Einführung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems

Eignungskriterien

• Existenznachweis

  • •Den Existenznachweis erbringen wir durch eine Kopie der
  • •☐ Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigung in das Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Heimatlandes oder
  • •☐ vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bewerbers
  • •2) Eigenerklärung
  • •Mit Abgabe des Angebotes erkläre ich/wir, dass der Bewerber/die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft nicht wegen einer der in § 123 Abs. 1 – 4 GWB genannten Vorschriften verurteilt ist und dass keine Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vorliegen.

• Bewerbergemeinschaftserklärung

  • •3) Bewerbergemeinschaftserklärung
  • •☐ Entfällt
  • •☐ Dem Angebot ist eine Erklärung beigefügt, aus der sich die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft, die Absicht ihres Zusammenschlusses zu einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle, die gesamtschuldnerische Haftung der Bewerbergemeinschaft sowie der bevollmächtigte Vertreter Bewerbergemeinschaft ergeben

• Haftpflichtversicherung - Nettogesamtumsatz

  • •1) Haftpflichtversicherung
  • •Der Bewerber erklärt, dass er eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 3 Mio. EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsjahr
  • •☐ abgeschlossen hat, die für die gesamte Auftragsausführung gültig ist
  • •☐ für die gesamte Ausführungszeit des Auftrags abschließen wird
  • •Das Einreichen einer Versicherungsbescheinigung ist NICHT erforderlich.
  • •2) Nettogesamtumsatz
  • •Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft erzielte in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren folgenden Nettoumsatz:
  • •Geschäftsjahr : EUR netto
  • •Geschäftsjahr : EUR netto
  • •Geschäftsjahr : EUR netto

• 1) Referenzen

  • •Nachweis über die Durchführung und der erfolgten Produktivsetzung / Go Live von mindestens 3 vergleichbaren Referenzprojekten.
  • •Als vergleichbares Referenzprojekt wird angesehen, die Einführung eines Customer Relationship Management (CRM) Systems, davon mindestens zwei bei einem Energieversorgungsunternehmen, vorzugsweise mit Sitz in Deutschland und einer Auftragssumme von mindestens netto 300 TSD € incl. Wartung und/oder Cloud / SaaS Kosten. Zudem müssen mindestens 2 Referenzen eine beauftrage und erfolgte Schnittstellenanbindung zu SAP (R3 oder S4HANA) beinhalten. Der Zeitraum der Produktivsetzung / Go Live der Referenz darf die letzten 5 Kalenderjahre, zum Stich-tag der Angebotsfrist, nicht überschreiten. Im Sinne eines Energieversorgungsunternehmens zählen Gesellschaften und/oder juristische Personen die Energien an Klein- Mittel- und Großkunden liefern und abrechnen.
  • •a. Zu den Referenzen sind nachfolgende Angaben anzugeben
  • •• Name des Auftraggebers
  • •• Energieversorgungsunternehmen
  • •• Auftragssumme netto in Euro
  • •• Einführung erfolgte
  • •• Schnittstellen zu SAP S4HANA
  • •• Jahr der Produktivsetzung / Go Live
  • •Zudem müssen die unter Buchstabe „b“ aufgeführten Prozessen mindesten 5 Einzelprozesse in den drei eingereichten Referenzen über das CRM eingebun-den worden sein. Hierbei ist zu beachten, dass 5 unterschiedliche Einzelpro-zesse nachzuweisen sind, eine Aufteilung auf die 3 eingereichten Referenzen ist zulässig.
  • •b. Die Einführung beinhaltete CRM spezifische Teile von unten genannten Pro-zesse eines Energieversorgers wie
  • •(zutreffendes bitte ankreuzen)
  • •• Anzeige aller kaufmännischer (GP, VK, Vertrag, etc.) und technischer (VS, Anlage, Geräteinfosätze, Zählpunkt, Prozessdokumente aus dem Lieferantenwechsel, etc.) relevanter Daten aus den IS-U Objekten.
  • •• Erfassung und Pflege von Kundendaten (Namens- und Adressänderung, Bankdaten, Debitorendaten etc.), Vertragsdetails und Kontakthistorie.
  • •• Abschlagspläne erstellen und pflegen.
  • •• Erfassung von Zählerständen und weiteren abrechnungsrelevanten Daten.
  • •• Verwaltung von Verträgen, Laufzeiten, Kündigungsfristen und Tarif-/Produktwechseln.
  • •• Erfassung und Pflege von Ein- Aus- und Umzügen mit der Abbildung von kundenspezifischen Anforderungen.
  • •• Bearbeitung von Debitorendaten des Kunden wie z. B. Stundungen und Ratenpläne anlegen bzw. pflegen.
  • •• Abbildung von energienahen Dienstleistungen (z.B. PV-Anlagen, E-Mobilität usw.).
  • •Hinweis: Mindestens 5 der aufgeführten Prozesse eines Energieversorgers müssen durch die Umsetzung in den drei eingereichten Referenzen erhalten.
  • •Fehlt eine der geforderten Angaben zu einer Referenz, so kann die jeweilige Referenz nicht berücksichtigt werden!
  • •Es wird darauf hingewiesen, dass die Formblätter des Auftraggebers (A10) für jede Referenz einzeln zu verwenden sind.

Zuschlagskriterien

• Insgesamt sind maximal 6.890 Qualitäts-Punkte zu erreichen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, wenn eine Mindestpunktzahl von 3.500 Qualitäts-Punkten (Q-Punkten) durch die Angaben des Bieters erreicht werden.

  • •2. Qualitative Erfüllung der Anforderungen (max. 15 Punkte)
  • •Die Anforderungen aus dem „Anforderungskatalog CRM-System“ (A03) und der „Tabelle zum Anforderungskatalog“ (A04) sind als „qualitative und funktionelle Kriterien“ zu verstehen und werden einzeln mit Punkten bewertet. Der Bieter muss, unter anderem, bei Angebotsabgabe die vollständig ausgefüllte A04 Tabelle zum Anforderungskatalog einreichen.
  • •Bei der Spalte „Angaben Bieter“ in A04 ist bei jeder Leistungszeile ein Auswahlfeld als „Drop Down-Feld“ hinterlegt.
  • •Zur Auswahl stehen:
  • •„erfüllt“ – Mit Auswahl gibt der Bieter an das diese Anforderung erfüllt ist und im Angebotspreis unter ID1 und/ oder ID 2 enthalten ist
  • •„nicht erfüllt“ - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderung nicht erfüllt ist
  • •„in Programmierung“ - Mit Auswahl gibt der Bieter an, dass diese Anforderung aktuell in Programmierung / Umsetzung ist und im Projektverlauf zum Test zur Verfügung steht. Zudem sind die Kosten der Umsetzung im Preisblatt unter ID 1 und/oder ID 2 enthalten.
  • •Mit den Angaben der A04 Spalte „Typ“ werden die Punkte nach fachlichen Präferenzen des AG, wie nachfolgend aufgeführt, vergeben.
  • •Typ „A“ Erfüllt - 30 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte
  • •Typ „B“ Erfüllt - 20 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte
  • •Typ „C“ Erfüllt - 10 Punkte / nicht erfüllt - 0 Punkte / in Programmierung - 5 Punkte
  • •Insgesamt sind maximal 6.890 Qualitäts-Punkte zu erreichen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, wenn eine Mindestpunktzahl von 3.500 Qualitäts-Punkten (Q-Punkten) durch die Angaben des Bieters erreicht werden.
  • •Die Q-Punkte fließen, wie nachfolgende beschrieben, in die Gesamtbewertung ein:
  • •Die Umrechnung der Q-Punkte für die Punkte zur Zuschlagswertung ist wie folgt:
  • •Der Bieter mit der höchsten Anzahl an Q-Punkten erhält 15 Punkte der Gesamtwertung. Die anderen Bieter werden gemäß der nachfolgenden Formel ermittelt:
  • •Punktzahl Bieter XY = Erreichte Q-Punktzahl des Bieters / meisten Q-Punkte eines Bieters x 15

• 1. Preis netto (insgesamt max. 60 Punkte) Das Angebot mit dem geringsten Nettopreis (siehe CRM-Preisblatt A05, Zelle G26) für die ausgeschriebene Leistung erhält 60 Punkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl wie folgt bestimmt

  • •Punktzahl Bieter XY = (Niedrigstpreis x 60) / Preis Bieter XY
  • •Bei der so errechneten Punktzahl findet nur die erste Nachkommastelle Berücksichtigung. Alle weiteren Nachkommastellen fallen ohne Auf- oder Abrundung weg.
  • •Der zu bewertende Preis setzt sich aus den folgenden Angebotspreisen des Preisblatt (A05) zusammen:
  • •• (ID 1) Gesamtpreis „Implementierungskosten“
  • •• (ID 2) Gesamtpreis „Laufende Kosten“ hochgerechnet auf 6 Jahre
  • •Die Preisangaben unter ID3 sind zur Abfrage von möglichen optionalen Funktionen und Erweiterung angedacht. Der Gesamtpreis von ID 3 ist nicht Bestandteil der Gesamtwertung. Der AG behält sich vor, diese optionalen Funktionen und Erweiterung zum angegebenen Preis einzeln oder vollständig bis spätestens zum Zeitpunkt der Produktivsetzung / Go Live zu beauftragen. Eine Pflicht zur Beauftragung der angebotenen optionalen Funktionen und Erweiterung besteht für den AG daraus nicht.

• 3. Mitwirkungspflichten des Auftraggebers zur Projektumsetzung (max. 5 Punkte) Der Bieter hat mit Angebotsabgabe die Mitwirkungspflichten des Auftraggebers (AG) bzw. der REWAG-Mitarbeiter

  • •innen inkl. Angabe von Arbeitstagen, mit inhaltlich fachlichen und zeitlichen Verfügbarkeit.
  • •Der geringste berechnete Gesamtpreis (A05 CRM-Preisblatt - ID 4) erhält die volle Punktzahl (5 Punkte). Die übrigen angebotenen Preise werden hierzu anhand folgender Formel bepunktet:
  • •Die Berechnung erfolgt auf Grundlage der Bieterangabe zu der Anzahl der für die Projektumsetzung benötigten Mitarbeiter:innen des AG zu einem durchschnittlichen Tagessatz von 500,00 Euro je REWAG-MA.
  • •Der geringste Preis der Mitwirkungspflicht erhält die volle Punktzahl (5 Punkte). Die übrigen angebotenen Preise werden hierzu anhand folgender Formel bepunktet:
  • •Angabe der Tagessätze für Mitwirkungspflicht x 500,00 Euro = Preis der Mitwirkungspflicht
  • •Faktor / Preis der Mitwirkungspflicht = Punktzahl
  • •wobei sich der Faktor wie folgt berechnet: ‎
  • •Faktor = günstigster Preis der Mitwirkungspflicht x maximale Punktzahl (5 Punkte)
  • •Die Angabe erfolgt durch den Bieter im Preisblatt (Anlage 05 – ID 4) unter der Rubrik „Mitwirkungspflicht des Auftraggebers (AG)

• 4. Projektumsetzungskonzept mit Meilensteinen und Anbindungsmodell max. 20 Punkte Das Kriterium wird mit maximal 20 Punkten bewertet. Der Bieter muss mit seinem Angebot ein Projektablauf- und Personaleinsatzkonzept einreichen. Dieses Konzept darf einen Umfang von 4 DIN A4 Seiten (Arial, Schriftgröße 11, Seitenränder 2,5 cm) nicht überschreiten. Mit diesem Konzept hat der Bieter für das konkrete Vorhaben darzulegen, mit welcher Software und Tools mit Dienstleistungsaufwand wie er die geschuldete Leistung erbringen wird. Insbesondere die nachfolgenden Themenschwerpunkte sind mit Bezug zur fachlichen Anforderungskatalog (A05) transparent und nachvollziehbar mi seinem Konzept darzustellen. Bitte beachten Sie die fachlichen Anforderungen in Dokument „A03 Anforderungskatalog CRM-System“ . • Darstellung möglicher Lösungsansätze aller Module und Anwendungsbereiche mit Bezug zum Anforderungskatalog (A03 mit A04) • Darstellung der Softwarearchitektur- und dem Schnittstellenkonzept incl. Anbindungsmodell an SAP und Drittsysteme wie in A03 Ziffer 3.3 aufgeführt • Darstellung für eine optimierte Vorgehensweise bei Umsetzung und Einführung des neuen CRM-Systems mit fachlichen und zeitlichen Meilensteinen im Projektablauf. Aufzuzeigen sind auch die benötigten Personalressourcen des Auftraggebers unter Berücksichtigung der Angaben zu A08 Ziffer 3. • Darstellung des Schulungskonzepts mit Schwerpunkten des Ablaufs und der Durchführung • Nennung von aktuellen Themen die in der angebotenen Software in Umsetzung oder in Planung ist. Hierzu bitte die Themen aufführen, welche für einen Energieversorger aus Ihrer Sicht relevant sind sowie innovative und technologische Neuerungen der angebotenen Softwarelösung welche zur Umsetzung geplant sind (Roadmap der Entwicklung). Das Konzept ist mit Abgabe des Angebotes einzureichen und die Angaben des Projektumsetzungskonzepts mit Meilensteinen und Anbindungsmodell werden Bestandteil der Leistungsbeschreibung und damit der vom Bieter und späteren Auftragnehmer geschuldeten Leistung. Bewertung

  • •sehr gute Lösung: 20 – 16 Punkte
  • •(Alle Aspekte wurden im Konzept plausibel und nachvollziehbar beschrieben.)
  • •gute Lösung: 15 - 10 Punkte
  • •(Die meisten Aspekte im Konzept wurden plausibel und nachvollziehbar beschrieben.)
  • •ausreichende Lösung: 09 - 05 Punkte
  • •(Die Punkte wurden im Konzept erwähnt bzw. sind nicht plausibel und /oder nachvollziehbar beschrieben.)
  • •ungenügende Lösung: 04 – 0 Punkte
  • •(Das Konzept enthält große Lücken in der Plausibilität und Nachvollziehbarkeit bzw. wurde nicht abgegeben.)