Geschäftsstelle „Serielles, modulares und systemisches Bauen“ - Rahmenvereinbarung über Veranstaltungsmanagement

Eignungskriterien

• Bieterangaben und Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

  • •(1) Der Bieter muss erklären, die gesetzlichen Voraussetzungen für die Ausführung der zu vergebenden Leistungen, insbesondere jene die die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung betreffen, zu erfüllen.
  • •(2) Der Bieter muss erklären, ob er in Deutschland im Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts-, Gesellschafts- oder Vereinsregister eingetragen ist oder in einem anderen Register eingetragen ist oder nach den gesetzlichen Bestimmungen nicht zur Eintragung im Berufs- oder Handelsregister seines Sitzstaates verpflichtet ist und er auch im Übrigen keine Erklärung oder Bescheinigung vorlegen kann, die in Anhang XI Richtlinie 2014/24/EU für den für ihn geltenden Sitzstaat aufgelistet ist.
  • •Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
  • •(1) Gesamtumsatz je Geschäftsjahr der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre
  • •(2) Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung
  • •Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:
  • •(1) Erklärung zur durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl seines Unternehmens in den letzten drei Geschäftsjahren
  • •(2) Der Bieter hat mit dem Angebot mindestens drei Referenzen über erbrachte, vergleichbare Leistungen einzureichen und hierbei folgende Angaben zu tätigen und Anforderungen einzuhalten:
  • •- Für jede Referenz sind folgende Angaben in Ziffer 6 Formblatt (in der jeweiligen Referenztabelle) zu machen: Bezeichnung des Referenzauftrags, Auftraggeber (Name, Anschrift), optional: Ansprechpartner des Referenz-Auftraggebers (Telefonnummer, E-Mail), Leistungszeitraum, Veranstaltung innerhalb einer Rahmenvereinbarung, Anzahl der Teilnehmenden, Angabe zur Veranstaltungsart (Präsenzveranstaltung oder hybride Veranstaltung), Netto-Auftragssumme über die erbrachte Leistung, Beschreibung des Auftrags und des Leistungsinhalts des Auftrags, Beschreibung der Leistungsteilung/Zuständigkeiten bei Beteiligung mehrerer Unternehmen/Aufgabenteilung, Angaben zu den Leistungsinhalten zur Beurteilung der Vergleichbarkeit, ggf. Link zum Referenzauftrag.
  • •Mindestanforderung:
  • •- Jede Referenz muss nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der hier zu vergebenden Leistung (s. hierzu insbesondere die Leistungsbeschreibung) vergleichbar sein und folgende Mindestanforderungen erfüllen: mindestens zwei der Referenzaufträge sind für einen öffentlichen Auftraggeber durchgeführt worden, einer der Referenzaufträge ist die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer hybriden Veranstaltung mit mindestens 50 Teilnehmenden vor Ort (Fachtagungen und Netzwerktreffen), einer der Referenzaufträge ist die Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung einer Schaustelle oder Baustellen-/Werks-/Projektbesichtigung für mindestens 15 Teilnehmende, einer der Referenzaufträge ist Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung eines Workshops oder einer Schulung für mindestens 30 Teilnehmende, mindestens zwei der Referenzaufträge sind abgeschlossen.
  • •- Es werden nur die Leistungen einer Referenz berücksichtigt, die innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht worden sind.
  • •- Es werden in fachlicher/qualitativer Hinsicht nur die vom Bieter selbst erbrach-ten Leistungen berücksichtigt, d.h. Leistungen, die innerhalb des angegebenen Referenzauftrags durch Unterauftragnehmer erbracht worden sind, werden nicht zu Gunsten des Bieters berücksichtigt (hierfür muss ggf. auf Eignungsleihe zurückgegriffen werden).
  • •(3) Qualifikation des Projektteams
  • •Projektleitung: Die eingesetzte Projektleitung muss über eine für die Leistungserbringung geeignete fachliche Qualifikation sowie ausreichende Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement verfügen.
  • •- Nachzuweisen sind: Mindestens fünf Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Planung und Durchführung von Veranstaltungen.Erfahrung in leitender Funktion bei mindestens zwei vergleichbaren Referenzprojekten innerhalb der letzten drei Jahre.
  • •- Die Projektleitung ist verantwortlich für die Gesamtkoordination und Steuerung der Leistungserbringung, die Abstimmung mit dem Auftraggeber, das Termin-, Kosten- und Qualitätsmanagement und die Koordination eingesetzter Dienstleister.
  • •- 2 Referenzen über erbrachte, vergleichbare Leistungen (Projekttitel, Arbeits-zeitraum, Name des/der Auftraggeber*in, Rolle innerhalb der Referenz, Kurzbeschreibung der Referenz, Anzahl der Teilnehmenden, Veranstaltungsart - Präsenz oder hybrid): Jede Referenz muss nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der hier zu vergebenden Leistung (s. hierzu insbesondere die Leistungsbeschreibung) vergleichbar sein, Es werden nur die Leistungen einer Referenz berücksichtigt, die innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht worden sind.,Es werden in fachlicher/qualitativer Hinsicht nur die vom Bieter selbst erbrachten Leistungen berücksichtigt, d.h. Leistungen, die innerhalb des angegebenen Referenzauftrags durch Unterauftragnehmer erbracht worden sind, werden nicht zu Gunsten des Bieters berücksichtigt (hierfür muss ggf. auf Eignungsleihe zurückgegriffen werden).
  • •Stellvertretung: Für die stellvertretende Projektleitung ist ebenfalls geeignetes Personal einzusetzen.
  • •- Nachzuweisen sind: Mindestens drei Jahre Berufserfahrung im Veranstaltungsmanagement, Mitwirkung an mindestens einem vergleichbaren Referenzprojekt
  • •- Die stellvertretende Projektleitung muss in der Lage sein, die Projektleitung im Bedarfsfall zu vertreten und die Aufgaben eigenständig fortzuführen.
  • •2 Referenzen über erbrachte, vergleichbare Leistungen (Projekttitel, Arbeitszeitraum, Name des/der Auftraggeber*in, Rolle innerhalb der Referenz, Kurzbeschreibung der Referenz, Anzahl der Teilnehmenden, Veranstaltungsart - Präsenz oder hybrid): Jede Referenz muss nach Art, Umfang und Schwierigkeit mit der hier zu vergebenden Leistung (s. hierzu insbesondere die Leistungsbeschreibung) vergleichbar sein, Es werden nur die Leistungen einer Referenz berücksichtigt, die innerhalb der letzten drei Jahre vor Ablauf der Angebotsfrist erbracht worden sind, Es werden in fachlicher/qualitativer Hinsicht nur die vom Bieter selbst erbrachten Leistungen berücksichtigt, d.h. Leistungen, die innerhalb des angegebenen Referenzauftrags durch Unterauftragnehmer erbracht worden sind, werden nicht zu Gunsten des Bieters berücksichtigt (hierfür muss ggf. auf Eignungsleihe zurückgegriffen werden).

Zuschlagskriterien

• Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot. Dies wird anhand der Wertungskriterien Qualität 50% und Preis 50% ermittelt. 1. Angebot (50%) 2. Kurzkonzept - Fachtagung in Leipzig (25%)

  • •- Veranstaltungsdesign und Ablauf (20%): Schlüssige Herangehensweise an Ablaufstruktur, Zeitplanung und Gestaltung eines hybriden Formats
  • •- Organisation und Logistik (20%): Plausibilität der Methodik zur Organisation von Location, Raumkonzept und Teilnehmendenlogistik
  • •- Technische Umsetzung (hybrid) (20%): Nachvollziehbarer Ansatz zur Umsetzung hybrider Formate und zur Sicherstellung stabiler technischer Abläufe
  • •- Koordination externer Dienstleister (10%): Strukturierte Vorgehensweise zur Abstimmung und Steuerung (inkl. Foto-/Videodienstleister, Technik, Catering)
  • •- Catering (5%): Nachvollziehbarer organisatorischer Ansatz zur Einbindung des Caterings in den Ablauf
  • •- Vor-Ort-Betreuung und Ablaufsteuerung (15%): Klarheit von Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
  • •- Risikomanagement (10%): Erkennen typischer Risiken und geeigneter Umgang damit
  • •3. Kurzkonzept - Baustellen- und Werksbesichtigung in Hamburg (25%)
  • •- Gesamtkonzeption (15%) : Nachvollziehbarkeit und Struktur des geplanten Ablaufs sowie schlüssige Gliederung der Exkursion
  • •- Organisation und Logistik (20%): Plausibilität der Herangehensweise an Transfer, Zeitplanung und Teilnehmendenorganisation
  • •- Abstimmung mit Projektbeteiligten (15%): Strukturierte und realistische Methodik zur Koordination mit Bau- und Fertigungsunternehmen
  • •- Sicherheits- und Zugangsmanagement (15%): Angemessene Berücksichtigung von Sicherheitsanforderungen und Teilnehmerinformation
  • •- Verpflegung (5%): Nachvollziehbarer organisatorischer Ansatz für die Einbindung eines Imbisses
  • •- Vor-Ort-Betreuung und Ablaufsteuerung (20%): Klarheit der Rollen, Koordination vor Ort und Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs
  • •- Risikomanagement (10%): Erkennen typischer Risiken und geeigneter Umgang damit