24.355-BV Audiovisuele apparatuur De Ark Volendam

Zuschlagskriterien

• GC 1

  • •Functionele beschrijving/oplossing: De inschrijver dient een functionele beschrijving te geven van de aangeboden audiovisuele nstallatie, die voldoet aan de eisen in het Programma van Eisen (PvE). De beschrijving moet inzicht geven in de componenten, de gebruikersondersteuning, de flexibiliteit en de manier waarop de continuïteit van de dienstverlening wordt gegarandeerd. De installatie moet toekomstbestendig, veilig en gebruiksvriendelijk zijn. Doelstelling gemeente Edam-Volendam: De gemeente wil een technisch doordachte en gebruikersvriendelijke audiovisuele installatie, die duurzaam geplaatst wordt en
  • •geschikt is voor verschillende gebruikers en opstellingen in de raadzaal. Daarbij is het essentieel dat de continuïteit van de dienstverlening wordt geborgd.
  • •Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een beschrijving van de aangeboden audiovisuele installatie, die minimaal de volgende onderdelen bevat:
  • •• Samenhang van componenten en systemen: de samenstelling van de aangeboden componenten en de mate waarin deze onderling technisch samenhangen (inzicht in integratie, compatibiliteit en onderlinge afstemming van de systemen)
  • •• Plaatsing van microfoonposten: de wijze waarop de microfoonposten op een nette en duurzame manier worden geplaatst op het nieuwe meubilair, inclusief katheder en interruptieposities, met aandacht voor robuustheid (scholieren-proof)
  • •• Ondersteuning van gebruikersrollen: de wijze waarop de gekozen bouwblokken en systemen de verschillende gebruikersrollen optimaal ondersteunen in hun specifieke functies en behoeften met name die van de griffie
  • •• Flexibiliteit van de installatie: de mate van flexibiliteit van de aangeboden installatie bij verschillende vergaderopstellingen of alternatieve activiteiten in de raadzaal (zowel technische mogelijkheden als de praktische uitvoerbaarheid van aanpassingen)
  • •• Beveiliging en schaalbaarheid: op welke wijze de aangeboden architectuur en componenten de beveiliging van data en informatie waarborgen, ongeautoriseerde toegang voorkomen, én hoe de oplossing schaalbaar is voor toekomstige behoeften.
  • •• De wijze waarop de continuïteit van de audiovisuele dienstverlening wordt gewaarborgd bij het gebruik van de installatie.
  • •*Let op: Het is niet gewenst in beantwoording technische schema’s op te nemen. Het is wel gewenst overzichtsschema’s en koppelvlakken te beschrijven. Deze kunnen als bijlage worden toegevoegd.
  • •Het gunningscriterium functionele beschrijving omvat maximaal 4 A4 (enkelzijdig) aan tekst, (Calibri lettergrootte 11). Daarnaast mag de Inschrijver maximaal 2 extra pagina A4 aanleveren met ondersteunende beelden, foto’s en/of schetsen die de inhoud van het gunningscriterium verduidelijken of onderbouwen. Deze visuele elementen dienen in een aparte bijlage te worden opgenomen. Bij overschrijding van het maximale aantal pagina’s worden de overige pagina’s terzijde gelegd.

• GC 2

  • •Implementatieplan/Plan van aanpak: De inschrijver beschrijft een implementatieplan voor de installatie dat gestructureerd, realistisch en met minimale hinder voor de vergaderingen verloopt. Het plan moet de fasering, planning, projectorganisatie, communicatie, gebruikersbegeleiding en risicobeheersing gedetailleerd weergeven.
  • •Doelstelling gemeente Edam-Volendam: De gemeente Edam-Volendam streeft naar een implementatie die vlot verloopt, met minimale verstoringen. Het einddoel is een volledig functionele installatie, opgeleverd op 8 mei 2026, gerealiseerd door goed project- en risicomanagement.
  • •Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een beschrijving van het implementatieplan, die minimaal de volgende onderdelen bevat:
  • •• Projectorganisatie: een beschrijving van de projectorganisatie, inclusief de wijze van verslaglegging, communicatie, en projectmanagement
  • •• Projectteam: de samenstelling van het projectteam, de expertises van de teamleden en ervaring met soortgelijke projecten
  • •• Verantwoordelijkheden: verdeling van werkzaamheden en verantwoordelijkheden, inclusief benodigde inzet en beschikbaarheid van de gemeente, alsmede de verwachtingen die de inschrijver heeft van de gemeente en wat de inschrijver van de gemeente nodig heeft om de planning te realiseren
  • •• Planning: de fasering van de werkzaamheden, met duidelijke mijlpalen en een toelichting op de borging van de planning.
  • •• Koppelingen met RIS: de aanpak voor het realiseren van koppelingen met het Raads Informatie Systeem (RIS) en de streamleverancier
  • •• Begeleiding en opleiding van gebruikers: de wijze waarop gebruikers middels de door de inschrijver verzorgde opleidingen/trainingen vertrouwd zullen worden gemaakt met het gebruik en beheer van de audiovisuele installatie
  • •• Nazorg: de wijze waarop nazorg wordt geboden na oplevering van de installatie
  • •• Risicobeheersing: identificatie en beheersing van de belangrijkste risico’s die de oplevering of het functioneren van de installatie kunnen verstoren.
  • •Het gunningscriterium implementatieplan omvat maximaal 4 A4 (enkelzijdig) aan tekst, (Calibri lettergrootte 11). Daarnaast mag de Inschrijver maximaal 2 extra pagina A4 aanleveren met ondersteunende beelden, foto’s en/of schetsen die de inhoud van het gunningscriterium verduidelijken of onderbouwen. Deze visuele elementen dienen in een aparte bijlage te worden opgenomen. Bij overschrijding van het maximale aantal pagina’s worden de overige pagina’s terzijde gelegd.

• GC 3

  • •Beheer en support: De inschrijver beschrijft hoe hij het beheer en de ondersteuning van de audiovisuele installatie organiseert, zowel tijdens reguliere als buiten reguliere werktijden. De focus ligt op snelle en adequate storingsafhandeling, proactieve gebruikersondersteuning, en continue verbetering van het systeem en de gebruikerservaring. Doelstelling gemeente Edam-Volendam. De gemeente Edam-Volendam wenst een ononderbroken en optimale werking van de installatie, ondersteund door effectief beheer en snelle en professionele support, met continue verbetering gebaseerd op gebruikersfeedback en rapportages.
  • •Dit criterium wordt beoordeeld aan de hand van een beschrijving van het beheer en support plan, die minimaal de volgende onderdelen bevat:
  • •• Herstel van functionaliteit bij storingen: de wijze waarop wordt geborgd dat, na melding van een storing, binnen 5 tot 7 werkdagen de volledige functionaliteit van het systeem voor alle gebruikers hersteld is. Inclusief inzet van tijdelijke oplossingen om de beschikbaarheid te waarborgen, indien volledige oplossing al dan niet binnen deze termijn mogelijk is
  • •• Meldproces en afhandeling van storingen (ook buiten kantoortijden): Beschrijving hoe en waar gebruikers storingen kunnen melden, zowel op vergaderdagen als buiten kantoortijden. Beschrijving van processen en escalatiemechanismen na een melding, inclusief de rol van derde partijen. Duidelijke afbakening van verantwoordelijkheden tussen de gemeente en de inschrijver conform Programma van Eisen.
  • •• Beschikbare kennis bij storingsafhandeling: op welke wijze wordt geborgd dat medewerkers voldoende kennis en ervaring hebben om storingen adequaat en zelfstandig op te lossen.
  • •• Ondersteuning tijdens beheer- en supportperiode: een beschrijving van de aanvullende ondersteuning die geboden wordt (gebruikersondersteuning, updates, patches, proactieve analyse van gebruikerservaringen, verbeteracties op basis van voortschrijdend inzicht).
  • •• Rapportages en verbeteracties: Een specificatie van de periodieke rapportages die de inschrijver oplevert, conform het Programma van Eisen en hoe verbeteracties worden geïdentificeerd en geïmplementeerd op basis van deze rapportages.
  • •Het gunningscriterium beheer en support omvat maximaal 3 A4 (enkelzijdig) aan tekst, (Calibri lettergrootte 11). Daarnaast mag de Inschrijver maximaal 1 extra pagina A4 aanleveren met ondersteunende beelden, foto’s en/of schetsen die de inhoud van het gunningscriterium verduidelijken of onderbouwen. Deze visuele elementen dienen in een aparte bijlage te worden opgenomen. Bij overschrijding van het maximale aantal pagina’s worden de overige pagina’s terzijde gelegd.

• GC 4

  • •Prijs: De inschrijver met de laagste prijs voor de offerte van de voorbeeldlevering krijgt 20 punten. Andere inschrijving krijgen een score als volgt. De score op het gunningscriterium Prijs wordt berekend door de volgende formule:
  • •Prijsscore = (Pl / Pa) * maximaal te behalen score
  • •Pa: aangeboden prijs
  • •Pl: laagste prijs.
  • •De score is niet lager dan 0 punten.