Reinigung (auch Glas/Rahmen) von Gebäuden der Stadt Wegberg

Zuschlagskriterien

• Konzept zur Auftragsorganisation

  • •30 Punkte analog 30% Gewichtung in der Vergabeentscheidung werden erreicht, wenn das Konzept zur Auftragsorganisation aus Sicht des AG optimal gestaltet ist. Dabei wird davon ausgegangen, dass allein der angebotene Preis für die angefragten Reinigungsdienstleistungen nicht das wirtschaftlich günstigste Angebot bestimmen kann.
  • •Aus der Erfahrung der letzten Jahre kommt es dem AG immer mehr darauf an, dass der Auftragnehmer über ein ausgefeiltes und auf den konkreten Auftrag bezogenes Konzept zur Auftragsorganisation sicherstellt, dass die angebotenen Leistungen über die gesamte
  • •Vertragslaufzeit in ihrer Güte aufrechterhalten werden können. Hierbei bewertet der AG das Konzept wie folgt (Darstellung der möglichen Punktzahlen):
  • •1. Startup-Phase vor Reinigungsstart (max. 60 Punkte)
  • •1.1 Arbeitsgruppe
  • •1.1.1 Gibt es eine Arbeitsgruppe (AG), die den anstehenden Auftrag vorbereitet, wenn ja, benennen Sie die konkreten Mitarbeiter und deren Funktion (max. 10 Punkte)
  • •1.2 Rekrutierung und Ausbildung der Reinigungskräfte
  • •1.2.1 Wie stellen Sie sicher, dass die benötigte Personalstärke zum Reinigungsbeginn vorhanden ist. (max. 10 Punkte)
  • •1.2.2 Beschreiben Sie die geplante Erstunterweisung sowie fortlaufende Schulungen der für den Auftrag vorgesehenen Reinigungskräfte. (max. 20 Punkte)
  • •1.3 Auswahl von Maschinen und Material
  • •1.3.1 Stellen Sie quanititativ und qualitativ dar, welche Maschinen Sie für die jeweiligen Reinigungslose konkret eingeplant haben und wie Sie die Gesundheit der Mitarbeiter durch den Einsatz von ergonomisch hoch¬wertigen Gerät schützen. (max. 20 Punkte)
  • •2. Reinigungsorganisation (max. 120 Punkte)
  • •2.1 Personalbedarfsplanung
  • •2.1.1 Stellen Sie Ihre Personalplanung für den Auftrag dar. (max. 20 Punkte)
  • •2.2 Personalausfall
  • •2.2.1 Welche Maßnahmen ergreifen Sie bei Personalausfall? (max. 10 Punkte)
  • •2.3 Reklamationsprozess
  • •2.3.1 Wie sieht Ihr Prozess nach Reklamationsmeldungen des Auftraggebers aus? (max. 80 Punkte)
  • •2.4 Erreichbarkeiten Objektleiter und Vorarbeiter
  • •2.4.1 Wie wird die Erreichbarkeit des Vorarbeiters/Objekt-leiters gewährleistet und wie schnell sind diese vor Ort. (max. 10 Punkte)
  • •3. QM-Konzept (max. 200 Punkte)
  • •3.1 Qualitätsprüfungen
  • •3.1.1 Wie führen Sie Qualitätsprüfungen im Objekt des AG durch? (max. 90 Punkte)
  • •3.1.2 Wie gestalten Sie die Zusammenarbeit mit dem AG in Bezug auf gemeinsame Qualitätsprüfungen? (max. 90 Punkte)
  • •3.2 Optimierungen Ergebnisqualität
  • •3.2.1 Beschreiben Sie Ihre Optimierungsmaßnahmen, wenn Sie feststellen, dass die Leistungserbringung nicht den vertraglichen Anforderungen entspricht. (max. 20 Punkte)
  • •4. Umwelt- und Nachhaltigkeitskonzept (max. 120 Punkte)
  • •4.1 Sicherstellung des Konzepts
  • •4.1.1 Haben Sie ein spezielles Umwelt- und Nachhaltig-keitskonzept, wenn ja, stellen Sie es kurz vor. (max. 60 Punkte)
  • •4.2 Umweltfreundlichkeit der Reinigungsprozesse
  • •4.2.1 Welche umweltfreundlichen Reinigungsprozesse werden Sie im konkreten Auftrag aufsetzen? (max. 60 Punkte)
  • •Erläuterung zur Bewertung:
  • •Der Auftraggeber möchte wissen, wie der Bieter den konkret anstehenden Auftrag plant und im Regelbetrieb auszuführen gedenkt. Insbesondere interessiert seine Vorgehensweise in Krisensituationen.
  • •Daher wurde der fein abgestimmte Fragenkatalog entwickelt. Dabei entspricht die Bepunktung der Bedeutung der einzelnen Aspekte für den Auftraggeber. Ihm ist die explizite Beantwortung jeder einzelnen Frage wichtig. So reicht ihm allein das Beifügen von Unternehmensbroschüren, etc. nicht.
  • •Für eine transparente, nachvollziehbare Vergleichbarkeit der Bieterantworten ist es unumgänglich, dass sich jeder Bieter an die vorgegebene Fragestruktur hält. Jeder Antwort ist die zugehörige, dreistellige Fragennummer zuzuordnen. Hält sich der Bieter nicht an die vorgegebene Fragestruktur, können seine Antworten nicht bepunktet werden.
  • •Da die eingereichten Konzepte in letzter Zeit erheblich an Umfang zugenommen haben, ohne dass sich dies immer auf die Güte ausgewirkt hat, bitten wir um Verständnis, dass das Konzept zur Auftragsorganisation maximal 25 DIN A4 Seiten inklusive Anlagen umfassen darf und eine Schriftgröße von mindestens 10 Pt. haben muss.
  • •Bei Überschreitung der Seitenzahl bzw. Unterschreitung der Schriftgröße wird Ihr Konzept zur Auftragsorganistion nicht gewertet.
  • •Die maximal zu erreichende Punktzahl für die Beantwortung der einzelnen Fragen entnehmen Sie der oben dargestellten Tabelle. Die Bewertung der einzelnen Antworten erfolgt unter drei Aspekten. Vorhanden, schlüssig und überzeugend. "Vorhanden" bedeutet, dass die gestellte Frage explizit beantwortet wurde. Für die vollständige Beantwortung der Frage erhält man 30% der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage.
  • •"Schlüssig" bedeutet, dass die Antwort auf die konkrete Frage für den Auftraggeber nachvollziehbar, zweckmäßig und in Bezug auf den Auftragsgegenstand angemessen ist. Eine schlüssige Antwort muss aber nicht zwingend auch überzeugend sein. Für die vollständige und schlüssige Beantwortung der Frage erhält man weitere 40% der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage.
  • •"Überzeugend" bedeutet, die schlüssige Antwort überzeugt durch besondere weitere Merkmale wie z.B.
  • •- das Absetzen von den übrigen Bieterkonzepten
  • •- außergewöhnliche Ansätze
  • •Für die vollständige und überzeugende Beantwortung der Frage erhält man weitere 30% der zu erreichenden Punktzahl für diese Frage. In einem mathematischen Algorithmus werden 30 Punkte, analog 30% Gewichtung in der Vergabeentscheidung, für das beste angebotene Konzept vergeben. Die Bewertungspunkte für die anderen Konzepte ergeben sich wie folgt: Bewertungspunkte = Punkte Konzept durch Punkte für das beste Konzept mal 30.

• Preis: Der Preis wird mit 40% Hauptentscheidungsträger in der Vergabe. In einem mathematischen Algorithmus werden von 100 möglichen Punkten 40 Punkte, analog 40% Gewichtung in der Vergabeentscheidung, für den niedrigsten angebotenen Preis vergeben. Die Preispunkte für die anderen Angebote ergeben sich wie folgt: Preispunkte = Bestpreis durch Angebotspreis mal 40. (der doppelte Preis führt zu einer halbierten Punktzahl).

• Aufwandskalkulation

  • •30 Punkte, analog 30% Gewichtung in der Vergabeentscheidung, werden erreicht, wenn die Aufwandskalkulation sich in dem marktüblichen Korridor befindet.
  • •Die im Rahmen des Angebotes abzugebenden Leistungskennzahlen (LKZ) sind neben dem Stundenverrechnungssatz ein weiterer Faktor in der Preisbestimmung der angebotenen Dienstleistung. Für den zu vergebenden Auftrag mit seiner heterogenen Objektstruktur und Vielzahl der Objekte würde eine Fehleinschätzung des Reinigungsaufwandes nach Auftragsvergabe durch den Bieter schwer kompensiert werden können.
  • •Im Rahmen von breit angelegten Korridoren von LKZ geht der Auftraggeber (AG), bei dem vorhandenen Verschmutzungsgrad der Liegenschaften, von einer dem Auftrag angemessenen Kalkulationsstruktur aus. Innerhalb dieser raumnutzungsabhängigen LKZ-Korridore obliegt es dem jeweiligen Bieter, im Rahmen seiner unternehmerischen Freiheit, seiner Ablauforganisation und seines technischen und fachlichen Know Hows die passenden LKZ in Ansatz zu bringen.
  • •Liegen die im Rahmen des Angebotes abgegebenen LKZ höher, geht der AG davon aus, dass diese Leistungsansätze schwer zu erfüllen sind.
  • •Liegen die abgegebenen LKZ niedriger, geht der AG davon aus, dass die Kalkulation auf nicht ausreichender Arbeitsorganisation des Bieters beruht, die zum heutigen Verfahrensstand als marktüblich vorausgesetzt werden kann.
  • •Der AG rechnet daher bei Über- oder Unterschreitung des vorgegebenen LKZ Korridors bei der Auftragsausführung mit einem erhöhten Kontrollaufwand und Auseinandersetzungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
  • •Deswegen gibt der AG in der Kalkulationsdatei, Tabelle Losübersicht, Leistungskennzahlen (LKZ) "unter und oberer Wert", angelehnt an die REFA-Kalkulationen bzw. Kalkulationen der Innungen des Gebäudereinigerhandwerks sowie eigenen Erfahrungswerten, vor.
  • •Der Bieter trägt seine individuellen LKZ, je Raumgruppe, in die Eingabefelder ein.
  • •Der Korridor lässt einen ausreichend großen Spielraum für die individuelle Leistungssituation des Bieters zu. Wenn jedoch Aufwandskalkulationen (LKZ) den marktüblichen Korridor verlassen, werden in einem Stufenverfahren bis zur Maximalpunktzahl in der Bewertung des Bieterangebotes abgezogen. Die Angabe zu den Korridoren ist in der Losübersicht der Kalkulation hinterlegt.
  • •Beispiel: LKZ-Korridor für Sanitärflächen in der täglichen Vollreinigung Leistungskorridor unterer Wert 75m²/h / oberer Wert 120 m²/h
  • •Werden LKZ unter 75m²/h oder über 120 m²/h kalkuliert, erfolgt ein Abzug bis zum maximalen Punktwert je nach Entfernung vom definierten LKZ-Korridor in dem kalkulierten Los in Schritten von 1,5 Punkte je 1% Abweichung nach unten, bezogen auf den unteren Grenzwert, bzw. 1,5 Punkt je 1% Abweichung nach oben, bezogen auf den oberen Grenzwert. Der Abzug wird nach den Anteilen der jeweiligen Raumgruppe an der gesamten Jahresreinigungsfläche gewichtet.