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Rahmenvertrag Archivierung, Aktenauslagerung und Digitalisierung

Die BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH beabsichtigt die Vergabe von Leistungen zur externen Lagerung und Verwaltung diverser Archiveinheiten. Diese bestehen aus diversen Akteneinheiten in Papierform, inkl. dort integrierter Datenträger auf CD-R, Mikrofilmen, Sicherheitsbänder, sowie Magnetbänder. Ein Gesamtumfang von derzeit ca. 53.000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE). Der Umfang der Beauftragung setzt sich zusammen aus der einmalig stattfindenden Erstübernahme von derzeit ca. 53.000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE) gelagert in Kartonagen vom Standort der beiden derzeitigen AN. Sowie der alle 1 bis 2 Jahre stattfindenden Erstauslagerung von ca. 3000 Stück Archiveinheiten (Stk./AE) vom Standort BIM, und der jährlich stattfindenden Kassation von ca. 4.500 Stück Archiveinheiten (Stk./AE). Bei den ausgeschriebenen Leistungen handelt es sich um Leistungen, die auf Abruf zu erbringen sind. Ausgeschrieben wird deshalb ein Rahmenvertrag ohne Anspruch auf ein festes Auftragsvolumen. Die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Mengenangaben sind angenommene Mengen aus Erfahrungswerten der letzten Jahre. Sie dienen in dieser Ausschreibung lediglich der Kalkulation und Bewertung. Es besteht kein Anspruch auf die angegebenen Mengen. Alle Angebotspositionen sind in sich einzeln zu kalkulieren. Die Erfassung und Übernahme der Akten beginnt zum 01.12.2026. Die Vertragsdauer beträgt 4 Jahre. Der Vertrag endet zum 31.11.2030.

Zeitplan

Veröffentlichung
13.08.26
Fragenfrist
04.09.26
Abgabefrist
15.09.26
Öffnung
15.09.26
Vertragsbeginn
01.12.26

Ausschreibung

Reichweite
EU-weit
Vergabeart
Offenes Verfahren
Vertragsart
Rahmenvereinbarung
Erfüllungsort
Berlin, Deutschland
E-Mail
Einkauf@bim-berlin.de
Telefon
+4930901661478
Website
https://www.bim-berlin.de

Eignungs- & Bewertungskriterien

Eignungskriterien

  • Rechtsverbindliche Erklärung, dass der im Leistungsverzeichnis unter Punkt 5.1 festgelegt Lieferzeitraum (werktags Dienstag und Donnerstag ab 08

    • 00 Uhr bis spätestens 11:00 Uhr) sichergestellt ist.
    • Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
    • Zahl der Arbeitskräfte im Unternehmen, jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre.
    • Der Nachweis erfolgt durch eine Eintragung im ULV oder in den Verzeichnissen anderer vergleichbarer zertifizierter Stellen, eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
    • Die Angaben dienen ausschließlich statistischen bzw. dokumentarischen Zwecken und werden weder als Mindestanforderung noch im Rahmen der Angebotswertung berücksichtigt.
  • Rechtsverbindliche Erklärung, dass folgende aktuelle, gültige Nachweise vorliegen

    • Bescheinigung in Steuersachen: Nachweis, dass Sie Ihren Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern nachkommen
    • Der Nachweis erfolgt durch eine Eintragung im ULV oder in den Verzeichnissen anderer vergleichbarer zertifizierter Stellen, eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) oder durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Hinweis: Es sind keine schriftlichen Nachweise zur Angebotsabgabe einzureichen, die Bestätigung der Eigenerklärung ist ausreichend.
  • Rechtsverbindliche Erklärung, dass folgende aktuelle, gültige Nachweise vorliegen und Bestätigung der Eigenerklärung unter ergänzendem Nachweis der Zertifikate

    • ISO 14001, ISO 27001, ISO 9001
    • Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen sowie außerdem der Vorlage von Bescheinigungen.
    • Der Bieter muss mindestens ein vergleichbares Projekt in den letzten 10 Jahren mit einem Gesamtauftragswert von mindestens 60.000 EUR brutto über einen Leistungszeitraum von mindestens 12 Monaten nachweisen.
    • Das Referenzprojekt sollte im Umfang und Komplexität mit dem Leistungsverzeichnis der Ausschreibung vergleichbar sein. Ein Projekt ist vergleichbar, wenn es im Aufwand und Inhalt weitestgehend ähnlich zur ausgeschriebenen Leistung ist.
    • Geforderte Angaben zum Leistungsumfang umfassen die Projektbeschreibung, der Auftragswert in Euro brutto, Leistungsbeginn- und ende und Angaben zu Ansprechpartner.
    • Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.
    • Rechtsverbindliche Erklärung, dass die Leistung innerhalb eines Radius von 50 Kilometern gemessen von der Berliner Stadtgrenze erbracht wird. Dies ist aufgrund von kurzer Bereitstellungszeiten gemäß 5.1 des Leistungsverzeichnis, häufiger persönlicher Akteneinsicht, Notfallzugriffen sowie Transport- und Sicherheitsanforderungen erforderlich.
    • Der Nachweis erfolgt durch die ausgefüllte Eigenerklärung (Selbstauskunft) gem. den Vergabeunterlagen. Auf Verlangen sind die Eigenerklärungen durch Vorlage von Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen.

Zuschlagskriterien

  • Wertungspreis: Die Gewichtung des Zuschlagskriteriums Preis erfolgt mit 100%.

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Lose (1)

Vergabeunterlagen

Konzeptvorlage89 KB4 Seiten
Vertragsbedingungen42 KB8 Seiten
Vertragsentwurf287 KB16 Seiten
Kalkulation124 KB2 Tabellen
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