%), 3 Bieterpräsentation nach Anlage 2 (35%) Software,IT-Systemdienstleistungen