Rahmenvereinbarung über Bodycams inkl. Software-as-a-Service

Eignungskriterien

• • •Der Bieter hat mit dem Angebot den Nachweis einer bestehenden Support- und Serviceorganisation für den laufenden Betrieb der angebotenen Hardware- und SaaS-Lösung vorzulegen. Der Nachweis muss mindestens Angaben enthalten zu Erreichbarkeit, Annahme, Bearbeitung und Eskalation von Störungen sowie zur organisatorischen Zuständigkeit für den 1st-, 2nd- und gegebenenfalls 3rd-Level-Support.
  • •Im Sinne eines Single-Point-of-Contact (SPOC) muss dieser Nachweis belegen, dass der Bieter die vollum-fängliche Verantwortung für die Entgegennahme und Steuerung aller Störungsmeldungen übernimmt und als alleiniger, vertraglicher Ansprechpartner für die Auftraggeberin agiert. Eine direkte Verweisung an mögliche Unterauftragnehmer für die Störungsbeseitigung ist ausgeschlossen.
  • •Der Bieter hat mit dem Angebot den Nachweis eines bestehenden dokumentierten Reparatur-, Aus-tausch- oder RMA-Prozesses für die angebotene Hardware einschließlich Ersatzteil- oder Austauschgerä-teversorgung vorzulegen. Der Nachweis muss mindestens Angaben enthalten zum Ablauf der Störungs-annahme, zur Rückführung defekter Geräte, zur Reparatur- oder Austauschabwicklung, zur Ersatzteil- bzw. Austauschgeräteversorgung sowie zu den organisatorischen Zuständigkeiten.
  • •Im Rahmen des RMA-Konzepts ist zudem explizit und nachprüfbar darzulegen, wie die dauerhafte Akku-leistungsfähigkeit der Bodycams im Instandhaltungszyklus gewährleistet wird. Der Nachweis muss zusi-chern, dass Akkus im Rahmen des Servicevertrags kostenfrei ausgetauscht werden, sobald deren nutzba-re Kapazität unter 65 Prozent sinkt. Bei Kameras mit fest verbauten Akkus muss das RMA- und Instand-haltungskonzept sicherstellen, dass dem Anwender zur Aufrechterhaltung der vollen Einsatzstärke für die Dauer des Akkutauschs im Werk ein voll funktionsfähiges Austausch- bzw. Poolgerät im Vorabtausch (Versand innerhalb von 5 Werktagen ab RMA-Eröffnung) zur Verfügung gestellt wird.
  • •Hierzu können insbesondere Eigenerklärungen, Organisationsdarstellungen, Prozessbeschreibungen, Betriebshandbücher oder sonstige geeignete Unterlagen eingereicht werden.
  • •Sofern der Bieter nicht selbst Hersteller der angebotenen Bodycams und/oder der SaaS-Software ist, hat er mit dem Angebot eine formelle, uneingeschränkte Herstellererklärung vorzulegen. Aus dieser muss hervorgehen, dass der Bieter autorisierter Vertriebs- und Servicepartner ist, direkten Zugriff auf den her-stellerseitigen Support besitzt und die Versorgung mit Original-Ersatzteilen, Software-Aktualisierungen, Bugfixes sowie Ersatzakkus über die gesamte Vertragslaufzeit (inklusive aller optionalen Verlängerungen auf bis zu 6 Jahre ab Lieferung) durch den Hersteller direkt gegenüber dem Bieter und der Vergabestelle zugesichert ist.

• Bestätigen Sie mittels eines geeigneten Nachweises, dass Ihr Unternehmen die Anforderungen an das Qualitätsmanagement vergleichbar DIN EN ISO 9001

  • •2015 erfüllt.
  • •Akzeptiert werden:
  • •• Gültiges Zertifikat DIN EN ISO 9001:2015 (oder neuer)
  • •• Gleichwertiger Nachweis eines vergleichbaren Qualitätsmanagementsystems
  • •• Eigenerklärung mit Beschreibung des QM-Systems, sofern kein Zertifikat vorliegt
  • •Das Beschaffungsamt behält sich vor, bei fehlender Zertifizierung eine Beschreibung des Qualitätsmanagementsystems nachzufordern.

• Stellen Sie Ihre Leistungsfähigkeit für den Auftragsgegenstand "Lieferung von Bodycam-Systemen einschließlich Zubehör sowie Bereitstellung und Betrieb einer dazugehörigen cloudbasierten Verwaltungs- und Speicherlösung als SaaS einschließlich Support, Wartung, Schulung und Dokumentation" anhand von drei Referenzen dar, wobei eine (1) der drei (3) Referenzen zwingend bei der öffentlichen Verwaltung (öffentlicher Auftraggeber im Sinne von § 98 GWB) stattgefunden haben muss. Für die Referenzen kann die Vorlage "Vordruck Referenzen" verwendet werden. Nutzen Sie die Vorlage sofern erforderlich bitte mehrfach. Alternativ können Sie eine selbst erstellte Referenzliste einreichen, wenn die in diesem Vordruck geforderten Angaben enthalten und übersichtlich dargestellt sind. Zu jeder Referenz sind folgende Angaben zu machen

  • •• Projektbezeichnung und kurze Projektbeschreibung: Eine prägnante Kurzbeschreibung des Projektziels und des Leistungsumfangs, insbesondere im Kontext von Bodycam- bzw. vergleichbaren mobilen Video-/Aufnahmesystemen, cloudbasierter Verwaltung, Support und Schulung.
  • •• Beschreibung der ausgeführten Leistungen: Detaillierte Angaben zu den vom Bieter erbrachten Leistungen, insbesondere:
  • •o Hardware-Lieferung und Rollout: Art und Anzahl der gelieferten Geräte (Bodycams, vergleichbare Wearables, mobile Aufnahmesysteme), Zubehör ((Ersatz-)Akkus, Ladestationen, Dockingstationen, Befestigungssysteme), Lieferlogistik und Inbetriebnahme.
  • •o Cloud-/SaaS-Betrieb: Beschreibung der bereitgestellten Cloud-Software bzw. Verwaltungsplattform (Speiche-rung, Verwaltung, Bearbeitung von Video- oder Mediendaten), Betriebsmodell (SaaS, gehostete Lösung), Verfügbarkeit, Hosting-Standort, Sicherheitsmaßnahmen (Verschlüs-selung, Zugriffskontrolle, Protokollierung).
  • •o Support, Wartung und RMA: Umfang und Organisation des technischen Supports (Hotline, Reaktionszeiten, Sprache), Reparatur- und Austauschservice (RMA-Prozess), Ersatzteilversorgung, Gewährleistungs-abwicklung.
  • •o Sicherheit, Datenschutz und Schnittstellen: Implementierte Sicherheits- und Datenschutzkonzepte (Rollen-/Rechtemanagement, Audit-Logs, Datenlöschung), Bereitstellung von Schnittstellen (REST-API, Datenexport), EU-Hosting, Compliance mit behördlichen Anforderungen.
  • •o Schulung und Dokumentation: Durchgeführte Schulungen (Präsenz/Online, Zielgruppen, Sprache), bereitgestellte Do-kumentation (Bedienungsanleitungen, technische Handbücher, Schulungsunterlagen), Format und Editierbarkeit der Unterlagen.
  • •• Wert/Umfang des Auftrages: Gesamter Auftragswert (Netto) des Projekts oder des vom Bieter erbrachten Leistungsteils in Euro sowie Anzahl der gelieferten/betriebenen Endgeräte bzw. Nutzerlizenzen.
  • •• Zeitraum der Leistungserbringung: Exakter Start- und Endtermin der Leistungserbringung (TT.MM.JJJJ - TT.MM.JJJJ).
  • •• Angabe der zuständigen Kontaktstelle bei der Auftraggeberin der Referenz:
  • •o Vollständiger Name des Unternehmens/der Organisation
  • •o Name und Position des Ansprechpartners beim Referenzgeber
  • •o Direkte Telefonnummer des Ansprechpartners
  • •o E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
  • •• Art des Auftraggebers (Privat/Öffentlich): Explizite Angabe, ob es sich um einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne des § 98 GWB handelte.
  • •Darüber hinaus gelten die folgenden Anforderungen an die benannten Referenzen:
  • •Die Referenzen dürfen nicht älter als drei Jahre sein. Maßgeblich ist das Datum der vollständig beendeten oder erfolgreich in der Erbringung befindlichen Leistungen, gerechnet bis zum Datum der Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung.
  • •Hinweis:
  • •Aufgrund der Beschränkung bei der Anzahl an Zeichen, entnehmen Sie weiterführende Anforderungen bitte aus dem Informationsfeld "Referenzen zu bestimmten Lieferungen".

• Folgende inhaltliche Mindestanforderungen werden an die zu benennenden Referenzen gestellt (je Referenz)

  • •Je Referenz sind mindestens zwei (2) der folgenden fünf (5) Leistungsmodule nachzuweisen:
  • •1. Hardware-Lieferung und Rollout: Nachweis der Lieferung und Inbetriebnahme von Bodycam-, Wearable- oder vergleichbaren mo-bilen Video-/Aufnahmesystemen einschließlich Zubehör (Akkus, Ladestationen, Befestigungssys-teme) an eine Organisation mit verteilten Standorten oder Nutzern.
  • •2. Cloud-/SaaS-Betrieb: Nachweis des Betriebs einer cloudbasierten Verwaltungs-, Speicher- oder Verarbeitungsplatt-form für Video-, Medien- oder beweisrelevante Daten, einschließlich Hosting, Verfügbarkeitsma-nagement, Skalierung und Betriebsverantwortung.
  • •3. Support, Wartung und RMA: Nachweis der Organisation und Durchführung von technischem Support (Hotline), Reparatur-, Austausch- oder RMA-Service für Hardware im laufenden Betrieb, einschließlich Ersatzteilversor-gung und Reaktionszeitmanagement.
  • •4. Sicherheit, Datenschutz und Schnittstellen: Nachweis der Umsetzung von Sicherheits- und Datenschutzanforderungen in einem Cloud- oder SaaS-System (z. B. Rollen-/Rechtekonzept, Verschlüsselung, Audit-Logs, EU-Hosting) sowie Be-reitstellung dokumentierter Schnittstellen (REST-API, Datenexport) zur Vermeidung von Vendor-Lock-In.
  • •5. Schulung und Dokumentation: Nachweis der Durchführung von Anwender- und/oder Administratorschulungen in deutscher oder englischer Sprache sowie Bereitstellung vollständiger, nutzerfreundlicher Dokumentation (Bedienungsanleitungen, technische Handbücher, Schulungsunterlagen) in editierbarem und/oder barrierefreiem Format.
  • •Zusätzliche Anforderung über alle drei Referenzen hinweg:
  • •Über alle drei Referenzen zusammen müssen alle fünf Leistungsmodule (1-5) mindestens einmal abgedeckt sein. Das bedeutet: Jede Referenz weist mindestens zwei Module nach, und in der Gesamtschau aller drei Referenzen ist jedes der fünf Module mindestens einmal vertreten.
  • •Es sind nur drei Referenzen gefordert. Es ist Ihnen unbenommen, weitere Referenzen zu benennen. Da das Austauschen einer fehlerhaften Referenz durch eine nach Fristende nachgereichte bedingungsgemäße Referenz nicht möglich ist und in den entsprechenden Fällen den Ausschluss des Bieters nach sich zieht, empfiehlt das Beschaffungsamt des BMI, eine Liste von weiteren als bedingungsgemäß betrachteten Referenzen einzureichen.
  • •Sofern es sich um Referenzen handelt, die noch nicht abgeschlossen wurden, ist der bisher erreichte Leistungsstand anzugeben. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung dieser Referenz. Noch nicht realisierte Leistungsstände können nicht berücksichtigt werden.
  • •Das Beschaffungsamt des BMI behält sich vor, die angegebenen Referenzen zu verifizieren. Angaben, die einer Nachprüfung nicht standhalten, können zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
  • •Sofern Sie aus berechtigten Geheimhaltungsgründen geforderte Angaben nicht machen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich. Bitte berücksichtigen Sie in jedem Fall, dass Sie bei einer Mindestanforderung an den Wert des Auftrags auch Margen angeben können (bspw. > 100.000 € oder zwischen 100.000 und 200.000 €).
  • •Nachweis der Marktüblichkeit des angebotenen Produkts
  • •Der Bieter muss mit dem Angebot nachweisen, dass die angebotene Lösung eine marktübliche Leistung ist. Das bedeutet, dass es sich um ein allgemein auf dem Markt gehandeltes und ausgereiftes Standardprodukt handeln muss. Neuentwicklungen oder Prototypen sind ausdrücklich ausgeschlossen. Die Anforderungen der Bundespolizei beschränken sich auf etablierte Produkte, die sofort am Markt erhältlich sind und keine Individualanfertigungen darstellen.
  • •Daher muss das konkret angebotene Modell der Bodycam bis zum Ende der Angebotsfrist bereits in einer Stückzahl von insgesamt mindestens 1.500 Einheiten innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verkauft, ausgeliefert und bei Kunden erfolgreich in den echten Betrieb genommen worden sein.
  • •Dieser Nachweis wird durch eine überprüfbare Eigenerklärung (bspw. entsprechendes Referenzprojekt) erbracht.

• Der Bieter hat mit dem Angebot den Nachweis eines etablierten Informationssicherheitsmanagementsystems für die auftragsrelevanten Betriebs- und Supportprozesse vorzulegen, z. B. durch ein gültiges Zertifikat nach DIN EN ISO/IEC 27001 oder einen gleichwertigen Nachweis einer unabhängigen Stelle.

• • •Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit ist der Umsatz im Tätigkeitsbereich "Lieferung, Implementierung, Betrieb, Support und Wartung von Bodycam- oder vergleichbaren mobilen Videosystemen einschließlich Verwaltungssoftware/SaaS sowie dazugehöriger Services" für die letzten drei Geschäftsjahre anzugeben.
  • •Der Umsatz pro Jahr im einschlägigen Tätigkeitsbereich beträgt mindestens 4.500.000,00 EUR.
  • •Zum Nachweis füllen Sie bitte das Dokument "Unternehmenszahlen" aus und reichen dieses mit Ihrem Angebot ein. Alternativ übersenden Sie bitte eine Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste, welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre vor Auftragsbekanntmachung belegt.
  • •Im Falle von Bietergemeinschaften und Bietern, die andere Unternehmen im Rahmen der Eignungsleihe einbinden, werden die Umsätze der jeweiligen Bieterkonstellation addiert. Übersenden Sie hierzu bitte für jedes Mitglied der Bieterkonstellation eine eindeutig zuweisbare Eigenerklärung in Form einer selbsterstellten Liste, welche die jeweiligen Jahreswerte der letzten drei Geschäftsjahre für jedes Mitglied der Bieterkonstellation belegt. Die Summe der Umsätze muss den geforderten Mindestumsatz erreichen.
  • •Sofern Sie aus berechtigten Gründen die Unterlagen nicht beibringen können, teilen Sie diese Gründe dem Beschaffungsamt des BMI mit und legen Sie einen anderen geeigneten Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit vor. Das Beschaffungsamt des BMI entscheidet sodann nach pflichtgemäßem Ermessen über die Anerkennung des Alternativnachweises. Sofern Sie diesbezüglich unsicher sind, kontaktieren Sie das Beschaffungsamt des BMI unbedingt rechtzeitig vor Ablauf der Teilnahme- oder Angebotsfrist in Form einer Bewerber-/Bieterfrage. Ein Nachfordern und Beibringen eines anderen (geeigneteren) Nachweises ist nach dem Angebotsschluss aus vergaberechtlichen Gründen nicht mehr möglich.

Zuschlagskriterien

• Bewertungskriterien: Details siehe Dokument "Bewertungsmatrix - Bodycams"

• Preis: Gemäß Vergabeunterlagen.