Digitales Meldescheinsystem zur Erhebung und Abrechnung der Gästetaxe

a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Name des Auftraggebers: Gemeinde Elsterheide; Bereich/Abteilung: Hauptamt; Straße, Hausnummer: Am Anger 36; Postleitzahl: 02979; Ort: Elsterheide; Land: Deutschland; E-Mail: scholze@elsterheide.de; Telefonnummer: +49 3571480126; Internetadresse: www.elsterheide.de; Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. b) Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können schriftlich oder elektronisch abgegeben werden; Anschrift, an die die Angebote elektronisch zu übermitteln sind: www.evergabe.de d) Art und Umfang der Leistung: 1. Allgemeine Hinweise 1.1 Ausschreibungsgegenstand und Leistungsumfang Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung eines digitalen Meldescheinsystems zur effizienten Erhebung und Abrechnung der Gästetaxe in der Gemeinde Elsterheide. Die Gästetaxe wird im Jahr 2027 erstmalig eingeführt und von den Übernachtungsgästen in Elsterheide erhoben. 1.2 Informationen zur Gemeinde Elsterheide Die Gemeinde Elsterheide ist ein Gemeindeverbund bestehend aus neun Ortschaften im Landkreis Bautzen im Freistaat Sachsen und ist mit ca. 3.300 Einwohnern verteilt auf ca. 128 km2 sehr großflächig. Elsterheide ist eine touristische Attraktion im Lausitzer Seenland. Be-sondere Anziehungspunkte sind u.a. der Geierswalder und Partwitzer See. 1.3 Gastgeber und Übernachtungszahlen Die Gemeinde Elsterheide verfügt über ca. 60 Beherbergungsbetriebe und hatte im Jahr 2025 ca. 75.000 Übernachtungen. Die Mehrheit der Gastgeber arbeitet mit Hotel-Reservierungssystemen und / oder mit Online-Buchungsportalen. Zusätzlich kommen Buchungen über den Tourismusverband Lausitzer Seenland über dessen Buchungssoftware. Einige Vermieter arbeiten nur analog und nehmen die Buchungen telefonisch und / oder per E-Mail und ohne Software-Nutzung entgegen. 1.4 Gästekarte Wie in vielen anderen Kommunen üblich, erhalten die Übernachtungsgäste als Gegenleistung für die Zahlung der Gästetaxe eine Gästekarte. Die Gästekarte enthält eine Übersicht mit den Leistungen, z.B. ermäßigte Eintritte in Einrichtungen. Die Integration von ÖPNV Leistungen ist nicht geplant. 1.5 Anforderungen an das Angebot Im Rahmen der Angebotsabgabe bitten wir um Berücksichtigung folgender Schwerpunkte: • Detaillierte Ausführungen zur Funktion der Software inklusive der Anwendung aus Sicht aller Anwender wie Vermieter, Abrechnende, Administratoren • Detaillierte Darstellung der Leistungen und Leistungsverfügbarkeit im Rahmen des Anwender-Support (Hotline-Service/Service-Desk, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Ticketsystem, Chatfunktionen, Onlinetreffen, Schulungsmaterial, etc.) • Umfassende Stellungnahme im Umgang mit Datensicherheit, ggf. Sicherheitskonzept • Darstellung zum Umgang mit Software-Updates, Systempflege und -weiterentwicklung und Systemverfügbarkeiten • Ausführungen zur Kompatibilität des Systems mit der im Leistungsverzeichnis benannten Schnittstellen zu den Hotel-Reservierungssystemen, bei bislang fehlender Schnittstelle ist zu erklären, inwiefern eine Einrichtung möglich ist • Parallele Anwendung des Meldescheins mit integrierter Gästekarte in Papierform sowie auch die digitale Variante • Angaben zu Kooperationspartnern und Netzwerkbeteiligungen sowie Aussagen zur Organisationsentwicklung und Qualitätssicherung • Ausführung zur Umsetzung des Projektes inklusive Zeitplan, Informationsveranstaltungen, Schulungskonzepte und Unterstützung der Anwender insbesondere im Einführungszeitraum. 1.6 Leistungsverzeichnis Neben dieser Leistungsbeschreibung existiert ein von der Gemeinde Elsterheide vorgegebenes Leistungsverzeichnis, in dem die einzelnen Kostenpositionen aufgeführt sind. Es sollen die im Leistungsverzeichnis farblich hellgelb gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden. Bitte beachten Sie insbesondere, dass alle Preisfelder auszufüllen sind. Sollten Leistungen nicht berechnet werden, da sie z. B. bereits in anderen Positionen enthalten sind, tragen Sie hier bitte „0 €“ oder „- €“ ein und machen Sie eine Ergänzung im Feld Erläuterung. 1.7 Einzureichende Unterlagen Folgende Unterlagen sind mit dem Konzept einzureichen: • Darstellung von mindestens drei Referenzen mit Nennung der Kontaktdaten der Ansprechpartner, • Vorlage eines Verfahrensverzeichnisses nach EU DSGVO, • Vorlage eines Datenschutzzertifikats, • Nach den Vorgaben ausgefülltes Leistungsverzeichnis. 1.8 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots Maßgebend für die Bewertung der Angebote ist der Preis, wobei die Angebote, damit sie in die Bewertung einfließen können, den Anforderungen der Kostenpositionen des Leistungsverzeichnisses entsprechen müssen. Die niedrigste Brutto-Wertungssumme stellt das preislich günstigste Angebot dar. 1.9 Vertrag Im Falle der Zuschlagserteilung werden die vorliegenden Bewerbungsbedingungen/ Vertrags-unterlagen inklusive der Anlagen bindend. Diese Bewerbungsbedingungen/ Vertragsunterlagen stellen die Grundlage für die Geschäftsbeziehungen zwischen den Vertragspartnern dar. 1.10 Änderungen an den Eintragungen des Bieters und an den Vergabeunterlagen Geänderte und/ oder ergänzte Vergabeunterlagen bzw. nicht zweifelsfreie Änderungen des Bieters sind unzulässig und führen zwingend zum Ausschluss des Angebots. Unvollständige Angebote können ebenfalls zum Ausschluss führen. Vom Bieter übersandte Allgemeine Geschäftsbedingungen stellen in jedem Fall eine Änderung dieser Vertragsunterlagen dar und führen zwingend zum Ausschluss des Angebotes. Sie führen dann nicht zum Ausschluss, wenn sie im Anschreiben deutlich und zweifelsfrei als gegenstandslos erklärt werden. 1.11 Kostenerstattung Für die Erstellung des Angebots sowie die gesamte Beteiligung am Vergabeverfahren wird keine Vergütung gewährt. Anfallende Kosten werden nicht erstattet. 1.12 Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie Umgang mit Daten des Bieters Es wird darauf hingewiesen, dass sich der Bieter mit der Abgabe seines Angebotes damit einverstanden erklärt, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können. Selbstverständlich wird mit den Daten des Bieters vertraulich umgegangen. Im Übrigen gelten die Regelungen in § 5 VgV. 1.13 Datenschutz Der Auftragnehmer hat mit der gebotenen Sorgfalt darauf hinzuwirken, dass alle Personen, die von ihm mit der Erfüllung dieses Vertrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten und die aus dem Bereich des Auftraggebers erlangten Informationen nicht an Dritte weitergeben oder sonst verwerten. 2. Nachweis der Eignung Die Bieter haben mit ihrem Angebot auf Nachfrage ihre Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschluss- gründen in dem durch den Auftraggeber geforderten Umfang zu belegen. Für die Vergabe kommen nur Bieter in Betracht, die über die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit gemäß § 33 UVgO sowie über die erforderliche technische und berufliche Leistungsfähigkeit gemäß § 33 UVgO verfügen und die keine der Ausschlussgründe gemäß §§ 123 ff. GWB erfüllen. Bieter, welche die erforderliche Eignung nicht nachweisen können, werden aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen, vgl. § 31 UVgO. Es gelten die in der Vergabeunterlagen definierten Eignungskriterien und Mindestanforderungen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in deutscher Sprache beizufügen. 3. Vertragliche Grundlagen 3.1 Leistungszeitraum Das Auftragsverhältnis beginnt mit der Zuschlagserteilung. Die Gästetaxe soll ab 01.04.2027 eingeführt werden. Der Vertrag hat eine Laufzeit von sechs Jahren. 3.2 Kündigung aus wichtigem Grund Der Auftraggeber ist berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist schriftlich zu kündigen. Als Vorliegen eines wichtigen Grundes gelten für den Auftraggeber insbesondere: - die Beantragung oder Eröffnung des Insolvenzverfahrens über das Vermögen des Auftragnehmers oder dessen Ablehnung mangels Masse, - die Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht durch den Auftragnehmer. Stellt der Auftraggeber nach Zuschlagserteilung fest, dass vom Auftragnehmer Änderungen oder Ergänzungen in den Bewerbungsbedingungen/ Vertragsunterlagen vorgenommen wurden, ist der Auftraggeber ebenfalls berechtigt, den Vertrag aus wichtigem Grund ohne Einhaltung einer Frist schriftlich zu kündigen. Liegen schwerwiegende Gründe vor, die es unmöglich machen, das Vertragsverhältnis – ab-gesehen von den sonstigen gesetzlichen Rechten – fortzusetzen, etwa bei mehr als zwei ab-gemahnten Vertragsverletzungen, kann der Vertrag durch beide Vertragspartner fristlos gekündigt werden. Im Übrigen bleibt das Recht zur fristlosen Kündigung unberührt. Ferner gelten gesetzliche Bestimmungen. 3.3 Rechnungslegung / Zahlungsmodalitäten Die Zahlungsfrist beträgt 30 Tage nach Erhalt der Rechnung beim Auftraggeber. Die Zahlungsfrist beginnt mit Rechnungseingang, frühestens jedoch mit Ablauf des Tages, an dem die abgerechneten Leistungen ordnungsgemäß erbracht worden sind. Maßgebend für die Rechtzeitigkeit der Überweisung ist der Zugang des Überweisungsauftrages beim Zahlungsinstitut des Auftraggebers. Die Zahlung erfolgt im Überweisungsverkehr auf ein vom Auftragnehmer schriftlich zu benennendes Konto. Die Abtretung von Forderungen an Dritte ist nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers statthaft. Im Falle der vorzeitigen Vertragsbeendigung steht dem Auftragnehmer die Vergütung nur für die bis dahin ordnungsgemäße erbrachte Leistungen zu. Ohne Rechtsgrund erlangte Zahlungen sind im Falle der Vertragsbeendigung zurückzuerstatten. Der Erstattungsanspruch ist sofort fällig. Kommt der Auftragnehmer mit der Rückerstattung in Verzug, ist der Erstattungs-betrag mit 8 Prozentpunkten über dem jeweils geltenden Basiszinssatz zu verzinsen. 3.4 Haftung des Auftragnehmers Der Auftragnehmer haftet für Schäden und Folgeschäden, die dem Auftraggeber durch eine nicht vertragskonforme bzw. unsachgemäße Herstellung, Lagerung und/oder Zustellung durch ihn oder einem von ihm zur Erfüllung seiner Leistung beauftragten entstehen. Im Schadensfall ist durch den Auftragnehmer, soweit objektiv möglich, unverzüglich Ersatz zu schaffen. Eine Nichteinhaltung der Termine kann zur Ungültigkeit der Wahl führen. Der Auftragnehmer hat, im Falle des verschuldeten Eintritts, hierfür Schadensersatz zu leisten. Weitergehende Schadensersatzforderungen bleiben vorbehalten. 3.5 Gerichtsstand Der Gerichtsstand ist Hoyerswerda. Gerichtliche und außergerichtliche Streitigkeiten sind in deutscher Sprache zu führen.; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Im gesamten territorialen Gebiet der Gemeinde Elsterheide; Postleitzahl: 02979; Ort: Elsterheide; Land: Deutschland e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe f) Nebenangebote sind nicht zugelassen g) Ausführungsfrist: Beginn: 01.10.2026; Ende: nicht angegeben; Einführung soll bis 31.03.2027 beendet sein. Danach soll Erhebung und Abrechnung laufen. h) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. i) Angebotsfrist: 01.09.2026, 10:00 Uhr; Bindefrist: 31.12.2026 j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: nicht angegeben k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Siehe Leistungsbeschreibung oder d) Art und Umfang der Leistung l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: Siehe Leistungsbeschreibung oder d) Art und Umfang der Leistung m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen: entfällt n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen Software,Internetdienste/ Webdesign,IT-Systemdienstleistungen