Eventconceptontwikkeling en -producties

Zuschlagskriterien

• Creatief concept

  • •Creatief concept (500 punten)
  • •Doel
  • •KVK zoekt een opdrachtnemer die de door KVK geformuleerde strategie en inhoud tactisch vertaalt naar een passend, creatief en uitvoerbaar eventconcept, waarin inhoud, doelgroep en doelstelling centraal staan. Het concept ondersteunt de lopende integrale campagne en draagt bij aan de positie van KVK als relevante partner voor gevestigde (MKB)‑ondernemers.
  • •Doelgroep
  • •KVK richt zich naast (pre)starters steeds nadrukkelijker op de gevestigde ondernemer / MKB. Deze doelgroep is ervaren en sterk gericht op behoud en continuïteit. Ze hebben weinig tijd en beperkte prioriteit voor ontwikkeling, maar voelt wél de druk van thema’s zoals digitalisering, regelgeving, kostenstijging en efficiëntie. Contact met KVK wordt niet als vanzelfsprekend gezien
  • •men kent KVK vooral van administratieve verplichtingen. De informatiebehoefte is groot, maar versnipperd aanbod en complexiteit zorgen dat deze ondernemer niet altijd actief hulp zoekt. Daarnaast heeft de doelgroep wel een behoefte aan netwerken, waarin ze met gelijkgestemden aan informatie komen.
  • •Doelstelling
  • •Het event moet:
  • •bijdragen aan de strategische doelen van Merk & Communicatie:
  • •bekendheid van KVK‑dienstverlening vergroten
  • •waardering voor KVK versterken
  • •gebruik van digitale KVK‑diensten stimuleren
  • •inhoudelijk relevant zijn voor gevestigde MKB‑ondernemers
  • •concreet laten zien wat KVK te bieden heeft: kennis, inzichten, tools, experts en netwerk
  • •de campagneboodschap “Welke stap je ook zet als ondernemer, KVK geeft je houvast” voelbaar maken in inhoud, programma, toon en ervaring.
  • •Event als onderdeel van een campagne
  • •Tijdens dezelfde periode wordt de doelgroep via diverse kanalen bereikt binnen de integrale Houvast‑campagne (o.a. social, digital, website, PR, TVC/OLV—zie bijlage 10 Campagne ondernemen tbv aanbesteding eventbureau).
  • •Het event fungeert hierin als bewijsmiddel:
  • •ondernemers moeten op het event daadwerkelijk ervaren dat KVK houvast biedt op thema’s die nú spelen, en dat zij bij KVK terecht kunnen voor betrouwbare en direct bruikbare ondersteuning.
  • •Het concept moet daarom logisch aansluiten bij de campagne‑invalshoek, doelgroep, toon en visuele stijl uit de bijlage.
  • •Opdracht
  • •Werk een creatief concept uit voor een fysiek inspiratie‑event voor 500 deelnemers, passend binnen een taakstellend budget van minimaal € 130.000 en maximaal € 150.000 excl. btw.
  • •Uitgangspunten
  • •Fysiek inspiratie‑event
  • •Doelgroep: gevestigde ondernemer / MKB
  • •Onderdeel van een integrale campagne (event als bewijslijn)
  • •Budgetbandbreedte: € 130.000 – € 150.000 excl. btw
  • •De inschrijver beschrijft de onderstaande punten in de aangegeven volgorde. Deze punten worden in volgorde van belangrijkheid beoordeeld:
  • •1. Eventconcept
  • •Werk één creatief concept uit, waarin in ieder geval wordt ingegaan op:
  • •a) de inhoudelijke lijn, strategische keuzes, beleving en programmatische opbouw
  • •b) de manier waarop het event de campagnedoelen ondersteunt en versterkt
  • •c) hoe KVK zichtbaar en relevant is als kennispartner voor de gevestigde MKB‑ondernemers
  • •d) de flow en structuur van het event, inclusief locatiekeuze, programma‑opbouw en productionele elementen die het concept dragen.
  • •2. Taakstellend budget
  • •Lever een detailbegroting aan met alle onderdelen van het concept inclusief ureninzet van Opdrachtnemer.
  • •Gebruik hiervoor de financiële bandbreedte van € 130.000 – € 150.000 excl. btw.
  • •De begroting is ook onderdeel van de inschrijfprijs in het prijshoofdstuk.
  • •3. Vormgeving & merkbeleving
  • •Visualiseer hoe de KVK‑huisstijl, positionering en visuele identiteit op een consistente en hoogwaardige manier in het eventconcept worden doorvertaald.  Onze huisstijl is hier te vinden. Laat zien hoe deelnemers één herkenbaar KVK terugzien, ervaren en voelen — in inhoud, vorm en beleving. Het concept moet bijdragen aan een positief en helder beeld van KVK, en versterken hoe KVK als betrouwbare en relevante partner wordt gepositioneerd binnen het event.
  • •Vormvereisten
  • •De inschrijving dient te worden aangeleverd in de vorm van een PowerPoint-presentatie, bestaande uit maximaal 10 slides, waarin het vormvrij is welke middelen je erin verwerkt. De inschrijving dient echter zodanig te zijn opgesteld dat de gevraagde onderdelen duidelijk herkenbaar zijn en door de beoordelingscommissie op transparante en vergelijkbare wijze kunnen worden beoordeeld.
  • •Beoordelingskader
  • •Er vindt een integrale beoordeling plaats: geen van de aspecten is op zichzelf doorslaggevend
  • •het totaalbeeld bepaalt de score. De beoordeling ziet op de mate waarin het ingediende concept:
  • •Aantoonbaar aansluit bij de doelstellingen van KVK en de bijbehorende campagne
  • •Concreet en logisch is uitgewerkt in een samenhangend programma voor een fysiek inspiratie‑event voor 500 deelnemers
  • •De doelgroep effectief weet te bereiken en te betrekken
  • •Realistisch en uitvoerbaar is binnen de gestelde randvoorwaarden
  • •Financieel consistent en transparant is onderbouwd in relatie tot het voorgestelde concept.
  • •KVK beoordeelt bovenstaande aspecten in onderlinge samenhang.
  • •Zeer goed (500 punten)
  • •Het concept vormt een samenhangend en overtuigend geheel. De aansluiting op doelstellingen, doelgroep en campagne is expliciet en concreet onderbouwd. Programmaopbouw en uitwerking zijn logisch, creatief en aantoonbaar uitvoerbaar. De begroting is volledig transparant en sluit consistent aan op het concept.
  • •Goed (400 punten)
  • •Het concept is goed uitgewerkt en sluit duidelijk aan op de doelstellingen en doelgroep. De programmatische invulling is concreet en uitvoerbaar. De begroting is logisch opgebouwd en passend bij het concept
  • •Voldoende (100 punten)
  • •Het concept sluit gedeeltelijk aan op de doelstellingen. De uitwerking is op onderdelen concreet maar mist diepgang of samenhang. De uitvoerbaarheid en/of begroting is aannemelijk maar beperkt onderbouwd.
  • •Onvoldoende (0 punten)
  • •Het concept sluit niet of nauwelijks aan bij de doelstellingen of randvoorwaarden en/of is onvoldoende uitvoerbaar onderbouwd.

• Plan van aanpak

  • •Plan van aanpak (organisatie, productie en uitvoering) (300 punten)
  • •Doel
  • •KVK zoekt een opdrachtnemer die het in subgunningscriterium 1 uitgewerkte creatieve concept professioneel, efficiënt en volgens de strategische kaders van KVK kan realiseren. Het plan van aanpak moet inzicht geven in hoe de opdrachtnemer zorgt voor een hoogwaardige uitvoering, met duidelijke procesbeheersing, nauwe samenwerking met KVK en aantoonbare kwaliteit in projectmanagement en productie
  • •Context
  • •KVK beschikt over een eigen ervaren eventteam en werkt in multidisciplinaire teams (content, digitaal, PR/social, studio).
  • •KVK is verantwoordelijk voor de strategie en inhoud
  • •de opdrachtnemer vertaalt dit naar de tactische en operationele uitvoering.
  • •Het plan van aanpak moet duidelijk maken hoe het bureau in dit krachtenveld waarde toevoegt en ontzorgt.
  • •Opdracht
  • •Beschrijf in een plan van aanpak hoe jouw organisatie het creatieve concept uitwerkt tot een succesvolle uitvoering. Het plan geeft inzicht in werkwijze, rollen, processen, kwaliteit en samenwerking met KVK.
  • •De inschrijver beschrijft de onderstaande punten in deze volgorde. Deze punten worden in volgorde van belangrijkheid beoordeeld:
  • •1. Werkwijze & proces
  • •Beschrijf het volledige proces van briefing tot uitvoering, inclusief fasering, planning en rolverdeling. Geef aan hoe Opdrachtnemer de tactische vertaalslag naar operationele uitvoering borgt.
  • •2. Redactionele & productionele uitwerking
  • •Toelichting op de aanpak voor:
  • •Programmaregie, scripts, inhoudelijke sessies
  • •Interactiewerkvormen en beleving
  • •Afstemming met KVK‑experts en interne inhoudslijnen
  • •3. Taakstellend budget & bijsturing
  • •Hoe ga je om met taakstellende budgetten?
  • •Hoe borg je financiële transparantie, monitoring en bijsturing bij wijzigingen?
  • •Hoe blijft KVK continu geïnformeerd?
  • •4. Overlegstructuur & samenwerking
  • •Geef aan hoe je samenwerkt met:
  • •het eventteam van KVK
  • •multidisciplinaire teams binnen Merk & Communicatie
  • •inhoudsexperts en andere leveranciers (bijv. reclamebureau, mediabureau).
  • •5. Flexibiliteit
  • •Hoe ga je om met last‑minute wijzigingen, nieuwe inzichten in de campagne, aanpassingen in programma/locatie en het opschalen of afschalen van capaciteit?
  • •6. Risicoanalyse
  • •Identificeer de belangrijkste risico’s voor dit type event en beschrijf uw beheersmaatregelen.
  • •Vormvereisten
  • •Maximaal 6 pagina’s A4 (afbeeldingen tellen mee).
  • •Titelpagina wordt niet meegerekend en niet beoordeeld.
  • •Externe links (URL’s) en informatie “onder water” worden niet meegenomen in de beoordeling.
  • •Beoordelingskader
  • •Er vindt een integrale beoordeling plaats: geen van de aspecten is op zichzelf doorslaggevend
  • •het totaalbeeld bepaalt de score. De beoordeling ziet op de mate waarin het ingediende plan van aanpak:
  • •Inzicht geeft in een duidelijke, logisch opgebouwde en uitvoerbare werkwijze voor de organisatie, productie en uitvoering van het event
  • •Aantoont hoe wordt gestuurd op kwaliteit, planning en taakstellend budget, inclusief samenwerking en afstemming met KVK
  • •Realistisch omgaat met dynamiek, flexibiliteit en risico’s binnen het eventtraject.
  • •KVK beoordeelt bovenstaande aspecten in onderlinge samenhang.
  • •Zeer goed (300 punten)
  • •Het plan is concreet, volledig en overtuigend. De vertaling van concept naar uitvoering is helder en logisch. Samenwerking, risico‑management en procesdiscipline zijn uitstekend uitgewerkt. De financiële bewaking is transparant en realistisch.
  • •Goed (240 punten)
  • •Het plan is logisch, uitvoerbaar en goed omschreven. De samenwerking en processtappen zijn goed omschreven. De financiële aanpak sluit aan bij de opdracht.
  • •Voldoende (60 punten)
  • •Het plan dekt de basis, maar is op onderdelen beperkt uitgewerkt (bijv. samenwerking, risico’s of financiële bewaking). Uitvoerbaarheid is aannemelijk maar minder onderbouwd.
  • •Onvoldoende (0 punten)
  • •Het plan is niet concreet, sluit onvoldoende aan op de opdracht of biedt te weinig zekerheid over uitvoerbaarheid, samenwerking of financiële beheersing.

• Prijs. Onderdeel A: Uurtarieven: Zie prijsbijlage

• Prijs. Onderdeel B. Begroting creatief concept: Zie prijsbijlage