Wer schreibt Digitalisierung aus?
Öffentliche Auftraggeber, die zuletzt am häufigsten Digitalisierung-Vergaben veröffentlicht haben.
Was wird bei Digitalisierung ausgeschrieben?
E-Akte
Einführung elektronischer Aktenführung
Online-Dienste
Digitale Bürgerservices
Dokumentenmanagement
DMS-Systeme und Workflows
Prozessdigitalisierung
Digitalisierung von Verwaltungsprozessen
Digitalisierung Ausschreibungen: das sollten Bieter wissen
Wie Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung vergeben werden
Digitalisierungsprojekte übertragen analoge Verwaltungsprozesse in digitale Verfahren, von der elektronischen Akte über Online-Anträge bis zur Prozessautomatisierung, häufig getrieben durch das Onlinezugangsgesetz. Öffentliche Auftraggeber vergeben dabei Beratung, Konzeption, Softwareeinführung und Change-Begleitung, oft als Gesamtpaket. Weil Lösungswege zu Beginn offen sind, dominiert oberhalb der Schwellenwerte das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, bei komplexen Vorhaben der wettbewerbliche Dialog, unterhalb die UVgO. Länder und kommunale Rechenzentren nutzen Rahmenvereinbarungen, aus denen Kommunen fertige Bausteine und Beratungsleistungen abrufen, teils über das Prinzip Einer für Alle. Nach der Bekanntmachung folgen Teilnahmewettbewerb, Angebot und Verhandlung bis zum Zuschlag. Vertraglich kommen je nach Anteil EVB-IT Dienstleistung, Erstellung oder Systemverträge zum Einsatz.
Rechtsrahmen und Nachweise für Digitalisierungsdienstleister
Digitalisierungsleistungen werden als Dienstleistungen nach VgV oberhalb und UVgO unterhalb der EU-Schwellenwerte vergeben, fachlich gerahmt von Onlinezugangsgesetz, E-Government-Gesetzen und den Standards für elektronische Verwaltungsarbeit. Auftraggeber prüfen die Eignung über Referenzen vergleichbarer Verwaltungsdigitalisierungen, die Qualifikation von Beratern und Projektleitung sowie Erfahrung mit gängigen Fachverfahren und Schnittstellen. Regelmäßig gefordert sind ISO 27001, DSGVO-konforme Verarbeitung, Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und die Nutzung offener Standards für Interoperabilität. Gewertet wird nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, wobei Umsetzungskonzept, Nutzerorientierung und Nachnutzbarkeit stark einfließen. Vertraglich sichern die EVB-IT je nach Leistungsanteil Nutzungsrechte, Abnahme und Pflege, damit die eingeführten Verfahren dauerhaft betrieben und an rechtliche Änderungen angepasst werden können.
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Häufige Fragen zu Digitalisierung
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Die Anforderungen variieren je nach Auftrag. Typischerweise werden Fachkenntnisse, Referenzprojekte ähnlicher Größe, entsprechende Zertifizierungen, Versicherungsnachweise und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit geprüft. Details finden Sie in den jeweiligen Vergabeunterlagen.
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