Wettbewerblicher Dialog: Komplexe Vergaben im Dialogverfahren

Was ist der wettbewerbliche Dialog?

Der wettbewerbliche Dialog ist ein besonderes Vergabeverfahren für hochkomplexe Aufträge, bei denen der öffentliche Auftraggeber nicht in der Lage ist, die Mittel zur Bedarfsdeckung oder die rechtlichen oder finanziellen Rahmenbedingungen vorab abschließend festzulegen. Er ist in § 18 VgV geregelt und wurde mit der EU-Vergaberichtlinie 2004/18/EG erstmals eingeführt.

Das Besondere am wettbewerblichen Dialog: Anders als beim Verhandlungsverfahren, bei dem der Auftraggeber bereits eine Vorstellung von der gewünschten Lösung hat, wird die Lösung erst im Verfahren selbst entwickelt. In einer Dialogphase erarbeiten der Auftraggeber und ausgewählte Teilnehmer gemeinsam Lösungsansätze. Erst nach Abschluss des Dialogs werden die Teilnehmer aufgefordert, auf Basis der erarbeiteten Lösung(en) endgültige Angebote einzureichen.

Der wettbewerbliche Dialog ist ein zweistufiges Vergabeverfahren mit einer vorgeschalteten Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb. Er verbindet Elemente des Wettbewerbs mit einer kooperativen Lösungsentwicklung und ist damit besonders geeignet für Aufträge, bei denen Innovation, Kreativität und multidisziplinäres Know-how gefragt sind.

In der Praxis wird der wettbewerbliche Dialog in Deutschland vergleichsweise selten eingesetzt, da viele Auftraggeber das bekanntere Verhandlungsverfahren bevorzugen. In anderen EU-Staaten, insbesondere Großbritannien und Frankreich, ist er hingegen ein etabliertes Instrument.

Voraussetzungen und Anwendungsfälle

Der wettbewerbliche Dialog ist an dieselben Voraussetzungen geknüpft wie das Verhandlungsverfahren. Nach § 14 Abs. 3 VgV kann er insbesondere gewählt werden, wenn:

Typische Anwendungsfälle:

Public Private Partnership (PPP/ÖPP): PPP-Projekte sind der klassische Anwendungsfall für den wettbewerblichen Dialog. Der Auftraggeber weiß, dass er z. B. eine Schule, ein Krankenhaus oder eine Straße benötigt, kennt aber die optimale Kombination aus Planung, Bau, Finanzierung und Betrieb noch nicht. Im Dialog können verschiedene Betreibermodelle und Finanzierungsstrukturen erarbeitet werden.

Komplexe IT-Vorhaben: Bei der Beschaffung umfangreicher IT-Dienstleistungen oder Software-Systeme, etwa für die Digitalisierung der Verwaltung, ERP-Systeme oder Cloud-Infrastrukturen, ist der wettbewerbliche Dialog geeignet, weil die technische Lösung erst im Dialog mit den Anbietern konkretisiert werden kann.

Innovative Infrastrukturprojekte: Bei neuartigen Infrastrukturprojekten, z. B. Smart-City-Konzepte, innovative Mobilitätslösungen oder nachhaltige Energieversorgung, ermöglicht der Dialog die Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen.

Integrierte Dienstleistungskonzepte: Wenn verschiedene Dienstleistungen (z. B. Facility Management, Sicherheit, Reinigung, Energiemanagement) in einem Gesamtkonzept zusammengeführt werden sollen.

Ablauf des wettbewerblichen Dialogs

Der wettbewerbliche Dialog gliedert sich in drei Hauptphasen.

Phase 1: Teilnahmewettbewerb

Der Auftraggeber veröffentlicht eine EU-weite Bekanntmachung, in der er seine Bedürfnisse und Anforderungen beschreibt. Interessierte Unternehmen reichen Teilnahmeanträge ein. Die Mindestfrist beträgt 30 Tage.

Der Auftraggeber prüft die Eignung der Bewerber und wählt mindestens drei Teilnehmer für die Dialogphase aus (§ 51 Abs. 2 VgV). Die Auswahlkriterien müssen in der Bekanntmachung transparent gemacht werden.

Phase 2: Dialogphase

Dies ist das Herzstück des Verfahrens. Der Auftraggeber führt mit den ausgewählten Teilnehmern einen strukturierten Dialog über alle Aspekte des Auftrags.

Phase 3: Angebotsphase

Nach Abschluss des Dialogs fordert der Auftraggeber die verbliebenen Teilnehmer zur Abgabe endgültiger Angebote auf. Die Angebote müssen auf der im Dialog erarbeiteten Lösung basieren.

Schutz geistigen Eigentums im Dialog

Ein häufiges Bedenken von Unternehmen gegenüber dem wettbewerblichen Dialog betrifft den Schutz ihrer Ideen und Lösungsvorschläge. Die VgV enthält hierzu klare Regelungen.

Vertraulichkeitsschutz (§ 18 Abs. 5 VgV):

Der Auftraggeber darf Lösungsvorschläge oder vertrauliche Informationen eines Teilnehmers nicht ohne dessen Zustimmung an andere Teilnehmer oder Dritte weitergeben. Dieser Schutz ist essenziell, da Unternehmen im Dialog häufig innovatives Know-how offenlegen.

Problematik in der Praxis:

Trotz des Vertraulichkeitsschutzes besteht die Gefahr, dass der Auftraggeber unbewusst oder bewusst Erkenntnisse aus dem Dialog mit einem Teilnehmer in die Gespräche mit anderen einfließen lässt. Unternehmen sollten daher:

Vergütung für Teilnehmer:

Der Auftraggeber kann (und sollte) den Teilnehmern eine angemessene Vergütung oder Aufwandsentschädigung für die Dialogteilnahme gewähren, insbesondere wenn erhebliche Vorleistungen (z. B. Konzepterstellung, Machbarkeitsstudien) verlangt werden. Dies ist in der Bekanntmachung festzulegen.

Urheberrechtliche Fragen:

Besonders bei architektonischen Entwürfen oder Softwarelösungen stellen sich urheberrechtliche Fragen. Grundsätzlich verbleibt das Urheberrecht beim Urheber. Nutzungsrechte müssen vertraglich geregelt werden.

Abgrenzung zu anderen Verfahrensarten

Der wettbewerbliche Dialog wird häufig mit dem Verhandlungsverfahren verwechselt. Die Unterschiede sind jedoch erheblich.

Wettbewerblicher Dialog vs. Verhandlungsverfahren:

Wettbewerblicher Dialog vs. Innovationspartnerschaft:

Wettbewerblicher Dialog vs. Planungswettbewerb:

Beim Planungswettbewerb werden anonyme Entwürfe durch ein Preisgericht bewertet. Beim wettbewerblichen Dialog gibt es keine Anonymität, da der persönliche Dialog mit den Teilnehmern wesentlich ist. Der Planungswettbewerb eignet sich besonders für Architektur-Leistungen, der wettbewerbliche Dialog für interdisziplinäre Gesamtprojekte.

Praxistipps für Bieter beim wettbewerblichen Dialog

Der wettbewerbliche Dialog erfordert von Bietern ein hohes Engagement und eine strategische Herangehensweise.

1. Interdisziplinäres Team zusammenstellen

Der Dialog erfordert Expertise in verschiedenen Bereichen. Stellen Sie ein Team zusammen, das technische, finanzielle und rechtliche Kompetenz vereint. Bei PPP-Projekten sind häufig Ingenieure, Architekten, Finanzberater und Juristen gleichzeitig gefragt.

2. Kreative Lösungsansätze entwickeln

Der wettbewerbliche Dialog bietet die Chance, innovative und unkonventionelle Lösungen vorzuschlagen. Nutzen Sie diese Freiheit, um sich von den Wettbewerbern abzuheben.

3. Vertraulichkeit ernst nehmen

Schützen Sie Ihre Ideen, aber vertrauen Sie dem Prozess. Dokumentieren Sie genau, welche Informationen Sie wann offengelegt haben, um im Streitfall Nachweise zu haben.

4. Aufwand realistisch einschätzen

Ein wettbewerblicher Dialog kann sich über viele Monate erstrecken und erhebliche Ressourcen binden. Kalkulieren Sie den Aufwand realistisch und prüfen Sie, ob eine Aufwandsentschädigung vorgesehen ist.

5. Flexibilität in der Dialogphase zeigen

Seien Sie bereit, Ihre Lösung im Dialog anzupassen und weiterzuentwickeln. Der Auftraggeber sucht einen Partner, der seine Bedürfnisse versteht und darauf eingeht.

6. Endgültiges Angebot sorgfältig erstellen

Das endgültige Angebot muss alle im Dialog erarbeiteten Aspekte vollständig abbilden. Unstimmigkeiten zwischen den Dialogergebnissen und dem Angebot können zum Ausschluss führen.

7. Ausschreibungsplattformen überwachen

Wettbewerbliche Dialoge werden auf TED und nationalen Vergabeplattformen veröffentlicht. Nutzen Sie Bidfix, um relevante Dialoge frühzeitig zu identifizieren.