Landesarchiv Baden-Württemberg - Europaweite Vergabe von Digitalisierungsleistungen für Archivalien

Eignungskriterien

• Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz im Bereich von Leistungen zur Digitalisierung von Archivalien in den vergangenen drei abgeschlossenen Geschäftsjahren

• Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister

• Eigenerklärung über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung mit einer Deckungs-summe in Höhe von mind. 5 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden sowie 500.000 EUR für Vermögensschäden bzw. Eigenerklärung, dass im Auftragsfalle eine entsprechende Versicherung abgeschlossen wird.

• Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens hervorgeht.

• Nachweis eines Informationssicherheitsmanagementsystems Mit dem Angebot ist ein gültiges Zertifikat nach DIN EN ISO 27001 oder eine vergleichbare Zertifizierung (z. B. Basis- oder Kernabsicherung nach IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik) vorzulegen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Gültigkeit und den Anwendungsbereich des Zertifikats zu überprüfen.

• Der Bieter hat folgende Mindestreferenz vorzulegen: Nachweis von mindestens zwei geeigneten Referenzprojekt über erbrachte vergleichbare Leistungen des Unternehmens im Bereich der Digitalisierung von Archivalien aus den letzten drei Jahren vor Angebotsabgabe Die Erklärungen über die Referenzprojekte müssen jeweils folgende Angaben enthalten: - Bezeichnung des Auftrags - Kurze Beschreibung des Leistungsumfangs - Name des Auftraggebers inkl. Ansprechpartner - Art des Auftraggebers (öffentlicher Auftraggeber ja/nein) - Zeitraum der Leistungserbringung - Volumen der Leistungserbringung in EUR netto für den gesamten Leistungszeitraum Hinweis: Die geforderte Mindestreferenz muss je Los bei jeder Angebotsabgabe nur einmal vorgelegt werden. Das gilt auch im Falle einer Angebotsabgabe als Bietergemeinschaft. So-weit sich ein Bieter auf mehrere Lose bewirbt, braucht nicht separat für jedes Los die genannte Referenz vorgelegt zu werden. Die Einreichung von mehr als drei Referenzen ist nicht erwünscht.

Zuschlagskriterien

• Im Rahmen der Bewertung des Zuschlagskriteriums "Preis" erhält der Bieter mit dem auf Grundlage des Angebotsformulars günstigsten Angebot für das jeweilige Los die höchste Punktzahl. Das günstigste Angebot für das jeweilige Los ist dasjenige, welches den niedrigsten Gesamtangebotspreis aufweist. Die Preise der übrigen Angebote werden im Verhältnis zu der Punktzahl des günstigsten Bieters linear prozentual schlechter bewertet. Angebote, deren zu wertender Ge-samtangebotspreis im jeweiligen Los mindestens doppelt so hoch ist wie das günstigste Angebot, erhalten null Punkte. Es erfolgt eine kaufmännische Rundung auf zwei Dezimalstellen.

• Leistungs- und Organisationskonzept

  • •Der Bieter hat ein Konzept einzureichen, aus dem hervorgeht, wie die ausgeschriebenen Leistungen erbracht werden sollen. In dem Konzept hat der Bieter die beabsichtigte Leistungserbringung sowie die dabei zum Einsatz kommende Organisations- und Infrastruktur darzulegen. Hierbei sind insbesondere folgende Aspekte darzulegen: - Darstellung der eingesetzten Digitalisierungstechnik und der technischen Durchführung. Dabei sind insbesondere die räumliche Situation der Digitalisierungsstation sowie die Beleuchtungssituation und deren Eignung für die Digitalisierung der Archivalien zu beschreiben. - Darstellung der Maßnahmen, mit denen der Bieter den Schutz des Kulturguts während der gesamten Leistungserbringung gewährleisten will, insbesondere Angaben zu Schutzkonzepten während des Transports und der Bearbeitung, Angaben zu Transportbehältnissen, Angaben zu räumlichen und klimatischen Bedingungen des Lagerorts, Angaben zu Sicherheitskonzepten (z. B. Zugangskontrollen) und Angaben zur Qualifikation und Schulung des Personals um Um-gang mit unikalem Archivgut. - Darstellung der bei der Auftragsdurchführung eingesetzten technischen Infrastruktur einschließlich der verwendeten Hard- und Software unter Angabe der jeweils eingesetzten Versionen. - Eindeutige und ausführliche Beschreibung des vorgesehenen Projektablaufs einschließlich Zeitplan. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie die einzelnen Prozessschritte von der Übernahme der Archivalien bis zur Übergabe der Digitalisate organisiert werden und wie die Einhaltung der vorgesehenen Bearbeitungsfristen gewährleistet werden soll. Ferner ist darzustellen, wie vom Auftraggeber bereitgestellte Listen zu überspringender Verzeichnungseinheiten in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden, wie Fehler vermieden werden und wie sichergestellt wird, dass zu überspringende Akten zuverlässig von einer erneuten Digitalisierung ausgenommen werden. - Darstellung der Maßnahmen zur Qualitätskontrolle und zum Qualitätsmanagement. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie die Einhaltung der technischen und fachlichen Anforderungen des Auftraggebers sichergestellt und dokumentiert werden soll. - Darstellung der Auswahl, Qualifikation und Organisation des voraussichtlich mit der Auftragsausführung betrauten Personals. - Darstellung, ob und in welcher Form Scan-on-Demand-Leistungen angeboten werden. Dabei ist insbesondere darzustellen, wie entsprechende Einzelanforderungen des Auftraggebers organisatorisch abgewickelt und in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden. Die gesamte schriftliche Darstellung soll einen Umfang von 5 Seiten A4 inkl. Deckblatt (Schriftart: Arial
  • •Schriftgröße: 11 Punkt
  • •Zeilenabstand: 1,5
  • •Seitenränder: 2,5 cm) nicht überschreiten.