Rahmenvertrag Logistikdienstleistungen MESSE ESSEN

Eignungskriterien

• Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung)

  • •Steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung der zuständigen Finanzbehörde, nicht
  • •älter als drei Monate

• Betriebs-/ Berufshaftpflichtversicherungsnachweis (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Dritterklärung)

  • •Betriebs-/ Berufshaftpflichtversicherungsnachweis: Schriftliche Zusicherung der Versicherung mit dem Teilnahmeantrag bzw. ein entsprechender Versicherungsnachweis
  • •Hierbei gilt:
  • •20 Mio. Euro pauschal für Personen-, Sach- sowie daraus resultierende
  • •Vermögensschäden, einschließlich:
  • •o 10 Mio. Euro für Schäden an gemieteten Gebäuden bzw. Räumen infolge
  • •von Brand, Explosion, Leitungswasser oder Abwasser
  • •o 500.000,00 Euro für Schäden an gemieteten beweglichen Sachen infolge
  • •von Brand, Explosion, Leitungswasser oder Abwasser
  • •o 500.000,00 Euro für Schäden an gemieteten Gebäuden bzw. Räumen
  • •sowie an gemieteten beweglichen Sachen aufgrund sonstiger Ursachen
  • •o 5.000.000,00 Euro für Tätigkeitsschäden sowie daraus resultierende
  • •Vermögensschäden
  • •o 250.000,00 Euro für das Abhandenkommen überlassener Schlüssel bzw.
  • •Codekarten.
  • •Die Deckungssummen müssen je Schadensfall zur Verfügung stehen und sind je
  • •Versicherungsjahr zweifach verfügbar.

• Umsatzangaben (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung)

  • •Angaben zum durchschnittlichen Gesamtjahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie zum tätigkeitsbezogenen Umsatz, der mit dem hiesigen Auftragsgegenstand vergleichbaren Unternehmenstätigkeiten
  • •Das Unternehmen hat in den letzten 3 Jahren mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare tätigkeitsbezogene Jahresumsätze in Höhe von durchschnittlich 7,5 Mio EUR je Geschäftsjahr erzielt.

• Referenzangaben (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung)

  • •Das Unternehmen hat in den letzten 5 Jahren mindestens 2 mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzprojekte erfolgreich durchgeführt Vorlage von mindestens 2 Referenzen über die Erbringung vergleichbarer Projekte und Tätigkeiten entsprechend der spezifischen Angaben der Auftragsbekanntmachung und Vergabeunterlagen.
  • •Eine zahlenmäßige Beschränkung der Vorlage von Referenzen findet im Rahmen der Eignungsprüfung nicht statt.
  • •Die mit den Referenzen nachgewiesenen Leistungen müssen im Zeitraum von 5
  • •Jahren, gerechnet ab dem Datum der Teilnahmefrist dieses Vergabeverfahrens,
  • •erbracht worden sein, um als vergleichbar bewertet werden zu können.
  • •Bei der Vergleichbarkeitsbetrachtung kommt es vor allem auf folgende Merkmale der
  • •Referenzleistung an:
  • •? Relevanz zum Messe-/Veranstaltungsbetrieb
  • •o Größe der bewirtschafteten Fläche (Hallenflächen, Freiflächen, ggf. externe Flächen)
  • •Bruttofläche mindestens 50.000 m2
  • •o Anzahl Aussteller
  • •mindestens 700 Aussteller
  • •o Erfahrung mit Großveranstaltungen, Parallelmessen, Hochfrequenzzeiten
  • •? Umfang und Komplexität der getätigten Leistungen
  • •o Art der logistischen Tätigkeiten (Voll- und Leergutlogistik, Lagerung, Zollabwicklung, Staplerleistungen, Abendabbau, Mietequipment)
  • •o (Max.) Anzahl von koordiniertem Personal
  • •mindestens 20 Personen

• Objektleitung (Mit dem Teilnahmeantrag; Keine oder anderweitige Formerfordernis)

  • •Der vorgesehene Objektleiter verfügt über mindesten 2 Jahre Berufserfahrungen in einem mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Leistungsumfang.
  • •Bewertet wird die Angabe zu technischen Fachkräften, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen. Konkret stellt die Vergabestelle hierbei auf den vorgesehenen und benannten Objektleiter ab.
  • •Die Datei 30226 Phase 1 Formblatt Objektleiter ist auszufüllen .
• • •Unternehmensbezogene Maßnahmen der Qualitätssicherung (Mit dem Teilnahmeantrag
  • •Mittels Eigenerklärung): Der Bewerber erläutert schriftlich seine unternehmensbezogenen Maßnahmen zur langfristigen Qualitätssicherung und bezieht dabei auch Zertifizierungen nach den geltenden Qualitätsmanagementnormen mit ein.

Zuschlagskriterien

• Preis

  • •Gewertet wird der Gesamtpreis (netto) der angebotenen Leistung gemäß Preisblatt - Anlage 3 zur Leistungsbeschreibung. Das in den Vergabeunterlagen enthaltene Preisblatt ist vollständig auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen.
  • •Bei der Punktvergabe gilt wie folgt:
  • •Darin sind alle zu erbringenden Leistungen sowie ein prognostizierter Jahresumsatz aufgeführt.
  • •Der Bieter gibt
  • •- die prozentuale Rückvergütung auf den prognostizierten Jahresumsatz sowie
  • •- den Angebotspreis für das Time-Slot-Management-System
  • •an.
  • •Für die Preisbewertung wird die Rückvergütungssumme um die Kosten des Time-Slot-Management-Systems vermindert. Der daraus resultierende Wert bildet die Grundlage der Preiswertung.
  • •Das Angebot mit dem höchsten Wert (Rückvergütungssumme abzüglich Kosten des Time-Slot-Management-Systems) erhält 1000 Punkte.
  • •Die Punktebewertung der übrigen Angebote erfolgt linear nach folgender Formel:
  • •Punkte = (Wert des Angebots / höchster Wert) × 1000
  • •Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen gerundet und zu 70 % gewichtet.

• Auftragsbezogenes Umsetzungskonzept "Betriebs- und Logistikkonzept"

  • •Der Bieter erstellt auf maximal 40 Din A4 Seiten (Schriftart Arial, Schriftgröße 12, Zeilenabstand 1,5) im PDF-Format eine detaillierte Beschreibung seiner geplanten Vorgehensweise in Ansehung an die Aufgabenstellung entlang der auftragsgegenständlichen Themenschwerpunkte operative Logistik, Ressourcen- und Equipmentkonzeptionierung, Service und Kunden sowie digitale Steuerung. Der Angebotsbestandteil ist als umfassendes, auftragsbezogenes Konzept zur Durchführung der Messelogistik zu verstehen.
  • •Es soll dabei deutlich werden, dass und wie sich der Bieter mit den Besonderheiten des Projekts auseinandergesetzt hat. Der Bieter soll sein methodisches Vorgehen und die Herangehensweise nachvollziehbar erläutern und dabei auch auf aus dem Projekt resultierende besondere Herausforderungen eingehen.
  • •Bezüglich der thematischen Schwerpunkte gilt:
  • •Operatives Logistikkonzept:
  • •Darstellung der Organisation und Steuerung sämtlicher logistischer Prozesse im Rahmen von Veranstaltungen. Dies umfasst insbesondere Anliefer- und Abholprozesse, Steuerung der Auf- und Abbauphasen, Leergutannahme, -lagerung und -rückführung sowie die Koordination von Verkehrs- und Bewegungsströmen auf dem Messegelände.
  • •Ressourcen- und Equipmentkonzept:
  • •Darstellung der bedarfsgerechten Planung, Vorhaltung und Disposition von Personal sowie technischem Equipment (z. B. Flurförderzeuge, Krane, Hebebühnen). Es ist darzulegen, wie Verfügbarkeiten sichergestellt werden und wie bei Ausfällen oder kurzfristigem Mehrbedarf reagiert wird.
  • •Service- und Kundenkonzept:
  • •Beschreibung der Abwicklung aller Leistungen gegenüber Ausstellern und sonstigen Kunden, einschließlich Angebotserstellung, Auftragsabwicklung, Reaktionszeiten sowie Betreuung vor Ort durch qualifiziertes Personal. Ebenso darzustellen sind Maßnahmen zum Umgang mit Beschwerden und zur Sicherstellung einer hohen Servicequalität.
  • •Digitales Steuerungskonzept:
  • •Darstellung eingesetzter Systeme zur Planung, Steuerung und Abwicklung logistischer Prozesse (z. B. Zeitfenstermanagement, Buchungssysteme, Check-in-Lösungen). Es ist zu erläutern, wie bestehende und zukünftige Digitalisierungsanforderungen unterstützt werden.
  • •Für die Bewertung der konzeptionellen Darstellungen gilt wie folgt:
  • •Das eingereichte Konzept wird nach den vier oben beschriebenen Themenschwerpunkten bewertet. Die Bewertung folgt auf einer Bewertungsskala von 50 Punkten (beste Bewertung) bis 10 Punkten (schlechteste Bewertung) bewertet.
  • •Die für jede Kategorie vergebenen Punkte werden mit dem dazugehörigen Wertungsfaktor multipliziert. Die Einzelwerte werden anschließend addiert und ergeben den Gesamtnutzwert des Konzeptes, sodass maximal 1000 Punkte erreicht werden können.
  • •Die Bewertung erfolgt über die Vergabestelle und den zuständigen Fachbereich (zusammen sog. "Juroren") getrennt. Die Punkte der Juroren werden addiert und durch die Anzahl der Juroren geteilt.
  • •Das Ergebnis wird auf 2 Nachkommastellen gerundet und zu 15 % gewichtet

• Präsentation des schriftlichen Angebotsinhalts in einem Vorstellungstermin

  • •Der Bieter präsentiert und erläutert in einem Präsentationstermin mündlich die schriftlichen Bestandteile des Angebots, mithin seine konzeptionellen Ausführungen und interagiert zudem mit den Vertretern des Auftraggebers. Die Präsentation dient der Erläuterung und Vertiefung der im schriftlichen Angebot dargestellten Angebotsbestandteile. Neue oder von den schriftlichen Angebotsunterlagen abweichende Angebotsbestandteile werden bei der Wertung nicht berücksichtigt. Es ist allerdings zulässig, dass der Bieter in diesem genannten Rahmen seine mündlichen Erläuterungen durch Präsentationsunterlagen begleitet.
  • •Es wird erwartet, dass die vom Bieter vorgesehenen projektverantwortlichen Personen (einschließlich Objektleiter) am Termin teilnehmen und sich vorstellen.
  • •Im Rahmen der Präsentation wird bewertet:
  • •- Fachliches Verständnis der Anforderungen der Messelogistik sowie Erläuterung der Vorgehensweise und der damit verbundenen Zielsetzungen
  • •- Praxistauglichkeit der im schriftlichen Angebot dargestellten Abläufe und Lösungsansätze
  • •- Nachvollziehbarkeit der personalbezogenen Ausführungen im Hinblick auf das für die operative Durchführung vorgesehene Team insbesondere des Objektleiters sowie die nachvollziehbare Darstellung der Rollen und Verantwortlichkeiten
  • •- Bewertet wird zudem die Qualität der Interaktion auf Rückfragen der Vergabestelle
  • •Für die Präsentation sind max. 45 min. mit anschließender Fragerunde von max. 30 min. vorgesehen.
  • •Die für jeden Aspekt vergebenen Punkte werden mit dem dazugehörigen Wertungsfaktor multipliziert. Die Bewertung folgt auf einer Bewertungsskala von 50 Punkten (beste Bewertung) bis 10 Punkten (schlechteste Bewertung) bewertet. Die Einzelwerte werden anschließend addiert und ergeben den Gesamtnutzwert der Präsentation, sodass maximal 1000 Punkte erreicht werden können.
  • •Die Bewertung erfolgt über die Vergabestelle und den zuständigen Fachbereich (zusammen sog. "Juroren") getrennt. Die Punkte der Juroren werden addiert und durch die Anzahl der Juroren geteilt.
  • •Das Ergebnis wird auf zwei Nachkommastellen gerundet und zu 15 % gewichtet.