Gegenstand der Beschaffung ist ein integriertes Geschäfts-
und Personalmanagementsystem einschließlich
Softwarebereitstellung im Software-as-a-Service-Modell (SaaS),
Cloudbetrieb, Implementierungsleistungen sowie
Application-Management-Services (AMS) zur Abbildung der
personalwirtschaftlichen, beamtenversorgungsrechtlichen,
finanzwirtschaftlichen und administrativen Prozesse des Auftraggebers.
Die Beschaffung umfasst die Bereitstellung und den Betrieb der
Standardsoftware einschließlich Herstellerwartung und Support (Los 1)
sowie die Implementierungs-, Migrations-, Schulungs-, Unterstützungs-
und Application-Management-Leistungen (Los 2).
Mit der Beschaffung des Systems verfolgt die ausschreibende Stelle das
übergeordnete Ziel, ihre administrativen, personalwirtschaftlichen und
finanzbezogenen Kernprozesse vollständig digitalisiert, standardisiert
und auf eine zukunftssichere technische Grundlage zu stellen. Das
System soll die Effizienz der Verwaltungsabläufe steigern, die
Datenqualität und Nachvollziehbarkeit erhöhen, die Rechtssicherheit stärken
und die Steuerungs- und Entscheidungsfähigkeit der Organisation verbessern.
Die derzeitige Systemlandschaft ist geprägt durch heterogene Einzellösungen,
eingeschränkte Integrationsfähigkeit und einen hohen Anteil manueller
Bearbeitungsschritte. Dies führt zu redundanten Daten, einem erhöhten
Fehlerpotenzial und einer erschwerten revisionssicheren Nachvollziehbarkeit
von Prozessen. Vor diesem Hintergrund ist die Einführung eines modernen,
integrierten Systems erforderlich, das sämtliche Kernprozesse der Verwaltung
auf einer konsistenten, durchgängigen und skalierbaren Plattform abbildet.
Die Zielsetzung der Beschaffung lässt sich wie folgt konkretisieren:
a) Sicherer Betrieb in einer kontrollierten Umgebung: Durch die Bereitstellung
des integrierten Geschäfts- und Personalmanagementsystems in einer
Private-Cloud-Infrastruktur werden mandantenisolierte, geschützte und
DSGVO-konforme Datenverarbeitungsprozesse gewährleistet. Dies umfasst
insbesondere die sichere Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die
Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorgaben wie BDSG und LDSG RLP.
b) Zukunftsfähige, integrierte Prozesse: Einheitliche digitale Abläufe über alle
Kernbereiche der Verwaltung – einschließlich Personal, Beamtenversorgung,
Finanzen und Controlling – ermöglichen eine durchgängige, transparente und
standardisierte Prozessgestaltung. Die systemübergreifende Konsistenz der
Daten schafft eine belastbare Grundlage für operative und strategische
Entscheidungen.
c) Reduzierung manueller Aufwände: Standardisierte Workflows, automatisierte
Routinetätigkeiten und integrierte Reporting- und Analysefunktionen entlasten
Mitarbeitende, reduzieren Fehlerpotenziale und schaffen Kapazitäten für
wertschöpfende Aufgaben. Gleichzeitig wird eine faktenbasierte Steuerung
durch konsistente, aktuelle und qualitätsgesicherte Daten ermöglicht.
d) Rechtssicherheit und Compliance: Es bildet alle relevanten rechtlichen
Vorgaben ab, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Rechnungswesen,
Haushalts- und Beamtenrecht. Revisionssichere Dokumentation,
nachvollziehbare Prüf- und Genehmigungsprozesse sowie standardisierte
Prüfschritte gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
e) Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Private-Cloud-Umgebung erlaubt eine
flexible Anpassung an steigende Datenmengen, wachsende Nutzerzahlen
und zukünftige organisatorische Anforderungen. Dadurch wird das System
zukunftssicher, erweiterbar und leistungsfähig für die langfristige
Unterstützung der Verwaltungsprozesse.
Durch die Implementierung eines integrierten Geschäfts- und
Personalmanagementsystem in der Private Cloud entsteht somit eine integrierte,
standardisierte und revisionssichere digitale Infrastruktur, welche die
Grundlage für die kontinuierliche Digitalisierung und Optimierung der
Kernprozesse der Verwaltung bildet. Das System ermöglicht eine effiziente,
transparente und rechtskonforme Abbildung aller relevanten Vorgänge,
reduziert redundante Prozesse und steigert die Steuerungsfähigkeit auf
allen Ebenen der Organisation.
Der Bewerber hat die folgende Referenz (R1) nachzuweisen
•Mindestens ein Referenzprojekt, das die Bereitstellung und den
•dauerhaften Betrieb einer vergleichbaren Softwareanwendung
•einschließlich Nutzungsüberlassung und Herstellersupport mit
•Serviceleistungen belegt. Die Referenz muss Leistungen des
•Anwendungssupports umfassen. Die Referenz muss eine
•Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten aufweisen. Soweit der
•Vertrag zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist noch
•besteht, muss die tatsächliche Leistungserbringung zu diesem
•Zeitpunkt bereits seit mindestens zwölf (12) Monaten
•erfolgen. Maßgeblich für die zeitliche Einordnung der Referenz
•ist bei laufenden Verträgen der Zeitpunkt des Ablaufs der
•Teilnahmefrist, im Übrigen der Zeitpunkt der Beendigung des
•Vertrags. Die Referenz darf nicht vor dem 01.01.2023 beendet
•worden sein oder muss zum Zeitpunkt des Ablaufs der
•Teilnahmefrist seit mindestens zwölf (12) Monaten bestehen.
Der Bewerber hat die folgende Referenz (R2) nachzuweisen
•Der Bewerber hat mindestens ein Referenzprojekt, das den Betrieb einer
•vergleichbaren Private-Cloud-Infrastruktur im produktiven Einsatz belegt.
•Die Referenz muss eine Mindestlaufzeit von zwölf (12) Monaten
•aufweisen. Soweit der Vertrag zum Zeitpunkt des Ablaufs der
•Teilnahmefrist noch besteht, muss die tatsächliche
•Leistungserbringung zu diesem Zeitpunkt bereits seit mindestens
•zwölf (12) Monaten erfolgen. Maßgeblich für die zeitliche
•Einordnung der Referenz ist bei laufenden Verträgen der
•Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist, im Übrigen der
•Zeitpunkt der Beendigung des Vertrags. Die Referenz darf nicht
•vor dem 01.01.2023 beendet worden sein oder muss zum
•Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist seit mindestens
•zwölf (12) Monaten bestehen.
•Sieht die Bewerbung des
•Bewerbers einen Nachunternehmereinsatz vor, hat er dies in der
•Bewerbung anzugeben. Der Bewerber hat die Leistungen, die er
•beabsichtigt an Nachunternehmer weiterzugeben, in das
•Nachunternehmerverzeichnis einzutragen und das
•Nachunternehmerverzeichnis mit seiner Bewerbung einzureichen.
•Nach Aufforderung hat der Bewerber nachzuweisen, dass ihm die
•erforderlichen Kapazitäten der Nachunternehmer zur Verfügung
•stehen. Die Nachunternehmen sind erst auf Anforderung namentlich
•zu benennen und die entsprechenden Eignungsnachweise und
•Verpflichtungserklärungen dieser vorzulegen. Die Vergabestelle
•/ der Auftraggeber behält sich vor, die Eignung der Nachunternehmer
•zu überprüfen.
Der Bewerber / die
Bewerbergemeinschaft hat seine / ihre wirtschaftliche
und finanzielle Leistungsfähigkeit durch Eigenerklärung
nachzuweisen. Dabei müssen die folgenden Anforderungen
insgesamt erfüllt sein
•Der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft
•erklärt, dass der Umsatz mit vergleichbaren Leistungen in den
•letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens
•EUR 2 Mio. netto betragen hat. Bei Bewerbergemeinschaften genügt
•es, wenn ihre Mitglieder insgesamt die vorstehend geforderten
•Umsätze erreichen. Soweit sich der Bewerber zum Nachweis
•der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit auf die
•Kapazitäten anderer Unternehmen gemäß § 47 VgV beruft, haften
•der Bewerber und der jeweilige Eignungsgeber entsprechend dem
•Umfang der Eignungsleihe gemeinsam für die Auftragsausführung.
•Der Auftraggeber behält sich vor, zum Nachweis der erklärten
•Umsätze die Jahresabschlüsse der letzten drei abgeschlossenen
•Geschäftsjahre oder vergleichbare geeignete Nachweise anzufordern.
•Der Bewerber muss über
•mindestens 50 festangestellte Mitarbeiter verfügen, die in
•Bereichen tätig sind, deren Leistungen mit der zu vergebenden
•Leistung vergleichbar sind. Maßgeblich ist der Personalbestand
•zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist. Bei
•Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn ihre Mitglieder
•insgesamt die vorstehend geforderte Anzahl an Mitarbeitern
•erreichen.
Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme
je Schadensfall pro Versicherungsjahr für
- Sach- und Personenschäden
•1 Mio €uro
•- Vermögensschäden: 3 Mio €uro
•- Vermögensschäden durch IT-Fehler: 3 Mio €uro
•die mindestens zweifach pro Versicherungsjahr zur Verfügung stehen, bei
•einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des EWR
•zugelassenen Versicherungsunternehmen mit der Bewerbung
•nachzuweisen. Der Nachweis ist durch eine aktuelle
•Versicherungsbestätigung – nicht älter als ein Jahr bzw. noch gültig –
•zu erbringen. Alternativ ist eine Erklärung des Versicherungsunternehmens
•ausreichend, mit der dieses den Abschluss der geforderten
•Versicherungsdeckung im Auftragsfall verbindlich zusichert
•dies ist ebenso mit der Bewerbung einzureichen.
•Bei Bewerbergemeinschaften ist die Haftpflichtversicherung in der
•geforderten Höhe entweder für jedes Mitglied gesondert oder für
•die Bewerbergemeinschaft insgesamt unter Einschluss aller
•Mitglieder als Projektversicherung nachzuweisen.
•Soweit der Bewerber im Rahmen der Leistungserbringung den Betrieb des
•Systems in einer Private-Cloud-Infrastruktur durch einen Eignungsgeber
•gemäß § 47 VgV vorsieht, ist der Nachweis der Haftpflichtversicherung
•auch für diesen Eignungsgeber vorzulegen und mit der Bewerbung
•einzureichen.
•Soweit der Bewerber im Rahmen der Eignungsleihe gemäß § 47 VgV die
•wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit eines anderen
•Unternehmens in Anspruch nimmt, ist der Nachweis der
•Haftpflichtversicherung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe
•auch für dieses Unternehmen vorzulegen.
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