Angebotserstellung

Leistungsverzeichnis erstellen und ausfüllen: Praxisleitfaden 2026

Wie Sie Leistungsverzeichnisse in öffentlichen Ausschreibungen korrekt ausfüllen, typische Fehler vermeiden und Ihre Chancen auf den Zuschlag maximieren.

Das Wichtigste in Kürze

Das Leistungsverzeichnis (LV) ist das Herzstück jeder Ausschreibung. Es beschreibt exakt, welche Leistungen in welchem Umfang erbracht werden sollen, und bildet die Grundlage für Ihre Kalkulation.
Vollständigkeit ist Pflicht: Jede Position im LV muss bepreist werden. Leere Felder, rechnerische Fehler oder eigenmächtige Änderungen führen zum zwingenden Ausschluss Ihres Angebots.
Digitale Formate wie GAEB DA XML beschleunigen die Bearbeitung erheblich. Tools wie Bidfix können Leistungsverzeichnisse automatisch analysieren und mit Ihren Unternehmensdaten vorausfüllen.

Was ist ein Leistungsverzeichnis?

Ein Leistungsverzeichnis (kurz: LV) ist eine detaillierte, positionsweise Aufstellung aller Leistungen, die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags erbracht werden sollen. Es ist Bestandteil der Vergabeunterlagen und dient als verbindliche Grundlage für die Angebotskalkulation.

Das LV wird vom Auftraggeber erstellt und den Bietern zusammen mit den übrigen Ausschreibungsunterlagen zur Verfügung gestellt. Die Bieter füllen das LV aus, indem sie zu jeder Position Einheitspreise und Gesamtpreise eintragen. Die Summe aller Positionen ergibt den Angebotspreis.

Abgrenzung: Leistungsbeschreibung vs. Leistungsverzeichnis

Die beiden Begriffe werden häufig verwechselt, bezeichnen aber unterschiedliche Dokumente:

•Leistungsbeschreibung: Der übergeordnete Text, der Art und Umfang der Leistung beschreibt. Sie kann konstruktiv (mit detaillierten Vorgaben) oder funktional (mit Zielvorgaben) aufgebaut sein
•Leistungsverzeichnis: Die positionsweise Aufschlüsselung innerhalb der Leistungsbeschreibung. Jede Position hat eine Ordnungszahl, einen Kurztext, eine Mengenangabe und eine Einheit

Bei Bauleistungen nach VOB ist die Erstellung eines LV die Regelform. Bei Liefer- und Dienstleistungen nach VgV kann alternativ auch eine funktionale Leistungsbeschreibung zum Einsatz kommen.

Aufbau eines Leistungsverzeichnisses

Ein Leistungsverzeichnis folgt einer hierarchischen Gliederung. Die Struktur orientiert sich an der tatsächlichen Bauabwicklung beziehungsweise dem Leistungsumfang.

Hierarchische Gliederung

Ebene

Bezeichnung

Beispiel

Los

Vergabeeinheit

Los 1: Rohbauarbeiten

Titel / Abschnitt

Thematische Gruppierung

Titel 01: Erdarbeiten

Position

Einzelleistung

Pos. 01.001: Baugrubenaushub

Unterposition

Detaillierung

Pos. 01.001.1: Aushub bis 2 m Tiefe

Bestandteile einer Position

Jede Position im LV enthält folgende Pflichtangaben:

•Ordnungszahl (OZ): Eindeutige Nummerierung der Position (z. B. 01.02.003)
•Kurztext: Kurze Bezeichnung der Leistung
•Langtext: Ausführliche Beschreibung mit technischen Spezifikationen, Normenverweisen und Qualitätsanforderungen
•Menge: Geschätzte Menge der auszuführenden Leistung
•Mengeneinheit: Maßeinheit (m², m³, Stück, Stunden, pauschal)
•Einheitspreis (EP): Vom Bieter einzutragender Preis je Mengeneinheit
•Gesamtpreis (GP): EP × Menge = GP (wird vom Bieter errechnet)

Positionsarten

Nicht alle Positionen im LV sind gleich. Die wichtigsten Arten:

•Normalposition: Standardposition, die immer ausgeführt wird
•Bedarfsposition: Wird nur bei Bedarf abgerufen (gekennzeichnet mit "B" oder "Bedarfsposition")
•Alternativposition: Eine von mehreren Ausführungsvarianten (der Auftraggeber entscheidet)
•Eventualposition: Leistung, die möglicherweise anfällt (Preisauskunft ohne Ausführungsgarantie)
•Pauschalposition: Keine Mengenangabe, sondern ein Pauschalpreis für die gesamte Leistung

Wichtig: Bedarfs- und Eventualpositionen fließen in der Regel nicht in die Angebotswertung ein. Kalkulieren Sie diese dennoch sorgfältig, da sie bei Abruf verbindlich sind.

GAEB-Format und digitale Austauschformate

Der GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) hat standardisierte Datenformate für den elektronischen Austausch von Leistungsverzeichnissen entwickelt. In der öffentlichen Vergabe ist GAEB das meistverbreitete Format.

GAEB-Phasen und Dateitypen

Dateiformat

Phase

Verwendung

GAEB DA XML 83

Ausschreibung (LV ohne Preise)

Auftraggeber sendet LV an Bieter

GAEB DA XML 84

Angebotsabgabe (LV mit Preisen)

Bieter sendet ausgefülltes LV zurück

GAEB DA XML 85

Auftragsvergabe

Beauftragung auf Basis des Angebots

GAEB DA XML 86

Aufmaß/Abrechnung

Abrechnung der tatsächlich erbrachten Mengen

Vorteile digitaler LV-Bearbeitung

Die digitale Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen im GAEB-Format bietet erhebliche Vorteile gegenüber der manuellen Bearbeitung in PDF oder Papierform:

•Automatische Berechnung: Einheitspreise werden automatisch mit Mengen multipliziert. Übertragungsfehler entfallen
•Strukturierte Daten: Positionen, Mengen und Preise sind maschinenlesbar und können in die eigene Kalkulation importiert werden
•Fehlerprüfung: Software prüft automatisch auf fehlende Preise, rechnerische Fehler und Plausibilität
•Schnellere Bearbeitung: Import in AVA-Software (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) spart erheblich Zeit

Gängige AVA-Software

Für die Bearbeitung von GAEB-Dateien stehen verschiedene Softwarelösungen zur Verfügung:

•ORCA AVA: Weit verbreitete AVA-Software für Planer und Bauunternehmen
•California.pro: Umfassende Lösung für Kalkulation und Abrechnung
•iTWO: Großprojekt-Software von RIB Software
•NOVA AVA: Cloud-basierte AVA-Lösung

Moderne KI-gestützte Tools wie Bidfix gehen einen Schritt weiter: Sie analysieren das Leistungsverzeichnis automatisch, erkennen die geforderten Leistungen und können Formulare und Preisblätter mit vorhandenen Unternehmensdaten vorausfüllen. Das spart nicht nur Zeit bei der Kalkulation, sondern reduziert auch das Risiko formaler Fehler.

Das Leistungsverzeichnis richtig ausfüllen

Das korrekte Ausfüllen des Leistungsverzeichnisses entscheidet über die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Angebots und darüber, ob es formal überhaupt gewertet wird.

Grundregeln

Vollständigkeit: Jede Position muss einen Einheitspreis und einen Gesamtpreis enthalten. Leere Felder führen gemäß § 57 VgV zum Ausschluss
Rechnerische Richtigkeit: EP × Menge = GP. Bei Abweichungen zwischen Einheitspreis und Gesamtpreis gilt der Einheitspreis (§ 14 EU VOB/A)
Keine Änderungen: Vergabeunterlagen dürfen nicht verändert werden. Eigenmächtige Streichungen, Ergänzungen oder Umformulierungen führen zum Ausschluss
Preisangabe in Euro: Sofern nicht anders angegeben, alle Preise in Euro netto (ohne Umsatzsteuer)

Kalkulationsaufbau

Eine professionelle Kalkulation für öffentliche Aufträge folgt typischerweise diesem Schema:

Einzelkosten der Teilleistungen (EKT):

•Lohnkosten (Arbeitsstunden × Stundensätze)
•Materialkosten (inkl. Lieferung)
•Gerätekosten (Miete oder Abschreibung)
•Nachunternehmerleistungen

Gemeinkosten der Baustelle (BGK):

•Baustelleneinrichtung und -räumung
•Bauleitung, Sicherung, Versicherung
•Winterbaumaßnahmen

Allgemeine Geschäftskosten (AGK):

•Verwaltung, Büro, Versicherungen
•Abschreibungen

Wagnis und Gewinn (W+G):

•Kalkulatorischer Gewinnaufschlag
•Risikovorsorge

Umgang mit Bedarfs- und Eventualpositionen

Bedarfspositionen sind preislich wie Normalpositionen zu kalkulieren. Der einzige Unterschied: Sie werden nur bei tatsächlichem Bedarf abgerufen. Kalkulieren Sie diese Positionen realistisch. Ein häufiger Fehler ist es, Bedarfspositionen mit überhöhten Preisen zu versehen, weil sie nicht in die Wertung einfließen. Auftraggeber erkennen solche Strategien und können dies negativ bewerten.

Nachunternehmerleistungen angeben

Wenn Sie Teile der Leistung an Nachunternehmer vergeben, müssen Sie dies in der Regel angeben. Prüfen Sie, ob die Vergabeunterlagen ein separates Nachunternehmerverzeichnis fordern. Die Preise der Nachunternehmer fließen in Ihre Einheitspreise ein und werden nicht separat ausgewiesen.

Leistungsverzeichnisse nach Branche und Auftragsart

Je nach Branche unterscheiden sich Aufbau, Detailtiefe und Format des Leistungsverzeichnisses erheblich.

Bauleistungen (VOB)

Bei Bauaufträgen ist das LV das zentrale Vergabedokument. Die Gliederung orientiert sich an den Standardleistungsbüchern (StLB-Bau) und den Gewerken:

•Hochbau: Erdarbeiten, Mauerarbeiten, Beton- und Stahlbetonarbeiten, Dachdeckung, Putzarbeiten
•Tiefbau: Erdarbeiten, Straßenbau, Kanalbau, Leitungsbau
•Elektrotechnik: Kabelverlegung, Schaltanlagen, Beleuchtung, Brandmeldetechnik
•Heizung, Lüftung, Sanitär: Rohrinstallation, Heizungsanlagen, Lüftungskanäle

Besonderheit: Bei Bauaufträgen werden LVs häufig in Lose aufgeteilt (Losaufteilung), sodass auch spezialisierte Handwerksbetriebe einzelne Gewerke bearbeiten können.

IT und Dienstleistungen (VgV)

Bei Software, IT-Dienstleistungen und anderen Dienstleistungen sieht das LV anders aus:

•Statt Mengen und Einheitspreisen werden oft Stundensätze nach Qualifikationsstufen abgefragt (Junior, Senior, Projektleiter)
•Funktionale Leistungsbeschreibungen ersetzen das klassische LV: Der Auftraggeber beschreibt das Ziel, nicht den Weg
•Preisblätter in Excel-Format sind üblich: Tabellarische Aufstellung von Personalkosten, Lizenzen, Sachkosten
•Kriterienkataloge mit gewichteten Bewertungspunkten ergänzen die reine Preisabfrage

Planungsleistungen (HOAI)

Für Planungsleistungen wie Architektur und Ingenieurleistungen gelten besondere Regeln:

•Die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) gibt Honorarrahmen vor
•Das LV gliedert sich nach Leistungsphasen 1 bis 9
•Statt Mengen werden Leistungsanteile und Zuschläge abgefragt
•Besondere Leistungen werden separat aufgeführt

Reinigung und Facility Management

Bei Reinigung und Facility Management ist das LV typischerweise nach Gebäuden, Flächen und Reinigungsintervallen gegliedert:

•Quadratmeter nach Bodenart und Nutzung
•Reinigungsintervalle (täglich, wöchentlich, monatlich)
•Sonderreinigungen (Glas, Fassade, Grundreinigung)
•Materialstellung und Verbrauchsmittel

Häufige Fehler beim Leistungsverzeichnis

Formale Fehler beim Ausfüllen des Leistungsverzeichnisses sind die häufigste Ursache für den Angebotsausschluss. Diese Fehler sollten Sie kennen und vermeiden:

Fehler, die zum Ausschluss führen

•Fehlende Preisangaben: Auch bei Positionen, die Ihnen unwichtig erscheinen, muss ein Preis eingetragen sein. Ein fehlendes Feld reicht für den Ausschluss
•Änderungen am LV: Positionen streichen, hinzufügen oder umformulieren ist nicht zulässig. Das LV des Auftraggebers ist bindend
•Falsches Format: Wenn das LV im GAEB-Format eingereicht werden muss, akzeptiert die Plattform keine PDF-Datei als Alternative
•Doppelte Einreichung: Zwei unterschiedliche Preise für dieselbe Position einreichen

Fehler, die Ihre Chancen mindern

•Spekulative Preisgestaltung: Einzelne Positionen extrem niedrig kalkulieren und andere aufschlagen (sog. "Spekulationspreise"). Auftraggeber erkennen dies bei der Preisprüfung
•Aufklärungsbedürftige Preise: Ungewöhnlich niedrige Angebote lösen eine Pflicht zur Preisaufklärung aus (§ 60 VgV). Können Sie den Preis nicht schlüssig erklären, wird das Angebot ausgeschlossen
•Fehlende Produktangaben: Wenn das LV konkrete Fabrikate fordert ("oder gleichwertig"), müssen Sie ein Fabrikat angeben. "Gemäß Ausschreibung" reicht nicht
•Pauschalpreise statt Einheitspreise: Wenn das LV Einheitspreise fordert, dürfen Sie keine Pauschalpreise eintragen

Praxistipp: Vier-Augen-Prinzip

Lassen Sie Ihr ausgefülltes LV vor der Einreichung von einer zweiten Person prüfen. Kontrolliert werden sollten:

Sind alle Positionen bepreist?
Stimmen EP × Menge = GP in jeder Zeile?
Sind die Summen korrekt übertragen?
Ist das richtige Format eingehalten?
Wurden alle geforderten Anlagen beigefügt?

Bidfix kann diese Prüfung teilweise automatisieren: Die Kriterienanalyse erkennt automatisch alle Pflichtangaben in den Vergabeunterlagen und prüft, ob alle Felder ausgefüllt sind.

Digitale Tools für die LV-Bearbeitung

Die Digitalisierung der öffentlichen Vergabe (eVergabe) hat die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen grundlegend verändert. Statt papierbasierter Kalkulationstabellen setzen professionelle Bieter auf spezialisierte Software.

Klassische AVA-Software

AVA-Programme (Ausschreibung, Vergabe, Abrechnung) sind der Industriestandard für die LV-Bearbeitung im Baubereich. Sie importieren GAEB-Dateien, ermöglichen die Kalkulation direkt in der Positionsstruktur und exportieren das fertige Angebot im richtigen Format.

KI-gestützte Analyse

Moderne Plattformen gehen über die reine Formularausfüllung hinaus. Bidfix bietet hier mehrere Funktionen:

•Automatische Dokumentenanalyse: Die Kriterienanalyse liest alle Vergabeunterlagen und erkennt automatisch Eignungskriterien, Zuschlagskriterien und Pflichtdokumente. So sehen Sie auf einen Blick, was im LV und darüber hinaus gefordert wird
•Intelligentes Ausfüllen: Die Funktion Dokumente Ausfüllen kann Excel-Preisblätter, PDF-Formulare und Word-Dokumente automatisch mit Ihren Unternehmensdaten befüllen. Mitarbeiterzahlen, Zertifizierungen, Umsatzangaben und Standardtexte werden direkt aus Ihrem Unternehmensprofil übernommen
•Wissensdatenbank: Die Wissensdatenbank speichert erfolgreiche Angebote und Kalkulationsgrundlagen. Bei neuen Ausschreibungen schlägt die KI automatisch passende Vorlagen und Referenztexte vor

Empfehlung für den Einstieg

Wenn Sie mit öffentlichen Ausschreibungen beginnen, starten Sie mit einer einfachen GAEB-fähigen Software für die Kalkulation. Ergänzen Sie diese um eine Plattform wie Bidfix, die Ihnen die Ausschreibungssuche, die Dokumentenanalyse und die Angebotsvorbereitung in einer Oberfläche bündelt.

So stellen Sie sicher, dass Sie sowohl die technische LV-Bearbeitung als auch die strategische Angebotsaufbereitung professionell abdecken.

Checkliste: Leistungsverzeichnis ausfüllen

Nutzen Sie diese Checkliste vor jeder Angebotsabgabe:

LV vollständig heruntergeladen: Alle Dateien der Vergabeunterlagen prüfen. Oft gehören Anlagen, Pläne und Beiblätter zum LV
Format prüfen: Ist das LV in GAEB, Excel oder PDF? Welches Format wird für die Rückgabe gefordert?
Alle Positionen identifiziert: Normalpositions, Bedarfspositionen, Alternativpositionen einzeln durchgehen
Bieterfragen genutzt: Bei unklaren Positionen rechtzeitig Bieterfragen an den Auftraggeber stellen (die Antworten werden allen Bietern zugänglich gemacht)
Kalkulation erstellt: Einheitspreise auf Basis realistischer Kosten (Material, Personal, Geräte, Nachunternehmer, Gemeinkosten, Wagnis und Gewinn)
Alle Preise eingetragen: Kein Feld leer lassen. Positionen mit 0,00 € nur wenn Leistung tatsächlich kostenlos enthalten ist
Rechnerische Prüfung: EP × Menge = GP in jeder Position. Titelsummen und Gesamtsumme prüfen
Produktangaben eingetragen: Wenn Fabrikate gefordert sind, konkrete Produkte oder "gleichwertig" benennen
Nachunternehmer angegeben: Falls Teilleistungen vergeben werden, das Nachunternehmerverzeichnis ausfüllen
Vier-Augen-Kontrolle: Zweite Person prüft Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit
Fristgerecht eingereicht: Über die eVergabe-Plattform rechtzeitig vor dem Submissionstermin hochladen

Mit dieser systematischen Vorgehensweise minimieren Sie das Risiko eines formalen Ausschlusses und konzentrieren sich auf das, was zählt: eine wettbewerbsfähige Kalkulation und ein überzeugendes Angebot.

FAQ

Was passiert, wenn im Leistungsverzeichnis eine Position nicht bepreist ist?

Ein unvollständig ausgefülltes Leistungsverzeichnis führt in der Regel zum zwingenden Ausschluss des Angebots (§ 57 VgV bzw. § 16 EU VOB/A). Der Auftraggeber darf fehlende Preisangaben nicht nachfordern. Prüfen Sie daher jede einzelne Position vor der Abgabe. Wenn eine Leistung in Ihrem Angebot kostenlos enthalten ist, tragen Sie 0,01 € ein und vermerken Sie dies im Begleitschreiben.

Was ist der Unterschied zwischen Einheitspreis- und Pauschalvertrag?

Beim Einheitspreisvertrag kalkulieren Sie Preise pro Mengeneinheit (z. B. €/m²). Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich erbrachten Mengen. Beim Pauschalvertrag vereinbaren Sie einen Festpreis für die gesamte Leistung unabhängig von der tatsächlichen Menge. In öffentlichen Ausschreibungen überwiegen Einheitspreisverträge, da sie eine transparente Preisvergleichbarkeit ermöglichen.

Darf ich das Leistungsverzeichnis des Auftraggebers ändern?

Nein. Jede Änderung am Leistungsverzeichnis (Streichungen, Ergänzungen, Umformulierungen, geänderte Mengen) führt zum Ausschluss des Angebots. Wenn Sie Fehler oder Unklarheiten im LV feststellen, nutzen Sie die Bieterfragen-Phase, um den Auftraggeber darauf hinzuweisen. Nur der Auftraggeber darf das LV durch eine offizielle Korrektur ändern.

Was ist das GAEB-Format und warum ist es wichtig?

GAEB (Gemeinsamer Ausschuss Elektronik im Bauwesen) ist der Standard für den digitalen Austausch von Leistungsverzeichnissen in der deutschen Bauwirtschaft. Das Format ermöglicht den verlustfreien Import in AVA-Software, automatische Berechnungen und eine fehlerfreie Rückgabe. Bei öffentlichen Bauausschreibungen ist die Einreichung im GAEB-Format häufig verpflichtend.

Wie kalkuliere ich Einheitspreise für öffentliche Ausschreibungen?

Einheitspreise setzen sich zusammen aus: Einzelkosten der Teilleistungen (Material, Lohn, Geräte, Nachunternehmer), Baustellengemeinkosten, Allgemeinen Geschäftskosten und einem Zuschlag für Wagnis und Gewinn. Kalkulieren Sie jeden Preisbestandteil nachvollziehbar, da bei ungewöhnlich niedrigen Preisen eine Aufklärungspflicht besteht und Sie Ihre Kalkulation offenlegen müssen.

Können Bedarfspositionen mein Angebot beeinflussen?

Bedarfspositionen fließen in der Regel nicht in die Angebotswertung ein, da ihre Ausführung ungewiss ist. Dennoch sind sie bei Abruf vertraglich bindend. Kalkulieren Sie Bedarfspositionen realistisch. Überhöhte Preise bei Bedarfspositionen können vom Auftraggeber als Hinweis auf mangelnde Seriosität gewertet werden.