Software für Buchhaltung und Haushaltsplanung

a) Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle: Name des Auftraggebers: Stiftung für das sorbische Volk; Bereich/Abteilung: Abteilung Grundsatz und Finanzen; Straße, Hausnummer: Postplatz 2; Postleitzahl: 02625; Ort: Bautzen; Land: Deutschland; E-Mail: j.zyndzina@zalozba.de; Telefonnummer: +49 3591550303; Internetadresse: https://zalozba.de; Den Zuschlag erteilende Stelle: s.o.; Stelle, bei der die Angebote oder Teilnahmeanträge einzureichen sind: s.o. b) Vergabeart: Öffentliche Ausschreibung c) Form, in der Teilnahmeanträge oder Angebote einzureichen sind: Angebote können schriftlich oder elektronisch abgegeben werden; Anschrift, an die die Angebote elektronisch zu übermitteln sind: www.evergabe.de d) Art und Umfang der Leistung: Beschaffung, Einführung und Betrieb einer produktneutralen Cloud-/SaaS-Softwarelösung für Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung, Haushaltsplanung und -überwachung, Kostenrechnung, Controlling, Faktura, Zahlungsverkehr, Anlagenbuchhaltung, Inventarverwaltung und Berichtswesen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Projektmanagement, Konfiguration, Datenmigration aus MACH meinERP, Anbindung an Odoo 17, Bankanbindung, Test und Abnahme, Schulungen, Dokumentation sowie anschließenden Cloudbetrieb, Wartung und Support. Vorgesehen sind 12 aktive und 5 eingeschränkte Nutzer. Der Produktivbetrieb beginnt am 01.01.2028; die Grundlaufzeit beträgt 60 Monate mit zwei optionalen Verlängerungen um jeweils 12 Monate.; Orte der Leistungserbringung: Offizielle Bezeichnung: Stiftung für das sorbische Volk; Straße, Hausnummer: Postplatz 2; Postleitzahl: 02625; Ort: Bautzen; Land: Deutschland e) Ggf. Anzahl, Größe und Art der einzelnen Lose: entfällt, da keine losweise Vergabe f) Nebenangebote sind nicht zugelassen g) Ausführungsfrist: Beginn: 01.04.2027; Ende: 31.12.2032; Vertrags- und Projektbeginn ist der 01.04.2027. Die vollständige Produktivsetzung der Software erfolgt zum 01.01.2028. Die Grundlaufzeit des produktiven Cloud-/SaaS-Betriebs beträgt 60 Monate bis zum 31.12.2032. Die Auftraggeberin verfügt über zwei einseitige Verlängerungsoptionen um jeweils weitere 12 Monate. Bei vollständiger Ausübung beider Optionen endet der Vertrag spätestens am 31.12.2034. h) Die Vergabeunterlagen werden auf der Vergabeplattform evergabe.de bereitgestellt. i) Angebotsfrist: 07.09.2026, 23:59 Uhr; Bindefrist: 02.11.2026 j) Höhe etwa geforderter Sicherheitsleistungen: Keine Sicherheitsleistungen gefordert. k) Wesentliche Zahlungsbedingungen oder Angabe der Unterlagen, in denen sie enthalten sind: Die Zahlungsbedingungen ergeben sich aus Anlage 01 „Leistungsbeschreibung“, Abschnitt 13, sowie Anlage 03 „Angebotsaufforderung und Verfahrensbedingungen“, Abschnitt 8. Für die Einführung ist ein Meilenstein-Zahlungsplan vorzusehen; Zahlungen erfolgen nur für prüfbare und abgenommene Leistungsergebnisse. Mindestens 20 % des Einführungsfestpreises werden erst nach der Gesamtabnahme fällig. Reguläre laufende Entgelte beginnen ab dem 01.01.2028. Ordnungsgemäße und prüffähige Rechnungen werden grundsätzlich innerhalb von 30 Kalendertagen bezahlt. l) Mit dem Angebot oder dem Teilnahmeantrag vorzulegenden Unterlagen, die die Auftraggeber für die Beurteilung der Eignung des Bewerbers oder Bieters verlangen: Mit dem Angebot sind Eigenerklärungen zur Zuverlässigkeit, zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen sowie zur wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und technischen Leistungsfähigkeit einzureichen. Weiterhin sind mindestens drei vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten fünf Jahren anzugeben. Mindestens eine Referenz muss eine Datenmigration oder Schnittstellenanbindung zu einem Drittsystem umfassen; mindestens eine Referenz muss bei einer öffentlichen, gemeinnützigen oder hinsichtlich Haushalts-, Kostenstellen-, Projekt- oder Förderstrukturen vergleichbar komplexen Organisation durchgeführt worden sein. Angaben zu Bietergemeinschaften, Nachunternehmern und Eignungsleihe sind, soweit einschlägig, ebenfalls mit dem Angebot vorzulegen. Weitergehende Nachweise werden, soweit erforderlich, gesondert angefordert. Einzelheiten ergeben sich aus Anlage 02 „Eignungskriterien“. m) Kosten für Vervielfältigungen der Vergabeunterlagen: entfällt n) Angabe der Zuschlagskriterien, sofern diese nicht in den Vergabeunterlagen genannt werden: entfällt, siehe Vergabeunterlagen Software