Digi- ja väestötietovirasto

Hankinnan avulla rakennetaan uudenlainen ratkaisu julkishallinnon organisaation asiakaspalveluun. Hankinnan tavoitteena on löytää Traficomille sekä hankinnassa mukana oleville organisaatioille kehitystyöhön yhteistyökumppani, joka on valmis sitoutumaan yhteiskehittämiseen ja kumppanuuteen uuden ratkaisun kehittämiseksi. Ratkaisua tullaan kehittämään vaiheissa ja iteratiivisesti. Generatiivisen tekoälyn käyttö asiakaspalvelussa on uutta julkishallinnon organisaatioissa ja tuo isot laajennusmahdollisuudet soveltamiseen. Digipalvelulain muutos vuoden 2027 alkupuolella laajentaa tekoälyn käytön mahdollisuuksia viranomaisen asiakasrajapinnassa. Generatiivisen tekoälyn mahdollistama automatisointi asiakaspalvelussa tuo tuottavuus- ja tehokkuushyötyjä, uusia toimintatapoja ja prosesseja sekä tehostaa henkilöresurssin käyttöä. Ratkaisu toteutetaan niin, että se on mukautettavissa ja skaalattavissa myös muiden julkishallinnon organisaatioiden tarpeisiin sekä mahdollisesti myöhemmin muissa käyttötapauksissa myös sisäiseen käyttöön Traficomissa ja muissa organisaatioissa. Ratkaisun muunnettavuus ja skaalattavuus muille julkishallinnon organisaatioille on otettava huomioon kehitystyössä. Sen jälkeen, kun Traficom on kehittänyt omaan tarpeeseensa ja ympäristöönsä toimivan ratkaisun, modulaarisesti rakennettu generatiivisen tekoälyn ratkaisu on muunnettavissa muiden organisaatioiden käyttöön sopivaksi.

BACKGROUND INFORMATION AND THE OBJECT OF THE PROCUREMENT The Digital and Population Data Services Agency (Digi- ja väestötietovirasto, later DVV) promotes the digitalization of society, secures the availability of data, and provides services for the life events of its customers. DVV employs approximately 900 professionals and serves its customers in over 30 offices throughout Finland. DVV leads the way, reforms society, and supports citizens in their interaction with public administration. DVV’s aim is to further promote the smooth functioning of Finnish society. Digitalization is one important way to achieve this. The scope and object of this procurement is Digital Identification Service for Foreigners (SaaS) as described in this procurement documentation with it's annexes. CONTRACT PERIOD The Agreement shall enter into force once it has been signed by both Contracting Parties and shall remain in force as determined in the Service Agreement draft attached to this call for tenders.

Hankinnan kohteena ovat DVV:n tuottamaan Suomi.fi-viestit palveluun liitännäiset tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelut ("Suomi.fi-viestit TKJ-palvelu"). DVV tuottaa Suomi.fi-viestit palvelua perustuen lakiin hallinnon yhteisistä sähköisen asioinnin tukipalveluista (571/2016) eli ns. "tukipalvelulaki". Hankittavassa palvelussa on kyse tukipalvelulain 3.1 §:n 7-kohdan mukaisesta viestinvälityspalvelusta ja tarkemmin ottaen viestinvälityspalvelun kirjepostitusominaisuudesta, jossa valituksi tuleva toimittaja vastaa Suomi.fi-palvelun käyttäjäorganisaatioiden kirjeitse lähetettävien Suomi.fi-viestien tulostuksesta, kuorituksesta sekä jakelusta loppukäyttäjille, joita ovat kansalaiset ja organisaatiot. Hankinta on jaettu kahteen erilliseen osa-alueeseen: 1) Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu sekä 2) todisteellisten tiedoksiantojen toimittaminen. Tarjouksen voi jättää joko osa-alueelle 1, osa-alueelle 2 tai molemmille osa-alueille. Osa-alueen voittajan kanssa tehdään hankintasopimus, jonka kesto on 3 vuotta ja sopimukseen on varattu lisäksi DVV:n optio-oikeus jatkaa sopimusta joko yhdellä tai kahdella vuodella. Hankinnan euromääräinen ennakoitu arvo viiden vuoden osalta on osa-alueella 1 n. 42 miljoonaa euroa ja osa-alueella 2 n. 800 000 euroa. Sopimuskauden aikainen volyymien kehittyminen riippuu Suomi.fi-viestien käyttäjämäärien kehityksestä ja mahdollisten uusien asiakasorganisaatioiden liittymisestä Suomi.fi-viestien ja TKJ-palvelun käyttäjiksi. DVV arvioi, että sopimuskauden vuosittainen kirjevolyymi on osa-alueella 1 n. 3–6 miljoonaa kirjettä/ vuosi. Osa-alueella 2 todisteellisten tiedoksiantojen vuosivolyymi tarjouspyynnön julkaisuhetkellä on n. 12 000 kappaletta, jonka arvioidaan pienentyvän noin 15 % vuosittain. Palvelun tosiasiallinen euromääräinen arvo perustuu toimitettavien paperitulosteiden ja -kirjeiden toteutuneeseen määrään sopimuskauden aikana, jonka ennustettavuutta on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä "Palvelukuvaus". Hankinnan kohde (molempien osa-alueiden osalta) ja siihen sisältyvät vaatimukset on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Hankinnan avulla rakennetaan uudenlainen ratkaisu julkishallinnon organisaation asiakaspalveluun. Hankinnan tavoitteena on löytää Traficomille sekä hankinnassa mukana oleville organisaatioille kehitystyöhön yhteistyökumppani, joka on valmis sitoutumaan yhteiskehittämiseen ja kumppanuuteen uuden ratkaisun kehittämiseksi. Ratkaisua tullaan kehittämään vaiheissa ja iteratiivisesti. Generatiivisen tekoälyn käyttö asiakaspalvelussa on uutta julkishallinnon organisaatioissa ja tuo isot laajennusmahdollisuudet soveltamiseen. Digipalvelulain muutos vuoden 2027 alkupuolella laajentaa tekoälyn käytön mahdollisuuksia viranomaisen asiakasrajapinnassa. Generatiivisen tekoälyn mahdollistama automatisointi asiakaspalvelussa tuo tuottavuus- ja tehokkuushyötyjä, uusia toimintatapoja ja prosesseja sekä tehostaa henkilöresurssin käyttöä. Ratkaisu toteutetaan niin, että se on mukautettavissa ja skaalattavissa myös muiden julkishallinnon organisaatioiden tarpeisiin sekä mahdollisesti myöhemmin muissa käyttötapauksissa myös sisäiseen käyttöön Traficomissa ja muissa organisaatioissa. Ratkaisun muunnettavuus ja skaalattavuus muille julkishallinnon organisaatioille on otettava huomioon kehitystyössä. Sen jälkeen, kun Traficom on kehittänyt omaan tarpeeseensa ja ympäristöönsä toimivan ratkaisun, modulaarisesti rakennettu generatiivisen tekoälyn ratkaisu on muunnettavissa muiden organisaatioiden käyttöön sopivaksi.

YLEISTÄ Tämä ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö eikä ilmoituksella käynnistetä tarjouskilpailua. Tämän tietopyynnön ja markkinakartoituksen tavoitteena on saada lisätietoja markkinoilla olevista vaihtoehdoista ja kuulla toimittajien näkemyksiä hankinnan kohteesta, jotta mahdollinen myöhempi tarjouskilpailu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisesti. Tietopyyntöön vastaamisella tai markkinakartoitukseen osallistumisella ei ole vaikutusta markkinatoimijoiden asemaan myöhemmin mahdollisesti käynnistettävässä varsinaisessa kilpailutuksessa. HANKINNAN TAUSTA JA KOHDE Digi- ja väestötietovirasto (DVV) on suunnittelemassa ja valmistelemassa kilpailutusta, jonka kautta syntyvän sopimuksen tai sopimusten nojalla DVV voi hankkia tarpeensa mukaan vaalilaissa määriteltyjen vaalien äänioikeusilmoitusten (ns. ilmoituskortti) ja niiden liitteiden paino- ja käsittelypalvelut, sekä muita näihin liittyviä paino-, kuoritus- ja taittopalveluita. Kilpailutettavaan kokonaisuuteen sisältyy - paperisten ja sähköisten ilmoituskorttien valmistaminen ja niiden toimittaminen lähetettäväksi, sekä - paperisten ilmoituskorttien postilain mukainen jakelupalvelu, ja perille toimittamatta jäävien lähetysten palautus lähettäjäosoitteeseen - sähköisten lähetysten osalta niiden siirtäminen lähetettäväksi Suomi.fi Viestit-palveluun, ja tämän edellyttämien metatietojen tuottaminen - näiden lähetysten graafisen ulkoasun valmistelun asiantuntijapalveluita Lisäksi kilpailutukseen voi sisältyä europarlamenttivaalien sekä alue- ja kuntavaalien muut tiedotekirjeet. Uuden sopimuskauden aikaiset säännönmukaiset vaalit vuosina 2027-2030 tulevat olemaan seuraavat: 1. Eduskuntavaalit 2027 2. Alue- ja kuntavaalit 2029 3. Europarlamenttivaalit 2029 4. Presidentinvaalit 2030 Säännönmukaisten vaalien lisäksi sopimus kattaa mahdolliset muut vaalit, jotka tulevat toimitettavaksi sopimuskauden aikana. Sopimuskaudelle osuminen määritetään vaalipäivän (presidentin vaalin tapauksessa 1. vaalin) päivämäärän mukaan. Tällaisia ei-säännönmukaisia vaaleja voivat olla esimerkiksi presidentin kuoleman tai pysyvästi estyneeksi tulemisen vuoksi kesken kauden toimitettavat presidentin vaalit tai tasavallan presidentin määräämät ennenaikaiset eduskuntavaalit, tai tuomioistuimen päätöksellä valituksen johdosta uusittavaksi tulevat vaalit. Vaalien lisäksi sopimus kattaa vastaavat hankinnat myös valtiollisissa neuvoa antavissa kansanäänestyksissä. Ilmoituskortista on säädetty vaalilain 21 §. Ilmoituskorttilähetykseen voidaan liittää oikeusministeriön laatimaa muuta vaaleihin liittyvää tietoa. Lähtökohtaisesti kaikissa vaalityypeissä lähetykseen liitetään itse ilmoituskorttilehden lisäksi vastaanottajan lähialueen ennakkoäänestyspaikkaluettelo sekä vaaleissa valittavasta toimielimestä kertova infoliite. Lisäksi presidentinvaalissa kullekin äänioikeutetulle lähetetään kaksi ilmoituskorttia, omansa kaksikierroksisen vaalin kummallekin (mahdolliselle) vaalille. Myös muut liitteet ovat mahdollisia, Covid19-viruksen aiheuttaman pandemian aikana järjestetyissä kuntavaaleissa oli esimerkiksi ylimääräinen terveysturvallisuudesta äänestyksessä kertova liitesivu. Pienin kokoonpano ilmoituskorttilähetykselle on 3 lehteä (ilmoituskortti, yksi lehti ennakkoäänestyspaikkaluettelolle, valittavasta elimestä kertova infolehti), suurimmilllaan lähetyksen koko voisi olla (arviolta) 7 lehteä. Ilmoituskortin tarkoituksena on antaa tieto vaalien lähestymisestä ja vastaanottajan äänioikeudesta niissä, sekä antaa tälle mahdollisuus hyvissä ajoin pyytää viranomaiselta lisätietoa ja tarvittaessa oikaisua, mikäli katsoo jonkin ilmoituskortilla näkyvän äänioikeuteensa liittyvän tiedon olevan virheellinen. Joissain harvinaisemmissa tilanteissa ilmoituskorttia voidaan käyttää myös äänestystoimituksen sujuvoittamisessa, mutta se ei koskaan ole edellytys äänestämiselle eikä riittävä todiste henkilöllisyydestä ja äänioikeudesta äänestyspaikalla. Ilmoituskortit laaditaan oikeusministeriön vahvistaman kaavan mukaisille lomakkeille (VaaliL 193 §). Ilmoituskorttien paperisia lähetyksiä varten niiden valmistaja tuottaa ikkunalliset kirjekuoret, joihin tulee vaalikohtaiset painatukset, ja huolehtii lähetysten kuorittamisesta. Kilpailutettavan sopimuskauden säännönmukaisten vaalien osalta sähköisten ja paperisen kirjepostin määristä on esitetty arviot tämän ilmoituksen liitteessä. Kerrotut arviot ilmoituskorttien muodon ja lähetystavan jakaumista on arvioitu sen mukaan, että digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden lainsäädäntö valmistuu ja sen soveltaminen alkaa keväällä 2026. TIETOPYYNTÖ JA MARKKINAKARTOITUS Tämän ilmoituksen tietopyyntöosiossa on esitetty kysymyksiä hankinnasta kiinnostuineille potentiaalisille tarjoajaehdokkaille. Tietopyynnöllä halutaan kartoittaa markkinatoimijoiden näkemyksiä mm. siitä, onko palvelukokonaisuus tarkoituksenmukaista kilpailuttaa yhdessä vai kahdessa osassa (tuotanto ja jakelu erikseen). Tietopyyntöön saatujen vastausten pohjalta voidaan DVV:n harkinnan pohjalta käydä vielä myös tarkempia kahdenvälisiä keskusteluja hankinnan määrittelyistä ja / tai pyytää tietopyyntöön vastanneilta kommentteja alustaviin tarjouspyyntömateriaaleihin ennen varsinaista kilpailutusta.

Hankinnan avulla rakennetaan uudenlainen ratkaisu julkishallinnon organisaation asiakaspalveluun. Hankinnan tavoitteena on löytää Traficomille sekä hankinnassa mukana oleville organisaatioille kehitystyöhön yhteistyökumppani, joka on valmis sitoutumaan yhteiskehittämiseen ja kumppanuuteen uuden ratkaisun kehittämiseksi. Ratkaisua tullaan kehittämään vaiheissa ja iteratiivisesti. Generatiivisen tekoälyn käyttö asiakaspalvelussa on uutta julkishallinnon organisaatioissa ja tuo isot laajennusmahdollisuudet soveltamiseen. Digipalvelulain muutos vuoden 2027 alkupuolella laajentaa tekoälyn käytön mahdollisuuksia viranomaisen asiakasrajapinnassa. Generatiivisen tekoälyn mahdollistama automatisointi asiakaspalvelussa tuo tuottavuus- ja tehokkuushyötyjä, uusia toimintatapoja ja prosesseja sekä tehostaa henkilöresurssin käyttöä. Ratkaisu toteutetaan niin, että se on mukautettavissa ja skaalattavissa myös muiden julkishallinnon organisaatioiden tarpeisiin sekä mahdollisesti myöhemmin muissa käyttötapauksissa myös sisäiseen käyttöön Traficomissa ja muissa organisaatioissa. Ratkaisun muunnettavuus ja skaalattavuus muille julkishallinnon organisaatioille on otettava huomioon kehitystyössä. Sen jälkeen, kun Traficom on kehittänyt omaan tarpeeseensa ja ympäristöönsä toimivan ratkaisun, modulaarisesti rakennettu generatiivisen tekoälyn ratkaisu on muunnettavissa muiden organisaatioiden käyttöön sopivaksi.