Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE): EU-Standardformular erklärt
Definition
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE, englisch ESPD) ist ein standardisiertes EU-Formular, mit dem Bieter in Vergabeverfahren vorläufig ihre Eignung erklären können, ohne sofort sämtliche Nachweise vorlegen zu müssen. Nur der Bestbieter muss die vollständigen Nachweise einreichen.
Das Wichtigste in Kürze
- Die EEE ist ein standardisiertes EU-Formular, das als vorläufiger Eignungsnachweis in EU-weiten Vergabeverfahren dient und den Bürokratieaufwand für Bieter erheblich reduziert.
- Nur der Bestbieter muss nach Zuschlagsentscheidung die vollständigen Originalnachweise vorlegen. Alle anderen Bieter reichen lediglich die EEE ein.
- Bieter mit einer Eintragung im AVPQ oder PQ-VOB können in der EEE auf ihre Präqualifizierungsnummer verweisen und so den Aufwand weiter minimieren.
Was ist die Einheitliche Europäische Eigenerklärung?
Die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE), im Englischen ESPD (European Single Procurement Document), ist ein standardisiertes Formular der Europäischen Union, das den vorläufigen Nachweis der Eignung in Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte ermöglicht.
Die EEE wurde mit der EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU eingeführt und ist seit der Vergaberechtsreform 2016 in Deutschland verpflichtend anzuwenden. Die nationale Umsetzung findet sich in § 48 Abs. 3 VgV.
Grundprinzip:
Das Prinzip der EEE ist einfach: Anstatt bei jeder EU-weiten Ausschreibung sämtliche Eignungsnachweise (Handelsregisterauszüge, Unbedenklichkeitsbescheinigungen, Referenzen, Umsatzzahlen etc.) in Originalform einzureichen, gibt der Bieter zunächst nur eine Eigenerklärung ab. Erst wenn er als Bestbieter ausgewählt wird, muss er die vollständigen Nachweise vorlegen.
Vorteile dieses Systems:
- •Bürokratieabbau: Bieter müssen nicht bei jeder Ausschreibung einen Stapel Dokumente zusammenstellen
- •Kostenersparnis: Nur der Bestbieter hat den Aufwand der Originalnachweis-Beschaffung
- •Grenzüberschreitende Teilnahme: Das standardisierte Formular erleichtert die Teilnahme an Ausschreibungen in anderen EU-Ländern
- •Schnellere Verfahren: Auftraggeber müssen nicht von allen Bietern vollständige Nachweise prüfen
Die EEE ist in allen EU-Amtssprachen verfügbar und hat in allen EU-Mitgliedstaaten das gleiche Format. Dies erleichtert die grenzüberschreitende Vergabe erheblich.
Anwendungsbereich:
Die EEE kommt bei allen Vergabeverfahren oberhalb der EU-Schwellenwerte zum Einsatz, also bei Verfahren nach der VgV, der VOB/A-EU und der SektVO. Im nationalen Unterschwellenbereich (UVgO) gibt es kein Pendant zur EEE, hier können Auftraggeber aber die Vorlage von Eigenerklärungen in ähnlicher Form verlangen.
Aufbau und Inhalt der EEE
Die EEE ist in sechs Teile gegliedert, die systematisch alle eignungsrelevanten Informationen abfragen.
Teil I: Angaben zum Vergabeverfahren und zum Auftraggeber
Dieser Teil wird vom Auftraggeber vorausgefüllt und enthält:
- •Bezeichnung des Vergabeverfahrens
- •Bekanntmachungsnummer
- •Name und Anschrift des Auftraggebers
- •Angaben zur Art des Auftrags
Teil II: Angaben zum Wirtschaftsteilnehmer
Hier trägt der Bieter seine Unternehmensdaten ein:
- •Name, Anschrift, Kontaktdaten
- •Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- •Handelsregisternummer
- •Zugehörige Unternehmen (Konzernstruktur)
- •Angaben zu Vertretern
- •Bietergemeinschaft (falls zutreffend)
- •Verweis auf Eignungsleihe und Nachunternehmer
Teil III: Ausschlussgründe
Der kritischste Teil: Hier erklärt der Bieter, ob Ausschlussgründe vorliegen:
- •Abschnitt A: Strafrechtliche Verurteilungen (§ 123 GWB), Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung
- •Abschnitt B: Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
- •Abschnitt C: Insolvenz, schwere Verfehlung, Interessenkonflikte, wettbewerbsverzerrende Absprachen
- •Abschnitt D: Sonstige Ausschlussgründe, die in der Bekanntmachung genannt werden
Teil IV: Eignungskriterien
Hier bestätigt der Bieter, dass er die geforderten Eignungskriterien erfüllt:
- •Abschnitt A: Befähigung zur Berufsausübung
- •Abschnitt B: Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Umsatz, Bilanzen, Versicherung)
- •Abschnitt C: Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Referenzen, Personal, Ausstattung)
- •Abschnitt D: Qualitätssicherung und Umweltmanagement
Alternativ kann der Bieter in Teil IV, Abschnitt α eine Globalerklärung abgeben, in der er pauschal bestätigt, alle Eignungskriterien zu erfüllen.
Teil V: Verringerung der Zahl qualifizierter Bewerber
Relevant bei zweistufigen Verfahren (Teilnahmewettbewerb): Hier gibt der Bewerber an, ob und wie er die Auswahlkriterien erfüllt.
Teil VI: Abschlusserklärungen
Der Bieter bestätigt die Richtigkeit der Angaben und erklärt sich bereit, die Nachweise auf Verlangen vorzulegen.
Die EEE im elektronischen Vergabeverfahren (eForm)
Die EEE wird zunehmend in elektronischer Form (eForm) erstellt und übermittelt. Dies vereinfacht den Prozess für alle Beteiligten.
EU-ESPD-Service:
Die Europäische Kommission stellt einen kostenlosen Online-Dienst bereit, über den die EEE elektronisch erstellt werden kann: https://espd.eop.bg/espd-web/
Der Dienst bietet zwei Modi:
- •Auftraggeber-Modus: Der Auftraggeber erstellt eine vorausgefüllte EEE-Vorlage mit den spezifischen Anforderungen des Verfahrens
- •Bieter-Modus: Der Bieter lädt die Vorlage des Auftraggebers hoch und füllt seine Angaben ein
Ablauf der elektronischen EEE:
- Der Auftraggeber erstellt eine EEE-Vorlage (XML-Datei) mit den Eignungsanforderungen des Verfahrens
- Die Vorlage wird zusammen mit den Vergabeunterlagen auf der Vergabeplattform bereitgestellt
- Der Bieter lädt die Vorlage in den ESPD-Service hoch
- Er füllt seine Angaben aus und exportiert die fertige EEE als XML- oder PDF-Datei
- Die ausgefüllte EEE wird zusammen mit dem Angebot über die Vergabeplattform eingereicht
Nationale E-Vergabe-Plattformen:
Viele deutsche E-Vergabe-Plattformen haben die EEE-Funktionalität direkt in ihre Systeme integriert. Bieter können die EEE dann direkt auf der Plattform ausfüllen, ohne den EU-Service nutzen zu müssen.
eForms und die neue Bekanntmachungsstruktur:
Seit der Einführung der eForms (neue EU-Bekanntmachungsformulare) im Jahr 2023 wird die EEE zunehmend in den digitalen Vergabeprozess integriert. Die eForms enthalten standardisierte Felder für Eignungsanforderungen, die automatisch in die EEE-Vorlage übernommen werden können.
Praxis-Tipp:
Speichern Sie eine Basis-EEE mit Ihren Standardangaben (Unternehmensdaten, Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen, allgemeine Eignungsnachweise). Bei jeder neuen Ausschreibung müssen Sie dann nur noch die auftragsspezifischen Angaben ergänzen.
EEE und Präqualifizierung: Kombinierte Nutzung
Die EEE und die Präqualifizierung ergänzen sich und können kombiniert genutzt werden, um den Verwaltungsaufwand weiter zu reduzieren.
Verweis auf Präqualifizierung in der EEE:
Bieter, die im AVPQ (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen) oder im PQ-VOB eingetragen sind, können in der EEE auf ihre Eintragung verweisen. In Teil II, Abschnitt B der EEE gibt es ein Feld für die Angabe:
- •Name des Verzeichnisses
- •Registrierungsnummer (PQ-Nummer)
- •URL des Verzeichnisses
- •Angabe, welche Eignungskriterien durch die Eintragung abgedeckt werden
Vorteil der Kombination:
Wenn ein Bieter auf seine PQ-Eintragung verweist, muss der Auftraggeber die dort hinterlegten Nachweise nicht erneut anfordern. Der Ablauf ist dann:
- Bieter reicht EEE ein mit Verweis auf PQ-Nummer
- Auftraggeber prüft die PQ-Eintragung online
- Soweit die PQ die geforderten Eignungskriterien abdeckt, gilt die Eignung als vorläufig nachgewiesen
- Nur für auftragsspezifische Anforderungen, die über die PQ hinausgehen, muss der Bestbieter zusätzliche Nachweise vorlegen
Ohne Präqualifizierung:
Bieter ohne PQ-Eintragung müssen in der EEE alle Eignungskriterien einzeln bestätigen. Im Fall der Zuschlagsabsicht müssen sie dann sämtliche Originalnachweise beschaffen und vorlegen.
Empfehlung:
Die Kombination aus AVPQ/PQ-VOB und EEE bietet den maximalen Effizienzgewinn. Die Präqualifizierung deckt die allgemeinen Eignungsnachweise ab, die EEE dient als standardisiertes Übermittlungsformat. Unternehmen, die regelmäßig an EU-weiten Vergaben teilnehmen, sollten beide Instrumente nutzen.
Nachweispflicht des Bestbieters
Die EEE ist nur ein vorläufiger Nachweis. Vor der Zuschlagserteilung muss der Bestbieter die vollständigen Originalnachweise vorlegen.
Ablauf der Nachweisvorlage (§ 50 VgV):
- Der Auftraggeber bewertet die Angebote anhand der Zuschlagskriterien
- Er identifiziert den Bestbieter (das wirtschaftlichste Angebot)
- Er fordert den Bestbieter auf, die Originalnachweise vorzulegen
- Der Bestbieter hat eine angemessene Frist (in der Regel 5-10 Werktage) zur Vorlage
- Der Auftraggeber prüft die Nachweise auf Übereinstimmung mit der EEE
- Stimmen die Nachweise überein, kann der Zuschlag erteilt werden
Welche Nachweise müssen vorgelegt werden?
- •Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)
- •Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Finanzamt, Krankenkasse, Berufsgenossenschaft)
- •Umsatznachweise (Bilanzen, Bestätigung des Steuerberaters)
- •Referenzbescheinigungen (Bestätigung durch den jeweiligen Auftraggeber)
- •Berufshaftpflichtversicherungsnachweis
- •Personalqualifikationen (Diplome, Zertifikate)
- •Auszug aus dem Gewerbezentralregister oder vergleichbarer Nachweis zu Ausschlussgründen
- •Weitere auftragsspezifische Nachweise
Was passiert bei fehlenden oder abweichenden Nachweisen?
Wenn der Bestbieter die Nachweise nicht fristgerecht oder nicht vollständig vorlegt, oder wenn die Nachweise von den Angaben in der EEE abweichen, hat der Auftraggeber mehrere Optionen:
- •Nachforderung fehlender Unterlagen (§ 56 VgV)
- •Ausschluss des Bestbieters und Zuschlag an den nächstplatzierten Bieter
- •Bei falschen Angaben in der EEE: Ausschluss wegen Täuschung und ggf. Sperre für zukünftige Verfahren
Wichtig für Bieter:
Machen Sie in der EEE nur Angaben, die Sie auch durch Nachweise belegen können. Falsche oder übertriebene Angaben in der EEE können zum Ausschluss und im schlimmsten Fall zu einem vergaberechtlichen Ausschluss für zukünftige Verfahren führen.
Praxistipps für den Umgang mit der EEE
Die EEE ist ein mächtiges Instrument zur Vereinfachung des Vergabeprozesses, erfordert aber sorgfältige Handhabung.
1. EEE-Vorlage des Auftraggebers nutzen
Verwenden Sie immer die vom Auftraggeber bereitgestellte EEE-Vorlage. Diese enthält die spezifischen Eignungsanforderungen des Verfahrens und stellt sicher, dass Sie alle geforderten Angaben machen.
2. Globalerklärung vs. Detailangaben abwägen
Teil IV der EEE bietet die Möglichkeit einer Globalerklärung (Abschnitt alpha): "Ja, ich erfülle alle Eignungskriterien." Dies ist schneller, aber weniger aussagekräftig. Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb und Auswahlentscheidung empfiehlt es sich, die Detailangaben zu machen, da diese für die Bewertung herangezogen werden.
3. Basis-EEE vorbereiten
Erstellen Sie eine Standard-EEE mit allen wiederkehrenden Angaben:
- •Unternehmensdaten
- •Vertretungsberechtigte
- •Ausschlussgründe-Erklärung
- •Allgemeine Eignungsangaben
- •PQ-Nummer (falls vorhanden)
Diese Basis-EEE kopieren Sie für jede neue Ausschreibung und ergänzen die auftragsspezifischen Angaben.
4. Nachweise parallel vorbereiten
Obwohl die EEE als vorläufiger Nachweis dient, sollten Sie die Originalnachweise parallel beschaffen. Wenn Sie als Bestbieter ausgewählt werden, haben Sie nur wenige Tage Zeit, die Nachweise vorzulegen. Aktuelle Unbedenklichkeitsbescheinigungen können Sie bereits vor der Angebotsabgabe anfordern.
5. EEE bei Eignungsleihe und Nachunternehmer
Wenn Sie sich auf die Kapazitäten Dritter berufen oder Nachunternehmer einsetzen, muss auch der Dritte/Nachunternehmer eine eigene EEE ausfüllen und einreichen. Vergessen Sie nicht, diese rechtzeitig von Ihren Partnern anzufordern.
6. Wahrheitsgemäße Angaben machen
Falsche Angaben in der EEE können schwerwiegende Konsequenzen haben: Ausschluss vom Verfahren, Sperre für zukünftige Vergaben und im Extremfall strafrechtliche Konsequenzen. Geben Sie nur an, was Sie auch nachweisen können.
7. EEE als Checkliste nutzen
Die Struktur der EEE eignet sich hervorragend als Checkliste für Ihre Angebotsunterlagen. Arbeiten Sie die Teile I-VI systematisch ab und stellen Sie sicher, dass Sie keine Eignungsanforderung übersehen.
FAQ
Was ist die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung)?
Die EEE (ESPD) ist ein standardisiertes EU-Formular, mit dem Bieter in EU-weiten Vergabeverfahren vorläufig ihre Eignung erklären können. Sie dient als Ersatz für die sofortige Vorlage sämtlicher Eignungsnachweise. Nur der Bestbieter muss die vollständigen Originalnachweise einreichen. Die EEE reduziert den Bürokratieaufwand erheblich.
Ist die EEE Pflicht?
Bei EU-weiten Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte muss der Auftraggeber die EEE als vorläufigen Eignungsnachweis akzeptieren (§ 48 Abs. 3 VgV). Bieter sind nicht verpflichtet, die EEE zu nutzen. Sie können stattdessen auch direkt die vollständigen Nachweise einreichen. In der Praxis nutzen aber fast alle Bieter die EEE, da sie den Aufwand erheblich reduziert.
Kann ich in der EEE auf meine Präqualifizierung verweisen?
Ja, Bieter mit einer Eintragung im AVPQ oder PQ-VOB können in Teil II der EEE auf ihre Präqualifizierungsnummer verweisen. Der Auftraggeber kann dann die Eignung online über das Verzeichnis prüfen. Dies vereinfacht den Prozess zusätzlich, da viele Eignungsnachweise bereits durch die Präqualifizierung abgedeckt sind.
Was passiert, wenn der Bestbieter die Nachweise nicht vorlegen kann?
Kann der Bestbieter die geforderten Nachweise nicht fristgerecht oder nicht vollständig vorlegen, kann der Auftraggeber ihn ausschließen und den Zuschlag dem nächstplatzierten Bieter erteilen. Bei falschen Angaben in der EEE droht zusätzlich ein Ausschluss wegen Täuschung, der auch zukünftige Vergabeverfahren betreffen kann.
Gilt die EEE auch im nationalen Unterschwellenbereich?
Die EEE im engeren Sinne gilt nur für EU-weite Verfahren oberhalb der Schwellenwerte. Im nationalen Unterschwellenbereich (UVgO) gibt es kein formales Pendant. Auftraggeber können dort aber vergleichbare Eigenerklärungen verlangen und die Vorlage von Originalnachweisen auf den Bestbieter beschränken. Bieter mit AVPQ-Eintragung können auch im nationalen Verfahren auf ihre PQ-Nummer verweisen.
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Verwandte Glossarbegriffe
Präqualifizierung
Die Präqualifizierung (PQ) ist ein vorgelagertes Verfahren, bei dem Unternehmen ihre Eignung für öffentliche Aufträge vorab nachweisen und in einem amtlichen Verzeichnis registriert werden. Die Eintragung ersetzt im Vergabeverfahren die Einzelnachweise zur Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit.
Eignungsprüfung & QualifikationAVPQ
Das AVPQ (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen) ist ein von den Industrie- und Handelskammern geführtes bundesweites Register, in dem Unternehmen ihre Eignung für öffentliche Liefer- und Dienstleistungsaufträge vorab nachweisen können.
Eignungsprüfung & QualifikationEignungsleihe
Die Eignungsleihe (§ 47 VgV) ermöglicht es Bietern, sich im Vergabeverfahren auf die Kapazitäten anderer Unternehmen zu berufen, um Eignungsanforderungen zu erfüllen, die sie allein nicht nachweisen können. Der eignungsleihende Dritte muss seine Kapazitäten tatsächlich zur Verfügung stellen.
VergabeverfahrenTeilnahmewettbewerb
Der Teilnahmewettbewerb ist die erste Stufe eines zweistufigen Vergabeverfahrens, in der Unternehmen ihre Eignung nachweisen und sich als Bewerber qualifizieren. Nur die ausgewählten Bewerber werden anschließend zur Angebotsabgabe aufgefordert.