Bereitstellung einer Planungs- und Konsolidierungssoftware

Eignungskriterien

• • •Der Bewerber muss in ein entsprechendes Handels-, Berufs- oder Firmenregister nach Maßgabe des nationalen Rechts eingetragen sein. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage eines entsprechenden Registerauszugs (nicht älter als 6 Monate ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung).
  • •Bei Bewerbergemeinschaften ist der Nachweis jeweils von jedem Bewerbergemeinschaftspartner zu erbringen.
• • •Der Bewerber muss über eine Betriebshaftpflichtversicherung verfügen. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage einer Bestätigung der Versicherung (nicht älter als 6 Monate ab Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung) mit Angaben zur Deckungssumme. Die Betriebshaftpflichtversicherung hat je Schadensereignis eine Deckungssumme pauschal für Personen-, Sach-, Vermögens- und sonstige Schäden in Höhe von mindestens 2 Mio. EUR aufzuweisen.
  • •Sofern eine Betriebshaftpflichtversicherung mit Deckungssummen in der geforderten
  • •Mindesthöhe bisher nicht besteht, ist der Nachweis ersatzweise durch Vorlage einer
  • •Bereitstellungserklärung der Versicherung zu führen.
• • •Der Bewerber muss über einen durchschnittlichen Mindestjahresumsatz in dem Bereich Cloud/SaaS in Höhe von 1 Mio. EUR netto in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren verfügen. Der Nachweis erfolgt durch das Datenblatt Eignung.
  • •Bei Bewerbergemeinschaften ist der geforderte Mindestjahresumsatz jeweils von jedem
  • •Bewerbergemeinschaftspartner zu erfüllen.

• Der Bewerber hat nachzuweisen, dass er vergleichbare Leistungen bereits erbracht hat. Der Nachweis erfolgt durch Vorlage von drei Referenzprojekten aus den letzten drei Kalenderjahren (06/2023), die mit dem Ausschreibungsgegenstand in Art und Umfang vergleichbar sind. Die Referenzen müssen folgende Merkmale aufweisen

  • •o Implementierung und Betrieb einer Konsolidierungs-Softwarelösung als SaaS
  • •o Abdeckung von HGB-Konsolidierung und IFRS-Konzernabschlüssen
  • •o Auftragswert von mindestens 60.000 EUR netto p.a. oder Mindestnutzerzahl von
  • •sieben Nutzern
  • •o Hosting der Lösung ausschließlich innerhalb der Europäischen Union
  • •o Die SaaS-Lösung muss in jedem Referenzauftrag mindestens 24 Monate im
  • •Produktivbetrieb gewesen sein bzw. noch sein
  • •o Mindestens ein Referenzauftrag muss mindestens 2 Mandanten innerhalb der
  • •SaaS-Lösung erhalten.
  • •Bei Bewerbergemeinschaften können die gestellten Anforderungen an die Referenzen in
  • •Kumulation erfüllt werden.
• • •Der Bewerber muss über eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 verfügen. Der Nachweis erfolgt durch das Datenblatt Eignung sowie Vorlage eines gültigen Zertifikats.
  • •Bei Bewerbergemeinschaften ist es für die Erfüllung des Kriteriums ausreichend, wenn mindestens ein Bewerbergemeinschaftspartner eine entsprechende Zertifizierung nachweist.
• • •Der Bewerber muss über eine gültige Zertifizierung nach ISAE 3402 verfügen. Der Nachweis erfolgt durch das Datenblatt Eignung sowie Vorlage eines gültigen Zertifikats.
  • •Bei Bewerbergemeinschaften ist es für die Erfüllung des Kriteriums ausreichend, wenn
  • •mindestens ein Bewerbergemeinschaftspartner eine entsprechende Zertifizierung
  • •nachweist.

Zuschlagskriterien

• A - Implementierungskonzept

  • •Bieterseitig ist ein Implementierungskonzept mit dem Angebot einzureichen. Das vom Bieter
  • •vorzulegende Implementierungskonzept wird danach bewertet, inwieweit es eine strukturierte,
  • •nachvollziehbare, risikominimierende und auf die Anforderungen der Auftraggeber abgestimmte
  • •Einführung der Softwarelösung sicherstellt. Das Konzept muss alle in der Leistungsbeschreibung
  • •definierten Projektphasen berücksichtigen und konkret beschreiben, wie der Bieter diese umsetzt.
  • •Konzeptumfang: Maximal 5 Seiten
  • •Hinweis: Bei Bietern, die den vorgesehenen Maximalumfang überschreiten, werden nur die ersten 5
  • •Seiten gewertet.
  • •Die nachfolgen aufgeführten Faktoren sind dabei keine vergaberechtlichen Unterkriterien
  • •sie sollen
  • •nur verdeutlichen, worauf die Vergabestelle bei der Auswertung dieses Kriteriums Wert legt. Die
  • •Bewertung erfolgt allerdings durch eine Gesamtbetrachtung der hierzu vom Bieter vorgebrachten
  • •Informationen:
  • •A.1 - Klarheit, Struktur und Vollständigkeit
  • •A.2 - Abdeckung aller geforderten Projektphasen
  • •A.3 - Beschreibung von Meilensteinen
  • •A.4 - Realistische und belastbare Zeitplanung bis spätestens 30.04.2027
  • •A.5 - Darstellung der Mitwirkungserfordernisse der Auftraggeber
  • •A.6 - Identifikation projektspezifischer Risiken und Nennung konkreter Maßnahmen zur Risikominimierung

• B - Zukunftssicherheit der SaaS-Lösung

  • •Bieterseitig ist darzulegen, wie zukunftssicher die angebotene SaaS-Lösung ist. Das vom Bieter
  • •vorzulegende Konzept zur Zukunftssicherheit der Softwarelösung wird danach bewertet, inwieweit die
  • •Lösung langfristig stabil, technologisch modern, kontinuierlich weiterentwickelt und dauerhaft
  • •betreibbar ist. Bewertet wird insbesondere, ob der Bieter eine nachvollziehbare, belastbare und
  • •transparente Release und Supportstrategie vorlegt, die den Anforderungen der Auftraggeber über die
  • •gesamte Vertragslaufzeit und darüber hinaus gerecht wird.
  • •Konzeptumfang: Maximal 10 Seiten
  • •Hinweis: Bei Bietern, die den vorgesehenen Maximalumfang überschreiten, werden nur die ersten 10
  • •Seiten gewertet.
  • •Die nachfolgend aufgeführten Aspekte sind vergaberechtliche Unterkriterien und werden jeweils
  • •getrennt voneinander bewertet:
  • •B.1 (25 Punkte) - Release- und Updatepolitik - Planbarkeit, Häufigkeit und Stabilität von Releases und Updates
  • •B.2 (25 Punkte) - Langfristige Produktstrategie - Skizzierung Nachvollziehbare Roadmap (3–5 Jahre) |
  • •Weiterentwicklung der Module und Berücksichtigung bilanzieller Änderungen (HGB/IFRS)
  • •B.3 (25 Punkte) - Support- und Wartungszusagen - Verlässliche Supportstruktur (inkl. deutschsprachigem Support) | Klare Zusagen zu Reaktionszeiten und langfristigem Herstellersupport
  • •B.4 (25 Punkte) - Technologische Zukunftsfähigkeit - Moderne, skalierbare Cloud Architektur | Zukunftsfähige Schnittstellen und Fähigkeit zur Erweiterung
  • •B.5 (20 Punkte) - Transparenz - Nachvollziehbare Releasehistorie sowie End of Life Regelungen und
  • •Produktlebenszyklen

• C - Vor-Ort-Simulation (Teststellung)

  • •Bieterseitig ist im Verhandlungsgespräch eine Vor-Ort-Simulation der entsprechenden Lösung
  • •vorzustellen. Die Beantwortung der Unterkriterien kann anhand von Live-Tests in der Software direkt
  • •erfolgen und mündlich beantwortet werden.
  • •Für die Teststellung sind maximal 60 Min. vorgesehen.
  • •Die nachfolgend aufgeführten Aspekte sind vergaberechtliche Unterkriterien und werden jeweils
  • •getrennt bewertet:
  • •1. Benutzeroberfläche (Gesamtpunkte: 50):
  • •1.1 (30 Punkte) - Übersichtlichkeit - Ist die Startseite klar strukturiert und werden die wichtigsten Funktionen auf Anhieb angezeigt?
  • •1.2 (20 Punkte) - Visuelle Hierarchie - Werden wichtige Inhalte und Handlungsoptionen visuell hervorgehoben?
  • •2. Bedienfreundlichkeit / Usability (Gesamtpunkte: 90):
  • •2.1 (20 Punkte) - Tiefe der Menüstruktur - Ist die Menüstruktur flach und logisch aufgebaut, ohne unnötige Verschachtelung?
  • •2.2 (30 Punkte) - Effizienz häufiger Arbeitsprozesse - Wie viele Klicks / Schritte benötigt ein typischer
  • •Arbeitsablauf (z. B. Konsolidierung durchführen
  • •Planung eines Geschäftsvorfalls z.B. Eigenkapitalzuführung)?
  • •2.3 (20 Punkte) - Intuitivität der Navigation - Können Nutzer ohne Schulung die wesentlichen Funktionen selbst finden und nutzen?
  • •2.4 (20 Punkte) - Integrationsgrad - Zentrale Benutzeroberfläche und einheitlicher Benutzerzugang für die Module, Clients und Portale (Single-Sign-On oder zentraler Benutzerzugang)
  • •3. Onboarding & Lernaufwand (Gesamtpunkte: 10):
  • •3.1 (10 Punkte) - Hilfesystem/ FAQs - Tooltips, Online-Hilfe etc.
  • •4. Operative Funktionen (Gesamtpunkte: 110):
  • •4.1 (25 Punkte) - Office Integration: Upload einer Excel Datei, Export eines Berichts nach Excel, Erhalt von Formatierungen und Strukturen, effiziente Berichterstellung
  • •4.2 (10 Punkte) - System und Performance: Öffnen eines Planungsformulars, Durchführung einer Berechnung, Aufruf eines Berichts
  • •4.3 (25 Punkte) - Workflow: Konsolidierungs- und Planungsstatus, Freigaben, Kommentierungen,
  • •Aufgabensteuerung
  • •4.4 (25 Punkte) - Typische Abläufe: Aufwands- und Ertragskonsolidierung, Schuldenkonsolidierung, Anlage eines Szenarios, Ad-Hoc Analyse z.B. Pivotierung und Filterung
  • •4.5 (25 Punkte) - Verknüpfung Ist und Forecast/Plan: Integration der notwendigen Kapitalkonsolidierungen aus dem IST für die Planung
  • •5. Rollen- und Berechtigungskonzept (Gesamtpunkte: 40):
  • •5.1 (20 Punkte) - Einrichtung und Pflege von Rollen und Berechtigungen
  • •5.2 (20 Punkte) - Audit Trail: Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Versionierungen sichern

• D - Preis

  • •Der Preis wird in der Gesamtbewertung berücksichtigt. Hierfür wird dieser aber nicht mit Punkten
  • •bewertet. Details zur Bewertungsmethode sind den Verfahrensbedingungen zu entnehmen.