Vergabeportal: Öffentliche Ausschreibungen finden und nutzen

Was ist ein Vergabeportal?

Ein Vergabeportal (auch: Ausschreibungsportal oder eVergabe-Portal) ist eine webbasierte Plattform, die zwei zentrale Funktionen im öffentlichen Beschaffungswesen erfüllt:

Vergabeportale sind ein wesentlicher Bestandteil der elektronischen Vergabe und ermöglichen die vollständig digitale Abwicklung von Vergabeverfahren. Seit der verpflichtenden Einführung der elektronischen Angebotsabgabe (2018 im Oberschwellenbereich, 2020 im Unterschwellenbereich) sind sie unverzichtbar geworden.

Die deutsche Vergabelandschaft ist durch eine Fragmentierung gekennzeichnet: Es gibt kein einheitliches nationales Portal. Stattdessen betreiben Bund, Länder und Kommunen verschiedene Plattformen, teilweise auf Basis unterschiedlicher technischer Systeme. Für Bieter bedeutet dies, dass sie sich häufig auf mehreren Portalen registrieren müssen, um alle relevanten Ausschreibungen zu finden.

Die rechtlichen Grundlagen für Vergabeportale finden sich in:

Vergabeportale des Bundes

Auf Bundesebene stehen mehrere Portale zur Verfügung, die Ausschreibungen der Bundesbehörden und bundesweiter Auftraggeber veröffentlichen.

service.bund.de / evergabe-online.de

Die zentrale Vergabeplattform des Bundes wird vom Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern und für Heimat (BeschA) betrieben. Hier werden Ausschreibungen der Bundesbehörden veröffentlicht, darunter Ministerien, nachgeordnete Behörden und die Bundeswehr.

DTVP (Deutsches Vergabeportal)

Das DTVP gehört zur Healey Hudson GmbH und ist eines der am weitesten verbreiteten Vergabeportale in Deutschland. Es wird nicht nur von Bundesbehörden, sondern auch von Landesbehörden und Kommunen genutzt.

bund.de

Das Portal bund.de des Bundesverwaltungsamts dient als übergeordnetes Informationsportal und verlinkt auf die einzelnen Vergabeplattformen der Bundesbehörden. Es bietet eine Übersicht über aktuelle Ausschreibungen, ist aber selbst keine Transaktionsplattform für die Angebotsabgabe.

Vergabeportale der Bundesländer

Jedes Bundesland betreibt eigene Vergabeportale oder nutzt eines der übergreifenden Systeme. Die wichtigsten Landesportale im Überblick:

Vergabe.NRW

Das zentrale Vergabeportal für Nordrhein-Westfalen, das Land und Kommunen nutzen. Es basiert auf der Technologie der Vergabeplattform subreport ELViS und bietet eine umfassende Suchfunktion.

Vergabe.Bayern

Das bayerische Vergabeportal wird von vielen bayerischen Behörden und Kommunen genutzt. Es basiert auf der Technologie der Administration Intelligence AG (AI Vergabeportal).

Vergabe24 / Staatsanzeiger Baden-Württemberg

Vergabe24 ist die führende Vergabeplattform in Baden-Württemberg. Sie wird vom Staatsanzeiger betrieben und von vielen Landesbehörden und Kommunen in Baden-Württemberg genutzt.

Vergabemarktplatz Brandenburg / Berlin

Die Länder Brandenburg und Berlin betreiben gemeinsame Vergabeplattformen, die auf dem System der Materna Information & Communications SE basieren.

Weitere Landesportale:

Für Bieter, die bundesweit an Ausschreibungen teilnehmen möchten, ist die Registrierung auf mehreren Landesportalen erforderlich. Alternativ bieten Aggregator-Plattformen wie Bidfix eine zentrale Suche über alle relevanten Portale hinweg.

EU-weite Vergabeportale: TED und eNotices

Bei Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte besteht eine europaweite Bekanntmachungspflicht. Die Veröffentlichung erfolgt über die europäische Plattform TED (Tenders Electronic Daily).

TED (Tenders Electronic Daily)

TED ist die offizielle Veröffentlichungsplattform der Europäischen Union für öffentliche Ausschreibungen. Täglich werden hier tausende Bekanntmachungen aus allen EU-Mitgliedstaaten veröffentlicht.

Die Suche auf TED kann nach Land, Region (NUTS-Code), CPV-Code, Auftragstyp und vielen weiteren Kriterien gefiltert werden.

eNotices2 / eForms

Seit November 2022 hat die EU das neue System eNotices2 eingeführt, das auf dem eForms-Standard basiert. eForms sind strukturierte elektronische Formulare, die die bisherigen Standardformulare (TED-Formulare) ablösen.

Wichtige Neuerungen durch eForms:

Seit dem 25. Oktober 2023 ist die Nutzung von eForms für EU-weite Bekanntmachungen verpflichtend. Auftraggeber müssen ihre Bekanntmachungen über das eNotices2-System im eForms-Format einreichen.

SIMAP

SIMAP (Système d'Information pour les Marchés Publics) ist das Informationssystem der EU für das öffentliche Auftragswesen. Es dient als übergeordnetes Portal, das auf TED verweist und zusätzliche Informationen zu den EU-Vergaberichtlinien bereitstellt.

Vergabeportale vergleichen: Funktionen und Unterschiede

Nicht alle Vergabeportale bieten die gleichen Funktionen. Ein Vergleich der wichtigsten Plattformen hilft Bietern, die richtige Strategie zu wählen.

Bekanntmachungsfunktion

Angebotsabgabe

Bieterkommunikation

Kosten für Bieter

Die meisten großen Vergabeportale bieten eine kostenlose Basisregistrierung an. Erweiterte Funktionen wie Suchprofile oder Archivzugriff können kostenpflichtig sein.

Aggregator-Plattformen als Alternative

Anstatt sich auf jedem einzelnen Vergabeportal zu registrieren, können Bieter Aggregator-Plattformen nutzen, die Ausschreibungen aus verschiedenen Quellen bündeln. Bidfix aggregiert Ausschreibungen aus deutschen Vergabeportalen und TED und bietet eine zentrale Suche mit KI-gestützter Filterung, Analyse und Angebotsunterstützung.

Tipps für die effektive Nutzung von Vergabeportalen

Um Vergabeportale optimal zu nutzen und keine relevanten Ausschreibungen zu verpassen, empfehlen sich folgende Strategien:

1. Auf den richtigen Portalen registrieren

Identifizieren Sie die Vergabeportale, die Ihre Zielkunden (Auftraggeber) nutzen. Kommunale Auftraggeber in Bayern nutzen andere Portale als Bundesbehörden oder Kommunen in NRW. Registrieren Sie sich auf den relevanten Plattformen und vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil.

2. Suchprofile einrichten

3. Fristen im Blick behalten

Nutzen Sie die Kalenderfunktionen der Portale, um Angebotsfristen, Teilnahmefristen und Fragetermine im Blick zu behalten. Verspätete Angebote werden ausnahmslos ausgeschlossen.

4. Vergabeunterlagen frühzeitig herunterladen

Laden Sie die Vergabeunterlagen sofort nach Bekanntmachung herunter, nicht erst kurz vor Fristablauf. So haben Sie maximale Zeit für die Angebotserstellung und können rechtzeitig Bieterfragen stellen.

5. Bieterfragen aktiv nutzen

Stellen Sie bei Unklarheiten Bieterfragen über die Kommunikationsfunktion des Portals. Die Antworten werden allen Bietern zugänglich gemacht und können wertvolle Hinweise für die Angebotserstellung enthalten. Lesen Sie auch die Fragen anderer Bieter und die Antworten des Auftraggebers aufmerksam.

6. Technische Voraussetzungen prüfen

Stellen Sie sicher, dass Ihr System die technischen Anforderungen der jeweiligen Plattform erfüllt: unterstützter Browser, ggf. Bieterclient-Installation, elektronische Signatur, ausreichende Upload-Geschwindigkeit.

7. Aggregator nutzen

Sie müssen nicht jedes einzelne Portal manuell durchsuchen. Nutzen Sie eine Plattform wie Bidfix, die Ausschreibungen aus verschiedenen Portalen automatisch zusammenführt und nach Relevanz filtert.