Vergabedokumente

GAEB: Datenaustausch-Standard für Bauausschreibungen erklärt

Definition

GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ist der deutsche Standard für den elektronischen Datenaustausch bei Bauausschreibungen. GAEB-Dateien ermöglichen die strukturierte Übermittlung von Leistungsverzeichnissen, Angeboten und Abrechnungen zwischen Auftraggebern, Bietern und Planern.

Das Wichtigste in Kürze

GAEB ist der deutsche Standard für den elektronischen Datenaustausch im Bauwesen. Er definiert einheitliche Dateiformate für Leistungsverzeichnisse, Angebote, Auftragserteilungen und Abrechnungen.
Die wichtigsten GAEB-Dateitypen sind D83/X83 (Angebotsaufforderung mit Leistungsverzeichnis), P83 (Angebotsabgabe mit Preisen), D84/X84 (Auftragserteilung) und D86/X86 (Aufmaß und Abrechnung).
Für die Bearbeitung von GAEB-Dateien benötigen Bieter spezielle AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) wie ORCA AVA, California.pro, iTWO oder kostenlose GAEB-Viewer.

Was ist GAEB?

GAEB steht für Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen. Dieser Ausschuss, getragen vom Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen sowie maßgeblichen Verbänden der Bauwirtschaft, entwickelt und pflegt den gleichnamigen Datenaustausch-Standard für das Bauwesen.

Der GAEB-Standard definiert einheitliche Datenformate für den elektronischen Austausch von:

•Leistungsverzeichnissen (LV) in Bauausschreibungen
•Angeboten mit bepreisten Positionen
•Auftragserteilungen und Nachträgen
•Aufmaßen und Abrechnungen
•Kostenschätzungen und Kostenberechnungen

Für Unternehmen, die an öffentlichen Bauausschreibungen teilnehmen, ist der GAEB-Standard unverzichtbar. Die meisten öffentlichen Auftraggeber stellen ihre Leistungsverzeichnisse im GAEB-Format bereit und erwarten Angebote im entsprechenden Rückgabeformat. Die VOB/A fordert eine eindeutige und erschöpfende Leistungsbeschreibung, und der GAEB-Standard stellt sicher, dass diese strukturiert und maschinenlesbar übermittelt wird.

Die Vorteile des GAEB-Standards sind:

•Einheitlichkeit: Alle Beteiligten (Auftraggeber, Planer, Bieter) arbeiten mit dem gleichen Datenformat
•Fehlerreduktion: Keine manuelle Übertragung von Positionen und Mengen
•Effizienz: Automatisierte Übernahme der LV-Daten in die Kalkulationssoftware
•Rechtskonformität: Strukturierte Angebotsabgabe gemäß den Anforderungen der VOB
•Durchgängigkeit: Vom LV über das Angebot bis zur Abrechnung ein einheitliches Datenmodell

GAEB-Dateiformate im Überblick

Der GAEB-Standard definiert verschiedene Austauschphasen, die den gesamten Lebenszyklus einer Bauausschreibung abdecken. Jeder Phase ist ein bestimmter Dateityp zugeordnet.

Austauschphase 81: Kostenschätzung / Kostenberechnung

•D81 / X81: Enthält eine Kostenstruktur mit Mengen und geschätzten Preisen, wird in der Planungsphase verwendet

Austauschphase 82: Leistungsverzeichnis (ohne Preise)

•D82 / X82: Leistungsverzeichnis mit Positionen und Mengenangaben, aber ohne Einheitspreise; wird intern zur Abstimmung verwendet

Austauschphase 83: Angebotsaufforderung und Angebotsabgabe

•D83 / X83: Die wichtigste GAEB-Datei für Bieter. Enthält das vollständige Leistungsverzeichnis mit allen Positionen, Mengen, Einheiten und Langtexten, aber ohne Preise. Der Auftraggeber stellt diese Datei als Teil der Vergabeunterlagen bereit.
•P83: Die Rückgabedatei des Bieters. Sie enthält das Leistungsverzeichnis mit den eingetragenen Einheitspreisen und Gesamtpreisen. Der Bieter füllt die Preisfelder aus und gibt die P83-Datei als Angebotsbestandteil ab.

Austauschphase 84: Auftragserteilung / Nebenangebot

•D84 / X84: Enthält das Leistungsverzeichnis mit den beauftragten Preisen und dient als Grundlage für den Bauvertrag

Austauschphase 85: Nachtrag

•D85 / X85: Austausch von Nachtragsleistungsverzeichnissen für geänderte oder zusätzliche Leistungen

Austauschphase 86: Aufmaß und Abrechnung

•D86 / X86: Enthält Aufmaßdaten und Mengenberechnungen für die Abrechnung der ausgeführten Bauleistungen

Austauschphase 89: Bestandsverzeichnis

•D89 / X89: Dokumentation des Ist-Zustands für Wartung und Facility Management

Die Buchstaben vor der Phasennummer kennzeichnen das technische Format:

•D: Älteres GAEB-Format (GAEB 90, GAEB 2000)
•X: Modernes XML-basiertes Format (GAEB DA XML 3.x), seit 2004 der Standard
•P: Preisdatei (Rückgabedatei des Bieters mit eingetragenen Preisen)

GAEB-Versionen: GAEB 90, GAEB 2000 und GAEB DA XML

Der GAEB-Standard hat sich über die Jahrzehnte weiterentwickelt. Drei Versionen sind in der Praxis relevant:

GAEB 90

Die älteste noch verbreitete Version, veröffentlicht 1990. Sie verwendet ein proprietäres, zeilenorientiertes Datenformat mit festen Feldlängen. GAEB-90-Dateien haben typischerweise die Endung .d83, .d84 oder .d86 (in Kleinbuchstaben).

Merkmale:

•Fixe Satzstruktur mit 80 Zeichen pro Zeile
•Begrenzte Zeichenanzahl für Positionstexte
•Keine Unterstützung für Sonderzeichen und Formatierungen
•Wird noch von einigen älteren Vergabestellen verwendet

GAEB 2000

Eine Weiterentwicklung von GAEB 90 mit erweiterter Zeichensatzunterstützung und längeren Textfeldern. Das Dateiformat ist weiterhin proprietär. GAEB-2000-Dateien verwenden ebenfalls die Endungen .D83, .D84, etc. (in Großbuchstaben).

GAEB DA XML (GAEB XML 3.x)

Die aktuelle Version, eingeführt 2004, basiert auf dem XML-Standard und ist die empfohlene Version für neue Ausschreibungen. Dateien haben die Endung .X83, .X84, .X86 etc.

Vorteile gegenüber den Vorgängerversionen:

•Offenes XML-Format, maschinenlesbar und validierbar
•Unbegrenzte Textlängen für Positionsbeschreibungen
•Unterstützung von Formatierungen (fett, kursiv, Listen)
•Einbettung von Bildern und Verweisen
•Internationale Zeichensatzunterstützung (UTF-8)
•Bessere Fehlerprüfung durch XML-Schema-Validierung

In der Praxis werden alle drei Versionen noch verwendet. Bieter sollten sicherstellen, dass ihre Software alle gängigen GAEB-Versionen lesen und schreiben kann. Die meisten modernen AVA-Programme unterstützen alle Versionen und konvertieren bei Bedarf automatisch.

Software für die Bearbeitung von GAEB-Dateien

Für die Bearbeitung von GAEB-Dateien benötigen Bieter spezielle AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) oder zumindest einen GAEB-Viewer.

Professionelle AVA-Software

Diese Programme bieten den vollen Funktionsumfang für Kalkulation, Angebotsbearbeitung und Abrechnung:

•ORCA AVA: Weit verbreitetes AVA-Programm, unterstützt alle GAEB-Versionen, Kalkulation und Angebotsabgabe
•California.pro (G&W Software): Umfassende Bausoftware mit AVA, Kalkulation, Aufmaß und Terminplanung
•iTWO (RIB Software): Enterprise-Lösung für Großunternehmen, 5D-BIM-Integration
•Sidoun Globe: AVA-Software mit integrierter Kalkulation und Nachtragsmanagement
•NOVA AVA: Cloud-basierte AVA-Lösung, browserbasiert ohne Installation
•123erfasst: Mobile Aufmaßlösung mit GAEB-Integration
•Allplan Nevaris: BIM-integrierte AVA- und Baukostenlösung

Kostenlose GAEB-Viewer

Zum reinen Lesen und Prüfen von GAEB-Dateien stehen kostenlose Viewer zur Verfügung:

•GAEB-Viewer (verschiedene Anbieter): Zeigt den Inhalt von GAEB-Dateien an, ohne Bearbeitungsfunktion
•GAEB-Konverter: Wandeln GAEB-Dateien in Excel oder PDF um
•Online-GAEB-Viewer: Browserbasierte Ansicht ohne Installation

GAEB nach Excel und zurück

Viele Bieter möchten GAEB-Dateien in Excel bearbeiten, da sie mit Tabellenkalkulationen vertraut sind. Einige AVA-Programme und spezialisierte Tools ermöglichen den Export von GAEB nach Excel und den Re-Import der bepreisten Daten. Dabei ist Vorsicht geboten: Die Konvertierung kann zu Datenverlust führen, insbesondere bei komplexen Strukturen mit Unterpositionen, Zuschlägen oder Alternativpositionen.

Empfehlung für Bieter: Investieren Sie in eine professionelle AVA-Software, die alle GAEB-Versionen unterstützt. Die Kosten (typischerweise 500 bis 3.000 Euro pro Jahr) amortisieren sich schnell durch Zeitersparnis und reduzierte Fehlerquoten bei der Angebotserstellung.

GAEB in der Praxis: Angebotsbearbeitung Schritt für Schritt

Der typische Ablauf bei einer Bauausschreibung mit GAEB-Dateien sieht folgendermaßen aus:

Schritt 1: GAEB-Datei herunterladen

Der Auftraggeber stellt das Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei (D83 oder X83) über das Vergabeportal bereit. Laden Sie die Datei zusammen mit allen übrigen Vergabeunterlagen herunter.

Schritt 2: Datei in AVA-Software importieren

Öffnen Sie die GAEB-Datei in Ihrer AVA-Software. Das Programm liest die Struktur (Lose, Titel, Positionen), Mengenangaben, Einheiten und Positionstexte ein. Prüfen Sie, ob der Import vollständig und fehlerfrei erfolgt ist.

Schritt 3: Leistungsverzeichnis prüfen

Prüfen Sie das Leistungsverzeichnis sorgfältig:

•Stimmen die Mengenangaben mit den Planunterlagen überein?
•Sind alle Positionen nachvollziehbar beschrieben?
•Gibt es Widersprüche zwischen Kurztext und Langtext?
•Sind Alternativ- und Bedarfspositionen korrekt gekennzeichnet?

Schritt 4: Kalkulation durchführen

Kalkulieren Sie die Einheitspreise für jede Position. Berücksichtigen Sie dabei:

•Materialkosten
•Lohnkosten
•Gerätekosten
•Nachunternehmerkosten
•Gemeinkosten und Gewinn
•Baustelleneinrichtung und Sonderkosten

Schritt 5: Preise eintragen

Tragen Sie die kalkulierten Einheitspreise in die entsprechenden Felder ein. Die AVA-Software berechnet automatisch die Gesamtpreise (Einheitspreis multipliziert mit Menge) und die Angebotsendsumme.

Schritt 6: P83-Datei exportieren

Exportieren Sie das bepreiste Leistungsverzeichnis als P83-Datei. Diese Datei enthält Ihre Angebotspreise im GAEB-Format und wird als Teil des Angebots über die eVergabe-Plattform eingereicht.

Schritt 7: Plausibilitätsprüfung

Prüfen Sie die exportierte P83-Datei vor der Abgabe:

•Sind alle Positionen bepreist (keine leeren Preisfelder)?
•Stimmt die Angebotsendsumme mit Ihrer Kalkulation überein?
•Öffnet sich die Datei fehlerfrei in einem GAEB-Viewer?

Schritt 8: Digitale Angebotsabgabe

Reichen Sie die P83-Datei zusammen mit den übrigen Angebotsunterlagen über die digitale Angebotsabgabe auf der Vergabeplattform ein.

Häufige Probleme und Tipps im Umgang mit GAEB-Dateien

Der Umgang mit GAEB-Dateien birgt einige Stolperfallen, die Bieter kennen sollten:

Versionskompatibilität

Nicht jede Software kann jede GAEB-Version lesen. Wenn Sie eine GAEB-90-Datei mit einer Software öffnen, die nur GAEB DA XML unterstützt, oder umgekehrt, kann es zu Problemen kommen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Software alle gängigen Versionen unterstützt.

Konvertierungsfehler

Beim Konvertieren zwischen GAEB-Versionen (z. B. D83 nach X83) oder beim Export nach Excel und Re-Import können Daten verloren gehen:

•Formatierungen in Langtexten
•Hierarchische Strukturen (Lose, Titel, Untertitel)
•Zuschlagspositionen und Nachlässe
•Alternativ- und Bedarfspositionen

Fehlende Preisangaben

Der häufigste Fehler bei der Angebotsabgabe mit GAEB-Dateien ist das Vergessen einzelner Positionen. Wenn eine Position keinen Einheitspreis enthält, wird sie mit 0,00 Euro bewertet. Dies kann dazu führen, dass Ihr Angebot unrealistisch niedrig erscheint oder dass der Auftraggeber das Angebot wegen fehlender Preise ausschließt.

Rundungsdifferenzen

Bei der automatischen Berechnung der Gesamtpreise können Rundungsdifferenzen auftreten. Prüfen Sie, ob die Summe der Einzelpositionen mit der Angebotsendsumme übereinstimmt.

Bedarfs- und Alternativpositionen

Besondere Positionsarten erfordern besondere Aufmerksamkeit:

•Bedarfspositionen: Werden nur bei Bedarf abgerufen und fließen nicht in die Angebotssumme ein
•Alternativpositionen: Bieten eine Alternative zu einer Grundposition
•Eventualpositionen: Nur bei Eintritt bestimmter Umstände relevant
•Zuschlagspositionen: Prozentuale Zuschläge auf vorherige Positionen

Die korrekte Behandlung dieser Positionsarten in der AVA-Software ist entscheidend für ein korrektes Angebot.

Tipp: Erstellen Sie nach dem Export der P83-Datei immer einen Kontrollausdruck und vergleichen Sie diesen mit Ihrer internen Kalkulation. So erkennen Sie Fehler, bevor das Angebot eingereicht wird.

FAQ

Was ist eine GAEB-Datei?

Eine GAEB-Datei ist eine Datendatei im standardisierten Format des Gemeinsamen Ausschusses Elektronik im Bauwesen. Sie enthält strukturierte Daten zu Leistungsverzeichnissen, Angeboten oder Abrechnungen im Bauwesen. Die häufigsten Dateitypen sind D83/X83 (Leistungsverzeichnis vom Auftraggeber), P83 (bepreistes Angebot des Bieters) und D86/X86 (Aufmaß und Abrechnung).

Welche Software brauche ich für GAEB-Dateien?

Zum Lesen genügt ein kostenloser GAEB-Viewer. Für die professionelle Bearbeitung und Angebotsabgabe benötigen Sie eine AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) wie ORCA AVA, California.pro, iTWO, Sidoun Globe oder NOVA AVA. Diese Programme ermöglichen den Import der GAEB-Datei, die Kalkulation der Preise und den Export der bepreisten P83-Datei.

Was ist der Unterschied zwischen D83 und X83?

D83 und X83 enthalten inhaltlich die gleichen Daten (Leistungsverzeichnis zur Angebotsaufforderung). Der Unterschied liegt im technischen Format: D83 verwendet das ältere GAEB-90- oder GAEB-2000-Format mit festen Feldlängen. X83 verwendet das moderne GAEB DA XML-Format, das auf XML basiert und mehr Funktionen bietet (längere Texte, Formatierungen, Bilder). X83 ist der empfohlene Standard für neue Ausschreibungen.

Kann ich GAEB-Dateien in Excel bearbeiten?

Nicht direkt. GAEB-Dateien sind keine Excel-Dateien und können nicht einfach in Excel geöffnet werden. Es gibt jedoch Tools und AVA-Programme, die den Export nach Excel und den Re-Import ermöglichen. Dabei können allerdings Daten verloren gehen, insbesondere bei komplexen Strukturen. Für professionelle Angebotsbearbeitung empfiehlt sich eine spezialisierte AVA-Software.

Muss ich bei Bauausschreibungen immer eine GAEB-Datei abgeben?

Nicht zwingend, aber in der Praxis sehr häufig. Öffentliche Auftraggeber stellen bei Bauausschreibungen nach VOB das Leistungsverzeichnis fast immer als GAEB-Datei bereit und erwarten die Angebotspreise als P83-Rückgabedatei. Die Vergabeunterlagen legen fest, in welchem Format das Angebot abzugeben ist. Bei einigen Ausschreibungen ist auch eine PDF-Abgabe des bepreisten LV zulässig.