Zaaksysteem gemeente Rucphen

Zuschlagskriterien

• K3

  • •Wensen: De inschrijver dient in de Realisatielijst Wensen, Bijlage 11, aan te geven aan welke wensen de aangeboden oplossing voldoet op het moment van indienen van de inschrijving.
  • •Voor wensen waaraan de aangeboden oplossing op dat moment voldoet, ontvangt de inschrijver het aantal punten dat in de Realisatielijst Wensen bij de betreffende wens is vermeld. Wensen waaraan de aangeboden oplossing niet voldoet, leveren geen punten op.

• K2 Plan van aanpak implementatie en migratie: De Inschrijver dient een plan van aanpak voor de implementatiefase voor de realisatie van de nieuwe zaak-applicatie te leveren. Hierin dient een duidelijke planning te worden opgenomen inclusief mijlpalen, risicoanalyse, concreet inzicht in gevraagde ondersteunende capaciteit vanuit Opdrachtgever bij implementatie (zowel technisch als functioneel), geleverde capaciteit van Opdrachtnemer voor support, en nazorg (projectleider, consultant en voldoende mankracht voor de realisatie van de planning)

• K4 Opdrachten t.b.v. kwaliteit, beheerbaarheid en toekomstbestendigheid van de oplossing

  • •De gemeente Rucphen wenst een toekomstbestendige, veilige en goed beheerbare SaaS-oplossing voor zaakgericht werken. De oplossing moet aansluiten op de gemeentelijke informatiehuishouding, de bestaande Microsoft 365-omgeving en de wijze waarop de gemeente haar zaaktypen, processen, documenten, webformulieren, sjablonen, archivering en koppelingen wil inrichten en beheren.
  • •Binnen dit gunningscriterium beoordeelt de gemeente in welke mate de aangeboden oplossing bijdraagt aan een efficiënte, gebruiksvriendelijke en beheersbare uitvoering van zaakgericht werken. Daarbij is van belang dat de oplossing integraal kan worden ingericht, dat functioneel beheerders zoveel mogelijk zelfstandig beheerhandelingen kunnen uitvoeren, dat security en privacy aantoonbaar zijn geborgd, dat de gemeente invloed kan uitoefenen op de doorontwikkeling van de oplossing en dat de continuïteit van de SaaS-dienst voldoende is gewaarborgd.
  • •Daarnaast wordt beoordeeld in hoeverre de oplossing standaard en gebruiksvriendelijk integreert met Microsoft 365, waaronder Outlook, Teams en Office-applicaties. De gemeente hecht eraan dat gebruikers zo veel mogelijk kunnen werken vanuit herkenbare applicaties, met zo min mogelijk handmatige handelingen en systeemwisselingen.
  • •De inschrijver dient concreet en aantoonbaar te beschrijven op welke wijze de aangeboden oplossing invulling geeft aan de verschillende onderdelen van dit gunningscriterium. Daarbij dient duidelijk onderscheid te worden gemaakt tussen standaard functionaliteit, configuratie, aanvullende modules, maatwerk en functionaliteit die nog niet beschikbaar is.

• K1

  • •Gebruiksvriendelijkheid en ondersteuning van werkprocessen (demonstratie): De gemeente wenst inzicht te verkrijgen in de mate waarin het aangeboden zaaksysteem de dagelijkse werkzaamheden van gebruikers ondersteunt. Door middel van een demonstratie toont inschrijver aan hoe het zaaksysteem de gemeentelijke processen faciliteert en hoe gebruikers, key-users en beheerders met het systeem werken.
  • •De demonstratie dient plaats te vinden in een werkende (test) omgeving van het aangeboden zaaksysteem en wordt uitgevoerd aan de hand van onderstaande scenario's. De getoonde functionaliteiten zijn ‘standaard’. Dat wil zeggen dat deze onderdeel uitmaken van uw productieomgeving welke op het moment van de demo door uw klanten wordt gebruikt. Er mogen dus geen onderdelen worden getoond welke nog in ontwikkeling zijn en niet productie-klaar zijn. De gemeente beoordeelt hierbij onder andere de gebruiksvriendelijkheid, efficiëntie, logische opbouw van het systeem, vindbaarheid van informatie, ondersteuning van werkprocessen en de beheermogelijkheden.
  • •De demonstratie heeft een maximale duur van 90 minuten.
  • •Bij de demonstratie dienen in ieder geval de beoogde contactpersoon van inschrijver voor de implementatiefase c.q. projectleider, alsmede een beoogd contactpersoon voor ná de implementatiefase aanwezig te zijn.
  • •Scenario 1 – Registreren en behandelen van een zaak
  • •Toon hoe een medewerker:
  • •- Een nieuwe zaak registreert
  • •- Relevante gegevens vastlegt
  • •- Documenten toevoegt
  • •- Taken toewijst
  • •- De voortgang bewaakt
  • •- De zaak afrondt en sluit.
  • •Scenario 2 – Documentbeheer
  • •Toon hoe een gebruiker:
  • •- Documenten toevoegt aan een zaak
  • •- Documenten raadpleegt en bewerkt
  • •- Versies beheert
  • •- Documenten terugvindt
  • •- Documenten deelt of beschikbaar stelt aan collega's.
  • •Scenario 3 – Zaakoverzicht en sturing
  • •Toon hoe een leidinggevende of behandelaar:
  • •- Openstaande zaken raadpleegt
  • •- Werkvoorraden inzichtelijk maakt
  • •- Filtert en sorteert
  • •- Voortgang bewaakt
  • •- Managementinformatie of rapportages raadpleegt.
  • •Scenario 4 – Zoeken en raadplegen van informatie
  • •Toon hoe een gebruiker:
  • •- Een zaak opzoekt
  • •- Een document terugvindt
  • •- Informatie van een inwoner of organisatie raadpleegt
  • •- Gerelateerde zaken en documenten inzichtelijk maakt.
  • •Scenario 5. Communicatie met de indiener van een webformulier
  • •Toon hoe een eindgebruiker vanuit het zaaksysteem communiceert met de indiener van een webformulier. Toon daarbij ten minste:
  • •- Hoe de ingediende aanvraag of het webformulier als zaak wordt ontvangen of geraadpleegd
  • •- Hoe de behandelaar vanuit de zaak een bericht aan de indiener kan sturen
  • •- Hoe de communicatie wordt vastgelegd binnen de zaak
  • •- Hoe de indiener een reactie of aanvullend document kan aanleveren
  • •- Hoe de behandelaar inzicht heeft in de communicatiehistorie en de status van de communicatie.
  • •Scenario 6. Anonimiseren, controleren en publiceren van documenten
  • •Toon hoe documenten rechtstreeks vanuit het zaaksysteem kunnen worden voorbereid voor openbaarmaking. Toon daarbij ten minste:
  • •- Hoe een document vanuit een zaak wordt geselecteerd voor publicatie
  • •- Hoe het document wordt geanonimiseerd of ter anonimisering wordt aangeboden
  • •- Hoe controle op inhoud en anonimisering plaatsvindt
  • •- Hoe het document wordt gepubliceerd of beschikbaar wordt gesteld voor openbaarmaking
  • •- Hoe gepubliceerde documenten kunnen worden teruggevonden, ingetrokken of hersteld.
  • •Scenario 7. Herbruikbaarheid van gegevens en beheerlast
  • •Toon hoe gegevens binnen de oplossing herbruikbaar worden vastgelegd en beheerd. Toon daarbij ten minste:
  • •- Hoe gegevens of objecten die in meerdere processen relevant zijn, worden vastgelegd
  • •- Hoe deze gegevens opnieuw kunnen worden gebruikt zonder onnodige duplicatie
  • •- Hoe relaties tussen zaken, documenten, objecten of andere gegevens inzichtelijk worden gemaakt
  • •- Hoe wijzigingen in herbruikbare gegevens worden beheerd
  • •- Hoe de oplossing bijdraagt aan het beperken van beheerlast voor functioneel beheerders en eindgebruikers.
  • •Scenario 8 – Functioneel beheer
  • •Toon hoe een functioneel beheerder:
  • •- Gebruikers en