Frist abgelaufen

SAP S/4 HANA Systemumstellung

Helmholtz Munich nutzt seit dem Jahr 2008 das SAP-System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Die Administration besteht aus den Bereichen Finanzen, Einkauf, Personal, Recht, Infrastruktur, Digitale Transformation & IT sowie einigen Stabsstellen. Das SAP-Umstellungsprojekt umfasst ca. 180 Mitarbeiter aus diesen Fachbereichen mit Zugriff auf das ERP-System. Insbesondere werden die Kernkomponenten FI, CO für Finanzen und Controlling, MM für Einkauf und Materialwirtschaft, sowie HCM für Personal eingesetzt. Darüber hinaus finden noch weitere Module zur Projektsteuerung (PS), zum Haushaltsmanagement (PSM), für Versand (SD) Anwendung. Das Modul zur Kursorganisation (LSO) ist zwar implementiert, wird aber aktuell und zukünftig nicht mehr genutzt. Im Bereich Finanzen wird außerdem ein SAP-AddOn (xSuite) für die Rechnungsverarbeitung eingesetzt. Für den Einkauf ist ebenfalls das SAP-Addon Ariba seit April 2022 implementiert und wird planmäßig im April 2024 um die Beschaffungslösung easyBanf ergänzt. Des Weiteren wird ein NON-SAP System für die Zeitwirtschaft in der SAP-Umgebung genutzt. Eine detaillierte Systemübersicht liefert Anlage Systemübersicht ERP 2024. Weitere SAP-Funktionalitäten wie FIORI (geplanter Start in 2024) und CATS sind für die nähere Zukunft geplant und müssen bei dieser S4/HANA-Umstellung ebenfalls berücksichtigt werden. Aufgrund der vorliegendenSAP-Struktur sind neben dieser vollumfänglichen Ausdehnung auf alle SAP-Module und Addons ebenso alle relevanten NON-SAP-Anwendungen mit deren Schnittstellen miteinzubeziehen. Ein SAP-Readiness-Check wurde in Q4/2023 durchgeführt und die Ergebnisse finden sich in Anlage SAP Readiness-Check & Anlage SAP Readiness-Check Detail. Neben den fachlich-inhaltlichen und technischen Themen entlang der zu erstellenden Soll-Skizze sind ebenso verschiedene Projektschnittstellen von Helmholtz-Munich zu berücksichtigen. Die Realisierung von Workflows/Automatisierungen sind im Projektkontext besonders zu prüfen; Digitalisierungsmaßnahmen sind ebenfalls sehr relevant. Für die Projektdurchführungsphase des SAP S/4 HANA-Projekts wird bis Projektabschluss nun ein Partner zur Beratung und Implementierung gesucht.
Vergabeunterlagen

Zeitplan

Veröffentlichung
29.12.23
Teilnahmefrist
02.02.24
Vertragsbeginn
01.08.24

Ausschreibung

Reichweite
EU-weit
Vergabeart
neg-w-call
Erfüllungsort
Neuherberg, Deutschland
E-Mail
bianca.klossek@helmholtz-munich.de
Freischalten
Telefon
+49 8931872727
Freischalten

Eignungs- & Bewertungskriterien

Eignungskriterien

  • Unternehmensdarstellung/Firmenprofil

    • Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens / (2) Geschäftsführer / (3) Geschäftssitz / (4) alle Niederlassungen / (5) Gesellschaftsform / (6) Gründungsdatum / (7) Geschäftsfokus / (8) Angaben zur Struktur und Organisation.
    • Mitarbeiterprofile: Die Angaben zu den Mitarbeitern müssen bezogen auf die beschriebene Leistung jeweils folgende Angaben umfassen:Name / Ausbildung / Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Projektleiterrolle / Zertifizierungen / Weiterbildungen / Fremdsprachen.
    • Folgende Kriterien gelten für die eingesetzten Mitarbeiter:
    • Alle Berater und Entwickler: Die Berater/Entwickler verfügen über die geforderten Fachkenntnisse (gem. Aufgabenstellung in Kapitel 3) und eine nachweisbare, praktische Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren im entsprechenden Umfeld. / Notwendige deutsche Sprachkenntnisse: Alle angebotenen Berater/Entwickler beherrschen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift. / Es muss sowohl gewährleistet werden, dass eine Vertretung für die Berater/Entwickler zur Verfügung steht und diese im Urlaubs- oder Krankheitsfall des Beraters/Entwicklers eingesetzt wird, als auch, dass die Vertretung die gleichen fachlichen Kenntnisse aufweist.
    • Hauptberater/Projektleiter: Für die Projektleitung ist eine Projektmanagement-Expertise durch Referenzen zu einer mindestens 5-jährigen operativen Berufserfahrung als Projektleiter in SAP-Projekten nachzuweisen. Zusätzlich ist direkte Erfahrung in der Steuerung von erfolgreichen S/4HANA Transformationen zwingend zu belegen. Für dieses Profil ist ein zweites, stellvertretendes Profil mit einzureichen, das dem Hauptprofil hinsichtlich der Qualifikationen entspricht. Die Projektleitung bzw. dessen Stellvertreter muss stets verfügbar sein und kann in Abstimmung mit dem AG neben der vor Ort Tätigkeit in Teilen auch remote erfolgen.
    • Nennen Sie das Profil des Hauptberaters für die genannten Anforderungen und verweisen Sie auf das zum Berater gehörende Mitarbeiterprofil. / Darstellung von fundiertem Fachwissen des Hauptberaters hinsichtlich der im gegenständlichen Projekt relevanten Prozesse sowie Rollen und Verantwortlichkeiten (CV etc.). / Benennung / Nachweis von mindestens zwei S/4 HANA-Projekten des Hauptberaters in verantwortlicher Position (Referenzen in CV etc.). / Nachweis im Mitarbeiterprofil des Hauptberaters über Projektmanagementerfahrung in ähnlichen Projekten und Rollen (nicht älter als drei Jahre). / Bitte hinterlegen Sie für den Projektleiter/Hauptberater und je Aufgabenbereich (Kapitel technische Anforderungen) sowie für die übergreifenden Aufgaben mindestens 2 Mitarbeiterprofile. Der Anbieter verpflichtet sich, die benannten oder mindestens gleich qualifizierten Berater im Projekt in Abstimmung mit dem Auftraggeber einzusetzen. Einarbeitungsaufwände für neue Mitarbeiter fallen zu Lasten des Auftragnehmers. / Die angebotenen Profile entsprechen den bei Helmholtz Munich tätigen Beratern. Für jedes Profil ist ein zweites, stellvertretendes Profil mit ein-zureichen, das dem Hauptprofil qualitativ - besonders in Bezug auf Berufserfahrung von SAP Modulen sowie bezüglich Branchenerfahrung - entspricht. / Zur Durchführung der vom Projektleiter erwarteten Leistungen ist eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und IT-Leitung sowie den anderen administrativen Abteilungsleitern (Finanzen, Einkauf, HR etc.) bei Helmholtz Munich erforderlich. / Als zentralem Ansprechpartner für der Optimierung der SAP-Plattform (auf Basis der FIT-GAP-Analyse) obliegt ihm des Weiteren die Aufgabe der Ableitung und Umsetzung von Handlungsempfehlungen bzw. Optimierungsmaßnahmen auf Prozessebene in Abstimmung mit den Fachbereichen.
    • Referenzen: Dem Angebot ist eine Referenzliste mit mindestens drei (3) erfolgreich abgeschlossenen, vergleichbaren Projekten der letzten drei Jahre, mit Ansprechpartner in den Organisationen, die eine vergleichbare Lösung eingeführt haben, beizulegen. Aus der Referenzliste muss eindeutig hervorgehen, welcher Umfang und welche Dienstleistungen bei den Referenzkunden im Einsatz sind. Des Weiteren muss das Projektvolumen in Euro genannt werden. Es müssen die folgenden Angaben genannt werden: Projektvolumen (in Personentagen) / Vergleichbares inhaltlicher Leistungsumfang / Auftraggeber / Vergleichbare Branche / Aufgabenfeld des Auftraggebers / Zeitraum. Es wird darauf hingewiesen, dass die AG die genannten Referenzorganisationen ggf. eigenständig kontaktieren können.
    • Weniger als 3 Referenzen führen zum Ausschluss.
    • Exportkontrollrechtliche Gesetze und Bestimmungen: Der Auftragnehmer AN verpflichtet sich zur Einhaltung der jeweils einschlägigen exportkontrollrechtlichen Gesetze und Bestimmungen, insbesondere der Beachtung der auf nationaler sowie europäischer Ebene bestehenden Embargovorschriften. Mitarbeiter des Vertragspartners, welche einem für ihn geltenden nationalen oder europäischen Embargo unterfallen, dürfen zur Auftragserfüllung gegenüber dem Auftraggeber nicht eingesetzt werden.
    • Zertifizierung DIN/ISO 27001: Bestätigung über eine Unternehmenszertifizierung nach DIN/ISO 27001 ODER ähnliche Zertifikate.
    • Zertifizierung DIN/ISO 9001: Bestätigung über eine Unternehmenszertifizierung nach DIN/ISO 9001 ODER ähnliche Zertifikate ODER den Nachweis eines an ISO 9001 angelehnten Qualitätsmanagementsystems.
    • SAP-Partnerschaft: Bestätigung über eine SAP-Partnerschaft ODER ähnliche Zertifikate.
    • Haftpflichtversicherung: Anforderung: Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von pauschal
    • Eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bei folgendem Versicherungsunternehmen (Bezeichnung, Deckungssumme pro Versicherungsjahr sind zu benennen).
    • Formblatt AVV und TOM
    • Formblatt Eignung
    • Formblatt Scientology
    • Formblatt Artikel 5
  • Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien (URL): https://www.evergabe.de/unterlagen/SelectionCriteria/54321-Tender-18c6d811753-49e0d666d9864bc8

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