Elektronische Signatur: Anforderungen im Vergabeverfahren

Was ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist ein elektronisches Datum, das anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft ist und zur Authentifizierung dient. Im Kontext des öffentlichen Vergabewesens ermöglicht die elektronische Signatur die rechtsverbindliche Unterzeichnung von Angeboten, Teilnahmeanträgen und weiteren Vergabeunterlagen im Rahmen der digitalen Angebotsabgabe.

Die rechtliche Grundlage bildet die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (electronic IDentification, Authentication and trust Services), die seit dem 1. Juli 2016 in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar gilt. Sie schafft einen einheitlichen europäischen Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, Siegel und Zeitstempel.

Für das deutsche Vergaberecht ist die elektronische Signatur deshalb relevant, weil die elektronische Vergabe seit 2018 bei EU-weiten Verfahren verpflichtend ist. Die Frage, welche Signaturform bei der Abgabe von Angeboten erforderlich ist, beschäftigt Bieter und Vergabestellen gleichermaßen.

Die eIDAS-Verordnung hat das zuvor geltende deutsche Signaturgesetz (SigG) und die Signaturverordnung (SigV) abgelöst. Damit gilt in ganz Europa ein einheitlicher Standard, der die grenzüberschreitende Teilnahme an Vergabeverfahren erleichtert.

Die drei Stufen elektronischer Signaturen nach eIDAS

Die eIDAS-Verordnung unterscheidet drei Stufen elektronischer Signaturen, die sich in Sicherheitsniveau, technischem Aufwand und rechtlicher Wirkung unterscheiden.

1. Einfache elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 10 eIDAS)

Die einfache elektronische Signatur hat die geringsten Anforderungen. Sie umfasst jede Form elektronischer Daten, die zur Authentifizierung verwendet werden, etwa:

Die einfache elektronische Signatur ist nicht fälschungssicher und bietet nur ein niedriges Sicherheitsniveau. Ihre Beweiskraft vor Gericht ist eingeschränkt.

2. Fortgeschrittene elektronische Signatur (Art. 26 eIDAS)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur muss vier Anforderungen erfüllen:

Technisch wird dies häufig durch asymmetrische Kryptografie (Public-Key-Verfahren) umgesetzt. Softwarezertifikate, die auf dem Rechner des Nutzers gespeichert sind, ermöglichen eine fortgeschrittene Signatur.

3. Qualifizierte elektronische Signatur (Art. 3 Nr. 12 eIDAS)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet das höchste Sicherheitsniveau. Sie muss zusätzlich zu den Anforderungen der fortgeschrittenen Signatur:

Die QES ist nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt und hat in allen EU-Mitgliedstaaten die gleiche Wirkung.

Elektronische Signatur im Vergaberecht: § 53 VgV und Textform

Die Vergaberechtsreform 2016 hat die Anforderungen an die Signatur bei der Angebotsabgabe grundlegend vereinfacht. Die zentrale Norm ist § 53 VgV (Vergabeverordnung).

§ 53 Abs. 1 VgV bestimmt, dass Angebote, Teilnahmeanträge und Interessensbestätigungen mithilfe elektronischer Mittel zu übermitteln sind. Die Vorschrift legt jedoch nicht fest, welche Signaturform verwendet werden muss.

Textform nach § 126b BGB als Regelfall

Die Vergaberechtsreform hat bewusst die Textform nach § 126b BGB als Standard eingeführt. Die Textform erfordert lediglich:

In der Praxis bedeutet dies: Wenn der Bieter sich auf der eVergabe-Plattform mit seinem Nutzerkonto anmeldet, die Angebotsdokumente hochlädt und den Absende-Vorgang bestätigt, ist die Textform erfüllt. Eine separate elektronische Signatur ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Wann ist eine QES erforderlich?

Der Auftraggeber kann in den Vergabeunterlagen eine strengere Signaturform verlangen. Eine qualifizierte elektronische Signatur wird typischerweise gefordert bei:

Unterschwellenbereich

Im Bereich der UVgO und der VOB/A gelten vergleichbare Regelungen. Auch hier genügt in den meisten Fällen die Textform. Die Vergabeunterlagen geben jeweils Auskunft über die erforderliche Signaturform.

Praxis-Tipp: Lesen Sie die Bewerbungsbedingungen jeder Ausschreibung genau. Der Abschnitt zur "Form der Angebote" oder "Signaturanforderung" gibt Aufschluss darüber, ob Textform ausreicht oder eine QES benötigt wird.

Qualifizierte elektronische Signatur: Beschaffung und Nutzung

Auch wenn die QES im Vergaberecht seltener gefordert wird, sollten Bieter wissen, wie sie ein qualifiziertes Zertifikat beschaffen und nutzen.

Beschaffung eines qualifizierten Zertifikats

Der Prozess umfasst typischerweise folgende Schritte:

Kosten

Die Kosten für eine QES variieren je nach Anbieter und Modell:

Cloud-Signatur als moderne Alternative

Zunehmend setzen sich Cloud-basierte Signaturlösungen durch, bei denen das qualifizierte Zertifikat nicht auf einer physischen Karte, sondern auf einem sicheren Server des Vertrauensdiensteanbieters gespeichert ist. Die Freigabe erfolgt per Zwei-Faktor-Authentifizierung (z. B. App auf dem Smartphone). Vorteile:

Gültigkeitsdauer

Qualifizierte Zertifikate haben eine begrenzte Gültigkeitsdauer, typischerweise 2 bis 3 Jahre. Bieter müssen das Zertifikat rechtzeitig verlängern, um eine lückenlose Verfügbarkeit sicherzustellen.

Elektronische Siegel und Zeitstempel im Vergabeverfahren

Neben der elektronischen Signatur definiert die eIDAS-Verordnung weitere Vertrauensdienste, die im Vergabekontext relevant sein können.

Elektronisches Siegel (Art. 35-40 eIDAS)

Während eine elektronische Signatur einer natürlichen Person zugeordnet ist, wird ein elektronisches Siegel einer juristischen Person (Unternehmen, Behörde) zugeordnet. Es dient als Herkunftsnachweis und Integritätsschutz für Dokumente.

Qualifizierter elektronischer Zeitstempel (Art. 41-42 eIDAS)

Ein qualifizierter Zeitstempel belegt, dass bestimmte Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt existiert haben. Im Vergabeverfahren kann er eingesetzt werden, um den Zeitpunkt der Angebotsabgabe fälschungssicher zu dokumentieren. Die meisten eVergabe-Plattformen verwenden qualifizierte Zeitstempel automatisch bei der Angebotsentgegennahme.

Elektronische Zustellung

Die eIDAS-Verordnung regelt auch den qualifizierten elektronischen Einschreibedienst (Art. 43-44), der eine rechtssichere Zustellung elektronischer Dokumente ermöglicht. Für Vergabeverfahren ist dies relevant bei der Zustellung von Vorabinformationen nach § 134 GWB oder Ablehnungsmitteilungen.

Grenzüberschreitende Anerkennung

Ein wesentlicher Vorteil der eIDAS-Verordnung ist die grenzüberschreitende Anerkennung: Eine in Deutschland ausgestellte qualifizierte elektronische Signatur wird in allen EU-Mitgliedstaaten anerkannt. Dies erleichtert die Teilnahme an EU-weiten Vergabeverfahren in anderen Mitgliedstaaten.

Praxistipps für Bieter zur elektronischen Signatur

Die richtige Handhabung der elektronischen Signatur kann über den Erfolg oder Misserfolg einer Angebotsabgabe entscheiden. Hier die wichtigsten Empfehlungen:

1. Bewerbungsbedingungen genau lesen

2. QES-Zertifikat frühzeitig beschaffen

Die Beantragung und Ausstellung eines qualifizierten Zertifikats kann 5 bis 10 Werktage dauern. Warten Sie nicht, bis Sie eine Ausschreibung finden, die eine QES verlangt. Beschaffen Sie das Zertifikat proaktiv.

3. Regelmäßig testen

Testen Sie Ihre Signaturlösung regelmäßig, insbesondere nach Software-Updates oder Zertifikatserneuerungen. Prüfen Sie die Kompatibilität mit den von Ihnen genutzten eVergabe-Plattformen.

4. Vertretungsregelungen beachten

Stellen Sie sicher, dass die Person, die das Angebot elektronisch signiert, vertretungsberechtigt ist. Bei juristischen Personen muss die Signatur von einer Person stammen, die zur Vertretung des Unternehmens befugt ist (Geschäftsführer, Prokurist, bevollmächtigter Mitarbeiter).

5. Backup-Lösung vorhalten

Halten Sie eine alternative Signaturmöglichkeit bereit, falls Ihre primäre Lösung ausfällt (z. B. defekte Signaturkarte). Cloud-basierte Fernsignaturlösungen eignen sich gut als Backup, da sie von jedem Gerät aus genutzt werden können.

6. Dokumentation aufbewahren

Archivieren Sie Ihre signierten Angebote zusammen mit dem verwendeten Zertifikat und den Prüfprotokollen. Im Streitfall müssen Sie nachweisen können, dass das Angebot ordnungsgemäß signiert wurde.