eForms: EU-Standardformulare für Vergabebekanntmachungen
Definition
eForms sind die seit Oktober 2023 verbindlichen, standardisierten elektronischen Formulare der EU für Vergabebekanntmachungen. Sie ersetzen die bisherigen TED-Standardformulare und ermöglichen eine strukturierte, maschinenlesbare Erfassung aller Bekanntmachungsdaten.
Das Wichtigste in Kürze
- eForms sind seit dem 25. Oktober 2023 das verbindliche Format für alle EU-weiten Vergabebekanntmachungen und ersetzen die bisherigen 25 Standardformulare.
- Die Rechtsgrundlage bildet die EU-Durchführungsverordnung 2019/1780, die einen einheitlichen, maschinenlesbaren Datenstandard für alle EU-Mitgliedstaaten definiert.
- Deutschland hat mit eForms-DE eine nationale Anpassung entwickelt, die deutsche Besonderheiten im Vergaberecht berücksichtigt.
Was sind eForms?
eForms (electronic Forms) sind die neuen EU-Standardformulare für die Erstellung und Veröffentlichung von Vergabebekanntmachungen. Sie ersetzen die bisherigen 25 Standardformulare (sogenannte TED-Formulare), die seit 2015 für EU-weite Vergabebekanntmachungen verwendet wurden.
Das Ziel von eForms ist die Standardisierung, Digitalisierung und Verbesserung der Datenqualität im europäischen Vergabewesen. Durch ein einheitliches, maschinenlesbares Format sollen Vergabebekanntmachungen EU-weit besser durchsuchbar, vergleichbar und auswertbar werden.
Die Rechtsgrundlage bildet die EU-Durchführungsverordnung 2019/1780, die am 25. Oktober 2019 veröffentlicht wurde. Nach einer Übergangsphase ist die Anwendung von eForms seit dem 25. Oktober 2023 für alle EU-Mitgliedstaaten verbindlich.
eForms betreffen alle Bekanntmachungsarten im EU-Vergaberecht:
- •Vorinformation (Prior Information Notice)
- •Auftragsbekanntmachung (Contract Notice)
- •Ex-post-Bekanntmachung (Contract Award Notice)
- •Ex-ante-Transparenzbekanntmachung (Voluntary Ex-Ante Transparency Notice)
- •Berichtigungsbekanntmachungen (Change Notices)
Für Bieter bedeutet eForms in erster Linie eine verbesserte Auffindbarkeit von Ausschreibungen und eine höhere Datenqualität bei den veröffentlichten Informationen.
Von den alten TED-Formularen zu eForms
Die Einführung von eForms war eine umfassende Reform der Vergabebekanntmachung in der EU, die einen jahrelangen Entwicklungsprozess durchlief.
Die bisherige Situation (vor Oktober 2023):
Bis zur Einführung von eForms wurden EU-weite Vergabebekanntmachungen über 25 verschiedene Standardformulare erstellt, die als Anhang zur EU-Durchführungsverordnung 2015/1986 definiert waren. Diese Formulare hatten mehrere Schwächen:
- •Begrenzte Maschinenlesbarkeit: Viele Felder waren Freitextfelder ohne standardisierte Kodierung
- •Inkonsistente Umsetzung: Die EU-Mitgliedstaaten interpretierten die Formulare unterschiedlich
- •Fehlende Datentiefe: Wichtige Informationen (z. B. zu Nachhaltigkeit, KMU-Beteiligung) konnten nicht strukturiert erfasst werden
- •Veraltete Technologie: Die Formulare basierten auf einer überholten technischen Architektur
Was eForms anders macht:
- •Einheitliches Datenmodell: Alle Informationen werden in einem standardisierten Schema erfasst, das auf Geschäftsbegriffen (Business Terms) basiert
- •Kodifizierte Werte: Statt Freitext werden Codelisten verwendet (z. B. für Verfahrensarten, Zuschlagskriterien, Ausschlussgründe)
- •Modularer Aufbau: Die eForms sind modular strukturiert und können verschiedene Bekanntmachungstypen abbilden
- •XML-basiert: Die Daten werden im UBL-XML-Format (Universal Business Language) übertragen
- •Mehr Datenfelder: eForms umfassen deutlich mehr Informationsfelder als die alten Formulare, insbesondere zu Nachhaltigkeit, Innovation und KMU-Freundlichkeit
Zeitplan der Einführung:
- •Oktober 2019: Veröffentlichung der EU-Durchführungsverordnung 2019/1780
- •November 2020: Veröffentlichung des ersten eForms-SDK (Software Development Kit)
- •Oktober 2022: Freiwillige Nutzung von eForms möglich
- •25. Oktober 2023: Verpflichtende Anwendung in allen EU-Mitgliedstaaten
Struktur und Aufbau von eForms
eForms basieren auf einem hierarchischen Datenmodell, das alle Informationen einer Vergabebekanntmachung in strukturierter Form abbildet.
Grundstruktur:
eForms organisieren die Bekanntmachungsdaten in sogenannten Geschäftsbegriffen (Business Terms, BT), die in Gruppen (Groups, BG) zusammengefasst sind. Jeder Geschäftsbegriff hat eine eindeutige Kennung.
Beispiele für Geschäftsbegriffe:
- •BT-21: Titel der Bekanntmachung
- •BT-23: Hauptklassifizierung (CPV-Code)
- •BT-27: Geschätzter Auftragswert
- •BT-36: Vertragslaufzeit
- •BT-131: Angebotsfrist
- •BT-712: Nachhaltigkeitskriterium
Bekanntmachungstypen:
eForms definieren verschiedene Subtypes, die den jeweiligen Bekanntmachungstyp abbilden:
SDK (Software Development Kit):
Das eForms-SDK stellt die technische Spezifikation bereit, auf deren Basis Softwarehersteller ihre Vergabeplattformen und Bekanntmachungssysteme entwickeln. Es umfasst:
- •XML-Schemata (XSD) für die Datenvalidierung
- •Codelisten für standardisierte Werte
- •Schematron-Regeln für die Geschäftslogik
- •Visualisierungsvorlagen
Das SDK wird regelmäßig aktualisiert. Jede neue Version kann zusätzliche Felder einführen oder bestehende Regeln anpassen.
Deutsche Umsetzung: eForms-DE
Deutschland hat die EU-eForms-Vorgaben durch eine nationale Anpassung, eForms-DE, umgesetzt. Diese berücksichtigt die Besonderheiten des deutschen Vergaberechts und ergänzt den EU-Standard um nationale Anforderungen.
Koordination und Verantwortung:
Die Koordination der deutschen eForms-Umsetzung liegt beim Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz (BMWK) in Zusammenarbeit mit dem Beschaffungsamt des BMI und dem Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖÖE).
Nationale Erweiterungen (eForms-DE):
eForms-DE erweitert den EU-Standard um:
- •Nationale Codelisten: z. B. für Bundesländer, Vergabestellen, deutsche Verfahrensbesonderheiten
- •Zusätzliche Geschäftsbegriffe: Informationen, die im deutschen Vergaberecht relevant, aber im EU-Standard nicht vorgesehen sind
- •Validierungsregeln: Nationale Prüfregeln, die sicherstellen, dass die Bekanntmachungen den deutschen Vergabevorschriften entsprechen
Betroffene Plattformen:
Alle deutschen Vergabeplattformen mussten ihre Systeme auf eForms-DE umstellen:
- •Bundesebene: evergabe-online.de, service.bund.de
- •Länderebene: Vergabe.NRW, Vergabe.Bayern, HAD (Hessen) und weitere
- •Softwareanbieter: Alle E-Vergabe-Softwareanbieter (z. B. cosinex, subreport, AI Vergabemanager)
Vermittlungsdienst (eSender):
Der Datenservice Öffentlicher Einkauf (DÖÖE) fungiert als zentraler Vermittlungsdienst zwischen den deutschen Vergabeplattformen und TED. Er nimmt die Bekanntmachungen im eForms-DE-Format entgegen, validiert sie, überführt sie in das EU-eForms-Format und übermittelt sie an TED.
Herausforderungen bei der Umstellung:
Die Umstellung auf eForms war für alle Beteiligten eine erhebliche Herausforderung:
- •Vergabestellen mussten neue Workflows erlernen
- •Softwareanbieter mussten ihre Systeme grundlegend überarbeiten
- •Die erhöhte Datentiefe erfordert einen höheren Aufwand bei der Erstellung von Bekanntmachungen
Auswirkungen für Bieter
Für Bieter bringt die Einführung von eForms sowohl Vorteile als auch praktische Änderungen mit sich.
Vorteile für Bieter:
1. Bessere Auffindbarkeit von Ausschreibungen
Durch die standardisierte Kodierung aller Daten werden Suchergebnisse auf TED und nationalen Plattformen präziser. Bieter können gezielter nach relevanten Ausschreibungen filtern, z. B. nach:
- •Spezifischen CPV-Codes
- •Auftragswertklassen
- •Verfahrensarten
- •Nachhaltigkeitskriterien
- •KMU-freundlichen Aufträgen
2. Höhere Informationsqualität
eForms erfassen deutlich mehr Informationen als die bisherigen Formulare. Bieter erhalten umfassendere Angaben zu:
- •Zuschlagskriterien und deren Gewichtung
- •Eignungsanforderungen
- •Nachhaltigkeits- und Innovationskriterien
- •Losstruktur und Teilnahmemöglichkeiten
3. Verbesserte Vergleichbarkeit
Durch standardisierte Codelisten werden gleichartige Informationen einheitlich kodiert. Das erleichtert den systematischen Vergleich verschiedener Ausschreibungen.
4. Automatisierte Verarbeitung
Die maschinenlesbare Struktur ermöglicht die automatisierte Analyse von Bekanntmachungen durch Softwaretools. Plattformen wie Bidfix können eForms-Daten strukturiert aufbereiten und Bietern relevante Ausschreibungen gezielter empfehlen.
Praktische Tipps:
- •Aktualisieren Sie Ihre Suchprofile auf Vergabeplattformen, um die neuen Filtermöglichkeiten der eForms zu nutzen
- •Machen Sie sich mit den neuen Datenfeldern vertraut, insbesondere zu Nachhaltigkeitskriterien und KMU-Regelungen
- •Nutzen Sie die verbesserte Datenqualität für Ihre Marktanalyse und Wettbewerbsbeobachtung
- •Beachten Sie, dass Auftraggeber mehr Informationen in der Bekanntmachung angeben, lesen Sie die Bekanntmachung daher sorgfältig, bevor Sie die Vergabeunterlagen anfordern
FAQ
Was sind eForms und seit wann gelten sie?
eForms sind die neuen, standardisierten elektronischen Formulare der EU für Vergabebekanntmachungen. Sie sind seit dem 25. Oktober 2023 für alle EU-Mitgliedstaaten verbindlich und ersetzen die bisherigen 25 TED-Standardformulare. Die Rechtsgrundlage bildet die EU-Durchführungsverordnung 2019/1780.
Was ändert sich für Bieter durch eForms?
Für Bieter verbessert sich vor allem die Auffindbarkeit und Qualität der Informationen in Vergabebekanntmachungen. Durch standardisierte Kodierung und mehr Datenfelder können Ausschreibungen gezielter gesucht und besser verglichen werden. Bieter erhalten umfassendere Angaben zu Zuschlagskriterien, Eignungsanforderungen und Nachhaltigkeitskriterien.
Was ist eForms-DE?
eForms-DE ist die deutsche Anpassung des EU-eForms-Standards. Sie berücksichtigt Besonderheiten des deutschen Vergaberechts und ergänzt den EU-Standard um nationale Codelisten, zusätzliche Datenfelder und Validierungsregeln. eForms-DE wurde vom Bundeswirtschaftsministerium in Zusammenarbeit mit dem Datenservice Öffentlicher Einkauf entwickelt.
Welche Bekanntmachungsarten werden durch eForms abgedeckt?
eForms decken alle Bekanntmachungsarten im EU-Vergaberecht ab: Vorinformationen, Auftragsbekanntmachungen, Ex-post-Bekanntmachungen, Ex-ante-Transparenzbekanntmachungen, Berichtigungsbekanntmachungen sowie verschiedene Sonderformen für Sektoren- und Konzessionsvergaben.
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Auftragsbekanntmachung
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