AVPQ: Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen

Was ist das AVPQ?

Das AVPQ (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen) ist ein bundesweites Register, das von den Industrie- und Handelskammern (IHKs) geführt wird. Es ermöglicht Unternehmen, ihre Eignung für öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge vorab und zentral nachzuweisen.

Das AVPQ ist das Gegenstück zum PQ-VOB-Verzeichnis für Bauleistungen. Während das PQ-VOB-System speziell für den Baubereich konzipiert ist, deckt das AVPQ den gesamten Bereich der Liefer- und Dienstleistungen ab, von IT-Dienstleistungen über Reinigung und Facility Management bis hin zu Beratung und Lieferaufträgen.

Rechtsgrundlagen:

Die Eintragung im AVPQ begründet eine Eignungsvermutung: Der Auftraggeber darf davon ausgehen, dass die im Verzeichnis bestätigten Eignungskriterien erfüllt sind, sofern keine konkreten Anhaltspunkte dagegen sprechen.

Organisation:

Das AVPQ wird dezentral von den einzelnen IHKs geführt, ist aber über ein zentrales Portal (amtliches-verzeichnis.ihk.de) bundesweit einsehbar. Unternehmen können sich bei ihrer zuständigen IHK oder direkt über das Online-Portal registrieren.

Das Verzeichnis ist öffentlich zugänglich: Auftraggeber können die Eintragung eines Unternehmens online prüfen und die hinterlegten Eignungsnachweise einsehen.

Registrierung im AVPQ: Ablauf und Anforderungen

Die Registrierung im AVPQ erfolgt in einem strukturierten Verfahren, das von der zuständigen IHK begleitet wird.

Schritt 1: Online-Registrierung

Schritt 2: Einreichung der Eignungsnachweise

Folgende Nachweise müssen eingereicht werden:

Schritt 3: Prüfung durch die IHK

Die zuständige IHK prüft die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Plausibilität. Bei Rückfragen oder fehlenden Unterlagen wird die IHK Kontakt aufnehmen.

Schritt 4: Eintragung und PQ-Nummer

Kosten:

Die jährlichen Kosten für die AVPQ-Eintragung betragen je nach IHK und Unternehmensgröße ca. 150-350 Euro. Die Kosten sind steuerlich als Betriebsausgabe absetzbar.

Vorteile des AVPQ für Bieter und Auftraggeber

Das AVPQ bietet beiden Seiten des Vergabeverfahrens konkrete Vorteile.

Vorteile für Bieter:

Enorme Zeitersparnis: Der größte Vorteil liegt in der Zeitersparnis bei der Angebotsabgabe. Ohne AVPQ müssen Sie bei jeder Ausschreibung erneut Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Umsatznachweise und weitere Dokumente zusammenstellen. Mit AVPQ verweisen Sie auf Ihre PQ-Nummer, fertig.

Weniger Ausschlussrisiko: Unvollständige Eignungsnachweise sind ein häufiger Ausschlussgrund. Die AVPQ-Eintragung minimiert dieses Risiko, da die wesentlichen Nachweise zentral hinterlegt und geprüft sind.

Professionalität und Vertrauen: Die AVPQ-Eintragung signalisiert dem Auftraggeber, dass Ihr Unternehmen seine Eignung professionell managt und dass die Nachweise aktuell und geprüft sind.

Bundesweite Anerkennung: Eine einzige Eintragung gilt bei allen öffentlichen Auftraggebern in Deutschland, von der Bundesbehörde bis zur kleinen Kommune.

Kombination mit EEE: Im EU-weiten Verfahren können Sie in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) auf Ihre AVPQ-Eintragung verweisen und so den Nachweis weiter vereinfachen.

Vorteile für Auftraggeber:

Schnellere Eignungsprüfung: Der Auftraggeber kann die Eignung des Bieters mit wenigen Klicks online prüfen, statt Papiernachweise einzeln zu sichten.

Qualitätsgesicherte Nachweise: Die IHK hat die Nachweise bereits geprüft, der Auftraggeber kann sich auf deren Richtigkeit verlassen.

Weniger Nachforderungen: Da die wesentlichen Nachweise bereits vorhanden sind, entfällt das aufwendige Nachforderungsverfahren nach § 56 VgV.

Einheitlicher Standard: Das AVPQ bietet einen einheitlichen Standard für die Eignungsprüfung, was die Vergleichbarkeit der Bieter erleichtert.

Kosten-Nutzen-Rechnung für Bieter:

Bei jährlichen Kosten von ca. 150-350 Euro und einer geschätzten Zeitersparnis von 2-4 Stunden pro Angebot rechnet sich das AVPQ bereits bei zwei bis drei Angebotsabgaben pro Jahr.

AVPQ in der Vergabepraxis

Die praktische Nutzung des AVPQ unterscheidet sich je nach Verfahrensart und Schwellenbereich.

Im nationalen Verfahren (UVgO):

Im Unterschwellenbereich wird die AVPQ-Eintragung als vollwertiger Eignungsnachweis anerkannt (§ 35 UVgO). Der Bieter verweist in seinem Angebot auf seine AVPQ-Nummer, und der Auftraggeber prüft die Eintragung online. Zusätzliche allgemeine Eignungsnachweise müssen in der Regel nicht eingereicht werden.

Im EU-weiten Verfahren (VgV):

Im Oberschwellenbereich dient die AVPQ-Eintragung als vorläufiger Nachweis der Eignung (§ 48 Abs. 8 VgV). Der Bieter kann in der EEE auf seine AVPQ-Nummer verweisen. Der Bestbieter muss vor Zuschlagserteilung die Originalnachweise vorlegen, wobei die AVPQ-Eintragung die meisten dieser Nachweise abdeckt.

Auftragsspezifische Nachweise:

Das AVPQ deckt die allgemeinen Eignungskriterien ab. Darüber hinaus kann der Auftraggeber auftragsspezifische Nachweise verlangen, die nicht vom AVPQ abgedeckt werden:

Diese Nachweise müssen im jeweiligen Vergabeverfahren gesondert eingereicht werden.

Aktualisierungspflicht:

Wer veraltete Angaben im AVPQ belässt, riskiert den Verlust der Eintragung und im schlimmsten Fall vergaberechtliche Konsequenzen.

Praxistipps für die AVPQ-Nutzung

Die effektive Nutzung des AVPQ erfordert eine gewisse Routine und organisatorische Vorbereitung.

1. Leistungsbereiche sorgfältig wählen

Bei der Registrierung ordnen Sie Ihr Unternehmen bestimmten CPV-Codes (Common Procurement Vocabulary) zu. Wählen Sie diese Codes sorgfältig aus, da Auftraggeber nach CPV-Codes filtern können. Decken Sie alle Leistungsbereiche ab, in denen Sie sich um Aufträge bewerben möchten.

2. Referenzen strategisch hinterlegen

Die im AVPQ hinterlegten Referenzen sollten Ihre Kernkompetenzen widerspiegeln. Wählen Sie Referenzprojekte aus, die typische Anforderungen öffentlicher Auftraggeber abdecken: vergleichbare Auftragsvolumina, ähnliche Leistungsinhalte und zufriedene Auftraggeber als Ansprechpartner.

3. Erneuerungstermin im Kalender vermerken

Die AVPQ-Eintragung muss jährlich erneuert werden. Tragen Sie den Erneuerungstermin frühzeitig in Ihren Kalender ein, idealerweise 4-6 Wochen vor Ablauf, um Unterlagen rechtzeitig zusammenzustellen.

4. AVPQ-Nummer im Angebot richtig angeben

Verweisen Sie in Ihren Angeboten klar und eindeutig auf Ihre AVPQ-Nummer. Geben Sie an, welche Eignungsnachweise durch die AVPQ-Eintragung abgedeckt sind und welche Sie separat beifügen.

5. Kombination mit Präqualifizierung PQ-VOB

Wenn Ihr Unternehmen auch Bauleistungen anbietet, sollten Sie zusätzlich eine PQ-VOB-Eintragung vornehmen. AVPQ und PQ-VOB sind getrennte Systeme und erkennen sich nicht gegenseitig an.

6. Digitale Verfügbarkeit sicherstellen

Halten Sie alle AVPQ-Nachweise auch digital bereit. Immer mehr Vergabestellen nutzen elektronische Vergabesysteme, in denen Sie digitale Kopien hochladen müssen.

7. Bidfix als Ergänzung nutzen

Kombinieren Sie Ihre AVPQ-Eintragung mit einer systematischen Ausschreibungssuche über Bidfix. So finden Sie automatisch passende Ausschreibungen in Ihren AVPQ-Leistungsbereichen und können schnell und professionell Angebote abgeben.