Vergabewissen

Öffentliche Aufträge finden: Der vollständige Leitfaden für 2026

Wo und wie Sie öffentliche Ausschreibungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz finden. Von der Recherche bis zur erfolgreichen Bewerbung.

Das Wichtigste in Kürze

In Deutschland werden jährlich öffentliche Aufträge im Wert von über 500 Milliarden Euro vergeben. Ein Markt, der jedem qualifizierten Unternehmen offensteht.
Vergabeplattformen wie TED, bund.de und regionale Portale sind die zentralen Anlaufstellen. KI-gestützte Tools wie Bidfix bündeln diese Quellen und sparen erhebliche Recherchezeit.
Erfolgreiche Bieter bereiten sich systematisch vor: Eignungsnachweise bereithalten, Fristen einhalten und das Angebot exakt auf die Anforderungen der Leistungsbeschreibung abstimmen.

Was sind öffentliche Aufträge?

Öffentliche Aufträge sind Verträge zwischen einer öffentlichen Einrichtung (Bund, Land, Kommune oder öffentlich-rechtliche Körperschaft) und einem privaten Unternehmen über die Erbringung von Bau-, Liefer- oder Dienstleistungen. Die Vergabe dieser Aufträge unterliegt strengen gesetzlichen Vorgaben, die Transparenz, Wettbewerb und Wirtschaftlichkeit sicherstellen sollen.

Der öffentliche Beschaffungsmarkt in der DACH-Region ist riesig: In Deutschland allein vergeben Bund, Länder und Kommunen jährlich Aufträge im Wert von über 500 Milliarden Euro. In Österreich liegt das Volumen bei rund 66 Milliarden Euro, in der Schweiz bei über 40 Milliarden Franken.

Die drei Hauptkategorien öffentlicher Aufträge:

•Bauaufträge: Hochbau, Tiefbau, Straßenbau, Sanierung, Gebäudetechnik, geregelt durch die VOB
•Lieferaufträge: Beschaffung von Waren, Materialien, IT-Hardware, Fahrzeugen, medizinischen Geräten
•Dienstleistungsaufträge: IT-Services, Beratung, Planungsleistungen, Gebäudereinigung, Sicherheitsdienste

Wichtig zu verstehen: Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Aufträge in der Regel ausschreiben. Sie dürfen Aufträge nicht einfach an bekannte Unternehmen vergeben. Das bedeutet, dass auch kleinere und mittlere Unternehmen (KMU) eine faire Chance haben, am öffentlichen Beschaffungsmarkt teilzunehmen.

Die rechtlichen Grundlagen dafür bilden das Vergaberecht, insbesondere das GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen), die VgV (Vergabeverordnung) und die VOB (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten die UVgO und landesspezifische Vergabegesetze.

Wo findet man öffentliche Ausschreibungen?

Öffentliche Ausschreibungen werden auf verschiedenen Plattformen veröffentlicht. Je nach Auftragswert, Auftraggeber und Region kommen unterschiedliche Kanäle zum Einsatz.

EU-weite Plattformen

•TED (Tenders Electronic Daily): Das offizielle Amtsblatt der EU für öffentliche Ausschreibungen. Alle Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte (aktuell 221.000 € für Lieferungen/Dienstleistungen, 5.538.000 € für Bauaufträge) müssen hier veröffentlicht werden.
•eForms: Seit Oktober 2023 ist das eForms-Format für EU-Bekanntmachungen verpflichtend und ersetzt das bisherige TED-XML-Format.

Nationale Plattformen Deutschland

•bund.de / service.bund.de: Zentrale Plattform für Ausschreibungen des Bundes
•Vergabe.NRW, Bayern, Baden-Württemberg etc.: Jedes Bundesland betreibt eigene Vergabeportale
•DTVP (Deutsches Vergabeportal): Größtes privatwirtschaftliches Vergabeportal in Deutschland
•subreport ELViS: Weit verbreitete Plattform bei kommunalen Auftraggebern
•Vergabe24, AI Vergabeportal: Weitere regionale und überregionale Portale

Österreich und Schweiz

•Auftrag.at: Zentrales Portal für öffentliche Aufträge in Österreich
•simap.ch: Informationssystem über das öffentliche Beschaffungswesen der Schweiz

KI-gestützte Suchplattformen

Die manuelle Recherche über verschiedene Portale ist zeitaufwendig. Moderne Plattformen wie Bidfix aggregieren Ausschreibungen aus allen relevanten Quellen und nutzen künstliche Intelligenz, um passende Aufträge automatisch nach Branche, Region und Kompetenzprofil zu filtern. Das spart bis zu 80 % der Recherchezeit.

Der entscheidende Vorteil: Statt täglich Dutzende Portale manuell zu durchsuchen, erhalten Sie automatisch die für Ihr Unternehmen relevanten Ausschreibungen, gefiltert nach CPV-Codes, Region und Ihrem individuellen Unternehmensprofil.

Arten von Vergabeverfahren

Nicht jede Ausschreibung läuft gleich ab. Das Vergaberecht sieht verschiedene Verfahrensarten vor, die je nach Auftragswert und Komplexität zum Einsatz kommen.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte

Verfahren

Wann geeignet

Ablauf

Offenes Verfahren

Standardverfahren, jedes Unternehmen darf ein Angebot abgeben

Bekanntmachung → Angebote → Wertung → Zuschlag

Nicht offenes Verfahren

Bei Bedarf an Vorauswahl der Bieter

Bekanntmachung → Teilnahmeanträge → Ausgewählte Bieter → Angebote → Zuschlag

Verhandlungsverfahren

Komplexe Aufträge, technische Klärung nötig

Bekanntmachung → Teilnahme → Erstangebot → Verhandlung → Zuschlag

Wettbewerblicher Dialog

Sehr komplexe Projekte (z. B. PPP-Modelle)

Bekanntmachung → Teilnahme → Dialogphase → Angebot → Zuschlag

Innovationspartnerschaft

Forschung und Entwicklung neuer Lösungen

Bekanntmachung → Teilnahme → Entwicklungsphase → Beschaffung

Unterhalb der EU-Schwellenwerte (nationale Vergabe)

Verfahren

Wertgrenze (seit 2026)

Besonderheit

Direktauftrag

Bis 50.000 € netto (Bau) / 25.000 € (Liefer/DL)

Kein formelles Verfahren, mindestens Preisvergleich

Beschränkte Ausschreibung

Bis 150.000 € netto (Bau)

Nur eingeladene Unternehmen

Öffentliche Ausschreibung

Regelverfahren

Für alle Unternehmen offen

Verhandlungsvergabe

Ausnahmefälle

Ähnlich dem Verhandlungsverfahren

Für KMU besonders relevant: Durch die Erhöhung der Wertgrenzen zum 1. Januar 2026 (Direktauftrag bis 50.000 €, beschränkte Ausschreibung bis 150.000 €) sind mehr Aufträge im niedrigschwelligen Bereich zugänglich. Nutzen Sie Branchennetzwerke und Auftraggeber-Kontakte, um auch bei beschränkten Verfahren eingeladen zu werden.

Schritt für Schritt: So bewerben Sie sich auf öffentliche Aufträge

Eine erfolgreiche Bewerbung auf öffentliche Aufträge folgt einem klaren Ablauf. Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Passende Ausschreibungen identifizieren

Definieren Sie Ihr Suchprofil: Welche Leistungen bieten Sie an? In welchen Regionen sind Sie tätig? Welche CPV-Codes passen zu Ihrem Angebot? Richten Sie automatische Benachrichtigungen auf den relevanten Vergabeplattformen ein. Alternativ nutzen Sie einen Aggregator wie Bidfix für die gebündelte Suche.

2. Ausschreibungsunterlagen prüfen

Laden Sie die vollständigen Vergabeunterlagen herunter und prüfen Sie:

•Leistungsbeschreibung: Was genau wird gefordert?
•Eignungskriterien: Welche Nachweise müssen Sie erbringen? (Referenzen, Umsatz, Zertifikate)
•Zuschlagskriterien: Wird nur nach Preis vergeben oder fließen Qualitätskriterien ein?
•Fristen: Wann ist Angebotsschluss? Gibt es eine Frist für Bieterfragen?
•Vertragsbedingungen: Welche besonderen Bedingungen gelten?

3. Eignungsnachweise zusammenstellen

Typische Eignungsnachweise umfassen:

•Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung
•Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
•Steuerbescheinigung des Finanzamts
•Haftpflichtversicherungsnachweis
•Referenzliste vergleichbarer Projekte
•Umsatzangaben der letzten drei Geschäftsjahre
•Fachkundenachweise und Zertifizierungen (z. B. ISO 9001)

Vorbereitung ist hier der Schlüssel: Halten Sie diese Unterlagen aktuell und griffbereit. Viele Unternehmen nutzen die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als standardisiertes Formular.

4. Angebot kalkulieren und erstellen

Füllen Sie das Leistungsverzeichnis sorgfältig aus. Achten Sie auf:

•Vollständigkeit: Jede Position muss bepreist sein
•Rechnerische Richtigkeit: Einheitspreise × Mengen = Gesamtpreise
•Nebenkosten: Baustelleneinrichtung, Versicherungen, Zuschläge einkalkulieren
•Nachunternehmer: Falls Leistungen vergeben werden, müssen diese oft angegeben werden

5. Fristgerecht einreichen

Reichen Sie Ihr Angebot über die vorgeschriebene Plattform ein. Beachten Sie:

•Ausschließlich digitale Einreichung über die Vergabeplattform (eVergabe)
•Qualifizierte elektronische Signatur, falls gefordert
•Mindestens 24 Stunden vor Fristende einreichen, um technische Probleme abzufangen
•Nachträgliche Änderungen sind nach Ablauf der Frist nicht möglich

6. Aufklärungsgespräche und Zuschlag

Nach der Auswertung kann der Auftraggeber Sie zu einem Aufklärungsgespräch einladen. Seien Sie darauf vorbereitet, Ihre Kalkulation oder technischen Ansatz zu erläutern. Der Zuschlag wird dem wirtschaftlichsten Angebot erteilt, nicht automatisch dem billigsten.

Aufträge finden nach Branche

Je nach Branche gibt es spezifische Besonderheiten beim Zugang zu öffentlichen Aufträgen.

Baugewerbe und Handwerk

Das Baugewerbe ist der mit Abstand größte Bereich bei öffentlichen Aufträgen. Wichtige CPV-Bereiche:

•Hochbau (45.21): Neubau, Sanierung, Umbau
•Tiefbau (45.23): Straßen, Brücken, Kanalbau
•Elektrotechnik (45.31): Elektroinstallation
•Heizung, Lüftung, Sanitär (45.33): Gebäudetechnik

Besonderheit: Bauaufträge werden häufig in Lose aufgeteilt, sodass auch kleinere Handwerksbetriebe einzelne Gewerke übernehmen können. Die VOB regelt die spezifischen Vergabe- und Vertragsbedingungen.

IT und Digitalisierung

Der IT-Sektor wächst im öffentlichen Bereich überdurchschnittlich. Typische Aufträge:

•Software-Entwicklung und -Einführung
•IT-Beratung und Projektmanagement
•Cloud-Services und Hosting
•Cybersecurity und Datenschutz
•Digitalisierung von Verwaltungsprozessen (OZG)

Besonderheit: IT-Aufträge werden häufig als Rahmenvereinbarungen vergeben. Einmal gewonnen, können Sie über mehrere Jahre Einzelabrufe erhalten.

Beratung und Dienstleistung

Öffentliche Auftraggeber benötigen externe Expertise in vielen Bereichen:

•Managementberatung und Organisationsentwicklung
•Planungsleistungen und Ingenieurleistungen (HOAI)
•Umweltgutachten und Nachhaltigkeitsberatung
•Rechtsberatung und Wirtschaftsprüfung

Besonderheit: Freiberufliche Leistungen wie Architektur und Ingenieurwesen unterliegen besonderen Vergaberegeln (§§ 73-80 VgV) und werden oft über Planungswettbewerbe vergeben.

Lieferungen und Handel

Büromaterial, Fahrzeuge, medizinische Geräte, Laborbedarf. Die öffentliche Hand beschafft eine enorme Bandbreite an Waren:

•Büro- und Verwaltungsbedarf
•Fahrzeuge und Fuhrpark
•Medizintechnik und Laborausrüstung
•Lebensmittel für Kantinen, Kitas, Schulen

Besonderheit: Lieferaufträge werden oft über zentrale Beschaffungsstellen gebündelt (z. B. Kaufhaus des Bundes). Kleine Lose werden gezielt für KMU ausgeschrieben.

Tipps: So erhöhen Sie Ihre Erfolgschancen

Der öffentliche Beschaffungsmarkt ist wettbewerbsintensiv. Mit diesen Strategien steigern Sie Ihre Zuschlagsquote:

Systematische Marktbeobachtung

Richten Sie tägliche Suchprofile ein und überwachen Sie die relevanten Vergabeplattformen kontinuierlich. Je früher Sie eine passende Ausschreibung entdecken, desto mehr Zeit bleibt für die Angebotserstellung. Tools wie Bidfix automatisieren diese Recherche und benachrichtigen Sie sofort bei neuen passenden Ausschreibungen.

Bieterfragen gezielt nutzen

Stellen Sie während der Angebotsfrist Bieterfragen an den Auftraggeber. Das zeigt Kompetenz und hilft, Unklarheiten in der Leistungsbeschreibung aufzuklären. Wichtig: Die Antworten werden allen Bietern zugänglich gemacht.

Bietergemeinschaften bilden

Wenn Sie allein nicht alle Eignungskriterien erfüllen, bilden Sie eine Bietergemeinschaft mit einem komplementären Partner. Das ist insbesondere bei großen, interdisziplinären Aufträgen ein bewährtes Mittel.

Referenzen aufbauen

Öffentliche Auftraggeber verlangen oft Referenzen vergleichbarer Projekte. Steigen Sie mit kleineren Aufträgen ein, sammeln Sie Referenzen und qualifizieren sich schrittweise für größere Vergaben. Dokumentieren Sie jedes Projekt mit Auftragsvolumen, Leistungsumfang und Auftraggeber.

Preis und Qualität ausbalancieren

Viele Vergaben bewerten nicht nur den Preis, sondern auch Qualitätskriterien (z. B. Konzept, Personal, Nachhaltigkeit). Lesen Sie die Zuschlagskriterien genau und investieren Sie in eine überzeugende Darstellung Ihres Konzeptanteils.

Regionale Netzwerke nutzen

Besonders bei Vergaben unterhalb der Schwellenwerte spielen regionale Kontakte eine Rolle. Besuchen Sie Vergabe-Informationsveranstaltungen Ihrer IHK, pflegen Sie Kontakte zu Vergabestellen und lassen Sie sich in Bieterlisten eintragen.

Häufige Fehler bei der Angebotsabgabe

Formale Fehler sind die häufigste Ursache für den Ausschluss von Vergabeverfahren. Vermeiden Sie diese Stolperfallen:

Formale Ausschlussgründe

•Fehlende Unterschrift oder Signatur: Seit der Umstellung auf eVergabe muss das Angebot elektronisch signiert oder über die Plattform rechtsverbindlich abgegeben werden
•Unvollständiges Leistungsverzeichnis: Jede Position muss ausgefüllt sein, denn leere Felder führen zum Ausschluss
•Fristüberschreitung: Auch eine Minute nach Ablauf der Angebotsfrist ist zu spät. Planen Sie Puffer ein
•Fehlende geforderte Erklärungen: Eigenerklärungen, Nachunternehmererklärungen oder Tariftreue-Erklärungen vergessen

Inhaltliche Fehler

•Pauschale Angebote bei Einheitspreisvertrag: Wenn ein Leistungsverzeichnis vorliegt, müssen Sie Einheitspreise kalkulieren, keine Pauschalpreise
•Änderungen an den Vergabeunterlagen: Streichen, Ergänzen oder Umformulieren der Vertragsbedingungen führt zum Ausschluss
•Unrealistisch niedrige Preise: Ungewöhnlich niedrige Angebote lösen eine Aufklärungspflicht aus. Können Sie Ihren Preis nicht schlüssig begründen, wird das Angebot ausgeschlossen
•Fehlende Produktangaben: Wenn konkrete Fabrikate oder gleichwertige Produkte gefordert sind, müssen diese benannt werden

Strategische Fehler

•Nicht auf die Zuschlagskriterien eingehen: Wenn 40 % der Wertung auf das Konzept entfallen, sollten Sie 40 % Ihrer Angebotserstellung darauf verwenden
•Referenzen nicht passend auswählen: Wählen Sie Referenzen, die der ausgeschriebenen Leistung möglichst ähnlich sind
•Keine Bieterfragen stellen: Wenn die Leistungsbeschreibung unklar ist, klären Sie das vor der Angebotsabgabe

Checkliste: In 10 Schritten zum ersten öffentlichen Auftrag

Nutzen Sie diese Checkliste als Leitfaden für Ihren Einstieg in die öffentliche Vergabe:

Eignung prüfen: Erfüllt Ihr Unternehmen die typischen Eignungsanforderungen? (Handelsregister, Berufsgenossenschaft, Haftpflicht, Steuern)
Unterlagen vorbereiten: Stellen Sie alle Standardnachweise in einem digitalen Ordner zusammen. Halten Sie sie stets aktuell
Suchprofil definieren: Welche CPV-Codes, Regionen und Auftragsarten passen zu Ihrem Unternehmen?
Vergabeplattformen registrieren: Melden Sie sich bei den relevanten Portalen an (TED, bund.de, Landesportale)
Automatische Suche einrichten: Nutzen Sie eine Plattform wie Bidfix, die alle relevanten Quellen bündelt und Sie bei passenden Ausschreibungen benachrichtigt
Klein anfangen: Starten Sie mit Aufträgen im Unterschwellenbereich und sammeln Sie Erfahrung
Erstes Angebot erstellen: Arbeiten Sie das Leistungsverzeichnis sorgfältig durch. Nutzen Sie die Bieterfragen-Phase aktiv
Feedback einholen: Auch bei einer Absage sollten Sie den Auftraggeber nach einer Begründung fragen. Daraus lernen Sie für das nächste Verfahren
Referenzen dokumentieren: Jeder gewonnene Auftrag wird zur Referenz für den nächsten
Prozess optimieren: Nach den ersten Bewerbungen werden Sie schneller. Erstellen Sie Vorlagen für Standardnachweise und Angebotstexte

Der Einstieg in die öffentliche Vergabe erfordert anfangs Investitionszeit. Aber: Der Markt ist riesig, die Zahlungsmoral der öffentlichen Hand ist verlässlich und einmal gewonnene Referenzen öffnen Türen zu weiteren Aufträgen. Starten Sie heute mit der Ausschreibungssuche auf Bidfix, kostenlos und ohne Verpflichtung.

FAQ

Wo finde ich öffentliche Aufträge in Deutschland?

Öffentliche Aufträge werden auf verschiedenen Vergabeplattformen veröffentlicht. EU-weite Ausschreibungen finden Sie auf TED (Tenders Electronic Daily). Nationale Aufträge auf bund.de, den Landesvergabeportalen und privaten Plattformen wie DTVP oder subreport. Am effizientesten ist die Nutzung eines Aggregators wie Bidfix, der alle Quellen bündelt und per KI nach Relevanz filtert.

Können kleine Unternehmen öffentliche Aufträge gewinnen?

Ja. Das Vergaberecht schreibt sogar vor, dass Aufträge in Lose aufzuteilen sind, um KMU den Zugang zu erleichtern. Seit 2026 sind Direktaufträge bis 50.000 € und beschränkte Ausschreibungen bis 150.000 € möglich. Starten Sie mit kleineren Aufträgen, sammeln Sie Referenzen und qualifizieren sich schrittweise für größere Vergaben.

Was kostet die Teilnahme an einer öffentlichen Ausschreibung?

Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist grundsätzlich kostenlos. Die Vergabeunterlagen müssen kostenfrei zur Verfügung gestellt werden. Die einzigen Kosten entstehen durch Ihren internen Aufwand für die Angebotserstellung (Personal, ggf. Nachweise und Zertifikate).

Wie lange dauert ein Vergabeverfahren?

Die Dauer variiert je nach Verfahrensart. Offene Verfahren dauern oberhalb der EU-Schwellenwerte mindestens 35 Tage (Angebotsfrist), insgesamt typisch 2-4 Monate. Nationale Vergaben unterhalb der Schwellenwerte können schneller ablaufen. Komplexe Verfahren wie der Wettbewerbliche Dialog können 6-12 Monate dauern.

Was ist der Unterschied zwischen VgV, VOB und UVgO?

Die VOB regelt die Vergabe von Bauleistungen, die VgV die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen oberhalb der EU-Schwellenwerte und die UVgO die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungen unterhalb der Schwellenwerte. Alle drei sind Teil des deutschen Vergaberechts und bauen auf dem GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen) auf.

Welche Eignungsnachweise brauche ich für öffentliche Ausschreibungen?

Typische Eignungsnachweise sind: Handelsregisterauszug, Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft, steuerliche Unbedenklichkeit, Nachweis einer Betriebshaftpflicht, Referenzen vergleichbarer Projekte und Umsatzangaben der letzten drei Jahre. Alternativ kann die Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) als vorläufiger Nachweis eingereicht werden.