SAP S/4HANA Transformation

Eignungskriterien

• Angaben zum Jahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2025, 2024, 2023) (Mindestanforderung) Der Jahresumsatz aus den letzten drei Geschäftsjahren (2025, 2024, 2023) sowie der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages (IT und SAP Prozessberatung und Transformation sowie Organisa-tionsentwicklung und Prozessoptimierung) sind anzugeben. Der durchschnittliche Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags beträgt mindestens 25 Millionen EURO. Bei einer Bietergemeinschaft sind die jeweiligen Gesamtumsätze der Mitglieder pro Geschäftsjahr zu addieren und die Summe ist je Geschäftsjahr anzugeben. Entsprechendes gilt für die jeweiligen Umsätze im Tätigkeitsbereich des Auftrages.

• Erklärung zur Berufshaftplicht-/Betriebshaftpflichtversicherung (Zutreffendes bitte ankreuzen) (Mindestanforderung) - Nachweis über eine gültige Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von: - mindestens 10.000.000 EUR für Personenschäden - mindestens 5.000.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden und - mindestens 5.000.000 EUR für IT-bezogne Schäden (z.B. Schäden aus unberechtigtem Zugriff auf IT-Systeme) , jeweils 2-fach maximiert im Versicherungsjahr ? Ein entsprechender Nachweis ist beigefügt. oder - Bestätigung des Bieters/des bevollmächtigten Vertreters der Bietergemeinschaft, dass im Auftragsfall eine solche Versicherung abgeschlossen wird. Eine Eigenerklärung des Bieters ist beigefügt. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, später im Verfahren und vor Zuschlagserteilung den Versicherungsnachweis von den Bietern zu fordern. Die Haftpflichtversicherung muss bei einem in der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Haftpflichtversicherer abgeschlossen worden sein. Die Haftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit ohne Deckungslücken aufrechterhalten und auf jeweilige Anforderung nachgewiesen werden.

• Referenzen (Mindestanforderung) Der Bieter hat zum Nachweis seiner technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit mindestens elf (11) vergleichbare Referenzen gemäß den nachfolgenden Anforderungen vorzulegen. Die Referenzen müssen Leistungen betreffen, die im Zeitraum vom 01.01.2020 bis zum Ablauf der Angebotsfrist erbracht wurden, und die nachfolgenden Anforderungen erfüllen. a) Mindestens erforderlich sind zehn (10) Referenzprojekte aus dem Bereich der öffentlichen Auftraggeber, im Rahmen derer der Bieter eine Strategie und Konzeption für die Transformation von SAP S/4HANA entwickelt hat oder sich aktuell in einem SAP S/4HANA-Projekt in der Kon-zeptionsphase befindet aus der DACH-Region. b) Von den unter lit. a) genannten Referenzprojekten müssen mindestens drei (3) abgeschlossene Referenzprojekte aus der DACH-Region, benannt werden, im Rahmen derer der Bieter die Im-plementierung von SAP S/4HANA bei einem öffentlichen Auftraggeber mit einer Mitarbeiterzahl von mehr als 500 Beschäftigten durchgeführt hat. Der Leistungsumfang des Bieters muss jeweils mindestens 1.500 Projekttagen betragen haben. Zudem muss es sich jeweils um Greenfield-Implementierungen gehandelt haben. c) Zusätzlich zu den Referenzprojekten nach lit. a) und b) hat der Bieter ein (1) weiteres Referenzprojekt vorzulegen, das die Unterstützung bei der Migration zu SAP S/4 Hana bei einem Univer-sitätsklinikum bzw. Maximalversorger in Deutschland zum Gegenstand hatte. Diese Referenz darf nicht identisch mit den unter a) oder b) genannten Referenzprojekten sein. Bitte beachten Sie, dass das Universitätsklinikum des Saarlandes nicht als Referenzgeber angegeben werden kann. Zu jeder benannten Referenz sind Bezeichnung des Referenzprojekts, Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Email und Telefonnummer), Angabe, ob das Projekt in der DACH-Region durchgeführt wurde, ggf. Angabe der Mitarbeiterzahl des Auftraggebers (sofern gefordert), ggf. Angabe, ob es sich um ein Greenfield-Projekt handelte (sofern gefordert), ggf. Angabe, ob es sich um ein abgeschlossenes Projekt handelt, kurze Projektbeschreibung, Betriebsszenario (Cloud / On-Premise), eingesetzte SAP-Module, Beschreibung der Vorgehens-weise, Projektzeitraum, Projektvolumen in Euro und Projektumfang in Projekttagen (PT) in den unten stehenden Tabellen anzugeben. Darüber hinaus hat der Bieter anzugeben, ob er die Leistung als Hauptauftragnehmer, als Mitglied einer Bietergemeinschaft oder als Unterauftragnehmer er-bracht hat. Schließlich hat der Bieter die im eigenen Betrieb erbrachten Leistungen mit Angabe des Umfangs zu bezeichnen. Bei Bietergemeinschaften muss klar erkennbar sein, welches Referenzprojekt welchem Mitglied der Bietergemeinschaft zuzuordnen ist. Die Mindestanforderungen erfüllende Referenzprojekte der Mitglieder werden der Bietergemeinschaft zugerechnet. Der Auftraggeber behält sich vor, diese Angaben zu prüfen. Werden die o.g. Mindestanforderungen nicht erfüllt, wird der Bieter von dem Vergabeverfahren ausgeschlossen

• Sie erklären, dass wir die folgende Anzahl an Mitarbeiter (VK - Vollzeitäquivalente) für die aufgeführten Aufgaben haben: Mitarbeiter gesamt Mitarbeiter in der DACH-Region Mitarbeiter im Bereich Kundenbetreuung (Projektleitung, Support, Hotline) in der DACH-Region Mitarbeiter für den Service vor Ort Mindestanforderung: Zudem erklären Sie, dass Sie über mindestens 250 festangestelte Mitarbeiter verfügen.

• Der Bieter muss nachweisen, dass er zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe über folgende gültige Zertifizierungen verfügt - Eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder ein gleichwertiges Informationssicherheitssystem Die Gleichwertigkeit der Bescheinigungen ist von dem Bieter nachzuweisen, der sich auf sie beruft. - Zertifizierung SAP-Partnerschaft Der Bieter verfügt mindestens über einen gültigen SAP-Partnerstatus Gold (oder höher). Der Nachweis ist durch ein offizielles, vom Hersteller ausgestellten Dokument zu erbringen. Die entsprechenden Zertifikate sind beigefügt. oder Eine Eigenerklärung des Bieters ist beigefügt. Über das Vorliegen solcher Zertifizierungen dürfen die Bieter zunächst eine Eigenerklärung abgeben. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, später im Verfahren und vor Zuschlagserteilung den Nachweis des tatsächlichen Vorliegens der Zertifizierungen von den Bietern zu fordern.

Zuschlagskriterien

• Preis: Das Zuschlagskriterium "Preis" hat für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes eine Gewichtung von 40%. Für die Punktverteilung wird das anhand der Angaben des Bieters im Preisblatt berechnete Wertungsgesamtpreis in Euro brutto inkl. optionale Leistungen verwendet. - Für das Wertungskriterium "Preis" wird die Wertungspunktzahl wie folgt ermittelt: Angebotspreis des preisgünstigsten Angebotes * 400 Angebotspreis des zu bewertenden Angebotes Alle Angebote, die über die Preisobergrenze (3.825.000,00 EUR brutto) liegen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen (Ausschlusskriterium). Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält also dabei beim Zuschlagskriterium Preis 400 Wertungspunkte. Die Preise der übrigen Bieter werden sodann nach der benannten Formel in Relation zum günstigsten vorliegenden Wertungspreis gesetzt und erhalten dementsprechend weniger Punkte.

• Projektumsetzungskonzept: Ausgangspunkt für die Wertung des Konzepts ist das schriftliche Konzept des Bieters, welches mit 45 % gewichtet wird. Gewertet werden die konzeptionellen Ausführungen, die von den Bietern mit dem Angebot abgegeben werden. Bieter sollen möglichst konkret erläutern, mit welchen Methoden bzw. welcher Herangehensweise sie die Erwartungen des Auftraggebers erfüllen wollen. Die konzeptionellen Ausführungen der Bieter werden unabhängig voneinander gewertet nach dem zu erwartenden Erfüllungsgrad der Ausführungen der Bieter bewertet. Als Konzept zur Wertung ist ein (1) Dokument als pdf-Dokument zum Ausdruck auf maximal zehn (10) DIN A4-Seiten, Arial, Schriftgröße 11 einzureichen. Erfolgt die Darstellung auf mehr als 10 Seiten, so bleiben alle Inhalte nach Ende der zehnten (10.) Seite unberücksichtigt und der Wertung werden nur die ersten 10 Seiten zugrunde gelegt. Angaben außerhalb des Konzept-Dokuments bleiben ebenfalls unberücksichtigt. Für den Inhalt des Konzepts und die Bewertung der Vollständigkeit des Konzepts erwartet der Auftraggeber insbesondere eine Auseinandersetzung mit den folgenden Aspekten bezogen auf den konkreten Auftragsgegenstand und die in der Leistungsbeschreibung dargestellten Ziele und Charakteristika der hier zu erbringenden Leistung. Die konzeptionellen Inhalte der folgenden Punkte sind detailliert zu beschreiben: - Migrationskonzept / Testkonzept / Schulungskonzept Der Auftraggeber erwartet eine konzeptionelle Ausarbeitung, die erkennen lässt, dass der Bieter im Auftragsfall die Besonderheiten der ausgeschriebenen Leistung berücksichtigt und durch seinen Ansatz und die konkrete methodische Herangehensweise eine vertragsgerechte Leistungserbringung entsprechend den Anforderungen der Vergabeunterlagen sicherstellt. Der Auftraggeber wird das Konzept nach diesen Gesichtspunkten auf einer Punkteskala von 0 bis 10 Punkte bewerten. Die erreichte Punktstufe richtet sich danach, inwieweit die vom Bieter vorgelegte Antwort in der prognostischen Bewertung (qualitätsvolle Ausführung des Auftrags mit Blick auf den Leistungsgegenstand) dem in der folgenden Wertungstabelle angegebenen Punktekorridor entspricht.

• Personalkonzept: Das Zuschlagskriterium "Personalkonzept" hat für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes eine Gewichtung von 15%. Die Bieter haben ein Personalkonzept zu erstellen und mit ihrem Angebot einzureichen (selbst zu erstellende Unterlage). Im Personalkonzept ist das für die Auftragsausführung vorgesehene Projektteam verbindlich anzugeben und Angaben zur Qualifikation und Erfahrung der benannten Projektteammitglieder zu machen. Das Personalkonzept muss folgende Angaben enthalten: - Darstellung des Projektteams, Größe, Zusammensetzung, Organisation (Personalorganisation) - Qualifikation und Erfahrung des angegebenen Projektleiters: Darstellung der beruflichen Befähigung und der Ausbildung, kurzer Lebenslauf, persönliche Referenzen für vergleichbare Projekte - Qualifikation und Erfahrung des übrigen Projektteams: Darstellung der beruflichen Befähigung und der Ausbildung, kurzer Lebenslauf, persönliche Referenzen (max. 3 pro Person) für vergleichbare Projekte Das Personalkonzept ist auf maximal 15 Seiten DIN A4 (Hochformat, Arial, Schriftgröße 11) zu beschreiben. Erfolgt die Darstellung auf mehr als 15 Seiten, so bleiben alle Inhalte nach Ende der fünfzehnten (15.) Seite unberücksichtigt und der Wertung werden nur die ersten 15 Seiten zugrunde gelegt. Das eingereichte Personalkonzept wird bewertet und mit einer Punktzahl versehen. Dabei bewertet der Auftraggeber im Rahmen des ihm zustehenden Beurteilungsspielraums, wer von den Bietern auf Grundlage der beschriebenen Qualifikation und Erfahrung des mit der Auftragsdurchführung betrauten Personals inkl. Projekt- und Teilprojektleiter, sowie der Personalorganisation, am ehesten die Gewähr für eine qualitativ hochwertige, rasche und erfolgversprechende Umsetzung der ausgeschriebenen Aufgaben bietet. Bewertet werden insbesondere Erfahrungsschwerpunkte des eingesetzten Personals (Projekt- und Teilprojektleiter) mit Bezug zum ausgeschriebenen Projekt. Dabei wird berücksichtigt, ob das bei der Leistungsausführung konkret eingesetzte Personal bereits in der Vergangenheit vergleichbare Leistungen erbracht hat. Dazu sind in dem Personalkonzept für jedes Mitglied des Projektteams persönliche Referenzprojekte (max. 3 Stück pro Person) mit Erläuterungen anzugeben. Für die Qualifikation des Personals werden die absolvierte Berufsausbildung sowie durchgeführte Fort- und Weiterbildungsmaßnahmen des Personals bewertet. Hierzu sind ebenfalls entsprechende Angaben im Personalkonzept zu machen. Bei der Personalorganisation wird bewertet, ob die Leistung mit dem eingeplanten Personal und der vorgesehenen Organisation ordnungsgemäß erfüllt werden kann und keine Risiken für die Vertragslaufzeit bestehen. Insbesondere betrifft dies die geplante Aufgabenverteilung, die Teamstruktur, die Aufstellung eines qualitatives Ausfall-/Vertretungskonzepts, sowie die Größe des Projektteams. Es sind mindestens fünf Teilprojektleiter (FI/CO, MM, PM, EWM und Technologie/Basis) zu nennen. Dazu sind in dem Personalkonzept entsprechende Angaben zu machen. Maximal kann ein Bieter je Kriterium 10 Punkte erreichen. Zunächst werden die Gesamtpunkte für das Personalkonzept errechnet, indem die Punkte je Unterkriterium gewichtet, addiert und sodann auf die Skala 1-10 Punkte normiert werden. Für die Berechnung der Wertungspunkte wird die insgesamt erreichte Punktzahl des Personalkonzepts mit dem Gewichtungsfaktor 15 multipliziert. Der Bieter kann für das Personalkonzept insgesamt maximal 150 Wertungspunkte (= Punkte Personalkonzept) erreichen.