Universitätsklinikum des Saarlandes - SAP S/4HANA Transformation

Eignungskriterien

• Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages (IT- und SAP-Prozessberatung und -Transformation sowie -Organisationsentwicklung und -Prozessoptimierung) aus den letzten drei Geschäftsjahren (2025, 2024, 2023) Eigenerklärung zum Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages (IT- und SAP-Prozessberatung und -Transformation sowie -Organisationsentwicklung und -Prozessoptimierung): Der Jahresumsatz aus den letzten drei Geschäftsjahren (2025, 2024, 2023) sowie der Umsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages (IT- und SAP-Prozessberatung und -Transformation sowie -Organisationsentwicklung und -Prozessoptimierung) aus den letzten drei Geschäftsjahren (2025, 2024, 2023) sind anzugeben. Der durchschnittliche Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags (IT- und SAP-Prozessberatung und -Transformation sowie -Organisationsentwicklung und -Prozessoptimierung) muss mindestens das Zweifache des geschätzten Auftragswerts betragen. Der geschätzte Auftragswert beläuft sich auf 3 825 000,00 EUR ohne MwSt..

• Jahresumsatz aus den letzten drei Geschäftsjahren (2025, 2024, 2023) Eigenerklärung zum Jahresumsatz der letzten drei Geschäftsjahre (2025, 2024, 2023).

• Eigenerklärung zur Berufshaftplicht-/Betriebshaftpflichtversicherung: Eigenerklärung über eine Haftpflichtversicherung gemäß den nachfolgenden Anforderungen: mit einer Deckungssumme von: - mindestens 10.000.000 EUR für Personenschäden - mindestens 5.000.000 EUR für Sach- und Vermögensschäden und - mindestens 5.000.000 EUR für IT-bezogene Schäden (z.B. Schäden aus unberechtigtem Zugriff auf IT-Systeme), jeweils 2-fach maximiert im Versicherungsjahr. Eigenerklärung, dass die entsprechende Haftpflichtversicherung besteht oder Eigenerklärung, dass die entsprechende Haftpflichtversicherung im Auftragsfall abgeschlossen wird. Die Haftpflichtversicherung muss bei einem in der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Haftpflichtversicherer ab-geschlossen worden sein oder abgeschlossen werden. Die Haftpflichtversicherung muss während der gesamten Vertragslaufzeit ohne Deckungslücken aufrechterhalten und auf jeweilige Anforderung nachgewiesen werden.

• Eigenerklärung zu Referenzen gemäß den nachfolgenden Anforderungen: Die Referenzen müssen Leistungen betreffen, die im Zeitraum vom 01.01.2020 bis zum Ab-lauf der Angebotsfrist erbracht worden sind und die die nachfolgenden Anforderungen erfüllen: a) Mindestens erforderlich sind Referenzprojekte, im Rahmen derer der Bieter eine Strategie und Konzeption für die Transformation von SAP S/4HANA entwickelt hat oder sich aktuell in einem SAP S/4HANA-Projekt in der Konzeptionsphase befindet aus der DACH-Region. b) Von den unter lit. a) genannten Referenzprojekten müssen abgeschlossene Referenzprojekte aus der DACH-Region, benannt werden, im Rahmen derer der Bieter die Implementierung von SAP S/4HANA bei einem öffentlichen Auftraggeber mit einer Mitarbeiterzahl von mehr als 500 Beschäftigten durchgeführt hat. Der Leistungsumfang des Bieters muss jeweils mindestens 1.500 Projekttage betragen haben. Zudem muss es sich jeweils um Greenfield-Implementierungen gehandelt haben. c) Zusätzlich zu den Referenzprojekten nach lit. a) und b) ist erforderlich ein weiteres Referenzprojekt, das die Unterstützung bei der Migration zu SAP S/4 Hana bei einem Universitätsklinikum bzw. Maximalversorger in Deutschland zum Gegenstand hatte. Diese Referenz darf nicht identisch mit den unter a) oder b) genannten Referenzprojekten sein. Das Universitätsklinikum des Saarlandes darf nicht als Referenzgeber angegeben werden kann. Zu jeder benannten Referenz sind Bezeichnung des Referenzprojekts, Name und Anschrift des Auftraggebers, Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Email und Telefonnummer), Angabe, ob das Projekt in der DACH-Region durchgeführt wurde, Angabe der Mitarbeiterzahl des Auftraggebers, Angabe, ob es sich um ein Greenfield-Projekt gehandelt hat, Angabe, ob es sich um ein abgeschlossenes Projekt handelt, kurze Projektbeschreibung, Betriebsszenario (Cloud / On-Premise), eingesetzte SAP-Module, Beschreibung der Vorgehensweise, Projektzeitraum, Projektvolumen in Euro und Projektumfang in Projekttagen (PT) anzugeben.

• Eigenerklärung zu Mitarbeitern: Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren (2023, 2024, 2025) ersichtlich ist, a1) Beschäftigtenzahl des Unternehmens/ a2) Zahl seiner Führungskräfte gesamt in den letzten drei Jahren (2023, 2024, 2025) b1) Beschäftigtenzahl des Unternehmens/ b2) Zahl seiner Führungskräfte jeweils in der DACH-Region in den letzten drei Jahren (2023, 2024, 2025) c1) Beschäftigtenzahl des Unternehmens/ c2) Zahl seiner Führungskräfte im Bereich Kundenbetreuung (Projektleitung, Support, Hotline) jeweils in der DACH-Region in den letzten drei Jahren (2023, 2024, 2025) d1) Beschäftigtenzahl des Unternehmens/ d2) Zahl seiner Führungskräfte für den Service vor Ort in den letzten drei Jahren (2023, 2024, 2025). Die Angabe der durchschnittlichen jährlichen Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ist ein gesetzlicher Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Sie ist explizit in § 46 Abs. 3 Nr. 8 der Vergabeverordnung (VgV) geregelt. Der Auftraggeber UKS fordert diese Eigenerklärung an, um zu prüfen, ob ein Bieter personell ausreichend stabil aufgestellt ist, um den anstehenden Auf-trag zuverlässig abzuwickeln. Erstellung der Eigenerklärung: Schritt-für-Schritt Um diesen Nachweis rechtskonform zu erbringen, erstellt der Bieter eine tabellarische Erklärung für die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (aktuell beispielsweise für 2023, 2024 und 2025): 1. Führungskräfte identifizieren: Erfassen Sie alle Personen mit echter Leitungsfunktion (z. B. Geschäftsführer, Vorstände, Prokuristen, Abteilungs- und Bereichsleiter). 2. Jahresdurchschnitt berechnen: Ermitteln Sie für jedes Jahr die durchschnittliche Zahl der verbleibenden Arbeitnehmer (Stichtagsregelungen zum Quartals- oder Monatsende addieren und durch die Anzahl der Messpunkte teilen). 3. Nach Beschäftigungsgruppen gliedern: Aufteilung (nach kaufmännischen und technischen Angestellten). Teilzeitkräfte umrechnen: Es empfiehlt sich die Angabe in Vollzeitäquivalenten (FTE), um die tatsächliche Kapazität des Betriebs realistisch abzubilden.

• Eigenerklärung über eine gültige Zertifizierung: Eine Zertifizierung nach ISO 27001 oder ein gleichwertiges Informationssicherheitssystem: Die Gleichwertigkeit der Bescheinigungen ist von dem Bieter nachzuweisen, der sich auf sie beruft.

Zuschlagskriterien

• Preis: Beschreibung: Das Zuschlagskriterium "Preis" hat für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes eine Gewichtung von 40 %. Für die Punktverteilung wird das anhand der Angaben des Bieters im Preisblatt berechnete Wertungsgesamtpreis in Euro brutto inkl. optionale Leistungen verwendet. Für das Wertungskriterium "Preis" wird die Wertungspunktzahl wie folgt ermittelt: Angebotspreis des preisgünstigsten Angebots * 400 / Angebotspreis des zu bewertenden Angebots. Alle Angebote, die über der Preisobergrenze (3.825.000,00 EUR brutto) liegen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen (Ausschlusskriterium). Das Angebot mit dem niedrigsten Preis erhält also dabei beim Zuschlagskriterium Preis 400 Wertungspunkte. Die Preise der übrigen Bieter werden sodann nach der benannten Formel in Relation zum günstigsten vorliegenden Wertungspreis gesetzt und erhalten dementsprechend weniger Punkte.

• Qualität des Projektumsetzungskonzepts Migrationskonzept: Beschreibung: Das Zuschlagskriterium "Qualität des Projektumsetzungskonzepts Migrationskonzept" hat für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes eine Gewichtung von 15 %. Gewertet werden die konzeptionellen Ausführungen, die von den Bietern mit dem Angebot abgegeben werden. Bieter müssen möglichst konkret erläutern, mit welchen Methoden bzw. welcher Herangehensweise sie die Erwartungen des Auftraggebers erfüllen wollen. Die konzeptionellen Ausführungen der Bieter werden unabhängig voneinander gewertet. Die konzeptionellen Ausführungen der Bieter werden nach dem zu erwartenden Erfüllungsgrad der Ausführungen der Bieter bewertet. Als Konzept zur Wertung ist ein (1) Dokument als pdf-Dokument zum Ausdruck auf maximal zehn (10) DIN A4-Seiten, Arial, Schriftgröße 11 einzureichen. Erfolgt die Darstellung auf mehr als 10 Seiten, so bleiben alle Inhalte nach Ende der zehnten (10.) Seite unberücksichtigt und der Wertung werden nur die ersten 10 Seiten zugrunde gelegt. Angaben außerhalb des Konzept-Dokuments bleiben ebenfalls unberücksichtigt. Für den Inhalt des Konzepts und die Bewertung der Vollständigkeit des Konzepts erwartet der Auftraggeber insbesondere eine Auseinandersetzung mit den Aspekten bezogen auf den konkreten Auftragsgegenstand und die in der Leistungsbeschreibung dargestellten Ziele und Charakteristika der hierzu erbringenden Leistung. Der Auftraggeber erwartet eine konzeptionelle Ausarbeitung, die erkennen lässt, dass der Bieter im Auftragsfall die Besonderheiten der ausgeschriebenen Leistung berücksichtigt und durch seinen Ansatz und die konkrete methodische Herangehensweise eine vertragsgerechte Leistungserbringung entsprechend den Anforderungen der Vergabeunterlagen sicher-stellt. Der Auftraggeber wird das Konzept nach diesen Gesichtspunkten auf einer Punkteskala von 0 bis 10 Punkte bewerten. Die erreichte Punktstufe richtet sich danach, inwieweit die vom Bieter vorgelegte Antwort in der prognostischen Bewertung (qualitätsvolle Ausführung des Auftrags mit Blick auf den Leistungsgegenstand) dem in der folgenden Wertungstabelle an-gegebenen Punktekorridor entspricht. Bewertungsmethode: 10 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine sehr gute Leistung erwarten. 8 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine gute Leistung erwarten. 6 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine befriedigende Leistung erwarten. 4 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ausreichende Leistung erwarten. 2 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine mangelhafte Leistung erwarten. 0 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ungenügende Leistung erwarten. Für die Berechnung der Wertungspunkte insgesamt wird die erreichte Punktzahl des Konzepts mit dem Gewichtungsfaktor 15 multipliziert. Der Bieter kann für das Konzept maximal 150 Wertungspunkte (10 Wertungspunkte*15 Gewichtungsfaktor) erreichen (=Punkte Konzept).

• Qualität des Projektumsetzungskonzepts Testkonzept: Das Zuschlagskriterium "Qualität des Projektumsetzungskonzepts Testkonzept" hat für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes eine Gewichtung von 15 %. Gewertet werden die konzeptionellen Ausführungen, die von den Bietern mit dem Angebot abgegeben werden. Bieter müssen möglichst konkret erläutern, mit welchen Methoden bzw. welcher Herangehensweise sie die Erwartungen des Auftraggebers erfüllen wollen. Die konzeptionellen Ausführungen der Bieter werden unabhängig voneinander gewertet. Die konzeptionellen Ausführungen der Bieter werden nach dem zu erwartenden Erfüllungsgrad der Ausführungen der Bieter bewertet. Als Konzept zur Wertung ist ein (1) Dokument als pdf-Dokument zum Ausdruck auf maximal zehn (10) DIN A4-Seiten, Arial, Schriftgröße 11 einzureichen. Erfolgt die Darstellung auf mehr als 10 Seiten, so bleiben alle Inhalte nach Ende der zehnten (10.) Seite unberücksichtigt und der Wertung werden nur die ersten 10 Seiten zugrunde gelegt. Angaben außerhalb des Konzept-Dokuments bleiben ebenfalls unberücksichtigt. Für den Inhalt des Konzepts und die Bewertung der Vollständigkeit des Konzepts erwartet der Auftraggeber insbesondere eine Auseinandersetzung mit dem Aufbau einer geeigneten Testsystemlandschaft, Testplanung- und durchführung, Testautomatisierung, Migrations- und Schnittstellentests, HV-Redundanztests. Der Auftraggeber erwartet eine konzeptionelle Ausarbeitung, die erkennen lässt, dass der Bieter im Auftragsfall die Besonderheiten der ausgeschriebenen Leistung berücksichtigt und durch seinen Ansatz und die konkrete methodische Herangehensweise eine vertragsgerechte Leistungserbringung entsprechend den Anforderungen der Vergabeunterlagen sicher-stellt. Der Auftraggeber wird das Konzept nach diesen Gesichtspunkten auf einer Punkteskala von 0 bis 10 Punkte bewerten. Die erreichte Punktstufe richtet sich danach, inwieweit die vom Bieter vorgelegte Antwort in der prognostischen Bewertung (qualitätsvolle Ausführung des Auftrags mit Blick auf den Leistungsgegenstand) dem in der folgenden Wertungstabelle an-gegebenen Punktekorridor entspricht. Bewertungsmethode: 10 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine sehr gute Leistung erwarten. 8 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine gute Leistung erwarten. 6 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine befriedigende Leistung erwarten. 4 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ausreichende Leistung erwarten. 2 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine mangelhafte Leistung erwarten. 0 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ungenügende Leistung erwarten. Für die Berechnung der Wertungspunkte insgesamt wird die erreichte Punktzahl des Konzepts mit dem Gewichtungsfaktor 15 multipliziert. Der Bieter kann für das Konzept maximal 150 Wertungspunkte (10 Wertungspunkte*15 Gewichtungsfaktor) erreichen (=Punkte Konzept).

• Qualität des Projektumsetzungskonzepts Schulungskonzept: Das Zuschlagskriterium "Qualität des Projektumsetzungskonzepts Schulungskonzept" hat für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes eine Gewichtung von 15 %. Gewertet werden die konzeptionellen Ausführungen, die von den Bietern mit dem Angebot abgegeben werden. Bieter müssen möglichst konkret erläutern, mit welchen Methoden bzw. welcher Herangehensweise sie die Erwartungen des Auftraggebers erfüllen wollen. Die konzeptionellen Ausführungen der Bieter werden unabhängig voneinander gewertet. Die konzeptionellen Ausführungen der Bieter werden nach dem zu erwartenden Erfüllungsgrad der Ausführungen der Bieter bewertet. Als Konzept zur Wertung ist ein (1) Dokument als pdf-Dokument zum Ausdruck auf maximal zehn (10) DIN A4-Seiten, Arial, Schriftgröße 11 einzureichen. Erfolgt die Darstellung auf mehr als 10 Seiten, so bleiben alle Inhalte nach Ende der zehnten (10.) Seite unberücksichtigt und der Wertung werden nur die ersten 10 Seiten zugrunde gelegt. Angaben außerhalb des Konzept-Dokuments bleiben ebenfalls unberücksichtigt. Für den Inhalt des Konzepts und die Bewertung der Vollständigkeit des Konzepts erwartet der Auftraggeber insbesondere eine Auseinandersetzung mit Ermittlung von Lernbedarfen, der Art und Durchführung der Schulungen, Erstellung von Test- und Demodaten mit Praxisbezug (Anwendung und Fiori-Handhabung), Bereitstellung von Schulungsunterlagen und-zeitplänen Der Auftraggeber erwartet eine konzeptionelle Ausarbeitung, die erkennen lässt, dass der Bieter im Auftragsfall die Besonderheiten der ausgeschriebenen Leistung berücksichtigt und durch seinen Ansatz und die konkrete methodische Herangehensweise eine vertragsgerechte Leistungserbringung entsprechend den Anforderungen der Vergabeunterlagen sicherstellt. Der Auftraggeber wird das Konzept nach diesen Gesichtspunkten auf einer Punkteskala von 0 bis 10 Punkte bewerten. Die erreichte Punktstufe richtet sich danach, inwieweit die vom Bieter vorgelegte Antwort in der prognostischen Bewertung (qualitätsvolle Ausführung des Auftrags mit Blick auf den Leistungsgegenstand) dem in der folgenden Wertungstabelle angegebenen Punktekorridor entspricht. Bewertungsmethode: 10 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine sehr gute Leistung erwarten. 8 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Inhalten in dem jeweiligen Konzept der anderen Bieter eine gute Leistung erwarten. 6 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine befriedigende Leistung erwarten. 4 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ausreichende Leistung erwarten. 2 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine mangelhafte Leistung erwarten. 0 Wertungspunkte Die Angebotsinhalte des Bieters lassen in der prognostischen Bewertung des betreffenden Kriteriums durch den Auftraggeber durch eine fachliche Bewertung der geforderten Inhalte und im Vergleich mit den Angebotsinhalten der anderen Bieter eine ungenügende Leistung erwarten. Für die Berechnung der Wertungspunkte insgesamt wird die erreichte Punktzahl des Konzepts mit dem Gewichtungsfaktor 15 multipliziert. Der Bieter kann für das Konzept maximal 150 Wertungspunkte (10 Wertungspunkte*15 Gewichtungsfaktor) erreichen (=Punkte Konzept).