Nicht offenes Verfahren: Teilnahmewettbewerb, Ablauf und Fristen

Was ist das nicht offene Verfahren?

Das nicht offene Verfahren ist ein zweistufiges Vergabeverfahren im Oberschwellenbereich, das in § 16 VgV geregelt ist. Anders als beim offenen Verfahren können Unternehmen nicht direkt ein Angebot einreichen. Stattdessen durchlaufen sie zunächst einen Teilnahmewettbewerb, in dem ihre Eignung geprüft wird.

Der Ablauf in Kurzform: Der Auftraggeber macht den Auftrag EU-weit bekannt und fordert interessierte Unternehmen auf, einen Teilnahmeantrag einzureichen. Aus den qualifizierten Bewerbern wählt er dann mindestens fünf Unternehmen aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden.

Das nicht offene Verfahren ist neben dem offenen Verfahren ein Regelverfahren (§ 119 Abs. 2 GWB). Der Auftraggeber kann frei zwischen beiden wählen, ohne eine besondere Begründung liefern zu müssen. Alle anderen Verfahrensarten (Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog, Innovationspartnerschaft) setzen hingegen besondere Voraussetzungen nach § 14 VgV voraus.

Im Unterschwellenbereich entspricht dem nicht offenen Verfahren die beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb nach UVgO § 10 bzw. VOB/A § 3 Abs. 1. Die Verfahrensstrukturen sind ähnlich, die Anforderungen im Unterschwellenbereich aber weniger formalisiert.

Ablauf des nicht offenen Verfahrens

Das nicht offene Verfahren gliedert sich in zwei klar getrennte Phasen.

Phase 1: Teilnahmewettbewerb

Mindestanzahl der Bewerber:

Der Auftraggeber muss mindestens fünf geeignete Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern (§ 51 Abs. 2 VgV). Diese Mindestzahl soll einen ausreichenden Wettbewerb in der Angebotsphase sicherstellen. Gehen weniger als fünf geeignete Bewerbungen ein, kann der Auftraggeber das Verfahren mit den vorhandenen Bewerbern fortsetzen, sofern ein ausreichender Wettbewerb gewährleistet ist.

Der Auftraggeber kann auch eine Höchstzahl an Bewerbern festlegen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Diese muss in der Bekanntmachung angegeben werden.

Phase 2: Angebotsphase

Wichtig: Auch im nicht offenen Verfahren sind Verhandlungen über den Angebotsinhalt unzulässig. Der Auftraggeber darf lediglich Aufklärungsfragen stellen.

Fristen im nicht offenen Verfahren

Das nicht offene Verfahren hat aufgrund seiner Zweistufigkeit insgesamt längere Verfahrensdauern als das offene Verfahren.

Teilnahmefrist (§ 16 Abs. 2 VgV):

Angebotsfrist (§ 16 Abs. 4 VgV):

Gesamtverfahrensdauer:

Damit ist das nicht offene Verfahren in der Regel 4 bis 8 Wochen länger als ein offenes Verfahren. Dieser Zeitnachteil wird jedoch durch die gezieltere Bewerberauswahl und den reduzierten Auswertungsaufwand in der Angebotsphase kompensiert.

Wann ist das nicht offene Verfahren sinnvoll?

Obwohl das nicht offene Verfahren ohne besondere Begründung gewählt werden kann, gibt es typische Situationen, in denen es dem offenen Verfahren vorzuziehen ist.

Komplexe Leistungen mit hohen Eignungsanforderungen:

Wenn der Auftraggeber sicherstellen möchte, dass nur qualifizierte Unternehmen Angebote abgeben, etwa bei anspruchsvollen IT-Dienstleistungen oder komplexen Planungsleistungen, bietet der Teilnahmewettbewerb eine effektive Vorauswahl.

Erwartete hohe Bieterzahl:

Bei Aufträgen, die erfahrungsgemäß eine sehr große Anzahl von Angeboten anziehen, reduziert der Teilnahmewettbewerb den Auswertungsaufwand erheblich. Statt 50 oder mehr Angebote vollständig prüfen zu müssen, wertet der Auftraggeber in der Angebotsphase nur 5 bis 10 Angebote aus.

Sicherheitsrelevante Aufträge:

Bei Aufträgen mit Sicherheitsbezug kann der Auftraggeber durch den Teilnahmewettbewerb vorab prüfen, ob die Bewerber die erforderlichen Sicherheitsüberprüfungen bestehen.

Leistungen mit spezifischen Referenzanforderungen:

Wenn der Auftraggeber Wert auf nachgewiesene Erfahrung in einem speziellen Bereich legt, ermöglicht der Teilnahmewettbewerb eine systematische Bewertung der Referenzprojekte, bevor der aufwendige Angebotsprozess beginnt.

Vorteile für den Auftraggeber:

Hinweis für Bieter:

Im nicht offenen Verfahren ist die Qualität des Teilnahmeantrags entscheidend. Investieren Sie ausreichend Zeit in die Zusammenstellung aussagekräftiger Referenzen, Qualifikationsnachweise und Eignungsunterlagen. Wer den Teilnahmewettbewerb nicht besteht, hat keine Chance auf den Zuschlag.

Teilnahmewettbewerb: Anforderungen und Bewertung

Der Teilnahmewettbewerb ist das zentrale Element, das das nicht offene Verfahren vom offenen Verfahren unterscheidet. Seine korrekte Durchführung ist sowohl für Auftraggeber als auch für Bewerber von großer Bedeutung.

Eignungskriterien im Teilnahmewettbewerb:

Der Auftraggeber legt in der Bekanntmachung fest, welche Eignungsanforderungen die Bewerber erfüllen müssen. Die VgV unterscheidet drei Kategorien:

Bewerbungsunterlagen:

Auswahlkriterien bei mehr geeigneten Bewerbern als Plätze:

Praxistipp für Bewerber:

Bereiten Sie eine standardisierte Eignungsmappe vor, die Sie bei jeder Bewerbung anpassen können. Achten Sie darauf, dass Ihre Referenzen möglichst genau zum ausgeschriebenen Auftrag passen, sowohl hinsichtlich Art als auch Umfang der Leistung.

Praxistipps für Bieter im nicht offenen Verfahren

Das nicht offene Verfahren erfordert eine zweigeteilte Strategie: Erst den Teilnahmewettbewerb gewinnen, dann mit einem überzeugenden Angebot punkten.

Tipps für den Teilnahmewettbewerb:

Tipps für die Angebotsphase:

Strategische Überlegungen:

Das nicht offene Verfahren ist besonders attraktiv für Unternehmen mit starker Referenzlage und nachgewiesener Fachkompetenz. Die Vorauswahl filtert weniger erfahrene Wettbewerber heraus, sodass die verbleibenden Bieter auf einem höheren Qualitätsniveau konkurrieren. Nutzen Sie Tools wie Bidfix, um nicht offene Verfahren frühzeitig zu identifizieren und ausreichend Vorbereitungszeit für den Teilnahmewettbewerb zu gewinnen.