Klinikliquidation - Abrechnung von privat- und wahlärztlichen Leistungen im Universitätsklinikum Heidelberg

Eignungskriterien

• Beschreibung der technischen Ausrüstung sowie der Maßnahmen des bietenden Unternehmens zur Qualitätssicherung (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 5.1).

• Der Bieter verfügt über die Fähigkeit zur Abrechnung aller am Universitätsklinikum Heidelberg vertretenen Fachrichtungen und Behandlungsformen (voll- und teilstationär und ambulant) sowie über Kenntnisse zur Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (Bsp. GOÄ, GOZ, HNTVO, KHG, etc.) und anerkannten Abrechnungsmöglichkeiten. Der Bieter gibt dazu je Los, auf welches sich der Bieter bewirbt, die Erklärung ab, dass er in der Lage ist, für alle genannten Fachdisziplinen die Abrechnung zu leisten und über Kenntnisse über die geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Abrechnungsmöglichkeiten zu verfügen (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 4.1).

• Bankauskunft oder Bankerklärung über die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit zur Durchführung des Auftrags (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 3.1).

• Erklärung über den Gesamtumsatz des Unternehmens sowie den Umsatz bezüglich der zu erbringenden Leistungen, jeweils bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre, die Anzahl der durchschnittlich abgerechneten Fälle (amb./stat.) sowie die Zahl der Beschäftigten im Unternehmen (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 3.2 bis 3.4). Der Erklärung sind Bilanzen oder Bilanzauszüge des Unternehmens beizufügen, sofern deren Veröffentlichung vorgeschrieben ist.

• • •Je Los bestehen mindestens drei Jahre Erfahrungen mit der Bearbeitung und Abwicklung von Abrechnungen im Bereich von Universitätsklinika oder Großkliniken (= mind. 900 Betten) sowie die Fähigkeit, die Abrechnung für alle am Universitätsklinikum Heidelberg in Frage kommenden spezialisierten Fachdisziplinen des jeweiligen Loses leisten zu können. Der Bieter weist mindestens zwei deutsche Universitätsklinika oder Großkliniken (= mind. 900 Betten) aus, in denen die ausgeschriebene Leistung in den letzten drei Jahren erbracht wurde, als Referenz vor und reicht für jede Referenz eine Bestätigung des jeweiligen Referenzgebers ein (Anlage 3 zum Anschreiben, Ziffer 4.2
  • •Anlage 3.1 zum Anschreiben).

• Abwicklung der Rechnungsstellung, der Honorarvereinbarungen und wahlärztlichen Vereinbarungen sowie des kompletten Schriftwechsels bei internationalen Patienten mindestens in englischer Sprache. Bei Patienten aus dem Internationalen Sprachraum ist eine Übersetzung der jeweiligen Vereinbarungen, Rechnungen und des gesamten Schriftwechsels zwingend erforderlich (vgl. Anlage 2 zum Anschreiben, Ziffer 8).

Zuschlagskriterien

• Angebotspreis: Angebotspreis (ohne Forderungsmanagement) = (Liquidationsvolumen nach Minderung gem. § 6 GOÄ stationär * 70%) * angebotenem Prozentsatz stationär mit Patientenakten (digital/Papier) ohne Forderungsmanagement + (Liquidationsvolumen nach Minderung gem. § 6 GOÄ stationär * 20%) * angebotenem Prozentsatz stationär mit vorausgefüllten Leistungsformularen ohne Forderungsmanagement + (Liquidationsvolumen nach Minderung gem. § 6 GOÄ stationär * 10 %) * eingereichter Prozentsatz stationär mit elektronischem Datenträger ohne Forderungsmanagement + (Liquidationsvolumen ambulant * 50%) * angebotenem Prozentsatz ambulant mit Patientenakten (digital/Papier) ohne Forderungsmanagement + (Liquidationsvolumen ambulant * 40%) * angebotenem Prozentsatz ambulant mit vorausgefüllten Leistungsformularen ohne Forderungsmanagement + (Liquidationsvolumen ambulant * 10%) * eingereichtem Prozentsatz ambulant mit elektronischem Datenträger ohne Forderungsmanagement Angebotspreis (mit Forderungsmanagement) = (Liquidationsvolumen nach Minderung gem. § 6 GOÄ stationär * 70%) * (angebotenem Prozentsatz stationär mit Patientenakten (digital/Papier) ohne Forderungsmanagement + zusätzlich angebotener Prozentsatz für das optionale Forderungsmanagement Patientenakten (digital/Papier)) + (Liquidationsvolumen nach Minderung gem. § 6 GOÄ stationär * 20%) * (angebotenem Prozentsatz stationär mit vorausgefüllten Leistungsformularen ohne Forderungsmanagement + zusätzlich angebotener Prozentsatz für das optionale Forderungsmanagement vorausgefüllte Leistungsformulare) + (Liquidationsvolumen nach Minderung gem. § 6 GOÄ stationär * 10 %) * (eingereichter Prozentsatz stationär mit elektronischem Datenträger ohne Forderungsmanagement + zusätzlich angebotener Prozentsatz für das optionale Forderungsmanagement elektronischer Datenträger) + (Liquidationsvolumen ambulant * 50%) * (angebotenem Prozentsatz ambulant mit Patientenakten (digital/Papier) ohne Forderungsmanagement + zusätzlich angebotener Prozentsatz für das optionale Forderungsmanagement Patientenakten (digital/Papier)) + (Liquidationsvolumen ambulant * 40%) * (angebotenem Prozentsatz ambulant mit vorausgefüllten Leistungsformularen ohne Forderungsmanagement + zusätzlich angebotener Prozentsatz für das optionale Forderungsmanagement vorausgefüllte Leistungsformulare)) + (Liquidationsvolumen ambulant * 10%) * (eingereichtem Prozentsatz ambulant mit elektronischem Datenträger ohne Forderungsmanagement + zusätzlich angebotener Prozentsatz für das optionale Forderungsmanagement elektronischer Datenträger) Angebotspreis = (Summe der angebotenen Abrechnungsgebühren (ohne Forderungsmanagement) * 50%) + (Summe der angebotenen Abrechnungsgebühren (mit Forderungsmanagement) * 50 %) Punktwert des jeweiligen Bieters = (Angebotspreis des Bieters mit dem niedrigsten Angebotspreis / Angebotspreis des jeweiligen Bieters) * 55 % Die aufgeführten Liquidationsvolumina sind in Anlage 1 zum Anschreiben "Leistungsbeschreibung" unter Ziffer 1 ausgewiesen.

• Service-/Controllingkonzept: Für die ausgeschriebene Leistung hat der Bieter in freier Form die Darstellung eines Service-/Controllingkonzepts einzureichen. Die nachfolgenden Mindestanforderungen sind hierbei zu erfüllen und im Rahmen des einzureichenden Service-/Controllingkonzepts zu berücksichtigen. Hierbei gelten folgende Mindestanforderungen: - Der Auftragnehmer stellt eine werktägliche telefonische Erreichbarkeit sowohl für Patienten und Mitarbeitende des Auftraggebers sicher. - Für das interne Berichtswesen, welches durch den Geschäftsbereich Erlösmanagement koordiniert wird, sind die vom Auftraggeber definierten Statistikdaten bis zum 10. des Folgemonats auf Datenträger und/oder über ein Kundenportal einzustellen. Die Statistiken sind nach Vorgabe des Auftraggebers u.a. nach Rechnungsausgangszeitraum und Behandlungszeitraum sowie nach Ärzten bzw. Konten und Kalenderjahr getrennt zu erstellen. Mindestens ist folgendes Standardberichtswesen zu erbringen: - Es ist bis zum 10. Tag des Folgemonats ein Bericht zum Abrechnungsstand je Arzt durch den Auftragnehmer abzugeben. Etwaige Rückstände sind unverzüglich bei Bekanntwerden dem Auftraggeber anzuzeigen. - Berichte/Übersichten nach den Vorgaben des Auftraggebers (Mindestangaben: Fall-Nummer, Rechnungsnummer, Patientennamen, Geburtsdatum des Patienten, Behandlungsdatum, Leistungsziffern, Rechnungssumme, etc. jeweils unterteilt nach Fachgebiet und Arzt-Nummer) - insbesondere: * Rechnungsausgangslisten (monatlich/vierteljährlich, jährlich) * Berichte über die Abrechnungsqualität (monatlich/vierteljährlich, jährlich): geeignete Kennzahlen für die Bewertung der Abrechnungsqualität u.a. Rechnungsdurchschnitt je Arzt und Behandlungsart * Zahlungseingangsberichte (monatlich/vierteljährlich, jährlich) - wenn das Forderungsmanagement vom Auftragnehmer durchgeführt wird * Offene Posten-Liste (monatlich/vierteljährlich, jährlich) - wenn das Forderungsmanagement vom Auftragnehmer durchgeführt wird * Debitorenlaufzeit - wenn das Forderungsmanagement vom Auftragnehmer durchgeführt wird * Abgabenberechnungen für Pool- und Beteiligung (vierteljährlich bzw. jährlich) * Stornierungslisten unter Angabe von Neuberechnungen (mit Auswertung von Stornogründen, zum Beispiel fehlende Wahlarztvereinbarung), Teilstornos (ebenfalls mit Begründung) und Niederschlagungen mit Einzelbegründung (vierteljährlich) * Abschreibungslisten mit Einzelbegründung bei uneinbringlichen Forderungen und unentgeltlichen Leistungen (monatlich)- wenn das Forderungsmanagement vom Auftragnehmer durchgeführt wird * Sach- bzw. Materialkostenauswertungen * Weitergehende statistische Auswertungen und Analysen nach Wahl und Absprache mit dem Auftraggeber. - Information der Administration des Universitätsklinikums über erbrachte und nicht im Rahmen der Privatliquidation abrechenbare Leistungen (zum Beispiel aufgrund fehlender Wahlarztvereinbarung oder aufgrund von Änderungen im Versicherungsstatus) mit Dokumentation der Fälle unter Angabe des Grunds. - Abgabenberechnungen nach den Vorgaben des Auftraggebers unterteilt nach Fachgebiet / Klinik / und Abteilungsleiter: Für alle ambulanten Leistungen ist eine Aufstellung der Sachkosten nach der Spalte 6 des DKG-NT (Deutsche-Krankenhausgesellschaft-Normaltarif) sowie für die stationären Leistungen eine Aufstellung über die Höhe der erbrachten technischen und persönlichen Leisutngen nach der BPflV / KHEntG, die sog. GSG-Abgabe, zu erstellen. Folgende erweiterte Controlling- und Managementmaßnahmen sind zu erfüllen: - Benchmarking: Der Auftragnehmer führt einmal pro Halbjahr unaufgefordert sowie ggf. zusätzlich auf Anforderung durch den Auftraggeber einen anonymisierten Datenvergleich mit vergleichbaren Leistungseinheiten bzw. Zentren anderer Maximalversorger, insbesondere zu durchschnittlichen Fallwerten (stationär und ambulant) durch und stellt, bei Einverständnis der anderen Zentren, die Ergebnisse einmal jährlich, getrennt nach Fachbereich, dem Universitätsklinikum zur Verfügung. Es erfolgt seitens des Auftragnehmers die Information an den Auftraggeber, die Analyse der Abweichungen und die Abstimmung mit dem Auftraggeber zur weiteren Vorgehensweise. - Der Auftragnehmer führt einmal pro Halbjahr unaufgefordert sowie ggf. auf Anforderung durch den Auftraggeber einen zeitlichen Vergleich zwischen einzelnen Abrechnungsperioden (jahresbezogen) durch und informiert den Auftraggeber über Auffälligkeiten. Es erfolgt seitens des Auftragnehmers die Information an den Auftraggeber, die Analyse der Abweichungen und die Abstimmung mit dem Auftraggeber zur weiteren Vorgehensweise. - Ermittelte Managementkennzahlen werden mit dem Auftraggeber abgestimmt und aggregiert über alle Fachabteilungen graphisch zur Verfügung gestellt. - Darüberhinausgehende Serviceelemente: * Der Auftragnehmer erkennt signifikante Mängel im Abrechnungsgeschehen proaktiv und schlägt dem Auftraggeber Maßnahmen zur Verbesserung vor. * Der Auftragnehmer berichtet einmal im Halbjahr zum Beschwerdemanagement, das sich aus der Korrespondenz zwischen Auftragnehmer und Privatpatienten ergibt * Der Auftragnehmer hat das Beschwerdemanagement auf mehrere Mitarbeiter*innen unterhalb der Geschäftsführungsebene verteilt. Die Anforderungen werden nach ihrer Ausprüfung nach folgendem Punkteschema bewertet: Controlling / Inhaltliche Konzeption: 7 Punkte: Ideale Konzeption (u.a. Angabe vergleichbarer Maximalversorger) 3 Punkte: Durchschnittliche Konzeption 2 Punkte: Minimale Konzeption Permanente Schwachstellenanalyse: 4 Punkte: Umfassende Analyse 2 Punkte: Standardisierte Analyse Konzeption Beschwerdemanagement: 4 Punkte: Umfassende Konzeptionierung 2 Punkte: Standardisierte Konzeptionierung Punktwert "Service-/Controllingkonzept" = Punktwert "Controlling" + Punktwert "Schwachstellenanalyse" + Punktwert "Beschwerdemanagement" Im Zuschlagskriterium "Service-/Controllingkonzept" kann somit eine Maximalpunktzahl von 15 Punkten erreicht werden.

• Mitarbeiterkonzept: Für die ausgeschriebene Leistung hat der Bieter in freier Form die Darstellung eines Mitarbeiterkonzepts einzureichen. Aus dem Mitarbeiterkonzept muss der ausschließliche Einsatz von befähigtem und qualifiziertem Personal hervorgehen (vgl. Anlage 1 zum Anschreiben, Ziffer 14). Hierbei gelten folgende Mindestanforderungen: a. Die abzurechnenden Fachbereiche müssen inhaltlich durch einen hauptverantwortlichen Mitarbeiter betreut werden, der dem Auftraggeber namentlich zu benennen ist. Ein Personalwechsel ist dem Auftraggeber während der Vertragslaufzeit unverzüglich anzuzeigen. b. Dieser/diese für die abzurechnenden Fachbereiche hauptverantwortliche(r) Mitarbeiter/Mitarbeiterin muss mindestens über eine medizinische oder kaufmännische Ausbildung und eine Zusatzausbildung im Bereich Abrechnung verfügen. Diese sind: - Kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau / Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann / -kauffrau o.ä.) - Medizinische Ausbildung (z.B. Medizinischer Fachangestellter (m/w), Medizinisch-technischer Assistent (m/w), Operationstechnischer Assistent (m/w) o.ä.) - Zusatzausbildung/-fortbildung im Bereich Abrechnung (z.B. Assistent für medizinische Abrechnung (m/w), Medizinischer Dokumentationsassistent (m/w), Medizinische Kodierfachkraft (m/w) o.ä.) Die für die Abrechnung hauptverantwortlichen Mitarbeiter/Mitarbeiterinnen verfügen über eine mindestens zweijährige einschlägige Berufserfahrung in der GOÄ-Abrechnung. Neben den hauptverantwortlichen Mitarbeitern kann es weitere Mitarbeiter im Team geben, für die die o.g. Ausbildungsvoraussetzungen 1:1 gelten, die aber neben einer einschlägigen Berufserfahrung erst eine einjährige Berufserfahrung in der GOÄ- Abrechnung haben. Der Auftragnehmer sollte in seiner Konzeption angeben, für wie viele andere universitäre Häuser bzw. Häuser der Maximalversorgung der Mitarbeiter/die Mitarbeiterin die Abrechnung durchführt. c. Die Mitarbeiter, welche die Privatliquidation eines Fachbereichs betreuen bzw. abrechnen, sind für diese Fachdisziplin besonders geschult und werden laufend fortgebildet. Zusätzlich zu den Ausbildungs- und Berufserfahrungskriterien werden die Mitarbeiter wie folgt fortgebildet: - Mindestens jährliche Schulung der Mitarbeiter bzgl. gesetzlicher und rechtlicher Änderungen im Bereich der Abrechnung. - Die Durchführung der Schulungen sollte von einem dafür spezialisierten externen Anbieter oder durch dafür besonders qualifizierte Referenten (bspw. Juristen o.ä., extern oder interner Mitarbeiter) erfolgen. Der Nachweis über eine hinreichende Qualifikation ist den Angebotsunterlagen zwingend beizufügen. d. Für rechtliche Fragestellungen im Zusammenhang mit der Abrechnung der Privatliquidation stehen Juristen mit speziellen Kenntnissen bzw. Ausbildung im Medizinrecht und Abgaben- recht dem Auftragnehmer zur Verfügung. Eine Übersicht der Juristen ist in den Angebotsunterlagen separat aufzuführen. e. Das Mitarbeiterkonzept ist in den Angebotsunterlagen darzulegen. Der Auftragnehmer sollte in seiner Konzeption angeben, für welche Fachbereiche der Auftragnehmer auch in welcher Anzahl für andere universitäre Häuser bzw. Häusern der Maximalversorgung die Abrechnung durchführt. Die Anforderungen werden nach folgendem Punkteschema bewertet: Höchster Zielerfüllungsgrad: 10 bis 8 Punkte Hoher Zielerfüllungsgrad: 7 bis 5 Punkte Durchschnittlicher Zielerfüllungsgrad: 4 bis 2 Punkte Geringer Zielerfüllungsgrad: 1 Punkt Nichterfüllung: 0 Punkte Punktwert "Mitarbeiterkonzept" = Erreichte Punktzahl * Faktor 3 Im Zuschlagskriterium "Mitarbeiterkonzept" kann somit eine Maximalpunktzahl von 30 Punkten erreicht werden.