Office activities commissioned by a service contract

Der EVTZ verfügt nicht über eigenes Personal; vielmehr werden der Geschäftsführer und ein Beratungsunternehmen für die Bürotätigkeit durch einen Dienstleistungsvertrag beauftragt. Festlegung der Aufgaben und Tätigkeiten des EVTZ-Büros (Teil I): Verwaltung des EVTZ Unterstützen Sie den Direktor bei der Erfüllung der oben genannten Aufgaben Beantwortung von Fragen, Anfragen etc. der Mitglieder Erstellung von jährlichen Tätigkeitsberichten Kontakt zu EVTZ-Mitgliedern halten Halten Sie engen Kontakt zu den Leitern der 6 thematischen Fokusgruppen Aufgaben im Zusammenhang mit Meetings Technische Treffen von EVTZ-Gruppen (Versammlung, Beirat, Expertenarbeitsgruppen, thematische Fokusgruppen, Ad-hoc-Gruppen) organisieren, z. B. Koordination von Sitzungsterminen, Organisation von Veranstaltungsorten für physische Sitzungen, Bereitstellung digitaler Sitzungen Inhaltliche Vorbereitung von Einladungen, Tagesordnungen, Sitzungsunterlagen, Protokollen etc. der oben genannten Gruppen Unterstützung von Leitern thematischer Fokusgruppen Projektbezogene Aufgaben Screening relevanter Programme und Ausschreibungen Projektvorbereitung (Partnersuche, Budgetkalkulation, Projektbeschreibung, Arbeitspaketdefinition, Bewerbung) Kommunikation Aktualisierung und Weiterentwicklung der Kommunikationsstrategie Fortsetzung der Rhein-Alpen-Gespräche (Programm organisieren, Referenten, technische Einrichtungen, etc.) Newsletter: Relevante News sichten, News-Auswahl zusammenstellen, Artikel formulieren, verteilen) Webmaster für EVTZ-Website (Content Management, Aktualisierung, Kontakt zum Anbieter etc.) Erstellung von PR-Material z.B. Broschüren, Prospekte, Messestand Verfolgen relevanter Beiträge in sozialen Medien, insbesondere LinkedIn Veröffentlichen und teilen Sie EVTZ-bezogene Beiträge in sozialen Medien Organisation von EVTZ-Veranstaltungen, z.B. Konferenzen, Workshops, Ausstellungen Vertretung des EVTZ bei relevanten Veranstaltungen inkl. Präsentationen über den EVTZ Erstellung von Präsentationen und Artikeln über den EVTZ im Allgemeinen und für spezifische Zwecke Finanzen (in engem Kontakt mit der Region Rhein-Neckar, die für die Buchhaltung und formale Haushaltsfragen zuständig ist) Unterstützung des Direktors bei: Jahresbudgets vorbereiten und präsentieren Erstellung und Präsentation von Jahresberichten Vorlage des Jahreshaushalts und des Jahresberichts bei der Finanzkontrollbehörde Abrechnung und Kontrolle der Jahresgebühren Ausgabenkontrolle Behandeln Sie Rechnungen und Bestellungen. Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist auch eine bedarfsgerechte Option (Teil II) (EU)-Projekte, die im Rahmen der Bürotätigkeit entwickelt und erfolgreich beantragt wurden, werden nach deren Genehmigung automatisch für die Projekt- und Finanzmanagementaufgaben an den Auftragnehmer vergeben. Zu diesem Zweck sollten die Bieter im Rahmen der Ausschreibung auch ein Angebot für definierte Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt- und Finanzmanagement abgeben.