Mehr Angebote, mehr Druck: Wie KI den Wettbewerb in der öffentlichen Vergabe verändert

Der Wettbewerb kehrt zurück, ob man will oder nicht

Die Ausgangslage ist bekannt und schlecht. Laut Sonderbericht des Europäischen Rechnungshofs entfiel zuletzt fast jeder zweite Auftrag (42 Prozent) auf Verfahren mit nur einem einzigen Bieter, doppelt so viele wie noch 2011. Die durchschnittliche Zahl der Angebote pro Verfahren hat sich im gleichen Zeitraum von etwa sechs auf drei halbiert. Wo niemand gegenhält, zahlt am Ende der Steuerzahler drauf.

Schuld war selten fehlendes Interesse, sondern vielmehr der Aufwand für die Unternehmen. Eine ernsthafte Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren bindet schnell ein bis zwei Vollzeitkräfte. Das Institut für Mittelstandsforschung beziffert die Kosten je Bauausschreibung für die kleinsten Betriebe auf rund 3.000 Euro, bei komplexen IT-Vergaben sehen wir in der Praxis bis zu 100.000 Euro. Für viele kleine Anbieter war die Rechnung simpel: zu teuer, zu unsicher, zu wenig ROI.

KI dreht diese Rechnung um. Wenn Analyse, Konzepte und Bieterfragen 40 bis 70 Prozent weniger Zeit kosten, rechnet sich plötzlich die Teilnahme an Verfahren, bei denen man früher gepasst hätte. So bekommt die Kommune, die seit zwanzig Jahren denselben Anbieter für die Installation ihrer Straßenbeleuchtung beauftragt, auf einmal zwei weitere Angebote. Gut für den Markt. Unbequem für den, der bisher allein am Tisch saß.

Warum der Druck auf Unternehmen steigt

Auch wer heute noch komfortabel gewinnt, gerät künftig unter Zugzwang. Sobald die Konkurrenz KI nutzt und schneller, sauberer und günstiger anbietet, wird Stillstand zum Risiko. Der alte Vorsprung großer Anbieter mit eingespielten Bid-Teams, die Unterlagen schnell aufbereiten, verliert an Wert. Genau diese Aufbereitung automatisiert KI heute.

Wer mithalten will, muss zwei Dinge tun. Erstens den eigenen Funnel öffnen und an mehr Verfahren teilnehmen, statt nur die bekannten und vermeintlich sicheren mitzunehmen. Zweitens den Wettbewerb nach vorne verlagern: Wer war bei der Markterkundung dabei, kennt den Auftraggeber und erkennt Signale früh genug? In unserer Kundenbefragung sagen rund 30 Prozent der Bieter, sie geben nur noch ein Angebot ab, wenn es vorher Kundenkontakt gab. Die Angebotserstellung wird einfacher, der Kampf um die gute Ausgangsposition härter.

Warum der Druck auf Vergabestellen genauso steigt

Auf der anderen Seite des Tisches steigt der Druck im gleichen Maße und aus den gleichen Gründen, nur umgekehrt. In technologieaffinen Branchen nimmt die Zahl der Angebote und Bieterfragen spürbar zu. KI-generierte Konzepte und Bieterfragen werden zur Regel und sind schon lange nicht mehr die Ausnahme. Einige Vergabestellen reagieren, indem sie Konzepte als Bewertungskriterium streichen und auf eine reine Preisbewertung setzen, weil die Auswertung sonst nicht mehr zu schaffen ist. Zum Leidwesen ihrer Fachabteilungen.

Dieses Vorgehen ist nachvollziehbar, aber der falsche Hebel für eine wirtschaftliche Vergabe. Ein gutes Konzept bleibt ein sinnvolles Bewertungskriterium für komplexe Fragestellungen, auch wenn KI mitgeschrieben hat, solange die Anforderungen erfüllt sind und Referenzen vorliegen. Die sinnvolle Konsequenz aus dieser Entwicklung sollte anders lauten: Wenn die Angebotsmenge steigt, müssen auch Vergabestellen KI für die Auswertung einsetzen. Bund und Länder haben das erkannt und erproben den KI-Einsatz im Rahmen der Modernisierungsagenda bis Ende 2026.

Was jetzt zu tun ist

Genau hier setzt Procure AI auf der Einkäuferseite an, während BidFix die Bieterseite unterstützt. Der gemeinsame Nenner beider Seiten ist simpel: Der Druck verschwindet nicht, also muss man ihn beherrschbar machen. Für Unternehmen heißt das, KI einzusetzen, um mehr und bessere Angebote in kürzerer Zeit abzugeben, statt sich auf bestehenden Beziehungen auszuruhen. Für Vergabestellen heißt das, die Angebotsflut mit denselben Werkzeugen auszuwerten, statt Qualitätskriterien über Bord zu werfen.

Mehr Wettbewerb war immer das Ziel der öffentlichen Vergabe. KI liefert ihn jetzt frei Haus. Die einzige offene Frage ist, wer sich schnell genug transformiert, um damit in Zukunft umzugehen.