Beschaffung von Entwicklungsleistungen für die Digita-lisierung der akademischen Verwaltung auf Basis des koellisch-toolkit/koellisch-core-framework auf Microsoft Office365/Sharepoint.

Eignungskriterien

• Betriebshaftpflichtversicherung (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung)

  • •1. Nachweis einer bestehenden Berufshaftpflicht- und Vermögensschadens-haftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme von ... Mindestdeckungssummen für Vermögensschäden in Höhe von 1 000 000 EUR bei einem, in einem Mitgliedsstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen beinhalten. Die Ersatzleistung des Versicherers muss mindestens das 2-fache der Deckungssumme pro Jahr betragen. Die Deckung muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben.
  • •Sollte die derzeit bestehende Versicherung nicht den Anforderungen an die Mindestdeckungssumme u.a. erfüllen, so kann zusätzlich durch eine Eigenerklärung des Bewerbers nachgewiesen werden, mit der er den Abschluss der geforderten Haftpflichtleistungen und Deckungsnachweise im Auftragsfall zusichert.

• Umsatz (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung)

  • •2. Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2023-2025)
  • •Es ist die Anlage "Anlage_Eigenerklärung_Umsatz_Mitarbeitenden" zu nutzen.

• Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt (Auf Anforderung der Vergabestelle; Mittels Dritterklärung)

  • •Mindestens am Tag der Angebotsfrist/Teilnahmefrist gültige Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes bzw. Bescheinigung in Steuersachen (bei unbefristeten Bescheinigungen nicht älter als 6 Monate gerechnet ab Angebotsfrist)
  • •Wurde diese Unterlage bereits für ein anderes Verfahren, welches nicht länger als 6 Monate zurück liegt, eingereicht und ist nicht älter als 6 Monate gerechnet ab Angebotsfrist, muss diese nicht nochmal den Vergabeunterlagen hinzugefügt werden.

• Personal

  • •Anlage Eigenerklärung den Mitarbeitenden (Mit dem Teilnahmeantrag
  • •Mittels Eigenerklärung): Angaben zum Gesamtersonal des Bewerbers für die Jahre 2023-2025
  • •geforderter Mindeststandard: 15 fest angestellte Mitarbeiter:innen im Durchschnitt, davon min. 5 Mitarbeitender:innenn (im Durchschnitt), welche die Berufsbezeichnung Entwickler:in köllisch-toolkit/köllisch-core-framework haben
  • •Es ist die Anlage "Anlage_Eigenerklärung_Umsatz_Mitarbeitenden" zu nutzen.

• Zertifizierung

  • •nach DIN EN ISO 27001 oder gleichwertig (Mit dem Teilnahmeantrag
  • •Mittels Dritterklärung):

• Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung)

  • •Verpflichtende Nutzung des zur Verfügung gestellten Referenzblattes für jede zu wertende Referenz.
  • •Gefordert ist die Angabe und Darstellung von mindestens 2 Projektreferenzen, die für die beschriebene Aufgabe vergleichbar sind. Die Referenzen dürfen nicht älter als 5 Jahre sein, d.h. im Zeitraum 2020-2025 abgeschlossen oder begonnen und sich in fortgeschrittener Bearbeitung befinden.
  • •a) Angaben zu Referenzen:
  • •- Auftraggeber,
  • •- Ansprechpartner mit Funktionsbezeichnung und Rufnummer,
  • •- Beschreibung des Auftragsgegen-stands (Art und Umfang in Beratungstagen),
  • •- Projektzeitraum und Projektziele,
  • •- Nennung, welche Leistungen aus der Aufgabenbeschreibung durch den Bieter erfüllt wurden (inklusive Angabe der Entwicklungstage).
  • •b) Mindestanforderungen:
  • •Alle genannten Referenzprojekte müssen an einer Universität/Hochschule, die öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB ist, erfolgreich durchgeführt worden sein bzw. noch durchgeführt werden.
  • •Die Referenzprojekte müssen aus den zwei Kategorien kommen:
  • •- (Akademische) Verwaltung, digitales Vorgangsmanagement
  • •- Akademisches Gremien- und Sitzungsmanagement
  • •Je Kategorie muss zumindest eine Projektreferenz benannt sein gem. Formblatt_Referenzformular.
  • •aa) Kategorie 1: (Akademische) Verwaltung, digitales Vorgangsmanagement
  • •Referenzprojekte in dieser Kategorie sollten Erfahrungen mit der Digitalisierung und Weiterentwicklung von Prozessen und Systemen in der akademischen Verwaltung erkennen lassen. Dazu zählen beispielsweise die digitale Abbildung von Antrags- und Prüfverfahren, die elektronische Aktenführung, die Automatisierung von Workflows im Zulassungs- und Betreuungsprozess sowie die rechtssichere Dokumentation von Fristen, Gutachten und Gremienentscheidungen. Auch Schnittstellen zu hochschulweiten Forschungsinformationssystemen, Fördermitteldatenbanken oder Berichtssystemen können hier von Relevanz sein.
  • •bb) Kategorie 2: Akademisches Gremien- und Sitzungsmanagement
  • •Referenzprojekte sollten zeigen, wie digitale Lösungen für die Organisation, Durchführung und Dokumentation akademischer Gremien- und Sitzungsarbeit konzipiert und umgesetzt wurden. Beispiele sind digitale Plattformen zur Sitzungsorganisation, elektronische Einladungssysteme, Fristen- und Mandatsverwaltung, Abstimmungs- und Beschlussdokumentation sowie die Integration rechtssicherer Kommunikations- und Dokumentationsprozesse. Auch die nutzerzentrierte Gestaltung von Portalen für Gremienmitglieder, die Anbindung an zentrale Systeme der Hochschulverwaltung sowie begleitende Schulungs- und Change-Maßnahmen sind einschlägige Referenzinhalte.