OV25_Kuenstleragentur_RV

Eignungskriterien

• 1.Nachweis zu Referenzen über vergleichbare Bühnenprogramme Durch den Bieter sind geeignete unternehmensbezogene Referenzen über vergleichbare Referenzaufträge unter Angabe der Beschreibung der erbrachten Leistung, dem Leistungszeitraum, des Auftragsvolumens und der Auftraggeber mit Ansprechpartner einzureichen. Insgesamt sind mindestens drei Referenzbeispiele eines von der Agentur organisierten Bühnenprogrammes einzureichen. Folgende Angaben/ Erläuterungen sind je Referenz anzugeben

  • •- Anzahl und Vielfalt der Künstler/Acts
  • •Jedes Referenzbeispiel muss mindestens vier Künstler oder Acts umfassen. Dabei ist kurz zu beschreiben welche Art von Künstler zum Einsatz gekommen ist.
  • •- Kurze Programmbeschreibung
  • •Für jedes Referenzbeispiel ist eine kurze Beschreibung des gesamten Bühnenprogramms erforderlich, die die Art der Veranstaltung (z.B. Festival, Gala, Corporate Event) sowie den Themenfokus (falls vorhanden) umfasst. Die Beschreibung sollte den Ablauf der Veranstaltung skizzieren, einschließlich der Reihenfolge der Acts, besonderen Höhepunkten des Programms und etwaigen Besonderheiten. Zudem sind besondere Anforderungen an die Bühne oder Technik zu nennen.
  • •- Veranstaltungsort und -größe
  • •Angabe des Veranstaltungsorts sowie der ungefähren Größe des Events, wie etwa die Zuschauerzahl und die Location.
  • •2.Nachweis zu Referenzen von Moderationen bei Familienveranstaltungen
  • •Zusätzlich sind zwei weitere Referenzbeispiele für den Einsatz von einem oder mehrerer Moderatoren bei Veranstaltungen mit Familien im Publikum einzureichen mit folgenden Angaben:
  • •- Art der Veranstaltung
  • •Für jedes Referenzbeispiel ist kurz die Art der Veranstaltung zu beschreiben, bei der Moderatoren zum Einsatz kamen, wie zum Beispiel bei einem Familienfest, einer Kinderveranstaltung, einer Messe, einem Freizeitpark-Event oder einem Sommerfest. Die Beschreibung sollte hervorheben, dass es sich um Veranstaltungen handelt, die speziell auf ein Familienpublikum ausgerichtet sind.
  • •- Rolle und Aufgaben der Moderatoren
  • •Es sollte grob beschrieben werden, welche spezifischen Aufgaben die Moderatoren während der Veranstaltung übernommen haben, wie etwa die Begrüßung der Gäste, die Leitung von Spielen, die Interaktion mit dem Publikum, die Einführung der Programmpunkte sowie die Unterhaltung von Kindern und Eltern.
  • •- Veranstaltungsgröße und -struktur
  • •Es sind Angaben zur Veranstaltung zu machen, wie die Größe des Publikums (z.B. Anzahl der Familien, Kinder und Eltern) sowie die Art und Weise, wie die Moderatoren das Programm und die Zuschauer in den Ablauf integriert haben. Dies könnte die Beschreibung umfassen, wie die Moderatoren das Publikum aktiv eingebunden haben, etwa durch Fragen, Interaktionen oder die Einladung zur Teilnahme an bestimmten Programmpunkten.

• 1. Die Eigenerklärung zur Eignung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unterauftragnehmern auszufüllen. Der Auftraggeber wird über den Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft sowie zugehörigen Unterauftragnehmern, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Wettbewerbsregister anfordern und diesen seiner Entscheidung über die Eignung zugrunde legen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers und die Nichterfüllung der Anforderungen führt zwingend zum Ausschluss. 2.Eigenerklärung Frauenförderung ist vom Bieter/Mitglied der Bietergemeinschaft auszufüllen. Die Eigenerklärung ist eine Mindestanforderung des Auftraggebers.

Zuschlagskriterien

• Qualität Veranstaltungskonzept - 30% Im Rahmen des qualitativen Zuschlagskriteriums ist durch den Bieter ein Konzept für die Bühne und Vorführfläche auf dem STADT UND LAND Festival der RIESENDRACHEN einzureichen. Location

  • •Tempelhofer Feld
  • •Veranstaltungszeitraum: 11:00 Uhr - 20:00 Uhr
  • •Informationen zur Veranstaltung und Anforderungen:
  • •Die Veranstaltung findet an einem Samstag statt. Die Ziel-gruppe ist vorrangig Familien mit kleinen bis mittelgroßen Kindern.
  • •Auf der Bühne (ca. 9 x 6 m) und der Vorführfläche (ca. 10 x 10 m) finden im Wechsel verschiedene Acts statt.
  • •Auf der Bühne sollen musikalische Darbietungen sowie Kinderprogramme stattfinden. Auf der Vorführfläche sollen Vorführungen von Kindersportvereinen (Sport/Tanz) Zirkus/Akrobatik, Trommelgruppen, etc. und/oder auch Mitmachprogramme für Kinder stattfinden.
  • •Die erste Darbietung startet um 11:00 Uhr auf der Hauptbühne. Von 15:00 Uhr - 15:30 Uhr ist die Redezeit des Regierenden Bürgermeisters auf der Vorführfläche vorgesehen, hier kann es zu Zeitverschiebungen kommen. Die letzte Darbietung muss um 19:30 Uhr, mit evtl. Zugabe um 19:40 Uhr enden. Die Anreise der Künstler muss zeitlich getaktet sein, da nicht genug Platzkapazitäten bestehen, um alle Künstler und/oder Vereine gleichzeitig zu betreuen, bzw. einen Aufenthaltsort zu bieten.
  • •Umkleidezelte getrennt nach Geschlecht werden vorhanden sein, genauso wie Getränke und kleine Snack- Verpflegung. Eine Künstlerbetreuung wird benötigt.
  • •Des Weiteren wird ein oder werden zwei Moderatoren benötigt, die auf der Bühne und der Vorführfläche sprechen, Acts ankündigen, gemeinsam mit Co-Moderatoren unserer Partner moderieren, die Fragestellung beim Grußwort des Regieren-den Bürgermeisters und der Geschäftsführer der STADT UND LAND übernehmen, Verlosungen von Sachpreisen unserer Sponsoringpartner übernehmen sowie im Wechsel mit dem Drachenfliegerpiloten moderieren.
  • •Im Rahmen des qualitativen Kriteriums ist ein Konzept von max. 6 DIN A4 Seiten einzureichen. Das Konzept sollte Künstlervorschläge mit Zeitslots, Benennung von Moderatoren mit einer kurzen Vorstellung zum jeweiligen Moderator (insbesondere bisherige Erfahrungen bei der Moderation von Veranstaltungen mit Familien im Publikum) und eine Person für die Künstlerbetreuung beinhalten. Gerne können auch verkleidete Künstler zum Einsatz kommen, die in einem vorgesehenen Zeitfenster auf der Fläche umhergehen, z.B. bunte Schmetterling Kostüme, Stelzenläufer oder Jongleure, etc. Der Auftraggeber bewertet, ob und in welchem Maß das vom Bieter eingereichte Aufgabenumsetzungskonzept eine fach- und termingerechte Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen in der ausgeschriebenen Qualität und einen reibungs-losen Ablauf erwarten lässt. Die Bewertung (relative Bewertung) des vom Bieter eingereichten Konzepts durch den Auftraggeber erfolgt unter Ausübung seines Beurteilungsspielraums im Rahmen einer Gesamtbetrachtung. Dabei werden neben der Vollständigkeit auch die Strukturiertheit, Plausibilität, Nachvollziehbarkeit, fachliche Vertretbarkeit sowie die Detailtiefe der Angaben des Bieters berücksichtigt. Das Konzept wird in folgenden fünf Bereichen bewertet: Zielgruppenorientierung (Familien mit kleinen bis mittel-großen Kindern) Die Familie mit kleinen bis mittelgroßen Kindern steht im Fokus. Das Konzept ist gut auf die Bedürfnisse dieser Zielgruppe abzustimmen. Künstler- und Programmauswahl (Bühne, Vorführfläche, Mitmachprogramme) Da auf der Veranstaltung eine Vielzahl von Programmpunkten (Bühne, Vorführfläche, Mitmachprogramme) geplant ist, muss die Künstler- und Programmauswahl vielfältig und abwechslungsreich sein. Zeitmanagement und Ablaufplanung Ein klarer und gut durchdachter Ablaufplan ist essentiell, um eine reibungslose Veranstaltung sicherzustellen. Logistik und Umkleidemöglichkeiten für Künstler Diese Kriterien bewerten, wie gut die praktischen Aspekte der Veranstaltung für die Künstler organisiert sind. Zusätzliche Unterhaltung Hier geht es darum, ob kreativ zusätzliche Unterhaltungsideen eingebracht werden, die das Event bereichern könnten. Für jeden Bereich können maximal 6 Punkte erreicht werden. Nach Bewertung jedes Bereiches für sich, werden die erreichten Punkte addiert und ergeben eine Gesamtpunktzahl. Insgesamt können 30 Punkte erreicht werden. Die folgende Punktevergabe kommt dabei je Bereich zur Anwendung:
  • •6 Punkte: Hervorragende Darstellung: Die Leistung entspricht in besonderem Maße der Leistungserwartung.
  • •5 Punkte: Sehr gute Darstellung: Die Leistung entspricht voll der Leistungserwartung.
  • •4 Punkte: Gute Darstellung: Die Leistung entspricht der Leistungserwartung.
  • •3 Punkte: Befriedigende Darstellung: Die Leistung entspricht im Allgemeinen der Leistungserwartung.
  • •2 Punkte: Ausreichende Darstellung: Die Leistung weist zwar Mängel auf, entspricht aber im noch Ganzen der Leistungserwartung.
  • •1 Punkte: Ungenügende Darstellung/Leistungserwartung
  • •0 Punkte: Die Leistung entspricht in keiner Art und Weise der Leistungserwartung und geht an den Anforderungen oder Zielsetzungen der Aufgabe vorbei.

• 1. Preis 70 % Die Bewertung der Angebotspreise erfolgt auf der Grundlage des Preisblattes. Der Preis geht mit 70 % in die Gesamtbewertung ein und gliedert sich wie folgt auf

  • •Leistungspaket (LP) 01 Eventmanagent - 10%
  • •LP 02 Bereitstellung einer Bühne - 5 %
  • •LP 03 Künstlerbetreuung während einer Veranstaltung - 10%
  • •LP 04 Moderation Festival der RIESENDRACHEN - 35 %
  • •LP 05 Künstler und Acts Festival der RIESENDRACHEN - 35 %
  • •LP 06 Kinderanimateure - 5 %
  • •Es können insgesamt maximal 70 % Punkte in dem Kriterium Preis erreicht werden.
  • •Bewertung
  • •1) Die Einzelpreise innerhalb eines Leistungspaketes werden in einem ersten Schritt entsprechend des Preisblattes einzeln bewertet. Die Wertung erfolgt prozentual abgeschichtet, wobei der niedrigste Preis gegenüber dem Angebotspreis des jeweiligen Bieters ins Verhältnis gesetzt wird. Die Wertung erfolgt nach der Formel: Niedrigster Preis/ Preis Bieter * Gewichtung
  • •2) In einem zweiten Schritt werden alle erreichten Punkte aus 1) addiert.
  • •3) Die Wertung der Summe der erreichten Punkte aus 2) erfolgt prozentual abgeschichtet, wobei der höchste erreichte Punktwert gegenüber den erreichten Punkten der weiteren Bieter ins Verhältnis gesetzt wird. Die Wertung erfolgt nach der Formel: erreichte Punkte/ höchste Punkte * Gewichtung Preis