Bietergemeinschaft: Gemeinsam Ausschreibungen gewinnen
Definition
Eine Bietergemeinschaft ist ein Zusammenschluss von zwei oder mehr rechtlich selbständigen Unternehmen, die sich zur gemeinsamen Teilnahme an einem Vergabeverfahren und zur gemeinsamen Ausführung eines öffentlichen Auftrags zusammenschließen.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Bietergemeinschaft bildet rechtlich eine GbR und haftet gesamtschuldnerisch gegenüber dem Auftraggeber, jedes Mitglied haftet für die gesamte Leistung.
- Die Bietergemeinschaftserklärung ist ein Pflichtdokument, das den bevollmächtigten Vertreter, die Aufgabenverteilung und die gesamtschuldnerische Haftung bestätigt.
- Im Gegensatz zum Nachunternehmer steht die Bietergemeinschaft als Ganzes im Vertragsverhältnis zum Auftraggeber, der Nachunternehmer dagegen nur im Verhältnis zum Hauptauftragnehmer.
Definition und rechtliche Einordnung
Eine Bietergemeinschaft (auch: Bewerbergemeinschaft im Teilnahmewettbewerb oder ARGE, Arbeitsgemeinschaft, nach Zuschlagserteilung) ist der Zusammenschluss von zwei oder mehr rechtlich und wirtschaftlich selbständigen Unternehmen zur gemeinsamen Bewerbung um einen öffentlichen Auftrag.
Rechtlich betrachtet stellt die Bietergemeinschaft eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) gemäß §§ 705 ff. BGB dar. Sie entsteht durch den Abschluss eines Gesellschaftsvertrags zwischen den beteiligten Unternehmen, in der Praxis häufig konkludent durch die gemeinsame Angebotsabgabe.
Die vergaberechtliche Grundlage findet sich in § 43 VgV (oberhalb der EU-Schwellenwerte) und § 6 VOB/A für Bauleistungen. Der zentrale Grundsatz lautet: Bietergemeinschaften sind grundsätzlich zugelassen. Öffentliche Auftraggeber dürfen die Teilnahme von Bietergemeinschaften nicht pauschal ausschließen (§ 43 Abs. 1 VgV). Sie dürfen allerdings verlangen, dass die Bietergemeinschaft im Falle der Zuschlagserteilung eine bestimmte Rechtsform annimmt, sofern dies für die ordnungsgemäße Durchführung des Auftrags erforderlich ist.
Die Bietergemeinschaft ist von anderen Formen der Zusammenarbeit klar abzugrenzen:
- •Nachunternehmer/Unterauftragnehmer: Steht nicht im direkten Vertragsverhältnis zum Auftraggeber, sondern wird vom Hauptauftragnehmer beauftragt
- •Eignungsleihe: Ein Unternehmen leiht sich die Eignung (z.B. Referenzen, Umsatz) eines anderen Unternehmens, ohne dass dieses Mitglied der Bietergemeinschaft wird
- •Generalunternehmer mit Subunternehmern: Ein Unternehmen übernimmt die Gesamtverantwortung und beauftragt weitere Unternehmen eigenständig
Für Bieter ist die korrekte Einordnung entscheidend: Die falsche Wahl der Kooperationsform kann zum Ausschluss aus dem Vergabeverfahren führen. Im Zweifelsfall sollte frühzeitig vergaberechtliche Beratung eingeholt werden.
Gründung einer Bietergemeinschaft
Die Gründung einer Bietergemeinschaft folgt einem strukturierten Prozess, der sowohl strategische als auch formale Aspekte umfasst.
Schritt 1: Strategische Analyse
Bevor Sie Partner für eine Bietergemeinschaft suchen, prüfen Sie:
- •Welche Eignungsanforderungen können Sie allein nicht erfüllen? (Umsatz, Referenzen, Personal, Zertifizierungen)
- •Welche Leistungsteile liegen außerhalb Ihrer Kernkompetenz?
- •Gibt es regionale Anforderungen, die einen lokalen Partner erfordern?
- •Ist eine Bietergemeinschaft wirtschaftlich sinnvoller als der Einsatz von Nachunternehmern?
Schritt 2: Partnerwahl
Die Auswahl des richtigen Partners ist erfolgskritisch. Achten Sie auf:
- •Komplementäre Kompetenzen: Der Partner sollte Fähigkeiten mitbringen, die Ihnen fehlen, nicht dieselben Leistungen anbieten
- •Kulturelle Passung: Unterschiedliche Unternehmenskulturen sind der häufigste Grund für das Scheitern von Bietergemeinschaften
- •Finanzielle Stabilität: Prüfen Sie die wirtschaftliche Lage des potenziellen Partners, Sie haften gesamtschuldnerisch
- •Erfahrung mit öffentlichen Aufträgen: Ein Partner ohne Vergabeerfahrung kann zum Risiko werden
- •Keine Interessenkonflikte: Stellen Sie sicher, dass der Partner nicht gleichzeitig als Einzelbieter oder in einer anderen Bietergemeinschaft am selben Verfahren teilnimmt
Schritt 3: Interne Vereinbarung (Konsortialvertrag)
Der Konsortialvertrag (oder Bietergemeinschaftsvertrag) regelt das Innenverhältnis:
- •Aufgaben- und Leistungsverteilung
- •Kosten- und Erlösverteilung
- •Benennung des bevollmächtigten Vertreters
- •Entscheidungsmechanismen und Eskalationsverfahren
- •Haftungsverteilung im Innenverhältnis
- •Regelungen für den Fall der Auflösung
- •Vertraulichkeitsvereinbarungen
Schritt 4: Bietergemeinschaftserklärung
Die formale Erklärung gegenüber dem Auftraggeber (siehe nächster Abschnitt) wird erstellt und von allen Mitgliedern unterzeichnet.
Der gesamte Prozess sollte frühzeitig beginnen, idealerweise sobald eine vielversprechende Ausschreibung identifiziert wird. Zeitdruck bei der Partnersuche führt häufig zu suboptimalen Konstellationen.
Die Bietergemeinschaftserklärung
Die Bietergemeinschaftserklärung ist das zentrale Dokument, mit dem sich die Bietergemeinschaft gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber konstituiert. Sie ist in der Regel als Pflichtbestandteil der Vergabeunterlagen vorgesehen und muss mit dem Angebot eingereicht werden.
Pflichtinhalte der Bietergemeinschaftserklärung
Eine vollständige Bietergemeinschaftserklärung enthält:
- Benennung aller Mitglieder: Vollständige Firmenbezeichnung, Anschrift und Ansprechpartner jedes beteiligten Unternehmens
- Bevollmächtigter Vertreter: Bestimmung eines Mitglieds als federführendes Unternehmen, das die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber vertritt und rechtsverbindliche Erklärungen abgibt
- Gesamtschuldnerische Haftungserklärung: Ausdrückliche Erklärung, dass alle Mitglieder für die Erfüllung des Vertrags gesamtschuldnerisch haften
- Aufgabenverteilung: Darstellung, welches Mitglied welche Leistungsteile erbringt (in manchen Vergabeverfahren detaillierter gefordert)
- Unterschriften: Rechtsverbindliche Unterschriften aller Mitglieder oder deren Bevollmächtigter
Häufige Fehler bei der Bietergemeinschaftserklärung
Die folgenden Fehler führen regelmäßig zum Ausschluss oder zumindest zu Nachforderungen:
- •Fehlende Unterschrift eines Mitglieds: Jedes Mitglied muss die Erklärung unterzeichnen oder eine Vollmacht vorlegen
- •Unklare Vertretungsverhältnisse: Der bevollmächtigte Vertreter muss eindeutig benannt sein
- •Fehlende Haftungserklärung: Die gesamtschuldnerische Haftung muss ausdrücklich bestätigt werden
- •Nachträgliche Änderung der Zusammensetzung: Nach Angebotsabgabe darf die Bietergemeinschaft grundsätzlich nicht umstrukturiert werden (keine neuen Mitglieder, kein Ausscheiden)
- •Widersprüche zwischen Bietergemeinschaftserklärung und Angebot
Formularvorlagen und Praxis
Viele öffentliche Auftraggeber stellen eigene Formblätter für die Bietergemeinschaftserklärung zur Verfügung (z.B. Formblatt 234 der VHB). Diese sollten bevorzugt verwendet werden, da sie alle geforderten Angaben strukturiert abfragen.
Bei elektronischer Vergabe wird die Bietergemeinschaftserklärung digital eingereicht. Achten Sie darauf, dass die elektronischen Signaturen aller Mitglieder den Anforderungen der Vergabeunterlagen entsprechen.
Mit Bidfix können Sie die Anforderungen der Vergabeunterlagen systematisch analysieren und sicherstellen, dass alle erforderlichen Erklärungen vollständig und fristgerecht eingereicht werden.
Haftung und Rechtsform
Die Haftungsfrage ist das zentrale Risikothema bei Bietergemeinschaften und muss von allen Beteiligten vollständig verstanden werden.
Gesamtschuldnerische Haftung im Außenverhältnis
Der wichtigste Grundsatz: Alle Mitglieder einer Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch gegenüber dem Auftraggeber. Das bedeutet:
- •Der Auftraggeber kann jeden einzelnen Partner für die gesamte Leistung und den gesamten Schaden in Anspruch nehmen, nicht nur für dessen Leistungsanteil
- •Es spielt keine Rolle, welches Mitglied den Fehler verursacht hat
- •Der in Anspruch genommene Partner muss leisten und kann sich anschließend im Innenverhältnis bei den anderen Mitgliedern schadlos halten (Regress)
Beispiel: Bei einem Auftragswert von 2 Millionen Euro und drei Partnern (40%, 35%, 25% Leistungsanteil) kann der Auftraggeber bei Schlechtleistung des Partners mit 25% Anteil den gesamten Schaden vom Partner mit 40% Anteil einfordern.
Haftungsverteilung im Innenverhältnis
Die interne Haftungsverteilung wird im Konsortialvertrag geregelt und ist frei verhandelbar:
- •Proportionale Haftung: Jedes Mitglied haftet intern entsprechend seinem Leistungsanteil
- •Verursacherprinzip: Wer den Schaden verursacht, trägt ihn intern allein
- •Mischformen: Kombination aus proportionaler und verursachungsbasierter Haftung
- •Haftungshöchstbeträge: Begrenzung der internen Haftung auf bestimmte Beträge
Rechtsform und Transformation
Die Bietergemeinschaft durchläuft typischerweise mehrere Phasen:
- Bietergemeinschaft (GbR): Ab Angebotsabgabe bis Zuschlag, Zweck: gemeinsame Bewerbung
- ARGE (Arbeitsgemeinschaft): Ab Zuschlag bis Auftragsabwicklung, Zweck: gemeinsame Leistungserbringung
- Abwicklung: Nach Leistungserbringung, Gewährleistungspflichten bestehen fort
Der Auftraggeber kann verlangen, dass die Bietergemeinschaft nach Zuschlag eine bestimmte Rechtsform annimmt (§ 43 Abs. 3 VgV), sofern dies für die Vertragserfüllung erforderlich ist, etwa eine GmbH oder eine Dach-ARGE im Baubereich.
Versicherungsschutz
Jedes Mitglied sollte prüfen, ob seine Betriebshaftpflichtversicherung die Risiken aus der Bietergemeinschaft abdeckt. Häufig ist eine Anpassung des Versicherungsschutzes oder der Abschluss einer separaten Projektversicherung erforderlich.
Vor- und Nachteile einer Bietergemeinschaft
Die Entscheidung für oder gegen eine Bietergemeinschaft sollte strategisch getroffen werden. Hier eine differenzierte Analyse der wichtigsten Aspekte.
Vorteile
- •Eignungsergänzung: Partner können gemeinsam Eignungsanforderungen erfüllen, die einzeln nicht erreichbar wären, insbesondere bei Umsatzanforderungen, Referenzen und Personalkapazitäten. Dies ist besonders für KMU relevant, die so an größere Vergabeverfahren teilnehmen können.
- •Kompetenzbündelung: Die Kombination spezialisierter Fachkenntnisse ermöglicht qualitativ hochwertigere Angebote. Ein IT-Unternehmen und ein Organisationsberater können gemeinsam ein umfassendes Digitalisierungsprojekt anbieten.
- •Risikoverteilung: Das wirtschaftliche Risiko großer Projekte wird auf mehrere Schultern verteilt, besonders bei Rahmenverträgen mit hohen Volumina.
- •Markterschließung: Die Bietergemeinschaft ermöglicht den Zugang zu neuen Märkten, Regionen oder Kundensegmenten, die ein Unternehmen allein nicht erreichen würde.
- •Kapazitätserweiterung: Bei personalintensiven Aufträgen kann die gemeinsame Bewerbung Kapazitätsengpässe vermeiden.
Nachteile
- •Gesamtschuldnerische Haftung: Das größte Risiko, Sie haften für die Fehler Ihrer Partner mit Ihrem gesamten Unternehmensvermögen.
- •Koordinationsaufwand: Abstimmungsprozesse, gemeinsame Qualitätssicherung und Projektmanagement zwischen mehreren Unternehmen sind zeit- und ressourcenintensiv.
- •Gewinnaufteilung: Der Gewinn muss geteilt werden, bei gleichen Fixkosten sinkt die Marge pro Partner.
- •Abhängigkeit: Die Leistung des Gesamtprojekts hängt von der Zuverlässigkeit aller Partner ab. Ein schwacher Partner kann das gesamte Projekt gefährden.
- •Eingeschränkte Flexibilität: Änderungen in der Zusammensetzung der Bietergemeinschaft sind nach Angebotsabgabe nur sehr eingeschränkt möglich.
- •Kartellrechtliche Risiken: Die Zusammenarbeit mit Wettbewerbern in einer Bietergemeinschaft muss kartellrechtlich zulässig sein. Reine Kapazitätsgründe rechtfertigen keine Bietergemeinschaft zwischen Wettbewerbern, die den Auftrag jeweils auch allein ausführen könnten.
Entscheidungsmatrix: Bietergemeinschaft ja oder nein?
Eine Bietergemeinschaft ist in der Regel sinnvoll, wenn:
- •Sie die Eignungsanforderungen allein nicht erfüllen
- •Der Auftrag Kompetenzen erfordert, die Sie nicht haben
- •Das Projektvolumen Ihre Kapazitäten übersteigt
- •Der Zugang zu einem neuen Markt strategisch wichtig ist
Sie ist eher nicht sinnvoll, wenn:
- •Sie den Auftrag allein leistungsfähig erfüllen können
- •Der potenzielle Partner ein direkter Wettbewerber ist (kartellrechtliches Risiko)
- •Die Gewinnmarge eine Aufteilung nicht hergibt
- •Sie keinen verlässlichen Partner finden
Bietergemeinschaft vs. Nachunternehmer: Der richtige Ansatz
Eine der häufigsten Fragen bei der Angebotsvorbereitung lautet: Soll ich eine Bietergemeinschaft bilden oder einen Nachunternehmer einsetzen? Die Entscheidung hat weitreichende rechtliche und praktische Konsequenzen.
Vertragliche Stellung
Wann ist eine Bietergemeinschaft vorzuziehen?
- •Wenn beide Partner gleichwertige Leistungsteile erbringen
- •Wenn die Eignungsanforderungen nur gemeinsam erfüllt werden können
- •Wenn beide Partner direkten Zugang zum Auftraggeber benötigen
- •Bei strategischen Partnerschaften, die über den einzelnen Auftrag hinausgehen
Wann ist ein Nachunternehmer vorzuziehen?
- •Bei klar abgrenzbaren Teilleistungen (z.B. Reinigung in einem Facility-Management-Vertrag)
- •Wenn Sie die Steuerung und Kontrolle über das Gesamtprojekt behalten möchten
- •Bei speziellen Fachleistungen, die nur einen kleinen Teil des Auftrags ausmachen
- •Wenn Sie die Haftung auf Ihren Bereich begrenzen möchten
Sonderfall: Eignungsleihe
Ein drittes Modell ist die Eignungsleihe (§ 47 VgV): Ein Bieter beruft sich auf die Kapazitäten eines anderen Unternehmens, um Eignungsanforderungen zu erfüllen, ohne dass dieses Unternehmen Mitglied der Bietergemeinschaft wird. Das eignungsleihende Unternehmen muss eine Verpflichtungserklärung abgeben und haftet mit dem Bieter gesamtschuldnerisch für die geliehene Eignung.
Praktische Empfehlung
In der Praxis empfiehlt es sich, die Entscheidung frühzeitig zu treffen und konsequent umzusetzen. Ein nachträglicher Wechsel von Bietergemeinschaft zu Nachunternehmer (oder umgekehrt) nach Angebotsabgabe ist grundsätzlich nicht zulässig und führt zum Ausschluss.
Nutzen Sie Bidfix zur Analyse der Vergabeunterlagen, die Software identifiziert automatisch die Eignungsanforderungen und hilft Ihnen, die optimale Kooperationsform zu bestimmen.
FAQ
Können Unternehmen gleichzeitig als Einzelbieter und in einer Bietergemeinschaft anbieten?
Grundsätzlich nein. Die gleichzeitige Teilnahme als Einzelbieter und als Mitglied einer Bietergemeinschaft im selben Vergabeverfahren ist in der Regel unzulässig und führt zum Ausschluss beider Angebote. Der Grund: Es besteht die Gefahr wettbewerbsverzerrender Absprachen. Gleiches gilt für die Teilnahme an mehreren Bietergemeinschaften im selben Verfahren. Ausnahmen sind nur in sehr engen Grenzen möglich und müssen vom Bieter nachgewiesen werden.
Was passiert, wenn ein Mitglied der Bietergemeinschaft nach Zuschlag ausfällt?
Der Ausfall eines Mitglieds nach Zuschlag ist ein schwerwiegendes Problem. Die verbleibenden Mitglieder müssen die Leistung grundsätzlich weiterhin erbringen, die gesamtschuldnerische Haftung bleibt bestehen. Ob ein Ersatzmitglied aufgenommen werden kann, hängt von den Umständen ab: Der Auftraggeber muss zustimmen, und das Ersatzmitglied muss mindestens die gleiche Eignung mitbringen. In der Praxis wird häufig versucht, die Leistungsteile des ausgeschiedenen Mitglieds über Nachunternehmer abzudecken.
Ist eine Bietergemeinschaft zwischen Wettbewerbern kartellrechtlich zulässig?
Eine Bietergemeinschaft zwischen Wettbewerbern ist nur dann kartellrechtlich zulässig, wenn keiner der Partner den Auftrag allein hätte ausführen können. Dies wird als 'Komplementär-Bietergemeinschaft' bezeichnet. Eine 'Kapazitäts-Bietergemeinschaft', bei der Wettbewerber zusammenarbeiten, obwohl jeder den Auftrag allein leisten könnte, ist kartellrechtlich problematisch und kann als unzulässige Wettbewerbsbeschränkung gewertet werden. Im Zweifel sollte eine kartellrechtliche Prüfung erfolgen.
Wer erstellt das Angebot in einer Bietergemeinschaft?
In der Regel koordiniert der bevollmächtigte Vertreter (federführendes Unternehmen) die Angebotserstellung. Jedes Mitglied steuert die Inhalte für seinen Leistungsteil bei, Referenzen, Personalprofile, technische Konzepte, Preisblätter. Der bevollmächtigte Vertreter fügt alles zusammen, prüft die Konsistenz und reicht das Angebot ein. Wichtig: Die Eignungsnachweise (Eigenerklärungen, Zertifikate, Auszüge) müssen von jedem Mitglied separat vorgelegt werden.
Welche Kosten entstehen bei der Gründung einer Bietergemeinschaft?
Die direkten Gründungskosten sind überschaubar: Die Bietergemeinschaft als GbR bedarf keiner notariellen Beurkundung und keines Handelsregistereintrags. Die wesentlichen Kosten liegen im Koordinationsaufwand, gemeinsame Meetings, Vertragsverhandlungen, Abstimmung der Angebotsinhalte. Hinzu kommen möglicherweise Kosten für rechtliche Beratung (Konsortialvertrag, vergaberechtliche Prüfung) und die Anpassung des Versicherungsschutzes. Diese Kosten sollten bei der Kalkulation des Angebotspreises berücksichtigt werden.
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Verwandte Glossarbegriffe
Rahmenvertrag
Ein Rahmenvertrag (Rahmenvereinbarung) ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Unternehmen, die die Bedingungen für künftige Einzelaufträge während eines bestimmten Zeitraums festlegt.
RechtsschutzNachprüfungsverfahren
Das Nachprüfungsverfahren ist das zentrale Rechtsschutzinstrument im Vergaberecht oberhalb der EU-Schwellenwerte. Es ermöglicht Bietern, vergaberechtliche Verstöße des öffentlichen Auftraggebers vor der Vergabekammer überprüfen zu lassen.
VergabeprozessElektronische Vergabe
Die elektronische Vergabe (E-Vergabe) bezeichnet die vollständig digitale Abwicklung öffentlicher Vergabeverfahren, von der Bekanntmachung über den Versand der Vergabeunterlagen und die Angebotsabgabe bis zur Zuschlagserteilung über spezielle Vergabeplattformen.
VergaberechtSchwellenwerte
Schwellenwerte sind die vom EU-Gesetzgeber festgelegten Auftragswertgrenzen, ab deren Erreichen ein öffentlicher Auftrag europaweit ausgeschrieben werden muss. Sie werden alle zwei Jahre angepasst.
VergaberechtEignungskriterien
Eignungskriterien sind die Mindestanforderungen, die ein Bieter erfüllen muss, um überhaupt an einem Vergabeverfahren teilnehmen zu können. Sie betreffen die Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit des Unternehmens.