Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen seiner Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine Kreativagentur mit der beratenden, konzeptionellen und kreativen Unterstützung. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Kreativleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Kreation & Kampagnen Konzeption, Kreation und Umsetzung von integrierten nationalen und internationalen B2C- und B2B-Kampagnen inklusive Auswertung unter Berücksichtigung der Kampagnenziele. - Entwicklung von starken Kreativideen und Kommunikations-/ Kampagnenkonzepten - Erarbeitung von Kommunikationsbotschaften - Erarbeitung einer überzeugenden Kampagnenmechanik in Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur. Dabei ist eine einheitliche Kommunikation über alle Kommunikationskanäle sicherzustellen. - Konzeption und Entwicklung von wirkungsstarken Werbemitteln im Rahmen von Kampagnen und Projekten, u.a. o Konzeption und Erstellung von Werbeclips und Visuals o Konzeption und Entwicklung von Online-Werbemitteln (u.a. Display- und Performance- sowie Social Media-Werbemittel) o Konzeption und Produktion von Kampagnenfilmen und gegebenenfalls Koordination der Umsetzung mit Produktionsagenturen o Erarbeitung von Werbetexten und redaktionellen Kampagneninhalten übergreifend für alle Kommunikationskanäle o Kreativleistungen für Printmedien (z.B. Anzeigen) sowie die Adaption auf Online-Medien o Gegebenenfalls Einkauf von für die Kommunikationsmaßnahmen verwendeten Text- (werblich und redaktionell), Foto- und Bewegtbildmaterials, inklusive urheberrechtliche Abstimmung, Vertragsgestaltung und -handling. Die Kosten für das Material bzw. die Rechte an dem Material werden von der Auftraggeberin auf Nachweis erstattet. - Erstellung und gegebenenfalls Umsetzung von Livekommunikations-, Eventkommunikations- und Promotionkonzepten, Influencermarketing - Konzeption und Gestaltung von Landing Pages im Rahmen von Kampagnen oder Projekten Koordination - Projektmanagement für oben genannte Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente monatliche Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Bei Bedarf Abstimmung mit der Leadagentur Media und Influencer-Marketing-Agentur im Rahmen der Kampagnenplanung und gegebenenfalls Abstimmung mit externen Produktionsagenturen. Strategie & Weiterentwicklung - Strategische Beratungsleistung bei der Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen, die sich aus Handlungsfeldern von visitBerlin ergeben können - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung und Bereitstellung der Erkenntnisse auf ausgewählten Themenfeldern - Bei Bedarf Durchführung von Weiterbildungen und Schulungen zum Wissenstransfer an visitBerlin-Mitarbeiter und Inspirationspräsentationen durch die Agentur an visitBerlin-Mitarbeiter

Die Durchführung von Auditierungen und weitere im Zusammenhang stehende Leistungen umfasst 2 Lose mit unterschiedlichen Arbeitsschwerpunkten. Die Lose können unabhängig voneinander von verschiedenen Agenturen durchgeführt werden. Eine Durchführung der 2 Lose von einer Agentur ist auch möglich. Los 1) kann an mehrere Bieter vergeben werden. Alle Angebote und eingereichten Unterlagen sind in deutscher Sprache abzugeben und alle Leistungen müssen in deutscher Sprache (Wort- und Schrift) erbracht werden. In Ausnahmefällen und nach Absprache kann eine Leistung auch in Englisch erbracht werden (müssen). Los 1) umfasst die Durchführung einer digitalen Audit-Vorbereitungs-Schulung (Teilbereich 1), die inhaltliche und fortwährende Überprüfung und Auditierung der Partnerunternehmen nach dem aktuellen Kriterienkatalog von Sustainable Berlin und das entsprechende Handling des Prozesses (Teilbereich 2) mit den teilnehmenden Partnerunternehmen, die Plausibilitätsprüfung der Zeichner des Sustainable Berlin Commitments (Teilbereich 3), sowie konzeptionelle Arbeiten (optionaler Teilbereich 4) Los 2) umfasst das Erstellen eines Best Practice Guides inkl. Dokumenten-Vorlagen und Anleitungen für die Partnerunternehmen (Teilbereich 1). Optional sollen weitere unterstützende Materialien entwickelt werden (Teilbereich 2).

Gegenstand der zu vergebenden Aufgabe ist die Neuausschreibung der Entwicklung eines Konzeptes und eines Designs für einen Messestand mit der Standgröße von ca. 70 m² (2024: 19,75mx3,5m) und der Transport zur IMEX nach Frankfurt/Main sowie dessen Auf- und Abbau auf der IMEX Frankfurt. Im Anschluss an die Messe ist die Standfläche durch den Auftragnehmer zu reinigen (besenrein). Wichtig bei der Entwicklung und Konzeptionierung ist die mögliche Erweiterung des Messestandes auf ca. 300m² sowie die Ausgliederung kleinerer Messestände von ca. 10-20m². Die Logistik und Lagerung sind ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung. Der Stand soll als Kopfstand (3 Seiten offen) konzipiert werden und soll ebenerdig gebaut sein. Die Bauweise des Standes (konventionell, Systembauweise, Mischbauweise, mobiler Stand) bleibt im Wesentlichen dem Auftragnehmer überlassen. Die Mehrheit der verwendeten Materialien müssen modular konstruiert, einfach demontierbar und für weitere Verwendungszwecke genutzt werden können bzw. in den technischen Kreislauf zirkulieren können oder mindestens zurückführbar sein (recyclingfähig). Die Materialien sollen so verbaut werden, dass sie mit möglichst wenig Abfall sortenrein bzw. sortenrein trennbar sind. Der Auftraggeberin ist es wichtig, dass der gesamte Auftrag nachhaltig und möglichst umweltschonend ausgeführt wird.

Aufgabe des Auftragnehmers wird es sein, Mobilfunkdaten und ein Analysewerkzeug gemäß den nachfolgenden Basisanforderungen bereitzustellen. Das Projekt ist bzgl. der touristischen Nutzung von Mobilfunkdaten ein weiteres Leuchtturmprojekt im Land Berlin, wie im Destinationsmanagement generell, in Deutschland und in der Zusammenarbeit von visitBerlin mit anderen, internationalen DMOs. Das visitBerlin-Projekt wird durch das Land Berlin gefördert. Der Auftrag (ohne Verlängerungsoptionen) erfolgt zu einem Festpreis von 112.000 EUR (netto). Das Projekt Mobilfunkdaten gliedert sich in drei Phasen ? die Pilotphase, ? die Routinebetriebsphase und ? die Nachnutzung. Ziel ist eine möglichst lange Routinephase bei Sicherstellung der für die Aufgabenstellungen notwendigen Qualität der Daten. Es gilt, einen lückenlosen Datenbestand mit dem Start der Routinebetriebsphase zur Verfügung zu haben. Dies bedeutet, dass der zur Analyse zur Verfügung stehende Datenbestand mit dem 01.01.2025 beginnt. Um die Möglichkeiten der Analyse von Mobilfunkdaten für länger als nur die zunächst zu vergebende Routinelieferung zu sichern, soll der Datenzugriff und ggf. das Analysewerkzeug für weitere Fragestellungen noch zwei Jahre nach Ende der Datenlieferung zur Verfügung stehen. Die in diesem Projekt erstellten Auswertungsergebnisse stehen der Auftraggeberin zur uneingeschränkten Nutzung zur Verfügung; die Weitergabe an Dritte, insbesondere an touristische Partner der Auftraggeberin ist gestattet. Die nachfolgende Grafik visualisiert den geplanten Projektrahmen. Abbildung 1: Projektrahmen Die Anforderungen an die Mobilfunkdaten wie auch das Analysewerkzeug sind im Abschnitt "Anforderungen" bzw. in den beigefügten Anforderungskatalogen beschrieben. Die nachfolgend beschriebenen Projektleistungen sind Bestandteil des zu liefernden Gesamtpaketes, auch wenn einzelne, erforderliche Arbeitsschritte nicht explizit im jeweiligen Anforderungskatalog aufgeführt sind. Die Anforderungskataloge unterscheiden in Basisbedarf und optionale Leistungen. Die funktionalen Anforderungen können in den Anforderungskatalogen durch den Bieter / die Bieterin konkretisiert werden. Die optionalen Anforderungen sind in der o.a. Darstellung nicht berücksichtigt. Basisbedarf und sämtliche Projektleistungen, die zur Erfüllung des Vertragszwecks erforderlich sind, sind Bestandteil des anzubietenden Festpreises. Die ausgeschriebenen Optionen umfassen auch gesondert gekennzeichneten Datenbedarf. Dieser wird im Bedarfsfall zusätzlich beauftragt.

I Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung, -einkauf und Abwicklung inkl. Social Media- und SEA-Kampagnen sowie Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung und Projektmanagement. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche Briefings und/oder Briefings in Textform vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Konzeption und strategische Mediaplanung - Mediaberatung und strategische Mediaplanung; national und international - Media- und Marktanalyse - Zielgruppendefinition und Beschreibung - Entwicklung innovativer Mediakonzepte (On - und Offline-Medien sowie Live-Kommunikation), inklusive Formatvorschlägen und Kanalempfehlungen - Entwicklung starker Kampagnenmechaniken in Zusammenarbeit mit der Kreativagentur - Gegebenenfalls Abstimmung mit weiteren externen Agenturpartnern von visitBerlin und/oder direkt mit MA von visitBerlin im Rahmen der Kampagnenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur - Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung Mediaeinkauf und -abwicklung - Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination - Erstellung von Streu- und Kostenplänen - Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen - Strategische und operative Abstimmung mit externen Agenturpartnern von visitBerlin (SEA-, Kreativ-Agenturen Social Media, usw.) oder/und mit den MA aus den jeweiligen visitBerlin Fachbereichen - Verhandlung und Abschluss von Mediapartnerschaften sowie Sicherstellung von günstigen Konditionen und exklusiven Platzierungen. - Prüfung von gelieferten Werbemitteln und Koordination mit den Medien - Erteilung von Buchungsaufträgen an die Medien - Rechnungslegung Social Media und SEA_Ad-Kampagnen - Umsetzung und Optimierung von Social Media- und SEA-Kampagnen - Erstellung und Management von Social Media-Kampagnen (z. B. auf Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok) , d.h.Verbreitung, Monitoring, Anpassung sowie das Abschlussreporting von Social-Media-Anzeigen unter Berücksichtigung aller Social-Media-Kanäle der Auftraggeberin - Planung und Umsetzung von SEA-Kampagnen (z. B. Google Ads, Bing Ads) zur Generierung von Traffic und Conversion. - Kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Kampagnenleistung auf Basis von KPIs wie CTR, CPC, Conversion Rate und ROAS. - Anpassung und A/B-Testing von Anzeigenformaten, Zielgruppen und Creatives zur Steigerung der Kampagneneffektivität. Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung - Strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagnenkonzeption, der Erstellung von Werbemitteln sowie Definition von Erfolgsfaktoren basierend auf den Zielvorgaben der Auftraggeberin - Kontinuierliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit sowie Bereitstellung von Learnings für künftige Kampagnen. - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern - Monitoring und Reporting der Maßnahmen während der Kampagnen-Laufzeit - Kontrolle der festgelegten PIs und KPIs der Kampagne - Erstellen wöchentlicher Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen - Bereitstellung strukturierter Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs für visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle - Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin Abstimmungen/Beratung Für das Handling der verschiedenen Kampagnen sind regelmäßige Abstimmungen, Beratungen und ggf. Workshops vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der angebotenen Agenturprovision enthalten und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen.

2. Gegenstand der Ausschreibung Der Bieter hat für die Auftraggeberin im Rahmen der vorliegenden Ausschreibung eine Smartphone-App für Android und iOS rund um den digitalen Erwerb und die digitale Nutzung der Berlin Welcome-Card (BWC) von visitBerlin - in allen ihren Varianten - konzeptionell, gestalterisch und technisch zu entwickeln und bereit zu stellen. Die wesentlichen Rahmenbedingungen und Anforderungen hierzu werden nachfolgend dargestellt.

Die Auftraggeberin möchte ein CRM-System als Software as a Service beschaffen.

Die Auftraggeberin möchte ein CRM-System als Software as a Service beschaffen.

Die Auftraggeberin beabsichtigt die Schließung eines Rahmenvertrags für die Beschaffung von Hardware- sowie Softwarekomponenten als Abrufleistung für den Hauptstandort Schöneberger Straße 15, 10963 Berlin. Der Rahmenvertrag soll über eine Laufzeit von 4 Jahren geschlossen werden. Im Mittel der vergangen 5 Jahre hat die Auftraggeberin für diese Produkte ca. 140 TEUR pro Jahr beauftragt. Die Verteilung dabei lag zu ca. 1/3 bei Softwarekosten und zu 2/3 bei Hardwarekosten. Die dabei am häufigsten beschafften Standardkomponenten sind wie folgt: Surface Pro 9 (QIA-00004), Surface Dockingstation 2 (SVS-00002), Surface Cover DE (8X8-00005), EIZO Monitor EV2360 (EV2360-WT), Microsoft Tastatur (ANB-00021), Maus Microsoft (P58-00057), DELL Optiplex Micro 7010 (YPYR4), Bon Drucker Epson TM-T70II (C31CD38032A0), Handscanner Honeywell Voyager 1200G (hw1200u-c), Headset Jabra Evolve 2 M40 (24189-999-999), HP Laserjet M611dn (7PS84A), Handy Samsung Galaxy A14 5G (SM-A146PZKDEUB), Apple MacBook Pro Retina (MRX53D/A)m, iPhone 15 Pro - 256 GB (MTV13ZD/A), Office 365 E1, Trend Micro (SS00733364), Apex One on-prem (N999999) Mit dieser Vergabe sollen max. 3 Standardlieferanten ausgewählt werden, bei denen neben den unter 2. genannten Produkte auch zukünftige Einzelbeschaffungen angefragt werden können. Die Auftraggeberin kann im Vertragszeitraum, die oben genannten Standardkomponenten, auch in neuerer Version oder Art, abfragen. Hardware und Software, die hier nicht gelistet sind, können jedoch auf Anfrage beim Auftragnehmer ebenso beschafft werden. Eine generelle Abnahmepflicht beim Anbieter besteht nicht. Für die Beurteilung und Auswertung der Angebote wird das Preisblatt mit den dort aufgeführten Komponenten genutzt. Der Bieter mit dem günstigsten Gesamtpreis bekommt den Zuschlag für die unter Ziffer 2 genannten Artikel/ Produkte und qualifiziert sich zur Aufnahme in den Anbieterpool. Der zweit - und drittgünstigste Anbieter qualifiziert sich ebenfalls zur Aufnahme in den Anbieterpool. Für die Beschaffungen innerhalb der Rahmenvertragslaufzeit wird die Auftraggeberin jeweils bei allen drei Unternehmen im Bieterpool Produkte im Rahmen eines Mini-Wettbewerbs anfragen. Den Zuschlag erhält in der Regel der preislich günstigste Bieter. Etwas Anderes gilt nur, wenn die Auftraggeberin ausnahmsweise neben dem Preis auch qualitative Zuschlagskriterien verwendet. Werden ausnahmsweise qualitative Kriterien verwendet, dann werden diese ausdrücklich in der Anfrage genannt. Zusätzlich kann ein Produktkatalog und/ oder eine Onlineplattform mit den Standardkomponenten des Auftragnehmers zur Verfügung gestellt werden. Die Komponenten haben die nachfolgenden unter Ziffer 2. genannten Anforderungen zu erfüllen.

. Ausgangslage und Zielsetzung Die Auftraggeberin beabsichtigt mit der gegenständlichen Ausschreibung einen Rahmenvertrag über Dienst-leistungen zum Fulfillment (Bestellannahme & Kommissionierung; Konfektion & Verpackung; Frankierung), Lager- und Lieferleistungen einschließlich Bearbeitung der Hauspost der Auftraggeberin, Frachtsendungen & Messelogistik (weltweit), Mailingaktionen, Retourenmanagement, Verpackungsentsorgung und Inventurun-terstützung nach Maßgabe dieser Leistungsbeschreibung zu schließen. Aufgrund der auftragsspezifischen Anforderungen, um Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden, kann eine Aufteilung in Fach- oder Mengenlose nicht erfolgen. Die Auftraggeberin übernimmt im Rahmen des ihr übertragenen Destinationsmarketings u.a. folgende Auf-gaben: - Teilnahme weltweit auf Messen und Kongressen - Vermittlung/Verkauf von Souvenirs, Eintrittskarten und Tickets für den öffentlichen Personennah-verkehr an Endkunden und Händler. Der Warenvertrieb erfolgt in den Berlin Tourist Informationen (nachfolgend "BTI") der Auftraggeberin. Die Produkte müssen daher in die BTIs geliefert werden und von dort bei Bedarf abgeholt werden. Insbesonde-re erwartet die Auftraggeberin, dass der Auftragnehmer bei auftretenden Engpässen kurzfristig benötigte Nachlieferungen innerhalb von maximal 2 Stunden ab Anforderung im Stadtgebiet Berlin (einschließlich BTI am Flughafen Schönefeld) sicherstellt (Ausschlusskriterium Leistung). Derzeit unterhält die Auftraggeberin nachfolgend genannte BTIs: Berlin Tourist Infos: BTI im Hauptbahnhof Erdgeschoss/ Eingang Europaplatz 10557 Berlin-Tiergarten Öffnungszeiten tgl. 8 - 21 Uhr BTI im Brandenburger Tor Pariser Platz 10117 Berlin- Mitte Öffnungszeiten 09:30 - 19 Uhr (April - Oktober); 09:30 - 18:00 Uhr (November - März) BTI im Flughafen BER Terminal 1 Ebene E0 Willy-Brandt-Platz 1 12529 Schönefeld Öffnungszeiten tgl. 9:00 - 21:00 Uhr BTI im Humboldt Forum EG Eingangsbereich Schlossplatz 10178 Berlin Öffnungszeiten tgl. 10:00 - 18:00 Uhr Die Zahl der Berlin Tourist Infos kann sich im Vertragszeitraum erweitern oder verringern. Die Auftraggeberin teilt die Änderungen dem Auftragnehmer rechtzeitig, spätestens jedoch vier Wochen vor dem (angepass-ten) Leistungsbeginn, mit. Derzeit nutzt die Auftraggeberin ein Lager in Berlin mit durchschnittlich 300 Paletten-Stellplätzen und ca. 170 Regalfächern für Informationsmaterialien und Verkaufswaren. Von diesem Betrieb/ Lager werden alle Wa-renein und -ausgänge, das Retourenmanagement und Briefsendungen bearbeitet sowie Produkte der Auf-traggeberin gelagert. Diese Lagerkapazität wird als Mindestanforderung weiterhin benötigt. Die Lagerkapazi-tät kann sich jedoch im Leistungszeitraum erhöhen oder reduzieren. Der Aufragnehmer hat daher auf Ände-rungen kurzfristig und flexibel zu reagieren. Sämtliche Kosten für Fracht und Porto werden bei dem Auftragnehmer als durchlaufender Posten geführt und durch die Auftraggeberin gegen Nachweis erstattet. Die Auftraggeberin arbeitet derzeit mit der Unternehmenssoftware Microsoft Dynamics NAV 2018 (nachfol-gend nur "NAV"), über welche sämtliche Bestellvorgänge bei dem Auftragnehmer eingehen und abgewi-ckelt werden. Die Computer inkl. Software werden dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Die Auftrag-geberin behält sich vor, die Software entsprechend des technischen Fortschrittes auf neuere Versionen zu aktualisieren oder gegen eine neue Unternehmenssoftware auszutauschen. Schnittstellen zu externen Dienstleistern wie z.B. DHL , UPS, DPD etc. müssen durch den Auftragnehmer eingerichtet werden und be-triebsbereit gehalten werden. Für Schnittstellen oder deren Einrichtung werden keine zusätzlichen Kosten erstattet, sie sind also in die Gesamtkosten einzurechnen. Rahmenvertrag Die Leistungen sind in einem Rahmenvertrag zu erbringen, um dem hohen Maß der Auftraggeberin an Flexi-bilität gegenüber den während der Vertragslaufzeit steigenden Aufgaben und Ansprüchen der Partner und Kunden gerecht zu werden. Der Rahmenvertrag hat eine Laufzeit von 4 Jahren also vom 01.03.2026 - 28.02.2030. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Rahmenvertag um zwei Jahre bis zum 29.02.2032 zu verlängern. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens 3 Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit. Der Rahmenvertrag wird kein Auftragsvolumen festlegen. Maßgeblich sind die Einzelaufträge auf der Grund-lage der im Rahmenvertrag vereinbarten Konditionen. Bedarfsleistungen werden im Rahmen von Einzelauf-trägen beim Auftragnehmer abgerufen. Es müssen auf Seiten des Auftragnehmers ausreichend Personal-ressourcen zur Verfügung stehen, um parallel mehrere Leistungen abrufen zu können. Der Auftragnehmer, der den Zuschlag erhalten hat, hat den Umzug des Lagers zu planen und durchzuführen. Der Umzug muss so organisiert sein, so dass ein störungsfreier Betriebsablauf schnellstmöglich gewährleistet ist. Der Preis für den Umzug mit ca. 400 Paletten von Berlin Lichterfelde in den Betriebssitz des Auftragneh-mers ist im Preisblatt anzugeben. Der Preis für den Umzug beinhaltet neben dem reinen Transport der Palet-ten, eine Inventur am Standort des Auftragnehmers sowie das Prüfen und Einlagern der Ware und das Erfas-sen/Prüfen/ Korrigieren der Waren in NAV.