Personal- und Organisationsamt: Rahmenvereinbarung über das Leasing von Fahrrädern

Eignungskriterien

• Die Eignung ist durch Eintragung in das Amtliche Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer und Dienstleistungsbereich (https

  • •//www.amtlichesverzeichnis.ihk.de/Start1.aspx; die Zertifikatsnummer und der entsprechende Zugangscode müssen im Angebot genannt werden!) oder im Erklärungsformular nachzuweisen. Gelangt das Angebot eines nichtpräqualifizierten Bieters in die engere Wahl, sind die im Erklärungsformular zur Eignung angegebenen Bescheinigungen innerhalb von 6 Kalendertagen nach Aufforderung vorzulegen. Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, sind die jeweilige Zertifikatsnummer und der entsprechende Zugangscode aus dem Präqualifikationsverzeichnis oder es sind die Erklärungen und Bescheinigungen gemäß dem Erklärungsformular auch für diese anderen Unternehmen auf Verlangen vorzulegen. Die Unterlagen stehen unter https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/1/tenderId/195258 zur Verfügung.
  • •Der Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird von der Stadt Schweinfurt für den erstplatzierten Bieter selbstständig angefordert. Für Anbieter, die ihren Firmensitz nicht in Deutschland haben, sind entsprechende Nachweise des jeweiligen Herkunftslandes auf Anforderung der Stadt Schweinfurt in Kopie vorzulegen.
• • •Es ist eine Erklärung über den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereitstellung von Fahrrädern im Wege des Leasings gemäß TV‑Fahrradleasing zum Zwecke der Überlassung an Tarifbeschäftigte zur dienstlichen und privaten Nutzung einschließlich Versicherung der Fahrräder und Serviceleistungen) für die letzten drei Geschäftsjahre vor dem Zeitpunkt der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung abzugeben, sofern entsprechende Angaben verfügbar sind §§ 45 Abs. 5 VgV und § 50 VgV bleiben unberührt.
  • •Der Umsatz ist für die die Jahre 2023 bis 2025 anzugeben. Liegen die Zahlen für 2025 noch nicht vor, sind die Angaben für 2022 bis 2024 zu machen. Ein Mindestumsatz wird nicht vorgegeben.

• Die Referenzen für vergleichbare Aufträge sind im Erklärungsformular anzugeben. Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft muss nach Maßgabe von § 46 Abs. 3 Nr. 1 VgV durch Vorlage von mindestens drei vergleichbaren Referenzen nachweisen, dass die folgenden leistungsspezifischen Anforderungen erfüllt sind. Vergleichbar sind Referenzen, die mit der zu vergebenden Leistung nach der Aufgabenstellung, also Art, Größe, Umfang und Komplexität des Auftrags vergleichbar sind. Folgende leistungsspezifischen Anforderungen müssen durch jede einzelne der angegebenen Referenzen erfüllt sein (Mindestanforderungen)

  • •-Bereitstellung eines Fahrradleasingangebots für mehr als 1.000 Beschäftigte.
  • •-Abschluss von Überlassungen mit mehr als 200 Beschäftigten.
  • •-Realisierung eines digitalen Bestell- und Abwicklungsprozesses zur Einführung des Angebots einschließlich Bereitstellung einer Onlineplattform zur elektronischen Abwicklung des Dienstfahrradleasings sowie Schaffung einer Schnittstelle zu der Personal- und Abrechnungsstelle des Auftraggebers.
  • •-Erbringung von Unterstützungsleistungen wie z.B. Informations- und Marketingmaterial, Gestaltung von auftraggeberspezifischen Websites, Schulungen der Personalverantwortlichen, Support der Sachbearbeiter oder interessierten Beschäftigten bei Fragen zum digitalen Bestell- und Abwicklungsprozess.
  • •-Vorhalten eines Versicherungsschutzes für definierte Störfälle und Abwicklung des Störfallmanagements sowie
  • •• Durchführung von Serviceleistungen wie z. B. jährliche Wartungs- und Inspektionsleistungen bei einem Händler aus dem Vertragspartnernetzwerk des Auftragnehmers.
  • •Mindestens eine der angegebenen Referenzen muss Leistungen im Auftrag eines öffentlichen Auftraggebers gemäß § 99 GWB oder eines Sektorenauftraggebers gemäß § 100 GWB betreffen (Mindestanforderung). Die vom Bieter bzw. der Bietergemeinschaft benannten jeweiligen
  • •Referenzen müssen aktuell sein, d.h. die Leistungen müssen im Zeitraum vom 1. Mai 2021 bis einschließlich 1. Mai 2026 oder aktueller erbracht worden sein. Maßgeblich hierfür ist, dass zwischen dem Referenzauftraggeber und dem Unternehmen in diesem Zeitraum ein wirksamer Vertrag bestanden hat und auch tatsächlich Leistungen erbracht wurden. Referenzen, die nicht den vorstehenden Anforderungen entsprechen, werden aus Gründen der Gleichbehandlung nicht gewertet.
• • •Der Bieter bzw. die Bietergemeinschaft muss die schriftliche Erlaubnis der Aufsichtsbehörde (in Kopie) nach Maßgabe von § 32 KWG zur Erbringung von Finanzierungsleasing im Sinne des § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 10 KWG vorlegen.
  • •Für jeden Nachunternehmer ist zum Zeitpunkt seiner Benennung je nach den Rechtsvorschriften des Staats, in dem der Nachunternehmer niedergelassen ist, entweder die Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister dieses Staats oder auf andere Weise die erlaubte Berufsausübung nachzuweisen. Dies umfasst für den Leasinggeber – soweit einschlägig – insbesondere auch den Nachweis einer Erlaubnis im Sinne von § 32 Abs. 1 i. V. m. § 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 10 KWG (in aktuell gültiger Fassung). Die Nachweise können als Scan der Originalurkunden vorgelegt werden. Das Abrufdatum vorgelegter Handelsregisterauszüge darf nicht älter als 12 Monate ab Auftragsbekanntmachung sein. § 50 VgV bleibt unberührt.

Zuschlagskriterien

• Für die Wertung wird der anhand der im Preisblatt angegebenen Preise errechnete Gesamtpreis (brutto) herangezogen. Die festgelegten preisbezogenen Kriterien werden anhand der Angaben der Bieter im Preisblatt von Anlage 7 der Rahmenvereinbarung in Teil D der Vergabeunterlagen („Angebotsunterlagen (Rahmenvereinbarung nebst Anlagen)“) in EUR erfasst. Die Preisangaben werden inklusive der geltenden Umsatz- bzw. Versicherungsteuer in die Wertung eingestellt. Daraus wird nach Maßgabe der Festlegungen ein Vergleichsgesamtpreis in EUR (brutto) als Grundlage für die Bewertung errechnet (Vergleichsgesamtpreis= P). Der gewichtete Gesamtpunktwert (L) wird durch den ermittelten Vergleichsgesamtpreis (P) geteilt, daraus ergibt sich die Kennzahl des Preis- / Leistungsverhältnisses (Zuschlagswert = Z), die zur besseren Darstellung mit einem Skalierungsfaktor von 1000 multipliziert wird. Der Zuschlagswert (Z) wird auf vier Nachkommstellen gerundet. Daraus ergibt sich folgende Formel

  • •Z (Zuschlagswert) = L (gewichteter Gesamtpunktwert) geteilt durch P (Preis) x 1000
  • •Das Angebot mit dem höchsten Zuschlagswert (Z) erhält den Zuschlag. Sofern Angebote denselben Zuschlagswert (Z) erreichen sollten, gelten für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots die nachfolgenden Leitlinien.
  • •Im Einzelnen:
  • •• Haben zwei oder mehrere Angebote den höchsten Zuschlagswert (Z) erzielt, gewinnt von diesen Angeboten dasjenige Angebot, das die höchste Wertung beim gewichteten Gesamtpunktwert (L) und damit in den leistungsbezogenen Kriterien erzielt hat.
  • •• Sofern auch bezogen auf den gewichteten Gesamtpunktwert (L) und damit in den leistungsbezogenen Kriterien dann noch Angebote denselben Punktwert erzielt haben, entscheiden die Auftraggeber auf Grundlage eines Losentscheids zwischen den gleichauf liegenden Angeboten.
  • •Die Wertung der nachfolgenden preisbezogenen Kriterien und deren Gewichtung erfolgt auf Grundlage der preislichen Angaben der Bieter und nach Maßgabe der folgenden Festlegungen.
  • •a) Preiskriterien und deren Gewichtung
  • •Der Bieter hat für die nachfolgenden Produktkategorien verbindliche Gesamtleasingraten anzugeben. Die Gesamtleasingraten enthalten die Kosten für die Bereitstellung der Fahrräder nebst leasingfähigem Zubehör, Versicherungs- sowie Serviceleistungen (Wartung und Inspektion). Gewichtung gesamt: 100 %.
  • •Produktkategorien:
  • •Fahrrad 1: EUR 750,00
  • •Fahrrad 2: EUR 1.000,00
  • •Fahrrad 3: EUR 1.500,00
  • •Fahrrad 4: EUR 1.750,00
  • •Fahrrad 5: EUR 2.500,00
  • •Fahrrad 6: EUR 3.250,00
  • •Fahrrad 7: EUR 5.500,00
  • •Fahrrad 8: EUR 7.000,00
  • •Die Auftraggeber ziehen für die preisbezogenen Kriterien die Angaben der Bieter im Preisblatt von Anlage 7 der Rahmenvereinbarung in Teil D der Vergabeunterlagen in EUR heran. Zunächst werden die Preisangaben für die Produktkategorien addiert.
  • •Die Preisangaben werden inklusive der geltenden Umsatz- bzw. Versicherungsteuer in die Wertung eingestellt. Daraus wird nach Maßgabe der Festlegungen ein Vergleichsgesamtpreis in EUR (brutto) als Grundlage für die Bewertung gebildet.
  • •b) Angaben zur Preiskalkulation
  • •Der Bieter hat die Gesamtleasingrate für jede der vorgegebenen Produktkategorien anzugeben. Dabei gibt er die Höhe der Leasingrate für ein Fahrrad der Produktkategorie inklusive leasingfähigem Zubehör, Vollkaskoversicherung und Service und Wartung an, wobei von dem in der jeweiligen Produktkategorie genannten Wert eines Fahrrads ausgegangen wird.
  • •Für die Kalkulation der monatlichen Gesamtleasingraten für die jeweilige Produktkategorie sowie für die Umsetzungsleistungen sollen die Bieter für die Kalkulation von folgenden unverbindlichen Leitlinien als Hilfestellen ausgehen:
  • •• Die Laufzeit eines Einzelleasingvertrages beträgt grundsätzlich 36 Monate.
  • •• Es können nur Fahrräder ab einem Wert von EUR 750,00 und bis zu einem Wert von EUR 7.000,00 inklusive leasingfähigem Zubehör und Versicherung über die Laufzeit eines Einzelleasingvertrages geleast werden.
  • •• Es ist für den Preis des Fahrrads inklusive leasingfähigem Zubehör die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers einschließlich der Umsatzsteuer maßgeblich.
  • •• Die Auftraggeber behalten sich den Abruf von bis zu maximal 430 Einzelleasingverträgen während der Gesamtlaufzeit der Rahmenvereinbarung vor.

• Neben dem Preis werden von den Auftraggebern auch qualitative bzw. leistungsbezogene Kriterien bewertet. Die Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach der sog. Einfachen Richtwertmethode (vgl. UfAB 2018 des Beschaffungsamts des Bundesministeriums des Innern in der Version vom April 2018). Zum Wertungsvorgang im Einzelnen

  • •Die festgelegten qualitativen bzw. leistungsbezogene Kriterien werden nach Maßgabe des sog. umgekehrten Schulnotensystems unter Berücksichtigung der Zielerreichungsgrade mit Bewertungspunkten von Note 1 = 100 Punkte (schlechteste erreichbare Punktzahl) bis Note 6 = 600 Punkte (beste erreichbare Punktzahl) bewertet. Es werden ausschließlich ganzzahlige Punktwerte vergeben. Die im jeweiligen Leistungskriterium erzielten Bewertungspunkte werden mit dem dafür festgelegten Gewichtungsfaktor multipliziert und in Summe in die Wertung eingestellt (gewichteter Gesamtpunktwert = L). Dabei muss insgesamt ein Mindestpunktwert von 300 Punkten erreicht werden, andernfalls wird das betreffende Angebot ausgeschlossen und der jeweilige Bieter im Verfahren nicht weiter berücksichtigt.
  • •Die Punkte werden nach folgenden Leitlinien ermittelt:
  • •100 Punkte:
  • •(Note 1) Erhält ein Bieter, wenn seine Darstellungen im Konzept aus Sicht der Auftraggeber nicht oder allenfalls zu einem sehr geringen Teil plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine nur ungenügende Umsetzung des jeweiligen Ziels unter Berücksichtigung des vorgegebenen Leistungssolls schließen lassen.
  • •• 200 Punkte:
  • •Note 2: Erhält ein Bieter, wenn seine Darstellungen im Konzept aus Sicht der Auftraggeber lediglich in einzelnen Teilen plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine nur in Teilen noch ausreichende Umsetzung des jeweiligen Ziels schließen lassen.
  • •• 300 Punkte:
  • •Note 3: Erhält ein Bieter, wenn seine Darstellungen im Konzept aus Sicht der Auftraggeber zumindest in nicht unwesentlichem Umfang plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine noch insgesamt ausreichende Umsetzung des jeweiligen Ziels schließen lassen.
  • •• 400 Punkte:
  • •Note 4: Erhält ein Bieter, wenn seine Darstellungen im Konzept aus Sicht der Auftraggeber zum großen Teil plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine überwiegende Umsetzung des jeweiligen Ziels schließen lassen.
  • •• 500 Punkte:
  • •Note 5: Erhält ein Bieter, wenn seine Darstellungen im Konzept aus Sicht der Auftraggeber im Wesentlichen plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine nahezu vollumfängliche
  • •Umsetzung des jeweiligen Ziels schließen lassen.
  • •• 600 Punkte:
  • •Note 6: Erhält ein Bieter, wenn seine Darstellungen im Konzept aus Sicht der Auftraggeber in jeder Hinsicht plausibel und nachvollziehbar erscheinen und auf eine optimale und vollumfängliche Umsetzung des jeweiligen Ziels schließen lassen.

• Leistungskriterien und deren Gewichtung

  • •-Aspekte der Organisation 100-600 Punkte insgesamt 20% Gewichtung der Leistungskriterien
  • •Der Bieter hat in dem Konzept darzustellen und zu erläutern, wie er die wesentlichen Maßnahmen in organisatorischer Hinsicht zur Einhaltung der vertraglichen Vorgaben konkret umsetzen wird.
  • •Der Bieter hat insbesondere zu folgenden Aspekten Ausführungen zu machen:
  • •• Darstellung der verfügbaren Personalressourcen beim Auftragnehmer in den jeweiligen Projektphasen (Vorbereitung, Einführung und Abwicklung) nebst Ausführungen zur Qualitätssicherung im Projekt und Wissenstransfer beim Eigenpersonal
  • •• Ausarbeitung eines Arbeits- und Zeitplans (Projektplan) für die einzelnen erforderlichen Schritte von der Vorbereitung bis zur Einführung des Angebots unter Berücksichtigung des 01. Oktober 2026 als spätestem „Go-
  • •Live“-Termin
  • •• Darlegung der Konzeption und Inhalte der Schulungen der Personalverantwortlichen der Auftraggeber und Vorgehen zum effizienten Aufbau von Wissen
  • •• Erörterung des Vorgehens zur Einbindung der Vertragshändler im gesamten Gebiet des Regierungsbezirks Unterfranken sowie angrenzenden Gebieten zur Sicherstellung eines ausreichenden und möglichst flächendeckenden Angebots an Mitarbeiterfahrrädern, unter besonderer Berücksichtigung des Stadtgebiets und des Landkreises Schweinfurt sowie der Hauptwohnorte der Beschäftigten (Pendlerbereiche)
  • •• Darstellung des Vorgehens zum Umgang mit technischen Problemen von der Annahme bis zur Beseitigung
  • •• Aufzählung der erforderlichen Mitwirkungshandlungen der Auftraggeber
  • •-Aspekte der Kommunikation 100-600 Punkte insgesamt 20% Gewichtung der Leistungskriterien
  • •Der Bieter hat in dem Konzept darzustellen und zu erläutern, wie er die wesentlichen Maßnahmen in kommunikativer Hinsicht zur Einhaltung der vertraglichen Vorgaben konkret umsetzen wird.
  • •Der Bieter hat insbesondere zu folgenden Aspekten Ausführungen zu machen:
  • •• Erörterung der geplanten Marketingmaßnahmen zur Einführung des Angebots an Mitarbeiterfahrrädern und der konkreten Schritte zur Vorbereitung, inhaltlichen Ausgestaltung und Arbeits- und Zeitplanung für die einzelnen Arbeitspakete
  • •• Darstellung der Bereitstellung von Informations- und Marketingmaterial und Ausführungen zu den Möglichkeiten einer individuellen Ausgestaltung
  • •• Erörterung des Vorgehens für den kontinuierlichen Informationsaustausch im Rahmen der Leistungserbringung zwischen den Auftraggebern und dem Auftragnehmer
  • •• Darstellung der Erreichbarkeit der Projektleitung und weiteren Serviceeinheiten beim Auftragnehmer und Möglichkeiten der Kontaktaufnahme
  • •-Konzept zur Realisierung eines digitalen Bestell- und Abwicklungsprozesses sowie einer IT-Schnittstelle 100-600 Punkte insgesamt 60% Gewichtung der Leistungskriterien
  • •Der Bieter hat in dem Konzept darzustellen und zu erläutern, wie er die erforderlichen Maßnahmen zur technischen Realisierung eines digitalen Bestell- und Abwicklungsprozesses sowie einer IT-Schnittstelle konkret umsetzen wird. Der Bieter hat insbesondere zu folgenden Aspekten Ausführungen zu machen:
  • •• Darstellung der einzelnen Schritte für die Einführung eines digitalen Bestell- und Abwicklungsprozesses nebst Aufzählung der praxistypischen technischen Herausforderungen und Darlegung von möglichen Lösungsansätzen
  • •• Erörterung der Maßnahmen zur Sicherstellung einer Ausfallsicherheit der technischen Lösung in ausreichendem Maße
  • •• Darstellung der Maßnahmen zur Sicherstellung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes unter Berücksichtigung der Vorgaben der Auftraggeber und insbesondere des Pflichtenhefts zur Softwareintegration
  • •• Ausführungen zur Art und Weise der Unterstützung bei Einführung und Betriebsphase der Sachbearbeiter der Auftraggeber