Beschaffung und Implementierung einer CAFM-Software

Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft der Stadt Balingen betreut über 100 Liegenschaften mit schätzungsweise 150.000 m² Bruttgrundfläche. Die Kosten der Gebeäudeunterhaltung liegen bei ca. 2,5 Mio. € und die der Gebäudebewirtschaftung bei ca. 4 Mio. € jährlich. Derzeit erfolgt die Aufgabenerledigung mittels Word, Excel und SAP. Aufgabe: Das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft, beabsichtigt, ein modernes, softwaregestütztes Facility Management (technisches-, infrastrukturelles- und kaufmännisches Gebäudemanagement) für ihre Liegenschaften aufzubauen. Durch die Digitalisierung analoger Prozesse sollen Arbeitsschritte automatisiert und vereinfacht werden. Dabei stehen Gebäude, TGA, Außenanlagen etc. mit den Themen wie z.B. Unterhaltung, Bewirtschaftung, Betreiberverantwortung, Energie und Vermietungen im Mittelpunkt sämtlicher Aufgaben und Entscheidungen im kommunalen Facility Management. Mit einer WEB-basierten CAFM-Software sollen die o.g. Aufgaben und Entscheidungen unterstützt und systematisch organisiert werden. Es ist vorgesehen, dass alle Mitarbeiter des Hochbauamtes, aber auch die Hausmeister in unseren Liegenschaften, auf die Basisidaten per PC, Tablets oder Handy zurückgreifen können. Folgende Leistungen sind vorgesehen: 1. Lieferung und Installation einer WEB-basierten CAFM-Software. 2. Einrichtung der Arbeitsplätze. 3. Grunderfassung der Basisdaten wie z.B. - Inaugenscheinnahme der einzelnen Liegenschaften vor Ort - Dokumentation der vorhandenen Liegenschaftsstruktur - Datenaufbereitung und Implementierung in die CAFM-Software - Objektkategorisierung (Bauwerkszuordnungskatalog) - Fotodokumentation der einzelnen Objekte - Kenndatenerfassung (Räume, Türen, Fenster) - 2-D Objektaufmaß 4. Digitalisierung von Aktenbeständen und Planunterlagen. 5. BIM-gerechte CAD-Aufbereitung. 6. Integration GIS System WebOffice zum Zugriff auf Flurstücksdaten. 7. Schulungen / Beratungen / Support. 8. Softwarepflege / Wartung. Wesentliche Anforderungen an die CAFM-Software: - Einfache und selbsterklärende Bedienoberfläche (Schwerpunkt) - Nutzerfreundlichkeit (Schwerpunkt) - Einfache, strukturierte und logische Datenablage - WEB-basierte Anwendung - App-Nutzung mittels handelsüblicher Tablets oder Handys - BIM-gerechte Datenverwaltung - Datenerfassung bzw. Datenablage mittels QR-Code. Zeitablauf: Es ist vorgesehen, innerhalb von 3 Jahren die Basisdaten für den größten Teil der städtischen Liegenschaften in die Software durch interne Mitarbeiter und/oder externe Dienstleister einzupflegen.